?

淺談會(huì)計(jì)原始憑證電子化在國(guó)網(wǎng)公司的實(shí)踐

福建省電力公司福州黃莉

北京中電普華信息技術(shù)有限公司王東鋒

摘要:實(shí)現(xiàn)原始憑證的電子化已是當(dāng)前大型企業(yè)信息化管理的必然趨勢(shì)，國(guó)網(wǎng)福建公司認(rèn)識(shí)到開(kāi)展原始憑證電子化工作的必然性和可行性，率先開(kāi)展此項(xiàng)工作且實(shí)施成效良好，不僅從源頭加強(qiáng)送變電單位原始憑證規(guī)范化管理，提高了基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作及財(cái)務(wù)管理工作的效率與效能，同時(shí)也提升了業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查力度，為國(guó)網(wǎng)公司實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化的工作目標(biāo)，提供了有意義的探索和有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞:原始憑證電子化國(guó)網(wǎng)福建公司

一、開(kāi)展會(huì)計(jì)原始憑證電子化工作的背景和意義

隨著我國(guó)三十多年的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，成就了一大批跨國(guó)家、跨地區(qū)、跨行業(yè)的綜合性集團(tuán)化企業(yè)。這些企業(yè)內(nèi)部錯(cuò)綜復(fù)雜的業(yè)務(wù)線條、經(jīng)營(yíng)模式、流程應(yīng)用、考核方式，逼迫企業(yè)管理者必須通過(guò)各種信息化手段提高信息傳遞的質(zhì)量和效率，克服地理空間的限制，提高集約化管理水平。

目前相關(guān)政策對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證的嚴(yán)謹(jǐn)性要求與現(xiàn)有法律性規(guī)范制約了企業(yè)將會(huì)計(jì)原始憑證電子化的進(jìn)程，而很多企業(yè)在原始憑證或文檔電子化方面的發(fā)展，事實(shí)上領(lǐng)先了一步，這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門需要將已電子化的文檔再轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件送交財(cái)務(wù)部門這種低效高碳工作依舊存在。另外，大量紙質(zhì)原始憑證的存在不僅耗費(fèi)了大量的紙質(zhì)資源，在其保管上也占用了大量的人力、物力和財(cái)力。因此隨著信息化和財(cái)務(wù)觀念的進(jìn)一步發(fā)展，取代紙質(zhì)的電子化文件已經(jīng)成為一個(gè)必然的趨勢(shì)。

近幾年來(lái)，國(guó)家電網(wǎng)公司信息化進(jìn)程大步前進(jìn)，已基本實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)全網(wǎng)覆蓋，企業(yè)管理水平和資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率得到明顯提升，然而，會(huì)計(jì)原始憑證卻一直游離于國(guó)網(wǎng)信息化的大潮之外，基本上沒(méi)有脫離紙質(zhì)的載體，即使存在部分已經(jīng)“電子化”的原始憑證，其會(huì)計(jì)處理方式與手工會(huì)計(jì)處理也沒(méi)有明顯區(qū)別，會(huì)計(jì)人員依然將收到的電子原始憑證打印下來(lái)再以傳統(tǒng)方式進(jìn)行處理：簽字，蓋章，保存，再編制記賬憑證，最后錄入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。如能推進(jìn)將會(huì)計(jì)原始憑證電子化的工作，則不僅使會(huì)計(jì)人員的工作量得到較大改善，同時(shí)也可有效減少手工記錄和計(jì)算錯(cuò)誤的發(fā)生概率。

二、國(guó)網(wǎng)公司開(kāi)展原始憑證電子化工作的必要性分析

在前述背景下，國(guó)網(wǎng)公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部積極思變，組織調(diào)研了各網(wǎng)省公司財(cái)務(wù)部門在會(huì)計(jì)原始憑證處理上所存在的各類難點(diǎn)和不便之處，總結(jié)下來(lái)，各網(wǎng)省財(cái)務(wù)部門至少存在以下幾個(gè)“痛點(diǎn)”：

