梅業(yè)新

（安徽工程大學(xué) 綜合檔案室，安徽 蕪湖241000）

新辦本科院校是指在我國上世紀(jì)90年代中后期開始的高等教育辦學(xué)體制改革過程中建立起來的一批本科院校，這些學(xué)校一般是通過?？茖W(xué)校合并、升格，按照國家本科高等學(xué)校設(shè)置的有關(guān)要求建立的。［1］根據(jù)教育部網(wǎng)站公布的教育統(tǒng)計數(shù)據(jù)，從2000年至2012年，全國本科院校從599所增加到842所（不包含303所獨立學(xué)院），共增加了243所，接近全國本科院校總數(shù)的30%。隨著高等教育改革的不斷深入，新辦本科院校正逐漸成為高等教育的一支重要力量。

檔案工作作為學(xué)校一項基礎(chǔ)性工作，一直以來都處于邊緣狀態(tài)，長期游離于學(xué)校的中心工作之外，［2］在新辦本科院校中表現(xiàn)尤為明顯。然而隨著學(xué)校的發(fā)展，檔案在教學(xué)評估、專項檢查、榮譽申報等重大活動以及平時的教學(xué)、科研、基建等各方面的作用越來越突出，檔案工作開始得到重視，尤其在《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）公布實施后，新辦本科院校檔案工作有了很大的進步，同時也還存在很多問題。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何提高檔案工作水平，更好地服務(wù)于學(xué)校的各項工作是新辦本科院校面臨的一個難題。

一、信息化時代下新辦本科院校檔案工作呈現(xiàn)的新變化

（一）檔案館藏條件的變化

館藏條件的變化主要表現(xiàn)在硬件設(shè)備設(shè)施和庫房面積兩個方面。隨著新辦本科院校在校生規(guī)模的擴大，學(xué)校各方面都有了很大的發(fā)展，直接導(dǎo)致檔案門類開始多樣化，檔案數(shù)量每年不斷增長，而原來的辦公場所和檔案庫房已經(jīng)不能滿足要求，因此很多新辦本科院校都將檔案館（室）搬進了新建的圖書館或辦公大樓，將其中某一層甚至兩層全部作為檔案館（室）用房，并配備了庫房要求的“八防”設(shè)施設(shè)備。以安徽省為例，截止到2013年底，安徽省共有33所本科院校，其中屬于新辦本科院校15所（不包含11所獨立學(xué)院），在這15所學(xué)校中有10所學(xué)校檔案部門搬進了新建的辦公大樓，館藏條件有了很大改善。

（二）檔案管理和利用方式的變化

隨著計算機的廣泛應(yīng)用和檔案管理軟件的普及，新辦本科院校檔案工作逐步由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C軟件管理，文件歸檔由單一的紙質(zhì)文件歸檔變?yōu)榧堎|(zhì)與電子文件同步歸檔。部分新辦本科院校購買了網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，并逐步對館藏的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，導(dǎo)致檔案利用方式由到檔案館（室）的現(xiàn)場查閱、電話查閱逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上的在線查詢。

（三）檔案宣傳方式的變化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的進一步普及，新辦本科院校檔案工作的宣傳方式由過去的制作展板、張貼海報、知識講座、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^建立檔案網(wǎng)站或開通檔案部門的微博、微信進行宣傳。由于網(wǎng)站宣傳能夠克服傳統(tǒng)的檔案宣傳形式的許多局限，使檔案網(wǎng)站成為檔案部門展示形象、宣傳檔案工作、服務(wù)社會大眾、提高社會檔案意識等公共服務(wù)職能的窗口。［3］以安徽省為例，筆者通過對15所新辦本科院校的官方網(wǎng)站進行瀏覽發(fā)現(xiàn)建有檔案網(wǎng)站的有9所學(xué)校，占總數(shù)的60%，檔案網(wǎng)站已經(jīng)成為學(xué)校宣傳檔案工作的重要方式，也是展示學(xué)校檔案信息資源的重要平臺。

（四）檔案人員專業(yè)和學(xué)歷要求的變化

一直以來，檔案館（室）和圖書館作為學(xué)校解決職工兩地分居和引進人才家屬安置等安插人員的理想部門，學(xué)校對從事檔案工作人員沒有相關(guān)專業(yè)和學(xué)歷上的要求，導(dǎo)致學(xué)校專職檔案人員大多數(shù)都是非專業(yè)人士，這種現(xiàn)象在新辦本科院校中尤為突出。隨著檔案門類的多樣化和檔案信息的電子化，在管理過程中對檔案人員專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)水平的要求越來越高，檔案專業(yè)技術(shù)人員的缺乏，嚴重阻礙了新辦本科院校檔案工作水平的提高。因此，近兩年來，新辦本科院校在招聘檔案工作人員時大多都明確要求檔案學(xué)專業(yè)或計算機專業(yè)碩士研究生及以上學(xué)歷。

