文/遼河石油勘探局興隆臺工程技術(shù)處 李曉晨
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關(guān)于企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的探析
文/遼河石油勘探局興隆臺工程技術(shù)處 李曉晨
【摘要】在信息化、網(wǎng)絡化不斷普及的當下,加速檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展任務迫切,企業(yè)人事檔案管理工作必須形成新的管理模式,從而適應當今社會發(fā)展需求。本文通過企業(yè)人事檔案管理建設中出現(xiàn)的問題,提出了幾點參考意見,旨在為人事檔案管理工作者提供參考。
【關(guān)鍵詞】企業(yè);人事檔案管理;現(xiàn)代化
在信息與技術(shù)在社會發(fā)展中的作用與日俱增的影響下,人事檔案管理內(nèi)涵也有了新的延伸。過去傳統(tǒng)方式的人事檔案管理已經(jīng)發(fā)生改變,人事檔案資源需要借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念,將網(wǎng)絡信息和人事檔案管理技術(shù)有機地進行結(jié)合,同時讓企業(yè)管理者認識到人事檔案的價值,減少人事檔案工作中出現(xiàn)的各類問題,使工作更好地開展。
(一)人事檔案跟蹤進度慢。受到員工變動頻繁、人事檔案工作者消極怠工、手工拆裝檔案繁瑣等因素的影響,企業(yè)人事部門普遍不注意及時補充和更新人事資料,缺乏信息的時效性與連貫性,造成人事檔案脫檔的情況發(fā)生,導致所保管的檔案材料多為“過去式”,僅能反映當事員工基本信息,不能為企業(yè)提供所需資料,大大降低了人事檔案存在的價值。
(二)人事檔案信息不夠完善。信息化時代到來后,人才成為企業(yè)發(fā)展的必要組成部分,很多企業(yè)人事檔案僅僅能體現(xiàn)員工最基本信息,不能突出企業(yè)中不可或缺的管理和技術(shù)方面的能手的能力、性格、特長等方面的內(nèi)容,導致不能為管理者提供選拔聘用員工所需的元素,使人事檔案無法充分發(fā)揮其應有作用。
(三)檔案管理方式依然落后。信息技術(shù)取得了突飛猛進的發(fā)展,由傳統(tǒng)的紙質(zhì)留存方式發(fā)展到以現(xiàn)代化網(wǎng)絡信息為核心技術(shù),改變了各領域的工作方式,為企業(yè)提供了人力資源利用保障。但是部分企業(yè)的人事檔案管理部門仍然存在用手工對檔案資料進行機械性的拆裝,管理手段較為落后,企業(yè)管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事檔案意識影響下,檔案管理缺乏必要的規(guī)范。
(四)檔案管理工作者素質(zhì)薄弱。長久以來,我國企業(yè)管理者往往注重經(jīng)濟價值,而對于經(jīng)濟價值較低的工作較為忽視,檔案人員結(jié)構(gòu)層老化現(xiàn)象嚴重,加之企業(yè)很少為各部門配備專職檔案人員,甚至沒有對他們進行過專業(yè)的系統(tǒng)培訓。老技術(shù)管理新系統(tǒng),人事檔案意識也相對薄弱,在企業(yè)員工新老交替的情況下,檔案工作量日益繁重,兼職檔案人員還要從事除人事檔案工作以外管理者交代的任務指標,使其工作效率顯著降低,嚴重影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展。
(一)加強人事檔案的保密管理。人事檔案現(xiàn)代化管理過程中,要認真研究人事檔案信息化管理的相關(guān)政策,建立健全人事檔案信息化的管理機制,嚴格界定人事資源和信息資料的密級標準,對計算機的加密功能要正確操作。比如有些企業(yè)在人事檔案過程管理上存在麻痹思想,輕易告知他人賬號和密碼進入數(shù)據(jù)庫查閱資料,出現(xiàn)電子文檔丟失、泄密等情況,給信息化管理帶來了安全隱患。因此,在工作中,人事檔案管理者應該時刻保持清醒的頭腦,嚴格執(zhí)行相關(guān)保密條例,準確采用信息化手段進行管理。
(二)加大人事檔案管理信息化建設投資。企業(yè)若想實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化,需要不斷發(fā)掘人才和更新設備和技術(shù)。因此企業(yè)應為檔案部門建設辦公室和檔案室,配備計算機等基礎軟件設施,根據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營管理情況,為保持電子設施更新的及時性和延續(xù)性增加投資,這樣才能加快企業(yè)實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化建設的步伐。
(三)提高人事檔案信息化相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。如何實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化,應當是每個檔案工作者在工作中思考的問題,這不僅僅取決于他們自身的思想覺悟、工作態(tài)度和本身所具備的業(yè)務水平,還要看企業(yè)對檔案人才的培養(yǎng)力度。在信息化的當下,沒有企業(yè)管理者的領導,沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓,檔案工作者無法適應新時期的企業(yè)人事檔案管理工作。因此企業(yè)應重視優(yōu)化檔案人才的知識結(jié)構(gòu),適時對檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓,提高其業(yè)務水平。
在網(wǎng)絡發(fā)達的21世紀,人事檔案的管理已經(jīng)不再單純屬于保管檔案資料的范疇,它是企業(yè)的人力資源信息中心。企業(yè)應當全面推進人事檔案管理現(xiàn)代化建設,從封閉性管理向開放性管理轉(zhuǎn)變,不斷提升企業(yè)人事檔案管理水平,提高服務效率,搭建出符合企業(yè)自身發(fā)展需要的人事檔案信息平臺。
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