(一)檔案查閱不便

會(huì)計(jì)憑證、賬簿打印造成紙張浪費(fèi)、耗時(shí)且利用率不高，查閱時(shí)極不方便，先進(jìn)的ERP系統(tǒng)擁有多維度的查詢、搜索、調(diào)閱功能，如果能對(duì)打印歸檔后的原始憑證實(shí)時(shí)進(jìn)行電子化查閱，則完全可以取代現(xiàn)行的翻賬本查憑證的落后方式。

(二)審批工作繁重，需線上線下兩遍審批

國(guó)網(wǎng)大多數(shù)單位基本上都已使用了員工報(bào)銷系統(tǒng)，但由于審批過(guò)程不能脫離紙質(zhì)文檔，造成線下紙質(zhì)走一遍審批簽字，線上再走一遍電子審批，不僅造成工作效率低下，也造成大量紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。

(三)部分政策難以落實(shí)

國(guó)網(wǎng)公司總部前后歷時(shí)兩年完成的《國(guó)網(wǎng)原始憑證管理辦法》，下發(fā)之后應(yīng)用情況不顯著，因?yàn)槿狈Π踩行У碾娮踊侄魏凸ぞ撸叩膱?zhí)行情況并不樂(lè)觀。

(四)不能滿足財(cái)務(wù)集約化管理需要

隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)對(duì)監(jiān)管要求的不斷提升，財(cái)務(wù)集約化已經(jīng)成為了大型財(cái)務(wù)企業(yè)管理的發(fā)展趨勢(shì)，然而在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集約化的過(guò)程中電子化結(jié)算則是條必經(jīng)之路。資金的集中管理意味著資金要由傳統(tǒng)的分散形式向集中形式轉(zhuǎn)變、被動(dòng)報(bào)告向主動(dòng)審批轉(zhuǎn)變、事后跟蹤向事前預(yù)算轉(zhuǎn)變。

因此，根據(jù)國(guó)家電網(wǎng)公司“三集五大”的工作目標(biāo)及財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)信息化對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作及深化財(cái)務(wù)管理工作的支撐作用，同時(shí)積極響應(yīng)國(guó)家財(cái)政部號(hào)召，國(guó)家電網(wǎng)公司提出了“應(yīng)用原始憑證電子化數(shù)據(jù)中心影像信息存儲(chǔ)功能，通過(guò)掃描等方式將原始憑證納入信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，實(shí)施電子化管理”的工作思路，積極推進(jìn)原始憑證電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，以逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作、無(wú)紙化辦公，自動(dòng)化處理，智能化分析等先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式，全面提高基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作及財(cái)務(wù)管理工作的效率與效能。

三、國(guó)網(wǎng)福建公司實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化的的探索與實(shí)踐

原始憑證電子化絕不可能一蹴而就，一方面受政策、法律、用戶接受觀念的影響，如我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，落后地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)、電腦、影像采集設(shè)備應(yīng)用基礎(chǔ)薄弱，企業(yè)管理者與財(cái)務(wù)用戶一時(shí)無(wú)法接受脫離紙質(zhì)的業(yè)務(wù)操作，審計(jì)法并未明確規(guī)定何種原始憑證可電子化，何種必須保留紙質(zhì)文檔；另一方面受市場(chǎng)與技術(shù)成熟度的制約，如發(fā)票、合同等外部資料仍不能脫離紙質(zhì)，影像識(shí)別技術(shù)不能達(dá)到100%識(shí)別準(zhǔn)確率等。

國(guó)網(wǎng)福建公司自2014年8月起，結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)其他行業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，成立專項(xiàng)工作組，選擇福建送變電公司及漳州、寧德地區(qū)供電單位為原始憑證電子化工作的試點(diǎn)，全面推進(jìn)落實(shí)國(guó)網(wǎng)公司原始憑證電子化管理工作要求。

經(jīng)過(guò)兩個(gè)月業(yè)務(wù)梳理和方案設(shè)計(jì)上的論證，國(guó)網(wǎng)福建公司在參考了行業(yè)內(nèi)外多家公司的解決方案，結(jié)合公司內(nèi)各部門的調(diào)研結(jié)果，最終形成了適合自身信息化建設(shè)情況的一套工作思路和系統(tǒng)邏輯架構(gòu)的設(shè)計(jì)（見(jiàn)圖1）。對(duì)系統(tǒng)架構(gòu)的思考和業(yè)務(wù)方案的設(shè)計(jì)是國(guó)網(wǎng)福建能否成功推進(jìn)原始憑證電子化工作的關(guān)鍵，尤其在以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，國(guó)網(wǎng)福建都進(jìn)行了周密的考慮和細(xì)致的研究：

