汪恩萍 生力軍

摘要：高職院校基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要來源是學籍管理資料，這就要求學籍數(shù)據(jù)必須及時、準確。教務(wù)管理系統(tǒng)對規(guī)范和監(jiān)督學籍管理工作起到了重要的作用，是學籍管理工作的主要手段，也是輔助高職院校完成日常教務(wù)數(shù)據(jù)管理的信息系統(tǒng)。本文以教務(wù)管理系統(tǒng)下高職院校的學籍管理工作的必要性和存在的問題，提出了解決的方法，并以教務(wù)管理系統(tǒng)平臺為基礎(chǔ)提出建立動態(tài)電子學籍檔案。

關(guān)鍵詞：學籍管理工作;教務(wù)管理系統(tǒng)平臺;電子學籍檔案

中圖分類號：G717 ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1674-9324（2015）47-0023-03

一、學籍管理工作的內(nèi)容

學籍管理工作是一項細而雜的工作，需要教學管理人員極其認真，學籍管理是學校維持正常教學秩序，形成良好校風、學風和教風的重要保障，對促進學校教學質(zhì)量的提高發(fā)揮著極為重要的作用。學籍管理工作主要包括新生到校資格審查、學生報名后學籍電子注冊、學籍異動、學年電子注冊及校對、課程考試和成績管理、學生信息異動、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生圖像信息采集、學歷電子注冊等。對于已經(jīng)達到學籍管理工作要求的學生，準予畢業(yè);反之，沒有達到學籍管理要求的學生，對其進行留級、退學或不授予畢業(yè)證書等處理。

二、教務(wù)系統(tǒng)管理平臺下的學籍管理工作的內(nèi)容

熟悉學籍管理工作的內(nèi)容后，再利用教務(wù)系統(tǒng)管理平臺來規(guī)劃設(shè)計適合自己的學籍管理工作平臺。

1.教務(wù)管理系統(tǒng)平臺是輔助高職教務(wù)處完成日常工作的數(shù)據(jù)庫管理和信息系統(tǒng)，主要包括學籍管理、成績管理、教務(wù)維護三個模塊。這三個模塊的設(shè)計大大減少了教務(wù)工作人員繁重的教務(wù)工作壓力，減少了因人為因素出錯的情況，提高了教務(wù)工作效率和質(zhì)量，并使大量數(shù)據(jù)信息得到充分利用和長期保存，還提供了快速檢索、打印的功能，以及學生考試成績的統(tǒng)計分析，為學校教學和骨干校建設(shè)提供了大量的數(shù)據(jù)支持和客觀保證。

2.對教務(wù)管理系統(tǒng)中學籍管理模塊功能的分析，可以更好的促進學籍管理工作。學籍管理是整個教務(wù)管理系統(tǒng)中的核心和基礎(chǔ)。電子學籍文件的每一項工作都涉及學生。如，有學籍在校生管理就包括學生入學注冊、學籍異動、學生分班、學號編排、考試信息等，因此設(shè)計學籍管理模塊是教務(wù)管理系統(tǒng)中的首要任務(wù)和重要的組成部分，可以更好的管理學生在校的所有檔案數(shù)據(jù)，重點完成學生的學籍管理及統(tǒng)計工作。學籍管理數(shù)據(jù)包括學生綜合情況、成績、畢業(yè)審批、查詢分析等（如圖1），還可以更新、替換、升級教務(wù)系統(tǒng)中的學籍管理模塊和數(shù)據(jù)，學籍管理系統(tǒng)模塊的使用權(quán)限在學籍科和各學院教務(wù)科、學生科。

三、在教務(wù)系統(tǒng)管理平臺下管理學籍工作的必要性

隨著高職院校招生規(guī)模的擴大，各學校學生基數(shù)增加，很多高職院校在校生已達2萬人左右，就業(yè)壓力也隨著變大。職業(yè)教育要求培養(yǎng)職業(yè)技能人才是社會需要的高素質(zhì)，全面發(fā)展的復合型人才，為了完成就業(yè)率，為了適應(yīng)教育教學改革，堅持多元化辦學模式，這樣帶來的就是課程更新快，考試方式、成績設(shè)置靈活，學籍管理工作也需要靈活多變，學籍管理工作有了壓力，傳統(tǒng)的學籍管理方法就很難適應(yīng)現(xiàn)代的職業(yè)教育，學籍管理過程及結(jié)果的正確性、公正性、合理性、實效性很難保證，因此很多高職學院都需要利用教務(wù)管理系統(tǒng)平臺來管理學籍工作。

