文/大慶師范學(xué)院離退休職工管理中心 李治凱

一、引言

高校是人才的搖籃，是培養(yǎng)人才的主要場所，同時，高校也承擔(dān)著社會上眾多的科研工作量，高校的教學(xué)科研任務(wù)繁重，高校辦公室作為協(xié)調(diào)教學(xué)與科研的主要部門，在處理學(xué)校各項(xiàng)工作方面起到重要的作用。高校辦公室管理人員應(yīng)該了解工作職責(zé)，以此不斷進(jìn)行創(chuàng)新改革，提高工作效率，因?yàn)橹挥袡?quán)責(zé)明確，才能各司其職，提高效率。辦公室工作通常具有的職能有：上傳下達(dá)、檢查監(jiān)督與綜合協(xié)調(diào)；輔助決策，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)；做好后勤，服務(wù)師生；對外窗口職能；營造文化環(huán)境職能等。

二、高校辦公室管理過程中的常見問題

（一）工作人員缺乏責(zé)任心。辦公室的日常工作內(nèi)容較多，很多是跑腿的事情，沒有太多的技術(shù)含量，這給一些工作人員在思想上帶來了認(rèn)識偏差，內(nèi)心想著調(diào)整到一個更好的崗位，缺乏工作責(zé)任心，此外，很多高校辦公室以往的用人政策有些落后，缺乏激勵政策，在一定程度上影響了員工的責(zé)任心，平時工作繁忙，很少從事科研，研究成果很少，職稱晉升比較難，收入相對較低。

在工作態(tài)度方面，很多員工都有消極的心態(tài)，那就是對自身工作抱著“不求有功，但求無過”，只是被動地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的事務(wù)。

（二）人員缺乏，工作壓力大。辦公室管理人員較少，工作任務(wù)比較繁重，工作壓力大，工作強(qiáng)度大，近年來，高校在擴(kuò)招、辦學(xué)規(guī)模日益加大，高校辦公室日常管理工作量大大增加，又因?yàn)檗k公室是學(xué)校任務(wù)下達(dá)的終端、各項(xiàng)信息收集的初端，工作壓力之大、任務(wù)之繁重可見一斑。

（三）分工不明確，權(quán)責(zé)不清晰。高校辦公室，由于分工、工作季節(jié)性等原因，可能會出現(xiàn)有些人在某些時間段內(nèi)比較清閑而有些人卻比較忙碌，由于缺乏協(xié)調(diào)機(jī)械，工作繁忙的員工就會抱怨，長此以往，可能會引起內(nèi)部不團(tuán)結(jié)、工作不配合等現(xiàn)象。

三、提高高校辦公室工作效率的途徑

（一）變被動為主動，提高服務(wù)意識。首先，辦公室工作人員要從思想上提高認(rèn)識，從內(nèi)心深處明確自身工作的價值，明確自身工作的重要性，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，主動承擔(dān)起自己的參謀助手職能，認(rèn)真調(diào)查、收集、篩選、分析對學(xué)院發(fā)展有價值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)研究，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。其次，也要主動地為全體老師和學(xué)生服務(wù)。最后，還要不斷進(jìn)行總結(jié)，不斷的學(xué)習(xí)，不斷提高服務(wù)師生的本領(lǐng)，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓師生滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，掌握相應(yīng)的服務(wù)技巧，優(yōu)化服務(wù)程序，使服務(wù)工作既及時周到又不出差錯。

（二）加大創(chuàng)新力度，摸索新的工作思路。創(chuàng)新是一個民族的靈魂，創(chuàng)新是推動社會發(fā)展的動力，創(chuàng)新是提高工作效率的關(guān)鍵。對于高校辦公室工作，針對當(dāng)前工作，如何精簡工作步驟，化繁為簡，提高辦事效率，是辦公室管理人員重點(diǎn)思索的問題，在辦公室可以設(shè)置調(diào)查問卷，讓來辦事的單位同時進(jìn)行匿名填寫，提出寶貴意見，加快辦公室管理制度的創(chuàng)新，并鼓勵職工多提意見，作為辦公室工作人員也應(yīng)該打破常規(guī)，放開手腳去干。所以可以把提合理化建議的制度運(yùn)用到辦公室的管理中，建議一經(jīng)采納，就進(jìn)行適當(dāng)獎勵。實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化，這也是高等教育改革與發(fā)展的需要，它直接推進(jìn)了辦公室工作的科學(xué)化，也提高了辦公室的工作效率，可為學(xué)校節(jié)省大量人力和物力。

（三）努力提高管理人員的綜合素質(zhì)。決定工作效率的因素有很多，其中員工個人的工作效率是最關(guān)鍵因素，作為高校辦公室管理者，要想順利高效完成各項(xiàng)工作，就應(yīng)該具備以下各項(xiàng)素質(zhì)：政治覺悟高，良好的表達(dá)能力和溝通協(xié)調(diào)能力，具備辦公自動化軟件應(yīng)用能力，具有深厚的文字功底，能寫各類文秘材料，具有完整的知識體系。事實(shí)上，很多高校辦公室管理人員都是半路出家，本專業(yè)管理人員很少，缺乏高等教育理論、行政管理或計(jì)算機(jī)專業(yè)知識，需要對這部分工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)。此外，還應(yīng)該完善高校辦公室管理崗位制度，管理人員的行政級別要通過綜合的評比進(jìn)行量化，尤其是注重個人資力和實(shí)際工作能力的評比。分類管理不同級別不同崗位的工作人員，對不同崗位工作人員制定不同的培訓(xùn)政策，有針對性的提高員工的綜合素質(zhì)。人員素質(zhì)提高了以后還要不斷提高監(jiān)督與自我監(jiān)督意識，靈活督察方式，規(guī)章制度通過有效的監(jiān)督將它執(zhí)行到位，辦公室負(fù)責(zé)人要把頒布的學(xué)院管理文件落實(shí)到位，用制度來約束人，這樣可以起到明顯效果。

四、結(jié)束語

高校辦公室的基本職責(zé)就是做好學(xué)校的日常服務(wù)工作，在學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的具體指導(dǎo)下完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)。辦公室工作人員在日常管理過程中，應(yīng)該明確自己的身份，提高服務(wù)意思，明確工作職責(zé)和義務(wù)，應(yīng)時刻提醒自己必須認(rèn)真工作，要有高度的事業(yè)心，要甘心吃苦，有功不居，努力做好參謀、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)和服務(wù)工作。

[1] 許徐.秘書專業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系的建立與運(yùn)用[J].合肥學(xué)院學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2006(01).

[2] 高麗麗.淺析高校辦公室工作中的柔性管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2010(01).