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試論勞動(dòng)人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新

于春玲

黑龍江省科學(xué)院高技術(shù)研究院150020

[摘要]勞動(dòng)人事檔案管理具有重要的意義，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，要求檔案管理也要隨之發(fā)展創(chuàng)新。傳統(tǒng)的勞動(dòng)人事檔案管理已經(jīng)不能滿足勞動(dòng)人事管理的需求，所以必須要進(jìn)行管理模式完善和創(chuàng)新。本研究綜述了高校檔案管理的現(xiàn)狀和高校檔案管理的創(chuàng)新等內(nèi)容。目的在于給完善勞動(dòng)人事檔案管理提供一定的思路。

[關(guān)鍵詞]勞動(dòng)人事檔案管理；模式；完善與創(chuàng)新

檔案管理對(duì)于任何一個(gè)單位的意義都是至關(guān)重要的，勞動(dòng)人事檔案管理在相關(guān)單位中也同樣占有重要的位置。但隨著社會(huì)的快速發(fā)展，勞動(dòng)人事檔案管理需要勇于創(chuàng)新才能適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展。我國(guó)勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)狀還存在一些需要解決的問(wèn)題，比如說(shuō)檔案管理水平落后、管理人員素質(zhì)過(guò)低以及管理模式老套等。想要提高勞動(dòng)人事檔案管理的效率就需要就大膽的創(chuàng)新，特別是在檔案管理模式方面，更要加大研究力度。

1.傳統(tǒng)勞動(dòng)人事檔案管理存在的問(wèn)題及局限性

大量的研究表明，我國(guó)勞動(dòng)人事檔案管理的局限性主要表現(xiàn)為人事檔案管理缺乏高素質(zhì)的管理人才，急需提高管理人員的素質(zhì)；勞動(dòng)人事管理單位對(duì)檔案管理環(huán)境變化的反應(yīng)比較遲鈍，勞動(dòng)人事檔案管理體制沒(méi)有太大變革和改善；管理單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)及其創(chuàng)新認(rèn)識(shí)不夠，基本停留在初級(jí)階段，通常表現(xiàn)為只重視制度建設(shè)而忽視檔案管理人才培養(yǎng)、只重視檔案收藏而忽視檔案管理業(yè)務(wù)；而且對(duì)電子文檔和數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)模糊，更沒(méi)有在實(shí)踐中應(yīng)用?？偟膩?lái)說(shuō)勞動(dòng)人事檔案管理存在較大的局限性。另外，勞動(dòng)人事檔案管理中還存在一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下方面：

（1）勞動(dòng)人事檔案管理的水平和手段落后。社會(huì)上普遍認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，導(dǎo)致很多單位沒(méi)有重視檔案管理工作，所以先進(jìn)檔案管理技術(shù)沒(méi)有更好的引進(jìn)；（2）在勞動(dòng)人事檔案管理中，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對(duì)低下。很多單位中的檔案管理人員專業(yè)水平和文化素養(yǎng)不夠，另外，很多勞動(dòng)人事管理單位的檔案管理人員都非專業(yè)出身，因此缺乏相關(guān)的專業(yè)意識(shí)，導(dǎo)致一些該做的工作沒(méi)有及時(shí)做到位，造成了一些重要檔案的缺失；（3）高校對(duì)檔案管理的重視不夠，很多管理單位都會(huì)忽視檔案管理工作，這就使得該單位檔案管理僅是流于形式，因而使得檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)；（4）很多高校的檔案管理的硬件設(shè)施不好，很多勞動(dòng)人事檔案管理單位的檔案的管理不規(guī)范、不科學(xué)；（5）管理單位過(guò)于重視檔案保密工作，因此導(dǎo)致了人事檔案沒(méi)有被很好地利用起來(lái)，主要的問(wèn)題表現(xiàn)為檔案利用的范圍小、方式比較單一；（6）缺乏檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)，這最終導(dǎo)致管理單位不能很好地收集和管理勞動(dòng)人事的檔案。這些都是勞動(dòng)人事檔案管理中急需解決的問(wèn)題。