二、新辦本科院校檔案工作目前存在的問題

（一）學(xué)校之間檔案工作發(fā)展不平衡

新辦本科院校檔案工作總體來說發(fā)展較快，各學(xué)校的檔案軟硬件設(shè)備設(shè)施和管理水平都有很大的提高，但學(xué)校之間檔案工作的發(fā)展速度相差較大，基本形勢是公辦學(xué)校明顯快于民辦學(xué)校，經(jīng)濟發(fā)達省、市的學(xué)校明顯快于經(jīng)濟落后省、市的學(xué)校，各新辦本科院校之間檔案工作發(fā)展的不平衡使彼此之間檔案管理水平的差距越來越大。

（二）檔案工作的發(fā)展與學(xué)校的發(fā)展不同步

經(jīng)過幾年對本科辦學(xué)模式的探索，大多數(shù)新辦本科院校能夠從實際情況出發(fā)，準(zhǔn)確定位，突出重點，適應(yīng)地區(qū)經(jīng)濟和社會發(fā)展需要，逐步形成了具有自身特色的發(fā)展道路，［4］辦學(xué)水平和綜合實力都有了很大提升，然而學(xué)校的檔案工作發(fā)展嚴重落后于學(xué)校的發(fā)展，主要表現(xiàn)在三個方面：第一，檔案經(jīng)費有限。大多數(shù)新辦本科院校每年用于檔案工作的經(jīng)費較少，只能滿足日常辦公，檔案信息化建設(shè)等其他專項經(jīng)費嚴重不足。第二，檔案機構(gòu)級別較低。根據(jù)教育部27號令，只要滿足建校50年以上或在校生規(guī)模1萬人以上或保管檔案3萬卷以上就應(yīng)該設(shè)立檔案館，部分院校三個條件全部滿足，但學(xué)校檔案機構(gòu)依然為綜合檔案室。第三，專職檔案人員職數(shù)偏低。大多數(shù)新辦本科院校檔案部門工作人員在3人及以下，很多院校檔案人員只有1人，而檔案數(shù)量每年都在遞增，人員的不足嚴重阻礙了檔案工作水平的提高。

（三）館藏檔案載體單一，館藏量不夠豐富

大多數(shù)新辦本科院校檔案館（室）的館藏檔案載體單一，特色不夠鮮明。檔案載體以紙質(zhì)檔案為主，其他載體檔案較少，館藏結(jié)構(gòu)以文書、教學(xué)、科研、基建等教育部27號令第十五條列舉的十一大類為主，實物檔案、歷史檔案和名人檔案少，尤其是榮譽性、紀(jì)念性實物館藏少。［5］這是長期以來重文件歸檔輕個人文獻實物收集等做法造成的結(jié)果，影響了學(xué)校檔案工作的與時俱進，也不能適應(yīng)日益多樣化的檔案利用需求。

（四）檔案信息化建設(shè)速度緩慢

為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，促進全國檔案事業(yè)現(xiàn)代化水平的提高，2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，全國檔案信息化建設(shè)進入全面推進階段。2003年，中央辦公廳明確提出要“建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫”，并且作為信息資源體系建設(shè)的重要任務(wù)之一。2005年，審議通過的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，將檔案信息化作為新時期檔案事業(yè)發(fā)展的一項重要工作。［6］經(jīng)過十多年的發(fā)展，全國檔案信息化建設(shè)總體狀況良好，但各單位之間發(fā)展不平衡。各省、市的檔案館信息化建設(shè)發(fā)展較快，成效比較顯著，包括高等院校在內(nèi)的企事業(yè)單位檔案部門由于經(jīng)費、領(lǐng)導(dǎo)認知程度等方面的原因，檔案信息化建設(shè)比較緩慢，而新辦本科院校檔案信息化情況更為堪憂。目前全國大部分新辦本科院校的檔案信息化建設(shè)處于剛剛起步階段，部分院校還是單機版檔案管理軟件甚至沒有管理軟件，與檔案信息化建設(shè)需要真正實現(xiàn)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化還有很大差距。

