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關(guān)于水文電子檔案管理工作的探討

司井丹

黑龍江省水文局黑龍江哈爾濱150001

[摘要]近年來我國水文科技取得了較快的發(fā)展，信息技術(shù)在水文檔案管理工作得以廣泛的應(yīng)用，水文電子檔案作為水文檔案的重要組成部分，是當(dāng)前有水文檔案現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。水文電子檔案的發(fā)展，對水文檔案管理者提出了更高的要求。文中對水文電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對加強(qiáng)水文電子檔案管理的具體措施進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]水文電子檔案；特點(diǎn)；管理；措施

水文電子檔案作為水文檔案的重要組成部分，其在水文工作發(fā)揮著越來越重要的作用。水文行業(yè)與許多專業(yè)都有著緊密的聯(lián)系，而且涉及的領(lǐng)域也較多，這也使水文檔案種類上具有多樣性，包括紙質(zhì)和電子兩種形式。對于紙質(zhì)檔案只需要按照傳統(tǒng)的方法對其進(jìn)行歸檔保存即可，而對于電子檔案，則需要依據(jù)電子文件檔案管理相關(guān)規(guī)范要求來對其進(jìn)行歸檔案管理。而且水文電子檔案也具有自身的獨(dú)特性，通過對水文電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行掌握，從而為水文電子檔案管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

1、水文電子檔案的特點(diǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前水文電子檔案成為水文檔案的主要形式。水文電子檔案的產(chǎn)生，有效的提高了檔案的檢索查詢的速度，減少了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，而且在檔案使用過程中降低了對紙質(zhì)檔案的磨損程度，有效的實(shí)現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案的保護(hù)。但相對于紙質(zhì)檔案來講，當(dāng)前水文電子檔案由于需要計(jì)算機(jī)軟件和硬件，而軟件和硬件的不穩(wěn)定性也使水文電子檔案的不穩(wěn)定性增加。當(dāng)前電子檔案的載體處于不斷更新的情況下，而且部分載體壽命較短，不易長久進(jìn)行保存。另外，電子檔案容易被更改，而且不會留下痕跡，在保存過程中容易損壞，從而影響數(shù)據(jù)的利用。水文電子檔案具有自身的獨(dú)特性，在當(dāng)前水文工作中發(fā)揮著非常重要的作用。

1.1相對獨(dú)立性、系統(tǒng)性

由于水文工作具有特殊性，這使水文電子檔案具有相對的獨(dú)立性，與其他學(xué)科交叉、重疊的情況較少。水文電子檔案主要來源于水文、雨量站點(diǎn)在對河流流量、流速定位、觀測過程中所形成的數(shù)據(jù)。水文工作者將這些觀測到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整編后形成水文數(shù)據(jù)庫，使其成為水文電子檔案的重要組成部分，可以說水文電子檔案自成系統(tǒng)，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和相對的獨(dú)立性。

1.2極強(qiáng)的連續(xù)性

通過對水文數(shù)據(jù)進(jìn)行記當(dāng)，可以全面的反映某一流域或是某一地區(qū)真實(shí)的水文情況。而且水文資料記錄的年代越長，連續(xù)性越好則其使用價(jià)值也越高，其在科研、工程建設(shè)等領(lǐng)域也能夠充分的發(fā)揮科學(xué)價(jià)值。特別是在當(dāng)前一些水利工程建設(shè)過程中，水文電子檔案更是發(fā)揮不可替代的重要作用。一旦水文電子檔案缺乏連續(xù)性，則會由于數(shù)據(jù)不全，而無法為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可靠的數(shù)據(jù)支持，不能對該區(qū)域內(nèi)的水文情況全面進(jìn)行反映。

1.3時間性

水文工作是對自然界水的運(yùn)行變化情況下進(jìn)行研究，水文工作必然會受到自然規(guī)律的影響。在對水文觀測過程中，同一地區(qū)不同時間內(nèi)水文數(shù)據(jù)也會存在較大的變化，如果在汛期，水文數(shù)據(jù)更是存在多變性。這就需要在水文觀測過程中需要定時、定點(diǎn)進(jìn)行觀測，而且需要根據(jù)河流變化的情況下隨時進(jìn)行觀測記錄，從而有效的提高水文資料的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