1.學生從進入學校到畢業(yè)，會產(chǎn)生很多真實的、有價值的學籍文件，統(tǒng)計數(shù)據(jù)量相當大，要把這些材料管理的有條有序有很大的難度。學生各類的學籍文件是分層管理的，部門多，人員復雜，查詢學生學籍材料是手工的單一的文件，文件無法共享，文件存在不真實或造成有些數(shù)據(jù)丟失，影響了工作效率和質(zhì)量。采用紙質(zhì)文件和電子文件并存，雙重保險，也解決了高職院校學籍管理工作人員頻繁變動交接中存在的問題。教務(wù)系統(tǒng)平臺是改善當前學籍管理工作的最好管理方式，使學籍管理文件系統(tǒng)化，提高了效率，節(jié)約了成本。

2.高職學院為了適應(yīng)社會發(fā)展，滿足企業(yè)用人要求，學院的人才培養(yǎng)方案經(jīng)常變動，課程的設(shè)置、課程的改革、考試的改革、教材的調(diào)整等，這些靈活多樣以學生為本的辦學模式，使教師和學生都感到方便了。最后把這些問題都交給教務(wù)和學籍管理部門，會使學籍管理壓力大，如：出現(xiàn)了學分替換成績問題、專業(yè)課程名稱不符、專業(yè)選修課程調(diào)整、公共選修未選或用其他課程代替等，結(jié)果是學籍異動頻繁、成績修改補錄頻繁、班級名稱和人數(shù)隨意變化，這樣用傳統(tǒng)的學籍管理工作模式很難實施。

3.教務(wù)管理系統(tǒng)中的學籍管理模塊實現(xiàn)了數(shù)據(jù)集中管理，數(shù)據(jù)共享，保障了數(shù)據(jù)的一致性。學籍管理模塊生成的數(shù)字文件不同于紙質(zhì)檔案，載體形式靈活多樣化，在教務(wù)管理系統(tǒng)中搜索學生學籍的相關(guān)信息，很快就會得到相關(guān)的資料，可以輕松實現(xiàn)查找、檢索、組合、保存、打印等功能。

四、教務(wù)管理系統(tǒng)下的學籍管理工作存在的問題和解決辦法

學籍文件是高職學生在校學習期間的一個系統(tǒng)真實記錄，和工廠里生產(chǎn)的產(chǎn)品一樣，離不開工人和技術(shù)管理人員的辛勤付出，而學院里記錄這些真實信息的就是辛勤勞動的教師和管理人員。學生在校的整個過程就形成了學籍檔案、成績檔案、畢業(yè)鑒定檔案等，是高職學籍文件管理工作中的重要組成部分，是提高教學的質(zhì)量依據(jù)。教務(wù)管理系統(tǒng)里的學籍管理模塊包括學籍異動、成績管理、畢業(yè)審核等，這給高職學生的學籍管理工作帶來了方便，但也提出了新的挑戰(zhàn)，是繼續(xù)采用手動、紙質(zhì)學籍管理工作模式還是利用錄入、電子管理模式呢？下面就以學籍管理工作中的學生學籍卡片和學生成績?yōu)槔齺碚勔徽劇?/p>

學籍卡片和成績單是學籍管理面臨的主要電子學籍管理工作，學籍卡片是學生到學校后由學生本人在教務(wù)系統(tǒng)平臺上填寫的個人身份信息登記，包括姓名、性別、身份證號、通信地址、政治面貌、家庭成員、畢業(yè)中學等個人基本信息資料，還有操行評語、學籍變動等內(nèi)容，成績單是學生在校課程學習、校外企業(yè)實習情況的真實記錄，是學生學習的全過程，學生能否按時畢業(yè)，學生成績是否合格是很重要的衡量指標。以上的兩種文件將相伴學生一生，是聯(lián)系學校、用人單位、學生之間的橋梁，是反映學生最原始、最基礎(chǔ)、最真實的在校記錄。

1.平時在教務(wù)管理系統(tǒng)平臺中學籍管理工作中遇到的問題。（1）在系統(tǒng)中填寫學籍卡片時學生填寫不認真，不及時，通知不到位;（2）在系統(tǒng)中打印紙質(zhì)學籍卡片和成績單工作量大，設(shè)備缺乏;（3）成績錄入時教師不認真，課程成績不提交，出現(xiàn)“判分不準”、“錄入不細”、“把關(guān)不嚴”等問題;（4）畢業(yè)成績審核時數(shù)據(jù)量大，難度大，并且畢業(yè)審核中發(fā)現(xiàn)學生成績錯誤、漏登、課程比例不對、課程未選、教學計劃錄入時學分錯誤等。

