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醫(yī)院檔案借閱中存在的問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策

劉洪波

黑龍江省哈爾濱市賓縣中醫(yī)院 黑龍江賓縣 150400

[摘要]醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作的最基礎(chǔ)性工作，在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中，由于穦制度不完善，信息化程序不高，再加之監(jiān)管不力，因此在當(dāng)前醫(yī)院檔案借閱中存在著施工問(wèn)題。因此需要加強(qiáng)醫(yī)院檔案借閱管理，明確職責(zé)，進(jìn)一步對(duì)借閱環(huán)境進(jìn)行規(guī)范，通過(guò)對(duì)檔案資源進(jìn)行有效整合，從而有效的提高檔案借閱的效率，及時(shí)消除醫(yī)院檔案借閱管理工作中存在的隱患，為醫(yī)院檔案借閱管理工作的改進(jìn)奠定良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案；借閱管理；管理制度；信息化程度；監(jiān)管

一、目前醫(yī)院檔案借閱中存在的主要問(wèn)題

（一)制度不完善，安全隱患大

當(dāng)前很大一部分醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案管理工作缺乏重視，沒(méi)有完善的醫(yī)院檔案管理制度，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案在借閱過(guò)程中手續(xù)缺乏規(guī)范性，這給醫(yī)院檔案的安全性帶來(lái)了較大的威脅。特別是在當(dāng)前醫(yī)院檔案借閱工作中，存在著借閱上的隨間性，不僅登記手續(xù)不履行，而且逾期不還，借閱后的檔案隨處放置，檔案丟失現(xiàn)象較為常見(jiàn)，存在著較大的安全隱患。

（二）職責(zé)不明，導(dǎo)致借閱無(wú)門(mén)

目前一些醫(yī)院檔案在管理上缺乏統(tǒng)一性，各科室檔案都自行進(jìn)行管理，存在著一個(gè)單位負(fù)責(zé)內(nèi)由多部門(mén)管理檔案的現(xiàn)象，而且各部門(mén)之間不存在隸屬性，銜接性不強(qiáng)，這就導(dǎo)致歸檔職責(zé)不明，借閱無(wú)門(mén)，一旦發(fā)生問(wèn)題時(shí)無(wú)法分清責(zé)任。

（三)部分檔案管理人員業(yè)務(wù)不精，缺乏借閱指導(dǎo)性

對(duì)于醫(yī)院借閱工作，在借閱過(guò)程中檔案管理人員需要起到專業(yè)性的指導(dǎo)作用，這就需要檔案管理人員需要對(duì)不同專業(yè)學(xué)科的內(nèi)容都要有所了解。但在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不高，而且文化程序也參差不齊，專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案知識(shí)的人員較少，多為轉(zhuǎn)崗人員擔(dān)任檔案管理人員，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)落后，對(duì)新技術(shù)和新設(shè)備的接受能力較差，在思想觀念上缺乏服務(wù)的意識(shí)，從而使其在工作中不能為借閱者提供有效的指導(dǎo)。

（四)信息化程度不高

在當(dāng)前檔案管理工作中，由于信息化程序不高，對(duì)計(jì)算機(jī)的使用效率較低，這就導(dǎo)致計(jì)算機(jī)無(wú)法有效的發(fā)揮在檔案管理工作中收集、傳遞和開(kāi)發(fā)利用信息的重要優(yōu)勢(shì)。盡管當(dāng)前醫(yī)院都在使用電子檔案，但由于在軟件設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程中沒(méi)有與檔案借閱進(jìn)行有效的對(duì)接，設(shè)計(jì)人員在檔案借閱管理上缺乏應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案借閱過(guò)程中快捷性、方便性和高效性受到較大的影響。再加之當(dāng)前醫(yī)院檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作較為緩慢，無(wú)法將檔案數(shù)字化工作的優(yōu)勢(shì)更好的發(fā)揮出來(lái)。

