文/新沂市人民醫(yī)院 高璇

醫(yī)院檔案管理是一個比較繁重的工作，傳統(tǒng)的檔案管理一般都是靠檔案管理員手工操作的，而且，醫(yī)院的檔案涉及比較廣，在收集和整理保管時都很復雜。隨著現(xiàn)代科技的不斷進步，電子計算機技術在醫(yī)院檔案管理過程中得到了廣泛地應用，醫(yī)院檔案的管理模式也有了很大的變化，紙質(zhì)與電子文件的相互配合是一種新式的檔案管理的方法，在一定程度上提高了檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

一、紙質(zhì)檔案與電子文件的配合管理

紙質(zhì)檔案與電子文件的單獨使用在不同程度上都存在一定的問題，兩者的結合反而能揚長避短，互補共存。紙質(zhì)與電子文件的配合管理下，紙質(zhì)檔案為電子文件提供了很多的原始依據(jù)，電子文件也彌補了紙質(zhì)檔案的缺陷，所以在重視電子文件的同時，也要完善紙質(zhì)檔案的管理工作。紙質(zhì)和電子文件都是檔案管理中的重要方式，兩者的發(fā)展目標是一致的，就奔著共同的發(fā)展方向來看，兩者也是可以相互配合的，而且，在兩者的配合下，檔案的管理工作會更簡單，檔案的保管也會更安全，這也是充分體現(xiàn)了它們存在的價值。

特別是我院在2013年12月進行了搬遷，在建設新醫(yī)院過程中形成了大量的文件、合同、證件、圖紙資料、音像資料。2014年初，在院領導的大力支持下，新檔案室建設完成，配備了先進的計算機、打印機、文件掃描儀等設備，綜合檔案室也開始著手接收并整理新醫(yī)院建設辦公室檔案資料。在整理和接收檔案時運用紙質(zhì)和電子文件的配合管理，既增強了檔案管理的安全性又減少了檔案原件的磨損。

二、醫(yī)院的檔案管理信息化

（一）熟悉計算機的基本操作是現(xiàn)在從事檔案管理工作的首要條件。因為現(xiàn)在的檔案管理的工作依靠于計算機的網(wǎng)絡技術，所以醫(yī)院的檔案工作人員應該具備信息處理、文件掃描與存儲、光盤的刻錄等技術，順利完成檔案的整理工作。把重要的合同和使用頻繁的文件、證件、圖紙掃描到計算機里，同時又在移動硬盤里做了備份。查閱時直接從電腦里查找打印，遇到問題時才從庫房調(diào)閱紙質(zhì)文件對比，這樣既方便了查閱，減少磨損，又提高了安全性。

（二）在醫(yī)院檔案管理工作中電子病歷、處方占據(jù)很重要的地位。目前使用的系統(tǒng)，各種檢查單直接通過網(wǎng)絡傳到醫(yī)生辦公室，醫(yī)生使用工號隨時隨地可以調(diào)閱。病人出院后，護士把醫(yī)生的醫(yī)囑、護理記錄、檢查單等匯總后直接發(fā)到病案室，再由病案室工作人員進行統(tǒng)一整理管理。醫(yī)院病歷檔案管理工作中的表格形式和內(nèi)容都與常見的表格不同，許多表格在文件記錄、電子文件檢驗、電子文件設備等方面都有涉及，這些表格內(nèi)容的填寫影響著電子文件的保管工作，如果操作不當就會使檔案管理陷入難以修復的局面。

（三）醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但工作量并不輕松。檔案的信息化建設需要完成的工作很多:一是對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉換成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標準要求對數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范整理,便于檢索利用。三是要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務科室提供網(wǎng)上利用平臺,搞好遠程服務。四是要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。五是要根據(jù)電子信息技術的不斷完善與進步,要對電子文件進行轉換升級,使其處于可用狀態(tài)。六是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