2、加強(qiáng)水文電子檔案管理的具體措施

2.1做好水文檔案的收集整理工作

針對水文檔案的特點(diǎn),要按照時間順序系統(tǒng)地收集水文資料,包括降水、蒸發(fā)、泥沙、土壤含水、水位流量、地下水動態(tài)、水環(huán)境監(jiān)測等多項(xiàng)內(nèi)容,特別是每年形成的地表水、地下水、水質(zhì)三大類資料,更要給予足夠重視。在具體操作上,應(yīng)建立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)、檔案室、各處室兼職檔案員為中心,上下貫通的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,及時完整地收集整理本單位所形成的各類型檔案資料。特別要讓專業(yè)技術(shù)人員參與到檔案的整理工作中,準(zhǔn)確地對原始資料進(jìn)行清點(diǎn),最大限度地保持水文檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.2科學(xué)分類,建立合理的目錄體系

在對水文電子檔案管理工作中，需要根據(jù)水利檔案的分類要求，同時還要與水文檔案形成規(guī)律及特點(diǎn)進(jìn)行有效的結(jié)合，從而編制出與本單位具有較好適合性的檔案分類表。當(dāng)前水文電子檔案通常會建立兩級類目，而且在一級目錄下設(shè)置多個二級目錄。經(jīng)過對水文電子檔案進(jìn)行科學(xué)分類，不僅能夠有效的將水文專業(yè)的特色更好的體現(xiàn)出來，而且能夠?yàn)樗臋n案立卷、編目及管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3提高水文電子檔案存儲的安全

以化學(xué)磁性材料為載體的電子檔案,理論上講能夠長期保存,因?yàn)樗男畔⒆x取是無接觸式的,不存在磨損。但是,電子檔案是以脫機(jī)方式存儲在磁、光介質(zhì)上的,因此,要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。與此同時,由于電子檔案應(yīng)用的時間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,而水文檔案又具有連續(xù)性、時間性強(qiáng)等不可替代的特點(diǎn),為了實(shí)現(xiàn)水文電子檔案中原始信息的長期保存,建議采用定期復(fù)制并異地存放的辦法,以防止信息丟失、損失對國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)造成損失。

2.4保證水文電子檔案的原始性

做好歸檔水文電子檔案的技術(shù)處理工作是保證其原始性的前提。水文檔案的形成,要求水文檔案工作者必須深入實(shí)際,對產(chǎn)生的大量電子檔案進(jìn)行及時接收、處置乃至存儲,保護(hù)電子檔案的原始信息,了解信息重新組合的來龍去脈。在實(shí)際工作中,可通過技術(shù)處理,將已歸檔的水文電子檔案改為“只讀性”文件,從而識別和保護(hù)電子檔案的原始結(jié)構(gòu),保證電子檔案的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2.5確保水文電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確性

水文電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的,在以后的利用中,必須依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件平臺對電子檔案的內(nèi)容加以轉(zhuǎn)換,還原成人們能夠直觀理解與習(xí)慣閱讀的格式進(jìn)行顯示。所以必須采取積極的辦法,使保存的電子檔案適應(yīng)新的技術(shù),以達(dá)到永久保存、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換與還原的目的。

2.6加快水文檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的更新

在當(dāng)前水文工作中信息技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，這對水文檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要水文檔案管理人員要加快自身知識結(jié)構(gòu)的更新，充分的利用各種新技術(shù)、新設(shè)備來提高自身的專業(yè)技能，更好的適應(yīng)當(dāng)前水文檔案的信息化發(fā)展趨勢。

3、結(jié)束語

水文電子檔案作為水文活動中對水文數(shù)據(jù)的真實(shí)記錄，其屬于社會公益性產(chǎn)品，在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用。為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)水文電子檔案的利用，則需要針對水文電子檔案的特點(diǎn)來制定切實(shí)可行的措施，努力提高水文電子檔案的管理水平，使其在防汛抗旱、水資源管理和保護(hù)、經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

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