楊麗平

【摘要】隨著社會的快速進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，電子信息化技術(shù)也在不斷的發(fā)展，逐漸與人類的生活和工作緊密的聯(lián)系到了一起。而隨著電子信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新與進(jìn)步，如今的檔案管理也產(chǎn)生了新的變革，從原先的紙張檔案演化為如今的電子檔案，各種先進(jìn)的信息化技術(shù)也被利用到各種檔案管理工作中。這種新的檔案管理方式被稱為電子檔案，電子檔案既有效地促進(jìn)了管理效率，又保障了檔案管理的安全，還有效地避免了紙質(zhì)檔案所存在的弊端?？傊诂F(xiàn)代社會中，電子檔案有著重要的作用，值得我們關(guān)注和探討。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 檔案管理 問題與對策

【中圖分類號】G276 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）35-0222-01

伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，各種先進(jìn)的技術(shù)方法被運用到人類的生產(chǎn)生活中。信息技術(shù)的出現(xiàn)也大大的改變了人們傳統(tǒng)的生活工作方式，電子信息技術(shù)促進(jìn)了電子檔案管理方式的誕生，我國大部分的檔案管理都由原先以紙質(zhì)為媒介的管理模式變革成為如今的電子檔案形式，這種創(chuàng)新與變革對檔案管理工作產(chǎn)生了極大的好處。但是在電子檔案管理過程中還存在一些有待解決的問題，需要相關(guān)人士投入必要的關(guān)注與重視，從而提出相應(yīng)的對策與解決方案。

一、新形勢下電子檔案管理存在的問題

1.針對檔案管理的意識不夠且管制制度存在不足

電子信息技術(shù)被廣泛的運用到當(dāng)下的檔案管理中，檔案管理的方式也漸趨多樣化。然而一些檔案管理工作者還沒有意識到這個問題，對電子檔案管理缺乏科學(xué)的認(rèn)識，也沒能具備正確的工作態(tài)度與較好的意識，大多還是按照傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行，尤其基層單位較突出，這些都直接造成檔案管理工作的滯后性以及科學(xué)性不足。除此之外，由于工作人員沒有關(guān)注電子檔案的管理工作，直接導(dǎo)致電子檔案管理缺乏一個較為完善的制度來進(jìn)行明確的規(guī)定，也沒有相應(yīng)的工作守則和考核標(biāo)準(zhǔn)。因此，在日常的管理期間，部分工作人員不能有效的對相關(guān)信息質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，無法保障工作效率，更沒有一定的規(guī)范可以遵循，這也直接導(dǎo)致電子檔案管理缺乏系統(tǒng)與秩序且管理質(zhì)量低下。除此之外，由于先進(jìn)的信息技術(shù)不能合理有效的投入到電子檔案管理中，直接導(dǎo)致電子檔案的發(fā)展受阻，不利于管理水平的提高。

2.電子檔案的利用率不高

現(xiàn)今的檔案管理相關(guān)工作與別的工作相比十分復(fù)雜、麻煩，尤其是在管理過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題和障礙，如果從事電子檔案管理的工作者不能及時的處理、收集并分析所遇到的問題和麻煩，便會導(dǎo)致一些有用的信息不被保存，最終導(dǎo)致電子檔案工作變得更加艱難。在實際工作中，由于缺乏科學(xué)合理的績效考核體系，造成部分從事電子檔案管理的工作者沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，不能及時的獲取網(wǎng)絡(luò)信息，導(dǎo)致電子檔案的利用率不高，喪失了其存在的價值。

3.電子檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，人才緊缺

結(jié)合現(xiàn)實的情況，在大部分電子檔案管理工作進(jìn)行期間，較為常見的便是相關(guān)工作人員缺乏足夠?qū)I(yè)水平的現(xiàn)象。一些檔案管理機(jī)構(gòu)沒有專業(yè)的管理技術(shù)人員，這直接導(dǎo)致了電子檔案管理的整體工作水準(zhǔn)偏下，最終阻礙電子檔案管理的進(jìn)步。除此之外，由于電子設(shè)備工具的不足以及專業(yè)人士的稀少，都造成電子檔案管理工作不夠?qū)I(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)，最終對檔案管理的最終效果造成不利的作用。由于檔案管理人員老齡化現(xiàn)象的存在，也導(dǎo)致管理人才的缺乏，管理信息化的進(jìn)程也較為緩慢。在部分電子檔案管理過程中，由于管理者對信息化技術(shù)不能較好運用，更難以有效利用新技術(shù)，也導(dǎo)致電子檔案管理的信息化水平較低，不能符合新形勢下檔案管理的需要。

