文/路衛(wèi)娜 倪瑞 胡忠輝

中國科學技術大學：研究生信息化迎新平臺的實踐與應用

文/路衛(wèi)娜 倪瑞 胡忠輝

圖1 中國科大研究生信息化迎新平臺結構組成

高校迎新工作涉及學校多個部門，新生報到集中，流程復雜，是一項非常重要且緊張瑣碎的工作。近幾年，高校的管理與服務工作中，提倡“以人為本”，強化服務理念，因此如何在高校迎新季，為新生提供方便、高效、一站式的報到服務，成為各高校優(yōu)先考慮的問題。

中國科學技術大學研究生院經過幾年的摸索研究，在現有技術條件的基礎上，逐步開發(fā)建設了適合本校情況的研究生信息化迎新平臺，該平臺包括網頁系統和微信系統，平臺的使用提高了研究生迎新工作的效率，提升了研究生教育工作管理服務水平，對數字化校園的整體建設及應用推廣，起到了積極的推動作用。

設計基礎和結構組成

高校迎新工作涉及眾多部門，如財務部門、戶籍部門、住宿管理部門、校園一卡通部門等。迎新報到的過程包括接站、入住、繳費、現場報到確認、戶口檔案遷移、新生教育等各個環(huán)節(jié)，有些學生還需要辦理助學貸款等。近年來，隨著研究生教育的發(fā)展，研究生招生規(guī)模不斷擴大，帶來了迎新工作量的指數級增長，給研究生教育管理部門帶來了更大的挑戰(zhàn)。學校自2004年起通過自主研發(fā)，逐步開始使用信息化手段對研究生進行管理，并發(fā)展建立了完整的研究生數據標準和相應的訪問權限標準，實現了研究生教學、學籍、培養(yǎng)及學位等各個環(huán)節(jié)的信息化覆蓋。自2009年開始，我校開始進行各環(huán)節(jié)的信息化整合，迎新工作是其中重點工作之一。

研究生信息化迎新平臺基于研究生教育管理系統，采用先進成熟的計算機及網絡技術，通過信息采集交換平臺和統一數據庫平臺，實現跨部門應用的共享互聯互通。平臺集“數字化、人性化、智能化”為一體，以統一的數據平臺為基礎，由網絡數據庫系統、迎新志愿者系統及迎新管理系統、研究生新生論壇系統、即時通訊平臺、微信迎新系統、網絡視頻系統六個子系統組成，各子系統相互協作，為研究生新生提供服務，如圖1所示。

功能實現

網絡數據庫系統

網絡數據庫系統是迎新系統的基礎，也是全校研究生（新生、老生）教育管理的大平臺。新生在6月收到錄取通知書后，即可根據錄取通知書內附帶的信息平臺網址，輸入用戶名和密碼，登錄新生信息平臺，輕松查詢報到流程、學費獎學金情況、迎新志愿者聯系方式等信息。通過點擊校園地圖查詢學校各區(qū)域分布，點擊院系主頁的鏈接了解院系情況。新生還可以和老生一樣，在7月進行網上選課，實現提前報到。該系統幫助新生在入學前就可以了解、融入學校，更快地熟悉校園環(huán)境，投入科研工作。新生還可以將到校時間、地點、住宿需求等信息填報到網絡數據庫中，管理人員根據填報信息調配車輛，安排新生住宿及各部門值班時間，使迎新管理工作在統計數據的支持下做到有的放矢。

同時，網絡數據庫系統與其他業(yè)務部門管理信息系統通過數據接口進行互聯，實現數據共享。例如，在與財務數據的共享中，研究生院共享學費數據給財務處，財務代扣或學生繳費后，研究生院網絡數據庫系統實時顯示；在與住宿部門的共享中，研究生院共享學生基本信息及住宿需求給住宿部門，住宿部門分配宿舍后，研究生院網絡數據庫系統也能實時顯示。通過數據接口式共享，在不改變原有系統架構和管理現狀的基礎上，實現信息互聯互通。研究生院和各相關職能部門利用信息平臺協同工作為研究生新生提供優(yōu)質便捷服務的同時，也提高了管理工作效率，達到了雙贏的效果。

網絡數據庫系統使得新生各項報到手續(xù)，既可以在迎新現場辦理，也可以在迎新結束后到各部門辦理，部分手續(xù)還可以提前通過網上辦理。迎新手續(xù)日?；?、網絡化辦理，使報到當天集中辦公式的迎新工作，演變?yōu)橐环N為營造迎新氛圍而舉行的歡迎儀式。

