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淺談電子檔案的管理

謝玉娟

佳木斯市道路運(yùn)輸管理處 154004

[摘要]傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，在運(yùn)用了檔案管理軟件后，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案的出現(xiàn)克服了傳統(tǒng)檔案難保存、易失真的缺點(diǎn)，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足，但是同時(shí)電子檔案也存在容易被盜竊等許多缺陷。電子檔案是由上報(bào)者將有關(guān)資料和檔案直接寫(xiě)在優(yōu)盤(pán)等載體上，并在電腦上直接進(jìn)行修改和整理，形成后，存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)中，然后由檔案管理工作人員保存、管理的全新的檔案管理工作形式。

[關(guān)鍵詞]電子檔案;管理現(xiàn)狀;實(shí)際應(yīng)用與普及

電子檔案是隨著時(shí)代發(fā)展，應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案存在形式是以紙質(zhì)為載體，以人的手工書(shū)寫(xiě)和抄錄為主要方式的。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)各項(xiàng)工作的進(jìn)行，檔案管理工作面對(duì)著龐大的信息量和紛繁復(fù)雜的檔案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)這樣的現(xiàn)狀。電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，它的產(chǎn)生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統(tǒng)的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒(méi)有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對(duì)待。本文就電子檔案管理的現(xiàn)狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應(yīng)用等方面做出以下分析。

一、電子檔案的管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年電子檔案的發(fā)展情況，各類(lèi)單位的檔案數(shù)量急劇增加。以全國(guó)各大學(xué)高校為例，大學(xué)生總體規(guī)模不斷增加，相關(guān)資料顯示，2008年大學(xué)生數(shù)量與2007年相比，增加了近200萬(wàn)人，而大學(xué)教職工人數(shù)也增加了十萬(wàn)左右，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所。高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)的同時(shí)，各項(xiàng)相關(guān)檔案也是急劇增長(zhǎng)，面對(duì)與日俱增的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前的形式。

檔案管理工作并不是許多人認(rèn)為的那樣，并非簡(jiǎn)單的填寫(xiě)數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲(chǔ)在固定的檔案室就萬(wàn)事大吉了。真正的檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫(xiě)完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認(rèn)真仔細(xì)的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進(jìn)行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類(lèi)儲(chǔ)存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時(shí)，要迅速的調(diào)去出檔案。在交接時(shí)要確保檔案的真實(shí)性和完整性。由此可見(jiàn)，檔案管理工作是個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，面對(duì)現(xiàn)如今各類(lèi)檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實(shí)不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

二、檔案信息電子化的利弊

（一）電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點(diǎn)就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長(zhǎng)處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個(gè)單獨(dú)的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對(duì)其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時(shí)間久了，會(huì)發(fā)霉發(fā)潮，這些都會(huì)影響檔案的真實(shí)性和存儲(chǔ)時(shí)間。而且會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，檔案存儲(chǔ)的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財(cái)政支出，并且保證檔案能在很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫(xiě)和記錄，一旦出錯(cuò)就得重新填寫(xiě)。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤(pán)等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫(xiě)檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。

（二）電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲(chǔ)是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲(chǔ)，不法分子很難進(jìn)入盜取相關(guān)檔案，即使進(jìn)入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡?，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進(jìn)入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因?yàn)槿魏坞娔X都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲(chǔ)的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個(gè)缺陷，任何錯(cuò)誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認(rèn)識(shí)自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個(gè)很難克服的缺點(diǎn)，那就是電子檔案對(duì)軟件設(shè)備的依賴性較強(qiáng)。檔案管理在面對(duì)紙質(zhì)檔案時(shí)只需要將其分類(lèi)存儲(chǔ)起來(lái)就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲(chǔ)的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)，檔案管理工作就無(wú)法進(jìn)行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開(kāi)電子檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)。

三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

1．積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制。應(yīng)當(dāng)自覺(jué)納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項(xiàng)目效能的源泉來(lái)自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章。基層檔案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯(cuò)，集體工作才能更加完善。2．與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時(shí)，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗(yàn)和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，證實(shí)其工作的重要性，看到檔案管理工作對(duì)于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。3．就電子文檔而言，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存電子文檔風(fēng)險(xiǎn)巨大，至少是由于它不符合越是簡(jiǎn)單就越是可靠的原則。所以，將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機(jī)整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理形式有其自身的優(yōu)點(diǎn)，我們應(yīng)該將電子檔案的技術(shù)與傳統(tǒng)檔案的管理方式相結(jié)合，努力降低電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)，較大發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的長(zhǎng)處。

檔案管理工作對(duì)于一個(gè)單位的全局工作是十分重要的，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)其根本性和重要性。電子檔案的應(yīng)用前景是廣闊的，我們應(yīng)當(dāng)在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性的不斷提高。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無(wú)疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理,網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。