二、新形勢下電子檔案管理問題的相關(guān)對策

1.提高工作者的檔案管理觀念與意識

電子檔案如今與人類的生活息息相關(guān)，包括學(xué)生學(xué)歷以及在校信息都通過電子檔案的方式進(jìn)行保存。例如，自從2000年起，學(xué)生的畢業(yè)信息便通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公布。某大學(xué)已畢業(yè)的大學(xué)生由于丟失畢業(yè)證，再報考一些權(quán)威性的考試，評定職稱等都需要回校通過電子檔案進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證；在筆者所在的普洱市第一中學(xué)近幾年來，文書檔案和財務(wù)檔案都實現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，學(xué)籍檔案實現(xiàn)純電子檔案管理，給利用者提供了高效快速的服務(wù)，由此充分的體現(xiàn)出電子檔案的重要作用。在新形勢下，從事電子檔案管理的工作者要能夠摒棄落后的思想觀念與工作方式，進(jìn)一步提高對電子檔案管理的認(rèn)識與意識，積極的構(gòu)建管理工作的規(guī)范與準(zhǔn)則，從而推動檔案管理工作的有效進(jìn)行與進(jìn)一步發(fā)展。在實際工作中，一個單位在制定規(guī)范與制度的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建相關(guān)的績效考核體系，達(dá)到提醒和約束員工的作用。

2.強(qiáng)化電子檔案的管理工作，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

結(jié)合現(xiàn)實的工作狀況，電子檔案管理的有效性對整體檔案信息的構(gòu)建工作起到了極其關(guān)鍵的作用，甚至影響了檔案信息的安全，因此，相關(guān)工作者要能夠嚴(yán)謹(jǐn)、有效的監(jiān)督并執(zhí)行相關(guān)的工作內(nèi)容，積極的遵循相關(guān)的工作規(guī)范與準(zhǔn)則，提高管理工作者的意識。通過完善的考核體系來約束、激勵他們，以此提高其使命感。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理往自動化與信息化的方向轉(zhuǎn)變，因此，檔案信息的安全也成為了需要關(guān)注的內(nèi)容，管理過程中要注重信息的安全性。這要求工作者在查詢某些信息的過程中，要能夠嚴(yán)格的依照要求與規(guī)范的程序進(jìn)行，通過設(shè)置密碼等各種方式來提高信息的保密性與安全性，防止信心的泄露并保障電子檔案管理的正常進(jìn)行。

3.加強(qiáng)對電子檔案管理者的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

在我國大部分電子檔案管理的工作中，都存在著管理工作者技術(shù)水平欠缺且工作不夠?qū)I(yè)的現(xiàn)象。針對這一問題，需要在現(xiàn)今的電子檔案管理工作中提高對工作人員的培訓(xùn)與教育，并積極接納專業(yè)技能水平高，操作能力強(qiáng)的專業(yè)性檔案管理人才，積極培育具有專業(yè)素質(zhì)的信息技術(shù)人員，為提高電子檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。保障檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)，組織具有專業(yè)水準(zhǔn)的管理團(tuán)隊，能夠有效的保障電子檔案管理工作更好的展開并發(fā)展。管理工作者也要能夠積極的提高自身的專業(yè)素質(zhì)，通過合作交流、取長補(bǔ)短的方式來提升自己，以便更好的投入工作。

三、結(jié)語

在新形勢下，信息技術(shù)不斷的更新與發(fā)展，更多的新技術(shù)將會不斷的應(yīng)用到電子檔案管理工作中，檔案管理的工作者要能夠不斷的發(fā)現(xiàn)并重視電子檔案管理中存在的問題與不足，通過分析和探討找到問題的根源，理性的找到相應(yīng)的解決方法與對策，不斷的完善電子檔案管理的相關(guān)工作，從而推動其進(jìn)步與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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