三、應該重視檔案管理，制定相關制度

醫(yī)院的檔案紙質(zhì)與電子文件的配合管理涉及到各個部門，檔案管理的順利進行就必須有相關的制度支持。

（一）提高領導和各個部門對檔案管理的重視。紙質(zhì)與電子文件的配合管理工作是在檔案管理的范圍內(nèi)，但是醫(yī)院的領導及各個部門的工作人員也應該重視這項工作。紙質(zhì)與電子文件配合管理工作的進行是基于紙質(zhì)文件的管理的完善，由于電子文件在很多方面都與紙質(zhì)文件不同，所以應該根據(jù)電子文件的形式來確定檔案管理的工作程序。明確各個部門在配合檔案管理部門工作時所要承擔的主要責任以及檔案的一些細節(jié)。檔案管理員在形成電子文件時必須按照電子檔案管理的要求進行，保證最后形成的電子文件的真實性和可保存性；形成電子文件時還要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，把所有的電子文檔都集中到一個數(shù)據(jù)庫中，方便管理和保管的安全性，還要采取多種有效措施，實現(xiàn)檔案的長期保存與管理。

（二）制定相關的制度。醫(yī)院檔案紙質(zhì)文件與電子文件的配合管理涉及很多部門，所以應該把這種管理工作列入到有關人員管理與責任的制度中去。檔案管理員的工作能力和電子文件取材的多樣性，對電子文件的完整性和質(zhì)量有一定的影響。為了檔案管理人員在紙質(zhì)與電子文件相結合的管理下能夠順利的完成工作，在檔案移交和查閱的過程中做到有據(jù)可查，應該制定相關的制度，促使其他部門的工作人員積極配合和參與檔案管理，各部門的配合工作能有效的保證電子檔案的完整性和準確性。

在三級醫(yī)院創(chuàng)建的學習中，發(fā)現(xiàn)PDCA管理循環(huán)不僅適用于醫(yī)療工作的管理，也適用于檔案的管理。PPlan計劃DDo實施C Check檢查AAction總結、再優(yōu)化。在收集整理檔案之前要有計劃，即對哪些部門會形成那些文件材料，要分成哪幾類制定出整理計劃；按照計劃實施整理；整理結束后進行檢查；對不足和有缺陷的地方進行總結和改進。在接收整理陌生領域檔案的過程中，這個管理法尤為適用。比如在接收新醫(yī)院建設辦公檔案時，按照PDCA管理循環(huán)，不斷地優(yōu)化整理各種門類、各種載體的檔案，做到紙質(zhì)文件與電子文件配合管理安全有序，便于查閱。PDCA管理循環(huán)是由美國統(tǒng)計學家戴明博士提出來的,提高產(chǎn)品質(zhì)量改善企業(yè)經(jīng)營管理的重要方法，是質(zhì)量保證體系運轉的基本方式。

四、在物質(zhì)上應該積極支持紙質(zhì)與電子文件的配合管理

紙質(zhì)文件和電子文件在本質(zhì)上有很大的差異，對于紙質(zhì)文件，一般只需要庫房和保存工具就能完成紙質(zhì)檔案的存放，還可以供人直接查閱。而電子檔案對設備的依賴性很大，這是因為電子檔案的記錄方式、載體等具有特殊性，所以電子檔案的管理就需要有一定的環(huán)境和設備支持。在紙質(zhì)與電子文件配合管理施行后，醫(yī)院就應該在物質(zhì)上充分滿足電子文件管理的需要，比如：先進的計算機、打印機、文件掃描儀、溫濕度適宜的庫房等，目前我院已經(jīng)基本實現(xiàn)。

五、結束語

檔案的管理對醫(yī)院的發(fā)展是具有一定的影響的，檔案管理的方法也決定著檔案的完整性和準確性。所以在醫(yī)院檔案管理時應用紙質(zhì)和電子文件的配合管理能有效的實現(xiàn)檔案的完整和準確。

[1]張秀芹,吳學哲.論電子檔案與紙質(zhì)檔案共存[J].蘭臺世界,2014,（S3）:89-90.