(一)憑證電子化采集的實(shí)現(xiàn)

通過(guò)采集原始憑證的影像信息，形成電子化文件，是操作最為便捷的解決方案之一。為了實(shí)現(xiàn)憑證影像從采集到流轉(zhuǎn)、審批、入賬等各環(huán)節(jié)的管理應(yīng)用，國(guó)網(wǎng)福建公司自主研發(fā)出原始憑證影像智能管理模塊，通過(guò)靈活運(yùn)用原始憑證采集、業(yè)務(wù)全流程管理、實(shí)時(shí)查詢等功能，并結(jié)合系統(tǒng)邏輯，打造以業(yè)務(wù)系統(tǒng)為核心并逐步與集成系統(tǒng)結(jié)合的全過(guò)程業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，形成“流程優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、記錄規(guī)范、易用靈活、過(guò)程受控、永久追溯”的原始憑證電子化管理體系。

經(jīng)過(guò)對(duì)前期調(diào)研結(jié)果的分析，認(rèn)為目前存在著原始憑證不齊全、采用原始憑證復(fù)印件記賬、收款人身份不清晰、備用金管理混亂等現(xiàn)象，而自主研發(fā)的影像智能管理模塊可以持原始憑證獲取時(shí)在線對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行正確引導(dǎo)并加以控制；而且還可以通過(guò)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)原始憑證的實(shí)時(shí)查看、統(tǒng)計(jì)分析。另外，上級(jí)單位有借助原始憑證電子化手段實(shí)時(shí)掌握其下屬單位財(cái)務(wù)信息的需求，也可以利用影像智能模塊通過(guò)管理杠桿降低權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（如圖1）

(二)業(yè)務(wù)系統(tǒng)異構(gòu)問(wèn)題

福建公司在歷年持續(xù)不斷的信息化建設(shè)過(guò)程中，形成了多個(gè)承擔(dān)不同主要功能的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，原始憑證電子化要落地，就先要消除各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象和對(duì)數(shù)據(jù)做重復(fù)處理的問(wèn)題，提高各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的的數(shù)據(jù)傳輸能力和數(shù)據(jù)共享能力。然而，由于各個(gè)專業(yè)子系統(tǒng)本身業(yè)務(wù)特性、系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)間不統(tǒng)一等因素，“異構(gòu)系統(tǒng)”現(xiàn)象一直存在且難以在短期內(nèi)消除，福建公司在解決該項(xiàng)困難時(shí)的思路是：集成并非是要消滅“異構(gòu)系統(tǒng)”，而是要在承認(rèn)“異構(gòu)系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上，通過(guò)增加數(shù)據(jù)接口和必要優(yōu)化，構(gòu)建企業(yè)級(jí)的信息交換平臺(tái)。事實(shí)證明，福建公司的思路是安全和有效的，在其他網(wǎng)省公司處理同類問(wèn)題時(shí)有很高的推廣價(jià)值。

(三)電子化憑證的審核環(huán)節(jié)

電子化的原始憑證是會(huì)計(jì)處理的數(shù)據(jù)源，其確認(rèn)、審核環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)十分重要。原始憑證電子化以后，財(cái)務(wù)人員審核一份企業(yè)交易的電子化數(shù)據(jù)時(shí)，辨識(shí)難度會(huì)增加，不再僅僅是按照傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方式去調(diào)閱紙質(zhì)證件，還要有業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、簽約人等人員的電子簽字來(lái)保證有關(guān)責(zé)任人對(duì)記錄的完整性負(fù)責(zé)，同時(shí)還要考慮到電子原始數(shù)據(jù)生成的確認(rèn)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的管理控制以及傳遞過(guò)程和方法的可靠性。所以，電子憑證的應(yīng)用特點(diǎn)對(duì)憑證的可信性的確提出了較高的要求，那么，如何保證電子簽字的有效性呢？解決電子簽名有效性的通常做法是采用電子加密碼簽名，福建公司上率先實(shí)現(xiàn)了這一功能設(shè)計(jì)，以確保進(jìn)入電子化時(shí)代的憑證也能經(jīng)得起檢驗(yàn)。