（五)監(jiān)管不力，造成檔案丟失

當(dāng)前部分醫(yī)院中醫(yī)護(hù)人員和科研人員對(duì)于借閱的檔案隨身進(jìn)行攜帶，而且在使用過(guò)程中長(zhǎng)期不歸還，部分醫(yī)院內(nèi)部工作人員還借由工作便利私自將內(nèi)部檔案進(jìn)行外借，從而導(dǎo)致檔案被篡改及丟失的情況，檔案內(nèi)容失真，部分檔案在借閱過(guò)程沒(méi)有及時(shí)歸還，最后不知去向。

（六)私自外借檔案，引起法律糾紛

醫(yī)院部分檔案管理人員利用工作便利，在利益誘惑下喪失職業(yè)道德，私自將醫(yī)療檔案借出，從而導(dǎo)致原病史被修改，引發(fā)醫(yī)患糾紛，嚴(yán)重時(shí)還發(fā)生法律糾紛，給醫(yī)院的形象及利益帶來(lái)較大的損害。

二、優(yōu)化醫(yī)院檔案借閱管理的對(duì)策

（一)增強(qiáng)安全意識(shí)，優(yōu)化借閱環(huán)境

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。通過(guò)建立醫(yī)療檔案管理制度，并且率先垂范，帶頭重視醫(yī)院檔案的安全管理，實(shí)行檔案管理問(wèn)責(zé)制;不僅如此，全院職工也要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案是維護(hù)自身權(quán)益、服務(wù)人民群眾的重要工具，最大限度地避免因人為疏忽導(dǎo)致的檔案安全問(wèn)題。

（二)規(guī)范借閱程序，健全管理制度

建立完善的借閱制度，可以減少檔案借閱的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案借閱程序。同時(shí)，建立對(duì)檔案的歸檔、保管、移交、保密、銷(xiāo)毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束，確?！坝薪栌羞€，保持原貌”。

（三)整合檔案資源，提高借閱效率

首先，相關(guān)部門(mén)要建立科學(xué)的檔案管理體系，通過(guò)建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)。檔案和圖書(shū)都屬于文獻(xiàn)信息資源，工作性質(zhì)都具有管理和服務(wù)性。圖書(shū)館和檔案室都負(fù)擔(dān)著文獻(xiàn)收藏、保管和信息傳遞任務(wù)，工作步驟都要進(jìn)行文獻(xiàn)分類、編目、檢索、借(查)閱。醫(yī)院應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃庫(kù)館，積極促進(jìn)圖書(shū)、檔案的一體化管理，最終在全院建立起嚴(yán)密、有效、快捷的查閱、借閱系統(tǒng)。

（四)強(qiáng)化借閱主題，提高管理人員素質(zhì)

首先，有計(jì)劃、分步驟地引進(jìn)和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專業(yè)技能的人才。此外，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)外出進(jìn)修、專家講學(xué)等方式，培養(yǎng)和打造技術(shù)精、業(yè)務(wù)強(qiáng)、效率高的醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍。最后，建立醫(yī)院檔案培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，建立檔案管理人才梯隊(duì)。

（五)改善借閱手段，加強(qiáng)硬件建設(shè)

逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)，優(yōu)化借閱工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高工作效率。通過(guò)將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門(mén)之間、院際之間的資源共享，實(shí)現(xiàn)借閱網(wǎng)絡(luò)化、信息化，從而讓檔案借閱真正滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

（六)理清借閱源頭，消除漏洞隱患

需要嚴(yán)格保管好病歷檔案，進(jìn)一步完善借閱制度，需要設(shè)置專職人員對(duì)病歷檔案進(jìn)行管理，健全借閱跟蹤制度，對(duì)于病歷檔案在閱完后要做到及時(shí)歸檔，避免檔案遺失。對(duì)于歸檔的病歷檔案，檔案管理人員城朵做好清查和核對(duì)工作，避免出現(xiàn)錯(cuò)檔案及漏檔案的情況。

三、結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的重要的醫(yī)療資源，具有較強(qiáng)的醫(yī)療價(jià)值和科研價(jià)值，因引需要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，特別要強(qiáng)化醫(yī)院檔案借閱管理，這是一項(xiàng)具有長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性的工作，需要進(jìn)一步對(duì)檔案借閱制度進(jìn)行完善，確保醫(yī)院檔案借閱管理水平的提升。

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