（五）部門立卷難以全面執(zhí)行

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定：“高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，然而新辦本科院校由于檔案人員少、業(yè)務(wù)水平低、檔案增長快等特點導(dǎo)致在實際的實施過程中難以全面執(zhí)行。一方面由于部門領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案意識不強，認為立卷工作是檔案部門的事情，再加上兼職檔案人員自身事情多，沒有時間做立卷工作；另一方面由于部分門類檔案專業(yè)性較強，檔案數(shù)量多且分散，如建設(shè)項目檔案，組卷歸檔需要具備很強的專業(yè)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)能力，兼職檔案員缺少系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，很難能準(zhǔn)確地完成立卷工作。

（六）密級檔案管理不夠規(guī)范，檔案實體和信息安全存在隱患

由于新辦本科院?？傮w檔案管理水平較低，對密級檔案的管理缺乏經(jīng)驗，造成密級檔案實體安全和信息安全存在隱患。具體表現(xiàn)在：有的學(xué)校檔案管理制度不完善及利用審批手續(xù)不嚴格，將密級檔案在聯(lián)網(wǎng)情況下進行系統(tǒng)錄入甚至全文掃描，在查閱手續(xù)不完備的情況下提供查閱服務(wù)；有的學(xué)校檔案整理不夠規(guī)范，將密級文件與非密級文件混亂組卷、存放，在提供利用時容易造成內(nèi)含密級文件的案卷被查閱、復(fù)印甚至借出；有的檔案人員的保密意識不強，對密級檔案缺少安全防范意識，在整理查閱過程中隨意放置、復(fù)印密級檔案。

三、提高新辦本科院校檔案工作水平的對策與措施

（一）以查促改，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度

新辦本科院校一般為地方性院校，各省級的教育廳和檔案局作為上級主管部門和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，應(yīng)該建立起定期對新辦本科院校檔案工作進行專項檢查的制度，對檔案工作檢查結(jié)果進行通報，好的給予表彰，差的給予批評并要求及時整改。這種以查促改的方式是引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作的有效措施，同時也能促進檔案工作的均衡發(fā)展，提升高校檔案工作整體水平。

（二）將檔案工作作為學(xué)校升級達標(biāo)、榮譽申報等活動的考核指標(biāo)

檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，在學(xué)校教學(xué)評估、學(xué)校慶典、學(xué)校更名、專項檢查、榮譽申報等重大活動中起著重要作用。在新辦本科院校進行升級達標(biāo)考核（如學(xué)校教學(xué)評估、學(xué)校更名、學(xué)校升級）或榮譽申報（如全國畢業(yè)生就業(yè)典型經(jīng)驗高校、省級文明單位等）時應(yīng)將學(xué)校檔案工作作為一項考核指標(biāo)進行考核?？己酥笜?biāo)內(nèi)容包括機構(gòu)設(shè)置是否合理，軟硬件設(shè)施是否齊全，人員配備是否到位等，將學(xué)校檔案工作列入學(xué)校的考核內(nèi)容是提高新辦本科院校檔案管理水平的有效措施。

（三）構(gòu)建檔案資源建設(shè)體系，豐富館藏門類

新辦本科院校檔案部門要加強學(xué)校檔案資源體系建設(shè)，變被動接收為主動出擊。一是積極主動參與學(xué)校重大活動的記錄和檔案資料的收集；二是深入學(xué)校各部門各學(xué)院進行實物檔案的收集；三是加強對學(xué)校專家、教授、教學(xué)名師等知名人士個人日常生活資料的收集；四是組織開展向廣大師生、校友、社會征集檔案活動，重點收集與學(xué)校發(fā)展歷史關(guān)系比較密切的老照片、老文件等珍貴檔案，不斷拓寬資料渠道，豐富館藏內(nèi)容。

（四）多渠道結(jié)合，加速檔案信息化建設(shè)步伐

國家檔案局（館）局長（館長）楊冬權(quán)在2014年全國檔案局長館長會議上明確提出將“進一步加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)步伐”作為今年全國檔案工作的主要任務(wù)，新辦本科院校作為全國高等院校重要組成部分應(yīng)積極響應(yīng)，多渠道結(jié)合，解決檔案信息化建設(shè)涉及的經(jīng)費和技術(shù)問題。在經(jīng)費問題上一方面可以通過申報各省市制訂的資助項目（如安徽省教育廳開展的提升計劃和振興計劃項目）獲得信息化建設(shè)專項經(jīng)費，另一方面可以通過將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃和學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展計劃，并制定學(xué)校信息化建設(shè)實施方案，設(shè)立專門預(yù)算經(jīng)費。在技術(shù)問題上可以通過外包的形式由專業(yè)公司來做，但要確定好范圍和保障措施，對涉密文件和不宜采用外包形式的檔案堅決不能外包，其中屬絕密的檔案一律不搞數(shù)字化，［7］在推動檔案信息化建設(shè)同時要維護好檔案的實體安全和信息安全。