圖1　原始憑證電子化解決方案邏輯架構(gòu)

(四)原始憑證電子化的會(huì)計(jì)處理環(huán)節(jié)

從取得原始憑證到電子化的原始憑證成為會(huì)計(jì)信息進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，要經(jīng)過(guò)“影像與業(yè)務(wù)信息掛接—審核—記賬”的過(guò)程。其業(yè)務(wù)流程是：前端業(yè)務(wù)人員按照原始憑證管理辦法的要求獲取相應(yīng)的紙質(zhì)或電子的原始憑證，并采集原始憑證影像，按要求錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息的掛接。伴隨著業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)，原始憑證的影像作為各個(gè)審核崗對(duì)業(yè)務(wù)審核的依據(jù)，同時(shí)也是審核崗審核的重要內(nèi)容。經(jīng)過(guò)審核的原始憑證影像作為會(huì)計(jì)記賬的重要依據(jù)，且系統(tǒng)支持多種維度下對(duì)原始憑證影像的實(shí)時(shí)查詢及統(tǒng)計(jì)分析。

原始憑證實(shí)現(xiàn)電子化管理預(yù)期成效讓試點(diǎn)單位業(yè)務(wù)人員在第一時(shí)間便有了直觀體會(huì)。不僅促進(jìn)了人、財(cái)、物、生產(chǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)同，更完善了企業(yè)內(nèi)部控制，同時(shí)加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門之間的信息溝通，實(shí)現(xiàn)信息共享程度再上一個(gè)臺(tái)階。以供電所日常報(bào)銷流程為例，以前跨單筆費(fèi)用自發(fā)起至完成支付耗時(shí)僅需約25分鐘，有效克服地理空間隔離、紙質(zhì)傳遞、見(jiàn)單操作所帶來(lái)的業(yè)務(wù)處理滯后性。

總結(jié)國(guó)網(wǎng)福建公司原始憑證電子化試點(diǎn)工作，主要在以下幾方面表現(xiàn)出較為顯著的成效：

1、強(qiáng)化業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行

通過(guò)集成方式實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程事前控制，將《國(guó)家電網(wǎng)公司原始憑證管理辦法》植入影像管理模塊，并嵌入前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門按規(guī)范提交憑證、辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提升會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量，加強(qiáng)總部及各網(wǎng)省公司對(duì)各級(jí)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門的集中管控能力。

國(guó)網(wǎng)財(cái)務(wù)原始憑證種類多，對(duì)各方面規(guī)范化程度要求較高，集中管控能力受到獲取合規(guī)性、管理滯后性兩個(gè)方面的因素制約。獲取合規(guī)性，財(cái)務(wù)原始憑證的規(guī)范化水平是非財(cái)務(wù)人員難以全面有效掌握的，前端業(yè)務(wù)人員獲取原始憑證時(shí)難以保證完全符合國(guó)網(wǎng)相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定。管理滯后性，絕大部分原始憑證由前端業(yè)務(wù)部門獲取，財(cái)務(wù)人員在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后對(duì)其進(jìn)行歸集復(fù)核，原始憑證在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部門之間反復(fù)傳遞和溝通，加大財(cái)務(wù)管控難度，降低工作效率。

