文/趙清秀 岳 曉 Zhao Qing-xiu Yue xiao

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高校檔案數(shù)字化外包服務的困惑及對策

文/趙清秀 岳 曉 Zhao Qing-xiu Yue xiao

摘要：檔案數(shù)字化成為檔案管理的必要發(fā)展趨勢，外包服務是高校開展檔案數(shù)字化的主要途徑。探討外包服務中存在的困惑及其對策對于檔案數(shù)字化工作的開展有十分重要的作用，也將助推高校檔案管理的發(fā)展進程。

關鍵詞：高校；檔案數(shù)字化；困惑與對策

檔案數(shù)字化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，是信息化時代檔案管理方式變革的必然結(jié)果。檔案數(shù)字化外包是高校檔案實現(xiàn)管理數(shù)字化、信息化的主要捷徑；有效探討和掌握檔案數(shù)字化外包服務中存在的困惑對于加快高校檔案發(fā)展有十分重要的意義和現(xiàn)實作用。

一、檔案數(shù)字化成為高校檔案工作發(fā)展的新趨勢

檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時代的信息產(chǎn)物。檔案數(shù)字化是提升高校檔案服務的重要途徑，同時也是實現(xiàn)數(shù)字化檔案館、高?，F(xiàn)代管理的必然手段。2014年5月，中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出“要加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。這為高校檔案事業(yè)發(fā)展迎來了最好時期。同時，隨著信息化、大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，單一存儲、手工查閱、人工檢索的傳統(tǒng)檔案管理利用模式出現(xiàn)了效率低、管理落后、檔案保護差的管理弊端。網(wǎng)絡服務、異地異質(zhì)存儲、檔案保護等檔案管理新需要的提出，為高校檔案工作帶來了新模式和新挑戰(zhàn)。管理現(xiàn)代化、利用高效化、管理科學化、服務網(wǎng)絡化正在成為目前仍至今后一段時間高校檔案管理目標，檔案數(shù)字化也隨之成為各個高校必需開展的新思路。檔案管理正在從傳統(tǒng)的人工管理向電腦管理時代轉(zhuǎn)變；利用正在從人工查詢向網(wǎng)絡利用轉(zhuǎn)變；存儲正在由實物存儲向?qū)嵨锱c電子信息雙同存儲的轉(zhuǎn)變。

二、外包服務是實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化的重要途徑

檔案數(shù)字化外包，是指各級各類檔案館在開展檔案數(shù)字化工作中，由獨立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務機構(gòu)承擔檔案數(shù)字化加工的外包服務。［1］檔案數(shù)字化服務公司技能嫻熟；設備先進；經(jīng)驗豐富；速度快；效率高；從其優(yōu)點來看，外包服務適合對大量的館藏檔案進行批量加工，其檔案數(shù)字化進度及質(zhì)量可以得到保證。并且有助于高校檔案管理部門在短期內(nèi)迅速提升檔案的服務水平?，F(xiàn)在，越來越多的高校認識到檔案數(shù)字化的重要性與緊迫性，緊跟國家信息化建設的步伐，正在緊鑼密鼓的開展檔案數(shù)字化工作，外包方式也逐漸被大部分高校檔案部門所接受并運用。

三、檔案數(shù)字化外包服務中存在三大困惑

隨著檔案數(shù)字化外包作為高校開展數(shù)字化工作的主要途徑，其在加工中存在的問題也隨之顯現(xiàn)?？傮w來講，外包服務主要有四大困惑需要了解掌握。

（一）立項困惑

檔案數(shù)字化是高校檔案管理一項重要工作，是一項連續(xù)、重大的工程，不能一蹴而就，需要從長計議，需要站在學校全局的高度、做到提前規(guī)劃、系統(tǒng)實施，所以立項作為檔案數(shù)字化項目的起點環(huán)節(jié)是關鍵之所在。立項是一個項目實施過程的指導思想，立項精細關乎項目后期的實施預期，所以立項包括哪些方面是我們應該著重考慮的問題，在檔案數(shù)字化開展初期，對立項要有一個全面的認識，并且做到心中有數(shù)，有的放矢。

（二）質(zhì)量困惑

檔案利用服務是檔案管理的宗旨。而檔案質(zhì)量是取決于利用服務水平高低的基礎。數(shù)字化的質(zhì)量的好與壞直接關系著未來電子檔案網(wǎng)絡化利用的效果，直接影響著學校的管理形象。在數(shù)字化加工過程中，質(zhì)量的控制尤為重要，是外包加工的管理核心。因此，在項目實施過程中有很多質(zhì)量問題必須重視。如：如何保證招標公司合格？對加工質(zhì)量作何要求？哪些環(huán)節(jié)有質(zhì)量困繞？在加工過程中如何保證質(zhì)量過關？質(zhì)量問題又受哪些方面的影響？又當如何規(guī)范？只有通曉存在的質(zhì)量困惑才能有針對性、有計劃的開展數(shù)字化加工。