迎新志愿者系統及迎新管理系統

在迎新工作中，學校每年從老生中招募60余位迎新聯絡員，通過迎新志愿者系統為聯絡員分配各自負責的新生，自6月底開始，聯絡員通過迎新志愿者系統或者其他方式（如QQ群、微信群等）與每位研究生新生直接聯系，解答他們提出的各類問題，研究生院定期召開聯絡員會議，匯總各類問題，對其中的共性問題，與學校相關部門協調解決。聯絡員還負責協助新生完成全程的報到工作，實現點對點的服務。另外，為了實現新生先入住后報到，學校每年還招募20余位住宿協管員，通過迎新志愿者系統分配所負責的樓號，協助樓管員為新生辦理入住手續(xù)。新生到校先入住后報到，避免了迎新報到的擁堵，提高了服務質量。

圖2 中科大研究生報到微信平臺部分功能展示

除了迎新志愿者，我們也為各級管理部門，如研究生院、各院系、學工負責人、班主任等建立了不同權限的系統賬號角色。各相關部門通過系統為新生服務，開展各項迎新工作。

迎新論壇系統

為了更加方便地為新生解疑答惑，我們建立了新生論壇系統。論壇系統按照問題類別進行板塊分類，如錄取報到板塊、檔案轉遞板塊、組織關系板塊、戶口遷移板塊等等。我們?yōu)閷W校各部門建立論壇帳號，和聯絡員一起回答新生各類提問，同時其他研究生也可以對所了解的問題進行解答。迎新論壇各板塊分類清晰，查找方便，也可為來年的迎新工作作參考。2014年迎新工作期間，學校組織部、財務處、學工部、社區(qū)辦、戶籍辦、校醫(yī)院及研究生院各部門在論壇系統中回答各類提問500余條，累計訪問4000多次。

即時通訊平臺

為了更加快捷地進行信息交流與溝通，學校與中國移動合作開發(fā)了手機短信群發(fā)系統，與校網絡中心合作開發(fā)了電子郵件群發(fā)系統。即時通訊平臺內嵌到迎新平臺中，用戶既可以選取若干研究生進行群發(fā)，也可以通過導入手機號或者郵件地址進行群發(fā)，方便快捷。2014年迎新期間，各聯絡員及管理人員向研究生新生發(fā)送手機短信近10萬條，電子郵件40000封。除了聯絡員，研究生及各院系也可以使用即時通訊平臺傳遞各項信息，及時溝通交流。前期與新生的充分溝通，保證了研究生迎新工作的順利開展。

微信迎新系統

考慮到研究生新生的群體年輕化，對新事物具有更好的接受能力，同時為了更好地為新生服務，2014年學校推出了“中科大研究生報到”微信平臺，如圖2所示。該平臺可以實現實時查詢、地圖導航等多種功能，是研究生迎新工作的另一創(chuàng)新舉措。該平臺包括填報信息、信息查詢、幫助信息等欄目，可以實現學費、住宿費、體檢信息等實時查詢及地圖導航等多種功能。新生可以了解自己的學院院系、班級、專業(yè)、班主任、住宿安排等基本信息，使新生入學報到更為方便快捷。微信平臺中的“報到須知”和“報到流程”替代了傳統的紙質報到手冊，既環(huán)保又方便。中科大研究生報到微信平臺相當于新生的隨身報到助理，提供了更加便捷的個性化服務?！暗貓D導航”通過GPS幫助新生了解從家到學校宿舍的路徑，研究生院還能在后臺掌握學生的位置信息，實時關注新生路途安全。

網絡視頻系統

為了方便家長及時了解新生入學報到情況，我們從2013年開始啟用了網絡視頻直播系統，家長可以在千里之外通過視頻地址觀看迎新現場直播。每年的研究生開學典禮，我們也通過網絡視頻系統進行現場直播，讓不能親臨現場的同學以及家長親友可以共同分享開學典禮盛況。

特色及亮點

實現提前迎新，幫助新生提前融入校園

為研究生新生配備迎新聯絡員，聯絡員通過手機、電子郵件、網絡數據庫系統、研究生新生論壇系統等，與新生直接聯系，解答他們提出的各類問題，協助新生報到，幫助他們盡快融入校園學習和生活環(huán)境。