（五）定期培訓(xùn)，年底考核，提高檔案工作意識

對新辦本科院校來說，能否搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一方面學(xué)校應(yīng)定期邀請校外及業(yè)務(wù)主管部門專家對各學(xué)院各部門的領(lǐng)導(dǎo)開展學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)專題講座，提高他們對檔案工作重要性的認識，同時對不同門類的兼職檔案員進行針對性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高他們的工作意識和業(yè)務(wù)水平；另一方面，學(xué)校要制定《立卷部門檔案工作考核辦法》，依據(jù)考核辦法年底對各立卷部門進行考核，考核結(jié)果進行全校通報并與學(xué)校的其他評獎評優(yōu)掛鉤，檔案工作考核不合格的直接取消其他評獎評優(yōu)的資格。兩個方面的結(jié)合必將引起各立卷部門的重視，為部門立卷制度的全面執(zhí)行提供有力的技術(shù)支持和制度保障。

（六）預(yù)防與整改相結(jié)合，確保密級檔案實體和信息安全

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及QQ、微博、微信等新媒體的廣泛應(yīng)用，保密工作形勢變得更加嚴峻。新辦本科高校要充分認識到新形勢下保密工作的重要性和緊迫性，做好檔案安全防范措施。首先，要完善檔案管理制度，規(guī)范利用審批手續(xù)并嚴格執(zhí)行。針對涉密文件要制定專門的管理制度，如庫房管理制度、查閱審批制度、銷毀制度等，明確相關(guān)責(zé)任，規(guī)范工作流程和利用審批手續(xù)，嚴格執(zhí)行相關(guān)保密規(guī)定；其次，規(guī)范密級文件的歸檔方法，要求以件為單位立卷，并與非密級文件分開整理，單獨裝盒存入保密設(shè)備，［8］對不符合保密要求及存在安全隱患的要積極進行整改；最后，提高檔案管理人員的素質(zhì)和保密意識，加強檔案人員保密知識的學(xué)習(xí)和保密業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案人員嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和高度的保密意識。

四、結(jié)語

新辦本科院校是我國本科教育中的新生力量，也是高等教育的重要組成部分，其檔案工作水平的高低直接影響到高等院校檔案工作的整體水平。隨著新辦本科院校綜合實力和辦學(xué)水平的提高，對檔案的利用需求越來越突出，因此如何提升新辦本科院校的檔案工作水平是當(dāng)前亟待解決的問題。提升新辦本科院校檔案工作水平是一個長期復(fù)雜的過程，需要上級主管部門的政策引導(dǎo)和學(xué)校自身的重視和支持，也需要檔案工作者的努力付出和各職能部門的通力合作?？傊?，提升新辦本科院校檔案工作水平任重而道遠。

［1］周明俠.新辦本科院校外聘教師管理模式初探［J］.長沙大學(xué)學(xué)報，2007，21（1）：139－141.

［2］張桂平.高校檔案工作創(chuàng)新方法談［J］.成功（教育），2008，（8）：220－221.

［3］遠安縣檔案局.談?wù)剻n案信息化建設(shè)的幾個問題［EB／OL］.2013－07－18.http：／／da.yuanan.gov.cn／art／2013／7／18／art＿2166＿241072.html.

［4］邱均平，樓雯.從新辦本科院校評價看中國高等教育發(fā)展［J］.重慶大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2013，19（3）：87－94.

［5］朱麗梅，張娟娟，袁曉鳳.關(guān)于新時期如何提升高校檔案工作的思考［J］.蘭臺世界，2009，285（14）：27－28.

［6］中國檔案學(xué)會檔案自動化管理技術(shù)委員會.中國檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀與趨勢［DB／OL］.2011－05－11.http：／／www.idangan.com／Achievement＿info.asp？id＝273.

［7］楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會議上的講話［N］.中國檔案報，2014－01－06（1）.

［8］翟霣遠.涉密文件該怎樣歸檔［J］.檔案管理，2009，181（6）：70.