黃鈺華

泉州市城市建設(shè)檔案館 362000

信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用探微

黃鈺華

泉州市城市建設(shè)檔案館 362000

城市建設(shè)是我國(guó)當(dāng)前重要工作之一，而城市建設(shè)檔案管理又是城市建設(shè)工作的重中之重，傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案管理逐漸難以跟上當(dāng)前社會(huì)的步伐，于是新型的即與信息化技術(shù)相結(jié)合的城市建設(shè)檔案管理模式逐漸被應(yīng)用于當(dāng)前的城市建設(shè)檔案管理之中。本文首先對(duì)城市建設(shè)檔案管理及其信息化技術(shù)進(jìn)行概述，而后分析信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用及必要性，最后給出加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理信息化的建議。

信息化技術(shù)；城市建設(shè)；檔案管理

信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案的應(yīng)用主要涉及以下幾個(gè)方面：其一，信息化網(wǎng)絡(luò)是基礎(chǔ)，如電腦等硬件設(shè)備是前提。其二，單位應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集、資源交換等途徑對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行大范圍尋找，以建成強(qiáng)大的信息資源檔案。其三，信息化管理應(yīng)配以能夠?qū)n案采集、處理、管理、存儲(chǔ)及共享等的技術(shù)軟件。其四，信息檔案資料等應(yīng)有健全的分類及管理制度等。其五，單位需要對(duì)參與至信息化城建檔案管理的人仔細(xì)甄選并提供培訓(xùn)。

1.信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用及必要性

1.1 信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用

信息化技術(shù)逐步應(yīng)用于人們的日常生活之中，為各方面提供了極大的便捷，同時(shí)信息技術(shù)還在不斷地壯大發(fā)展，將信息化技術(shù)應(yīng)用于城市建設(shè)檔案管理中也是大勢(shì)所趨。當(dāng)前信息化技術(shù)主要以電腦為工具，來(lái)處理文字、圖片、聲音、影像等內(nèi)容，比之傳統(tǒng)的處理模式，信息化處理更為安全、準(zhǔn)確、高效。信息化技術(shù)使城市建設(shè)檔案管理不再僅限于對(duì)管理層面，而深入到了更多操作層面。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，對(duì)城市建設(shè)起到輔助作用，其信息化技術(shù)的應(yīng)用朝著資源共享的方向發(fā)展。信息化的城市檔案管理稱得上是城市的名片，能對(duì)城市起到很好的宣傳作用，進(jìn)而有助于其建設(shè)發(fā)展。

1.2 信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的必要性

時(shí)代在變革，每一階段均有新鮮事物出現(xiàn)，推動(dòng)著社會(huì)的發(fā)展及進(jìn)步，為人們創(chuàng)設(shè)出更為便捷和理想的生活環(huán)境和方式，同時(shí)創(chuàng)造著巨大的財(cái)富。放眼未來(lái)，數(shù)據(jù)將成為極其巨大的財(cái)富，將對(duì)人們生活產(chǎn)生更大的影響。城建檔案信息化管理，實(shí)質(zhì)上是對(duì)數(shù)據(jù)的管理，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝?、便捷、安全且突破了時(shí)間、空間上的限制使資源實(shí)現(xiàn)共享、創(chuàng)造更多價(jià)值的電子模式，使城建檔案內(nèi)容更豐富，展現(xiàn)出更為真實(shí)且立體的城市風(fēng)貌。同時(shí)，與磁盤、光盤、錄像等存儲(chǔ)介質(zhì)比較，信息化更具安全性，通過(guò)信息化技術(shù)可以將文字、光盤、錄音等各形式的檔案轉(zhuǎn)換為電子文件并進(jìn)行備份，能有效使其保存時(shí)間更長(zhǎng)，應(yīng)用范圍更廣。利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，比之傳統(tǒng)管理而言更為標(biāo)準(zhǔn)化，將相關(guān)檔案分享至網(wǎng)絡(luò)，可達(dá)到提升城市形象及知名度的效果。

