李慶海

摘 要：現(xiàn)代檔案工作者要具備檔案知識(shí)，法律意識(shí)和市場(chǎng)意識(shí)。檔案職業(yè)道德是所有檔案事業(yè)從業(yè)者要具備的基本素質(zhì)之一，能夠?qū)n案進(jìn)行維護(hù)，還原歷史，不能夠隨意更改檔案的內(nèi)容，對(duì)檔案的鑒別也不能夠帶有主觀臆斷思想。不管何時(shí)何地，實(shí)事求是，堅(jiān)持有理有據(jù)，對(duì)歷史高度的尊重，能維護(hù)黨和國(guó)家檔案歷史的真實(shí)情況，和對(duì)檔案篡改的行為進(jìn)行斗爭(zhēng)。檔案工作者要提高對(duì)檔案信息的認(rèn)知程度，能夠?qū)n案信息進(jìn)行鑒別和處理，對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，對(duì)社會(huì)的檔案需求給予滿足。檔案工作者要能夠主動(dòng)地參與到檔案信息和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的連接活動(dòng)中，作為紐帶來(lái)為市場(chǎng)服務(wù)。檔案信息的傳播應(yīng)該要借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，所以檔案工作者要具備相應(yīng)的能力，符合時(shí)代發(fā)展潮流趨勢(shì)。檔案信息傳播要按照國(guó)家的規(guī)章制度和法律法規(guī)進(jìn)行，正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)，這些都需要檔案人員做好自己的角色，為檔案事業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員 管理環(huán)境 角色轉(zhuǎn)換

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）08（a）-0217-02

檔案管理現(xiàn)代化為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)會(huì)，現(xiàn)代化的管理過(guò)程，需要檔案工作者對(duì)自身的角色定位進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將自己的工作和信息服務(wù)聯(lián)系在一起，對(duì)傳統(tǒng)的手工管理環(huán)境進(jìn)行改變，對(duì)檔案的利用基于重視，讓社會(huì)對(duì)檔案管理有新的認(rèn)識(shí)。

1 尋找新的伙伴

檔案工作者的工作環(huán)境比較單一，應(yīng)該要進(jìn)入新的合作圈，尋找新的伙伴，這樣的原因有很多，我們對(duì)其進(jìn)行了闡述。

第一，檔案管理現(xiàn)代化的環(huán)境和軟硬件相匹配，該項(xiàng)工程不能夠單純依靠檔案部門來(lái)完成，檔案部門要聯(lián)合其他部門共同來(lái)完成。其實(shí)，中外檔案現(xiàn)代化管理的初期都是要借助其他部門的幫助來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)。比如，目前的檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，大多數(shù)是檔案部門委托軟件開(kāi)發(fā)公司、或與它們合作開(kāi)發(fā)出來(lái)的。另外，檔案管理現(xiàn)代化逐漸成為一個(gè)趨勢(shì)，融入社會(huì)信息化進(jìn)程中去，使得檔案管理現(xiàn)代化領(lǐng)域成為一個(gè)非常巨大的市場(chǎng)。其設(shè)備、技術(shù)既有通用的，但更多的是具有自身特點(diǎn)的，需要專門開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)。所以，很多的專業(yè)技術(shù)工作者以及軟硬件公司都紛紛將目光投向了該市場(chǎng)，他們能夠進(jìn)入到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)域中來(lái)做出貢獻(xiàn)。檔案管理部門、檔案工作者都要保持緊密聯(lián)系，協(xié)助合作，形成新的伙伴關(guān)系。

第二，電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案管理體制限制，讓檔案工作者、文件制作、辦理部門等人員進(jìn)行更加緊密的融合。電子文化產(chǎn)生后，文書(shū)工作以及檔案工作限制被打破，設(shè)計(jì)、形成、維護(hù)這三個(gè)階段將會(huì)讓檔案工作者的工作模式發(fā)生改變，不再是傳統(tǒng)的等待檔案上門，而是需要主動(dòng)去介入，對(duì)檔案進(jìn)行前端控制。這既是理論的需要也是現(xiàn)實(shí)管理的需要。國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)認(rèn)為，檔案館對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)參與者進(jìn)行指導(dǎo)和督促，參與者的組成非常復(fù)雜，既有文件的責(zé)任人，也有管理者，還有法規(guī)制定的領(lǐng)導(dǎo)等等，要求多個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合來(lái)完成電子檔案處理，所以必須要建立新的伙伴關(guān)系，“檔案館將其關(guān)注的中心從傳統(tǒng)的伙伴，如文件管理員和史學(xué)家擴(kuò)展到所有關(guān)心文件和歸檔工作，表面上似不協(xié)調(diào)的人員，如律師、檢驗(yàn)師、安全負(fù)責(zé)、科學(xué)家和計(jì)劃管理員”。

國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件文員會(huì)他們也要求檔案部門應(yīng)該要避免獨(dú)營(yíng)的方式，應(yīng)該擴(kuò)大范圍，多結(jié)交新的關(guān)系，建立新的項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)共同協(xié)作的目標(biāo)。