2.為解決學籍管理工作中存在的問題，結(jié)合目前教務(wù)管理系統(tǒng)平臺，適應(yīng)現(xiàn)代的學籍管理工作模式，改進適合自己的學籍管理系統(tǒng)模塊。

（1）按照培養(yǎng)需求，建立和完善教務(wù)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的學籍管理工作制度，保證學籍管理工作正常運行。不斷完善教務(wù)管理系統(tǒng)平臺，嚴把學生入學基本信息數(shù)據(jù)關(guān)口，提高學籍管理前提工作的準確性，從而規(guī)范學籍文件管理工作。結(jié)合學校實際制定《學生學業(yè)成績管理細則》、《學生成績補錄規(guī)定》、《學分轉(zhuǎn)換與認定細則》、《學生學籍異動情況匯部表》、《學生學籍管理規(guī)定》、《電子學籍卡片填寫制度》、《關(guān)于學生畢業(yè)證書辦理規(guī)定》等各項制度，使學籍管理工作更加制度化、規(guī)范化。

（2）在教務(wù)平臺上做好學籍管理工作，必須加強與各學院、各職能部門之間的協(xié)調(diào)與溝通。由于學生從新生入學到畢業(yè)，在校期間要由多個部門來管理，因此學籍管理工作是處于各個部門的匯合處，只能理順、理清各個部門的責任。針對學籍卡片和成績錄入的不及時、不準確，把學籍卡片填寫情況和學生成績錄入情況納入常規(guī)教學檢查中，讓各個職能部門和學院高度重視學籍管理工作。教務(wù)系統(tǒng)中學籍管理模塊可考慮學籍電子數(shù)據(jù)共享功能，做到各學院、各職能部門數(shù)據(jù)統(tǒng)一，只有這樣才能保證學籍工作處于良性循環(huán)狀態(tài)。

（3）通過教學管理系統(tǒng)、校園網(wǎng)、校報等多種途徑宣傳學籍管理工作。鼓勵學生參與學籍管理工作，高職院校及各二級學院一定要通過各種途徑向?qū)W生宣傳學籍管理的相關(guān)政策和制度，盡快讓學生熟悉學校的各類學籍管理制度，讓學生知道自己的學籍狀態(tài)，讓學生入學就能明確學籍管理的重要性，定期為學生講解有關(guān)學籍的管理制度。學籍管理工作幾乎沒有容錯空間，在教務(wù)系統(tǒng)管理平臺下的學籍管理工作更加透明，定性更加準確，必須要有嚴謹、明晰的操作程序作為保證。如：補考后經(jīng)過各學院甄別，學生不及格門次大于等于5門予以留級，大于等于8門予以退學。補考、畢業(yè)前清考必須在教務(wù)管理系統(tǒng)上確認，經(jīng)過學生本人確認后才能考試，這樣可以讓學生了解自己的不及格成績，減少了補考、清考工作的盲目性，解決了過去無法統(tǒng)計補考和清考參加考試人數(shù)的問題。最后，畢業(yè)資格審核環(huán)節(jié)，學生課程成績和學分必須全部合格才能通過畢業(yè)審核。通過教務(wù)系統(tǒng)管理平臺，開通學籍查詢、成績查詢，方便學生了解自己的學籍狀態(tài)和成績。

（4）注重人員和管理設(shè)施的配備。學籍管理工作是一項長期、細致的工作，高職院校學籍管理人員應(yīng)穩(wěn)定、專職，并能運用教務(wù)系統(tǒng)管理平臺做好學籍管理工作。學院應(yīng)增加資金投入，配備管理設(shè)施，如打印機、電腦、光盤和移動存貯設(shè)備等，能解決電子信息數(shù)據(jù)導入、導出或打印成冊，并將紙質(zhì)數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)永久儲存。

3.以教務(wù)管理系統(tǒng)平臺為基礎(chǔ)建立及管理動態(tài)的電子學籍檔案。電子數(shù)據(jù)是高職院校學籍檔案發(fā)展的必須趨勢，應(yīng)加快高職院校檔案部門的電子信息管理建設(shè)，應(yīng)重新建立完善歸檔管理程序和方法，有針對性的開展研究工作。目前學籍管理工作的學籍數(shù)據(jù)除了傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)文獻以外，還包括教務(wù)管理系統(tǒng)中的龐大電子數(shù)據(jù)。電子學籍文件與傳統(tǒng)的檔案文件相比發(fā)生了變化，載體的形式也靈活、多樣化了，儲存信息的載體不僅僅是紙質(zhì)載體，同時光盤、移動硬盤、U盤，大量的電子數(shù)據(jù)資源的保存，給傳統(tǒng)的管理模式帶來了沖擊，如何保存這些寶貴的電子數(shù)據(jù)檔案，如何進一步完善和促進教務(wù)管理系統(tǒng)中的電子資源數(shù)據(jù)的更新和發(fā)展，這也是目前學籍管理部門和檔案管理部門共同研究的課題。