2、整合業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程

國(guó)網(wǎng)絕大部分單位存在紙質(zhì)審批與電子審批同步進(jìn)行的情況，原始憑證電子化可以促進(jìn)企業(yè)調(diào)整審批流程，提高審批效率。如，合同是財(cái)務(wù)重要原始憑證，以往需業(yè)務(wù)部門提供蓋章紙質(zhì)合同、甚至合同匯簽材料做為入賬依據(jù)，建立財(cái)務(wù)原始憑證影像管理模塊，實(shí)施原始憑證電子化可以有效解決這兩個(gè)方面的制約因素。首先，業(yè)務(wù)人員將外來(lái)紙質(zhì)原始憑證的影像文件上傳入影像管理系統(tǒng)，影像文件在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)操作流程中實(shí)現(xiàn)審核過(guò)程中的在線查看，節(jié)省紙質(zhì)憑證的傳遞時(shí)間，提高財(cái)務(wù)部門及相關(guān)崗位審核效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。如：財(cái)務(wù)人員查詢記賬憑證時(shí)直接穿透查詢影像化原始憑證，領(lǐng)導(dǎo)在線審批費(fèi)用報(bào)銷和資金支付時(shí)，可在線查看發(fā)票、合同等原件的影像信息。其次，隨著信息技術(shù)和業(yè)務(wù)規(guī)范度的深化，逐步將原始憑證的規(guī)范要求深入固化在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始憑證的內(nèi)容、格式、種類、數(shù)量及操作流程等方面的合規(guī)性進(jìn)行實(shí)時(shí)自動(dòng)監(jiān)控。相關(guān)業(yè)務(wù)人員在原始憑證采集時(shí)，通過(guò)信息系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的原始憑證的規(guī)范要求對(duì)合規(guī)性進(jìn)行初次判斷，通過(guò)服務(wù)前移的方式將財(cái)務(wù)管控要求前置于業(yè)務(wù)部門，從而提高規(guī)范化水平和財(cái)務(wù)集中管控能力。

3、分離電子/紙質(zhì)流轉(zhuǎn)

原始憑證電子化的發(fā)展將促使紙質(zhì)原始憑證與電子化影像分開(kāi)流

轉(zhuǎn)，支撐審批效率提高和紙質(zhì)文檔流轉(zhuǎn)安全。如圖2所示：電子影像由業(yè)務(wù)發(fā)起人采集，在業(yè)務(wù)部門確認(rèn)影像與紙質(zhì)一致性后開(kāi)始分離流轉(zhuǎn)。電子影像按序走入業(yè)務(wù)審批、財(cái)務(wù)審批、財(cái)務(wù)制證、財(cái)務(wù)付款等環(huán)節(jié)，而紙質(zhì)原始憑證在確認(rèn)一致性后直接流轉(zhuǎn)到制證或付款環(huán)節(jié)歸檔。

4、轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)監(jiān)督職能

隨著電子化原始憑證日趨緊密的與企業(yè)核算、流程審批、合同管理等系統(tǒng)集成，不斷推動(dòng)業(yè)務(wù)前端部門觸發(fā)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，既提高會(huì)計(jì)憑證準(zhǔn)確性與精細(xì)化程度，又使財(cái)務(wù)人員從低效率的基礎(chǔ)工作中分離出來(lái)，有更多精力運(yùn)用信息系統(tǒng)行使監(jiān)督權(quán)力，從而促進(jìn)財(cái)務(wù)由核算向監(jiān)督職能的轉(zhuǎn)變。

四、未來(lái)之路

盡管成效立現(xiàn)，但會(huì)計(jì)憑證電子化的工作，尚未到此而止。未來(lái)要做到完全的無(wú)紙化和信息共享，還有較長(zhǎng)的路要去探索。憑證電子化后，配套的管理工作也要到位，例如內(nèi)部監(jiān)管制度、系統(tǒng)監(jiān)控措施、權(quán)限管理規(guī)范、數(shù)據(jù)部分與恢復(fù)制度等等。

國(guó)網(wǎng)福建公司在未來(lái)將繼續(xù)深化會(huì)計(jì)憑證電子化之路，不能夠?qū)⒋竽懱剿骱头e極求證會(huì)計(jì)檔案電子化的可行性空間，積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，鞏固前期建設(shè)成果的同時(shí)，在國(guó)網(wǎng)公司和行業(yè)內(nèi)也成為后ERP時(shí)代信息化工作的“探路者”。

圖2　影像電子流與紙質(zhì)流分離

參考文獻(xiàn):

[1]張民龍.國(guó)網(wǎng)白銀公司會(huì)計(jì)核算問(wèn)題探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2014

[2]耿建新,洪圖.會(huì)計(jì)原始憑證無(wú)紙化問(wèn)題探討——基于電子商務(wù)的視角[J].會(huì)計(jì)研究,2011

[3]夏春仁.科學(xué)管理與使用會(huì)計(jì)原始憑證的思考[J].中國(guó)工會(huì)財(cái)會(huì), 2014