自新生收到錄取通知書起，迎新服務即已展開。新生登錄迎新系統可查看報到流程、校園地圖、院系主頁、課程設置、住宿安排等信息，并可通過迎新論壇系統中的“我要咨詢”隨時提出各類問題，做好入學前準備工作。通過提前迎新，新生在家就可以填寫各類信息，學校也可以在入校之前就對學生信息有較為全面的掌握，有特殊困難的學生也可以提前聯系學校，尋求幫助。報道當天的現場迎新集中辦公，演變?yōu)橛有律絹淼氖⒋髿g迎儀式。

培養(yǎng)“接口前移”，提前進入學習科研

通過“迎新系統”與“學籍培養(yǎng)管理系統”的數據共享，新生在家可提前進行網上選課，查詢專業(yè)培養(yǎng)方案，了解本專業(yè)的學科簡況、培養(yǎng)目標、研究方向、課程設置、學分要求、培養(yǎng)環(huán)節(jié)、學習年限等多種信息。還可以通過網絡課堂觀看網絡公開課視頻，體驗真實課堂教學氛圍，真正實現了研究生教育培養(yǎng)過程的“接口前移”。

手機與計算機雙保證，方便快捷

迎新平臺支持計算機和手機微信兩種模式，新生可以通過手機微信或計算機進行操作，無論哪種方式都可以進行信息填寫與查詢，多元化的登錄應用模式為用戶提供了更多選擇，更具有實用性。

堅持以人為本，方便新生

新生在報到之前可以查詢到學費信息及住宿費信息，提前將所需費用存至助學金卡，由財務在報到前代扣，免去排隊繳費的擁堵和費時，并可及時查詢扣費情況。在報到之前，學生提前填寫乘車信息和到站時間，便于學校做好人員和車輛安排，避免新生大量等候。在資格查驗環(huán)節(jié)，研究生院從本科教務部門及研招部門及時獲得有關信息（如畢業(yè)證、學位證信息等），不必再進行傳統的查驗手續(xù)。在入住環(huán)節(jié)，新生在報到前即可以查詢自己的宿舍樓號、房間號，到校后可以先入住后報到，住進宿舍安置好行李后，再去集中報道點輕松辦理報到手續(xù)。通過即時通訊平臺，各管理部門及相關院系可以及時將通知推送給每一位新生，新生通過手機也可查看，平臺的使用使各項迎新工作更加高效便捷，服務更加人性化。

多系統聯合，實時數據統計及報表

迎新平臺關聯即時通訊系統，可以隨時發(fā)送手機短信及電子郵件聯系新生；迎新平臺關聯財務系統，報到之前可以通過財務系統提前繳費，減少現場繳費擁堵；迎新平臺關聯住宿分配系統，通過提前迎新，管理人員獲取住宿需求后，即可提前安排住宿，新生可以提前獲得宿舍號，報到當天可以先入住后報到，避免現場擁堵；迎新平臺關聯網絡視頻系統，未到現場的家長親友可以通過現場直播，了解新生報到現場，觀看開學典禮。

各系統互聯互通，提供高效便捷服務的同時，也進行數據采集、業(yè)務跟蹤和統計分析，研究生相關管理部門可以通過迎新查詢統計模塊查詢新生報到情況實時信息和統計結果，及時調整工作安排，科學調度各項迎新工作。

應用情況及總結

研究生信息化迎新平臺自使用以來不斷升級，每年服務于6000余位研究生新生。在“提前迎新”和“網絡迎新”思路的指導下，各項迎新工作科學高效，提升了工作效率，提高了管理服務水平。

提前迎新減輕了集中報到的壓力。在迎新聯絡員的協助下，95%的研究生新生在報到之前已登錄研究生信息平臺或者微信系統查詢各項信息。在報到之前，85%的新生已經通過財務系統繳納相關費用，避免了報到現場財務部門收費造成的擁堵；80%的新生已經通過查詢各專業(yè)情況進行了網上選課，避免了報到后集中選課造成的網絡擁堵；95%的新生在報到之前已經分配好宿舍，通過網上查詢到宿舍號，先入住后辦理入學手續(xù)，報到全程輕松便捷。

依托網絡數據庫系統、即時通訊平臺、網絡視頻系統建立的研究生信息化迎新平臺使新生報到更加方便、快捷、高效有序。研究生信息化迎新平臺為研究生新生提供優(yōu)質迎新服務的同時，也使各職能部門體驗到了信息化管理帶來的高效和便捷，對于推動高等教育信息化建設向縱深發(fā)展起到了積極的推動和示范作用。

（作者單位為中國科學技術大學）