1.1 檔案人員與文件形成者的關(guān)系將進(jìn)一步密切

問(wèn)卷以及檔案一體化管理過(guò)程中，我們對(duì)文書(shū)和檔案工作進(jìn)行鑒別是比較難的，電子文件管理系統(tǒng)使用后，他們進(jìn)一步地融合，所以更加難以區(qū)分。檔案工作者對(duì)文件形成者的支持和幫助也更加依賴，因?yàn)椋娮游募漠a(chǎn)生對(duì)于保存以及利用都有非常重要的意義，可以作為原始文件的證據(jù)，所以其意義非常重大。

1.2 檔案部門將離不開(kāi)信息技術(shù)專家的指導(dǎo)和幫助

當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和維護(hù)都需要依靠專業(yè)技術(shù)人員，檔案工作者很難勝任。其實(shí)檔案工作者應(yīng)該要和信息技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)交流，這樣可以讓雙方的合作更加良好，制作的檔案管理系統(tǒng)能夠滿足檔案工作者的需要，為檔案工作帶來(lái)便利性；而且檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程有一些問(wèn)題產(chǎn)生時(shí)，信息技術(shù)人員也能夠及時(shí)了解，進(jìn)行解決。電子文件產(chǎn)生的各個(gè)流程都需要依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)，所以檔案部門和信息技術(shù)部門應(yīng)該要緊密合作。

1.3 檔案部門將更需要法律、安全方面專家的支持

從世界范圍看，支配信息的產(chǎn)生、管理、利用和保管各方面的立法，嚴(yán)重滯后于信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件和電子檔案管理方面的立法尤以為甚。在多數(shù)國(guó)家，人們制訂檔案法只考慮紙質(zhì)文件，并只以檔案機(jī)構(gòu)及其職能的簡(jiǎn)單模式為基礎(chǔ)。目前有關(guān)電子文件與立法相關(guān)方面有爭(zhēng)議的主要問(wèn)題有：一是文件的定義該不該包括電子文件；二是法律限制檔案部門保存電子文件的證據(jù)性價(jià)值；三是電子文件鑒定前后，法律沒(méi)有強(qiáng)制性規(guī)定等待時(shí)期；四是電子文件的保密；五是關(guān)于保護(hù)個(gè)人隱私與電子文件利用之間的矛盾關(guān)系。以上這些問(wèn)題在紙質(zhì)文件方面都得到了比較好的解決；而要解決電子文件的這五個(gè)問(wèn)題，則有待于時(shí)日。檔案部門需要法律和安全方面專家的指導(dǎo)和幫助，才能合法而有彈性地處理問(wèn)題。

1.4 檔案機(jī)構(gòu)之間以及檔案機(jī)構(gòu)與其他信息中心之間的合作關(guān)系進(jìn)一步密切。

當(dāng)前電子應(yīng)用廣泛，利用者對(duì)于信息的獲取非常關(guān)注，對(duì)于信息的來(lái)源較為忽略。檔案信息共享能夠?yàn)闄n案部門帶來(lái)很高的收益?？梢灶A(yù)見(jiàn)，未來(lái)檔案工作都是有組織有規(guī)劃的，不再是單獨(dú)的一個(gè)館或室。檔案館彼此的界限模糊化，各類信息，比如圖書(shū)、文件、文獻(xiàn)等都會(huì)進(jìn)行整合調(diào)度，借助通信網(wǎng)絡(luò)來(lái)為檔案利用提供服務(wù)。所以檔案部門應(yīng)該要擴(kuò)展自己的合作范圍，覆蓋國(guó)家信息系統(tǒng)領(lǐng)域，與相關(guān)部門進(jìn)行合作，建立優(yōu)勢(shì)。

2 轉(zhuǎn)換角色，重塑職業(yè)形象

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)，檔案人員要學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)化自己的角色，去適應(yīng)環(huán)境。固步自封不能夠帶動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，只有不斷創(chuàng)新才能夠促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作者要實(shí)現(xiàn)角色轉(zhuǎn)化，重新定位必須要遵循以下的幾點(diǎn)要求。

（1）進(jìn)一步樹(shù)立保存歷史遺產(chǎn)的信念，增加“參與”意識(shí)?！皺n案工作者要想影響信息技術(shù)的使用，一開(kāi)始就要參加這種新技術(shù)的使用，一起設(shè)計(jì)有利于檔案信息和信息管理和系統(tǒng)的設(shè)備，以便把文件與檔案案管理的要求灌輸進(jìn)軟件、程序編制、計(jì)算機(jī)演變等各個(gè)方面去”。

（2）檔案人員要發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，在技術(shù)運(yùn)用方面起關(guān)鍵性作用。檔案人員必須懂得文件的性質(zhì)、歸檔和意義、具有檔案價(jià)值文件的性質(zhì)、保管文件的方法，以及怎樣同其他學(xué)科和行業(yè)的代表合作。做到這些，檔案人員才可以成為電子檔案管理的主角，掌控檔案事業(yè)的發(fā)展方向，和其他的工作伙伴一同努力，在電子文件設(shè)計(jì)、形成和管理各方面占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

根據(jù)該文的探討，現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境下，檔案人員必須要能夠轉(zhuǎn)化自身角色，重新定位，改變舊的觀念和方法，這樣才可以適應(yīng)環(huán)境，接受新的挑戰(zhàn)，不斷的前進(jìn)。

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