（1）電子學籍檔案的內(nèi)容。學生入學基本情況的新生入學登記表、學生學籍卡片、學生成績總冊、在校生名冊、學生學籍變更材料（升級、留級、休學、轉(zhuǎn)學、復學、退學等），這些信息都應(yīng)錄入電子學籍檔案，這也是學籍管理信息系統(tǒng)模塊的組成部分，是電子注冊工作的依據(jù)。

（2）電子學籍檔案的作用。①可查詢在校生成績及基本信息情況。為學校領(lǐng)導和教師提供學生成績及基本信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。②在校生和畢業(yè)生的成績查詢。③對學籍異動及學生情況的查詢。通過學籍管理工作的維護，保證學生在校期間檔案信息的準確、完整。教務(wù)管理系統(tǒng)中電子學籍檔案與學籍學歷信息平臺數(shù)據(jù)可鏈接共享，兼容后的數(shù)據(jù)可以網(wǎng)絡(luò)查詢和修改，強化了數(shù)據(jù)的準確性。學生畢業(yè)后可將每個學生的電子學籍檔案輸出轉(zhuǎn)交給檔案管理部門保管。這些數(shù)據(jù)給學校教學檢查、骨干校建設(shè)提供了價值參考。

（3）動態(tài)電子學籍檔案的建立。根據(jù)電子學籍檔案的內(nèi)容和作用，以教務(wù)管理系統(tǒng)平臺的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，設(shè)計學生動態(tài)學籍檔案信息數(shù)據(jù)庫的基本結(jié)構(gòu)，建立學生電子學籍檔案數(shù)據(jù)庫。學生基本信息庫的主要內(nèi)容包括學號、高考考號、姓名、身份證號、性別、相片、政治面貌、身體狀況、學院、班級、專業(yè)、家庭地址、家庭成員情況、主要學習經(jīng)歷、聯(lián)系方式、學籍異動情況等，可通過以下步驟完成學生基本信息庫的建立。①為了減少學籍管理人員的工作量，可以直接利用招生錄取庫獲取考生的電子信息，這樣就免去了對考生檔案的錄入工作。②入學后組織學生在教務(wù)管理系統(tǒng)上的學籍信息平臺上填寫本人的學籍卡片信息，確認無誤后再提交，而后將電子學籍卡片輸出建立紙質(zhì)文本學籍冊。③采集學生電子相片，可利用學籍學歷信息管理平臺的高考錄取庫中的圖像信息，錄取庫中的圖像信息是以高考考號命名的，將高考考號統(tǒng)一替換成學號，再把學生電子相片導入到教務(wù)管理系統(tǒng)中即可。同時，收集高考錄取庫中無圖像信息的同學照片，采集電子相片并以學號命名，這樣就使學生入學初的電子檔案更加完整了。④學生在校期間的學籍、成績管理。運用教務(wù)系統(tǒng)管理中的學籍管理模塊及時處理學籍異動，同時會自動更新學籍異動學生的電子學籍檔案，學生成績管理與學籍卡片系統(tǒng)兼容，使學生在校期間成績與電子學籍檔案相連接。⑤學生通過畢業(yè)審核后，經(jīng)有關(guān)責任人確認無誤后，將學生的電子學籍檔案輸出形成原始文本檔案與電子檔案數(shù)據(jù)一同交給學校的檔案管理部門。

4.確保電子學籍檔案數(shù)據(jù)的安全性。學籍檔案電子化必須考慮安全問題，可以在教務(wù)管理系統(tǒng)平臺中的學籍管理模塊中設(shè)置學籍管理人員、教師和學生的權(quán)限，采取分級分配管理權(quán)限的方式進行電子文件數(shù)據(jù)管理。權(quán)限可以分為高級管理員、一般管理員、普通教師和學生用戶。如各學院教務(wù)科、學生科也分配相應(yīng)的信息權(quán)限，有專人負責管理，可查看自己工作職能以內(nèi)的信息，并負責管理各二級學院數(shù)據(jù)共享和安全;學生的權(quán)限是只能查看自己的學籍信息和成績信息，他們均沒有數(shù)據(jù)修改的權(quán)限，只有系統(tǒng)技術(shù)員和教務(wù)處高級管理人員才有權(quán)限修改數(shù)據(jù)，需要修改數(shù)據(jù)時，必須提交書面報告，經(jīng)領(lǐng)導審核后才能修改。

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