2.加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理信息化的建議

2.1 加強(qiáng)管理，確保館藏信息安全

安全始終是第一位的，城市建設(shè)檔案管理信息化的首要工作應(yīng)是確保館藏信息的安全。應(yīng)從硬件配置、技術(shù)手段、制度這三個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)：首先，改善硬件配置。應(yīng)淘汰的老舊設(shè)備不適合再繼續(xù)使用，以免出現(xiàn)因硬件損壞造成的檔案信息損毀。對(duì)于已有的信息化載體因定期檢查，及時(shí)進(jìn)行更新或備份。其次，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。信息化檔案置身于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，網(wǎng)絡(luò)安全也成為一個(gè)重要課題。避免受到病毒的侵害與攻擊，從物理上隔絕病毒，從技術(shù)上提升對(duì)抗病毒及黑客的能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息安全。第三，建立健全管理制度，明確責(zé)任人員，避免閑雜人等出入，定期進(jìn)行維護(hù)。

2.2 提升管理人員素質(zhì)能力

城市建設(shè)檔案的信息化管理，對(duì)其管理人員的素質(zhì)能力有了更高的要求，需要其在能夠有城市建設(shè)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，又能夠?qū)n案管理工作有所了解。城市建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)及能力的提升需要單位及個(gè)人的共同努力來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于單位而言，應(yīng)從多方面開(kāi)展工作學(xué)習(xí)交流會(huì)，使員工在互相學(xué)習(xí)與交流中找到不足并獲取進(jìn)步。同時(shí)，應(yīng)加大培訓(xùn)力度，組織有針對(duì)性的定期培訓(xùn)，如檔案法規(guī)培訓(xùn)、保密培訓(xùn)、消防演練、新設(shè)備的技術(shù)培訓(xùn)等，在為相關(guān)理論知識(shí)進(jìn)行梳理的同時(shí)，與實(shí)踐相結(jié)合，使員工能學(xué)有所用。對(duì)于個(gè)人而言，應(yīng)積極配合單位組織的培訓(xùn)與交流，客觀認(rèn)識(shí)到自身的不足，并通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的素質(zhì)與能力。

2.3 準(zhǔn)確開(kāi)展城市建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)性工作（接收、歸檔等基礎(chǔ)性工作）

城市建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作包括檔案的收集、接收、歸檔等。首先，設(shè)備是基礎(chǔ)，電子計(jì)算機(jī)是必需，空調(diào)、防火、防盜等設(shè)施也應(yīng)具備。為了使城市建設(shè)檔案資料盡可能地豐富，這就需要借助網(wǎng)絡(luò)等途徑進(jìn)行大范圍的、有目的的收集和篩選，應(yīng)著重收集與城市重點(diǎn)工程、城市地下管線工程、城市基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)的類別，同時(shí)加大信息化電子文件的比重。為了便于查找和儲(chǔ)存，應(yīng)為所有檔案制定具體的分類細(xì)則，將收集而來(lái)的檔案進(jìn)行明確的分類，管理人員在分類過(guò)程中應(yīng)足夠仔細(xì)，以避免因分類不當(dāng)而造成檔案的丟失。

結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理信息化進(jìn)程，主要可通過(guò)三方面進(jìn)行，其一應(yīng)加強(qiáng)管理，確保館藏信息安全，其二應(yīng)提升管理人員素質(zhì)能力，其三應(yīng)準(zhǔn)確開(kāi)展城市建設(shè)檔案管理中如接收、歸檔等基礎(chǔ)性工作。城市建設(shè)檔案管理是長(zhǎng)期性工作，需要每個(gè)環(huán)節(jié)的積極配合，穩(wěn)中有序方能持久發(fā)展。

[1]李士霞.淺議信息化技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用[J].科技風(fēng),2012(12).

[2]莫麗華.淺談城建檔案數(shù)字化及信息化建設(shè)管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(11).