2.解決勞動(dòng)人事檔案管理局限性的措施

2.1常規(guī)措施

解決勞動(dòng)人事檔案管理局限性的措施有很多，主要包括以下方面：第一，完善并創(chuàng)新勞動(dòng)人事檔案管理機(jī)制，檔案管理機(jī)制是勞動(dòng)人事檔案管理的重要保障和實(shí)施依據(jù)。只是當(dāng)下人事管理環(huán)境產(chǎn)生了一定的變化，這與傳統(tǒng)的人事管理制度存在一定沖突與矛盾，因此必須要不斷地完善勞動(dòng)人事管理制度。另外，勞動(dòng)人事檔案管理還應(yīng)形成一套完整的激勵(lì)機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、約束機(jī)制和保障機(jī)制；第二，逐漸夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，有一些單位是不具備人事管理權(quán)限，所以需要進(jìn)行人事代理，不過(guò)要在此基礎(chǔ)上不斷的夯實(shí)其基礎(chǔ)；第三，快速推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在科技快速發(fā)展的背景下，勞動(dòng)人事管理的完善也需要加快步伐，借助現(xiàn)代科技力量將勞動(dòng)人事管理的發(fā)展推向另一個(gè)高度；第四，創(chuàng)新檔案管理觀念，為了提高勞動(dòng)人事檔案管理，就要更新管理觀念，將固有的、陳舊的管理觀念全部摒棄，引進(jìn)新的管理理念。檔案管理觀念創(chuàng)新是其管理創(chuàng)新的必要前提，在檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中，一定要始終貫穿著觀念的創(chuàng)新，可以說(shuō)觀念創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的重要保障。在檔案管理觀念創(chuàng)新時(shí)，要注重堅(jiān)持以人為本、服務(wù)至上的理念。另外，檔案管理創(chuàng)新還需要把千方百計(jì)滿足用戶需求作為檔案管理的中心環(huán)節(jié)，最終以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理, 開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

2.2加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新

在社會(huì)快速發(fā)展的背景下，做好勞動(dòng)人事檔案管理工作的重要前提就是要加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新。要想提高勞動(dòng)人事檔案管理水平，還需要不斷地創(chuàng)新管理模式。勞動(dòng)人事檔案管理水平評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)可以影響檔案管理的方式，而檔案管理模式又能間接地反映勞動(dòng)人事檔案管理水平。傳統(tǒng)的勞動(dòng)人事檔案管理水平主要是依據(jù)檔案館面積大小、管理設(shè)備情況以及檔案立卷多少來(lái)評(píng)價(jià)，因此傳統(tǒng)的勞動(dòng)人事檔案管理主要圍繞這幾個(gè)方面展開(kāi)管理工作，這種情況下形成的管理模式可能具有一定的片面性，這樣很可能影響檔案管理單位的整體服務(wù)質(zhì)量。所以對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理單位的檔案管理水平進(jìn)行評(píng)價(jià)決不能太過(guò)局限，應(yīng)該拓寬評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，不能只局限在設(shè)備、面積、立卷等指標(biāo)。因此，勞動(dòng)人事檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新。

勞動(dòng)人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新需要采取廣泛的措施，勞動(dòng)人事檔案管理具有自身的特點(diǎn)，因此檔案管理需要結(jié)合自身的特點(diǎn)來(lái)完善管理模式，而且要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。在很多人事檔案管理中，建立人事檔案中心是一個(gè)效率較高的管理模式，檔案中心作為一個(gè)專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，它會(huì)根據(jù)每個(gè)地區(qū)的特點(diǎn)建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，這樣可以將檔案管理效率最大程度地提高。勞動(dòng)人事檔案管理中心是一個(gè)代理機(jī)構(gòu)，它起到了過(guò)渡性的作用。這種人事檔案集中管理的模式具有很大的優(yōu)越性，比如說(shuō)檔案中心可以高效地完成信息的收集、整理，能更好地保證人事檔案的完整和安全。另外，人事檔案中心是一個(gè)有政府參與的機(jī)構(gòu)，設(shè)立的目的是對(duì)相關(guān)的人事單位進(jìn)行管理，這個(gè)機(jī)構(gòu)由政府領(lǐng)導(dǎo)，該機(jī)構(gòu)具有公共信息的特征，而且是一種無(wú)償服務(wù)機(jī)構(gòu)。但是這個(gè)檔案中心具有一定的權(quán)利及義務(wù)，它擁有的權(quán)利是對(duì)檔案的管理權(quán)，但是前提是要遵守檔案的保密原則，在此基礎(chǔ)上可以進(jìn)行對(duì)檔案的處置。與此同時(shí)，檔案中心還需要履行必要的義務(wù)，檔案中心必須要妥善保管檔案所有者的檔案，最大程度的延長(zhǎng)檔案的使用期限，而且要堅(jiān)決遵守檔案管理的保密原則。檔案中心要努力發(fā)揮出該機(jī)構(gòu)的本職功能，為檔案所有者提供最完善、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。當(dāng)然，勞動(dòng)人事檔案管理機(jī)構(gòu)一定要與時(shí)俱進(jìn)，要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行漸進(jìn)式地創(chuàng)新。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，勞動(dòng)人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，它對(duì)于那些擁有檔案而不能自己管理的所有者意義重大。只不過(guò)勞動(dòng)人事檔案管理中存在的問(wèn)題對(duì)該項(xiàng)管理效率產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響，因此加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新就顯得尤為重要，檔案中心管理模式就展現(xiàn)出了較大的優(yōu)越性，但是檔案管理機(jī)構(gòu)依然要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。

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