（三）安全困惑

檔案安全體系是檔案建設三大體系之一，作為學校發(fā)展過程的歷史記錄與憑證，具有的唯一、不可復制性，在數(shù)字化過程中不容有損壞、丟失、泄密等事情發(fā)生。因此，檔案數(shù)字化過程中，如何建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系是安全管理的重點。在數(shù)字化加工過程中安全問題主要體現(xiàn)在檔案安全、消防安全和信息安全這三個方面的安全。檔案安全主要指預防檔案丟失、資料缺失問題；消防安全主要指在加工過程中，加工場地的消防安全；信息安全主要指在加工過程中對檔案中預防檔案信息備份、存儲等問題。只有把一切的安全問題解決了，才有對檔案數(shù)字化加工的基礎。

四、解決外包服務困惑的對策

清晰了解外包服務存在的問題是確定檔案數(shù)字化實施的必要條件，而掌握解決問題的對策是檔案數(shù)字化成功的關鍵。

（一）掌握檔案數(shù)字化加工的原則

1. 實用原則。檔案是學校歷史和文化積淀的產(chǎn)物，是學校精神、文化理念的具體體現(xiàn)，每一份檔案都有不同價值。在高校檔案數(shù)字化過程中，我們要充分結(jié)合檔案的利用價值、文化價值進行詳細的考究開展數(shù)字化，如何讓更多有價值的檔案為學校發(fā)展、為地方經(jīng)濟發(fā)展服務，實現(xiàn)其特有的價值。

2. 時間原則。傳統(tǒng)檔案保存形式單一，并且由于保管條件有限，很多老檔案在逐漸變質(zhì)、老化、破損，我們必須搶時間的保護修復那些記錄歷史、載著文化的老檔案是迫在眉捷的事情。因此，在檔案數(shù)字化加工的時，要結(jié)合檔案時間性特點和結(jié)合學校實際，在“搶救老檔案、優(yōu)先重要檔案、注重利用率高檔案”中，做到突出重點、有選擇性的，分步開展數(shù)字化工作。

3. 安全原則。安全是檔案數(shù)字化加工的基礎。只有保證了實體檔案和電子檔案的安全才有條件談得上檔案數(shù)字化開展的必要。因此，在檔案數(shù)字化處理過程中“檔案實體、加工場所、加工設備、網(wǎng)絡環(huán)境以及數(shù)據(jù)載體的安全管理是其首要問題”。

4. 真實原則。檔案因其具有真實性特征，所以在管理中常常發(fā)揮著咨政、參考憑證作用。因此，在數(shù)字化的加工時，必須考慮電子件的真實性，如何使電子件與原始檔案保持在色澤、內(nèi)容等方面保持一致。

（二）把握三個階段，保證三個到位。

檔案數(shù)字化的成功與否是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的關鍵所在，是開展檔案服務的基礎。所以在問題出現(xiàn)的過程中，需要結(jié)合工作實際，提前作準備，想對策，對癥下藥，避免問題出現(xiàn)時手忙腳亂。簡單的講，要解決以上困惑，就得把握好“三個”階段，保證“三個”到位。

1. 把握好“立項”階段，保證“調(diào)研分析”到位。實施方案做得好不好，立項階段的“調(diào)研分析”是關鍵。立項前的問題分析做得越細越透，項目的成功率就越大、進展就越順利。對檔案數(shù)字化而言，立項內(nèi)容主要包括“項目定位、檔案數(shù)量、場地、工期、費用預算、質(zhì)量標準”6個要素，這6個要素間相輔相成，相互制約。只有把6個方面內(nèi)容調(diào)研分析透徹，才能科學制定檔案數(shù)字化項目的實施方案。

2. 重點把握好“加工過程”的階段，保證“管理監(jiān)督”到位。數(shù)字化的外包是一個綜合的服務類項目。其加工質(zhì)量受客觀條件及主觀因素的雙重影響。從客觀條件來講，外包公司技術及設備是影響質(zhì)量因素之一，只要是專業(yè)的檔案數(shù)字化服務公司，其專業(yè)技術、設備的齊全與先進性是值得可信任的。所在影響質(zhì)量及效果的更多的是主觀因素--人。如管理不到位、流程不合理、人員技術不過硬、工作不仔細等都是影響數(shù)字化加工的質(zhì)量與進度。作為數(shù)字化加工的項目，質(zhì)量是數(shù)字化加工的第一要素，如何做到質(zhì)量合格，就是我們在加工過程中需要認真把關、認真思考的問題。而加工過程中，管理監(jiān)督到位是數(shù)字化過程的關鍵，也是解決質(zhì)量困惑和安全困惑的重要手段。檔案數(shù)字化加工主要有“借、拆、掃、掛、裝、還”等六大的環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有相應的質(zhì)量風險點，只有全面掌握加工流程中的風險點，才能化解質(zhì)量問題。對此，我們要厘清并加強對每個風險點的控制，成立領導小組、建立監(jiān)管機制，規(guī)范操作流程，落實解決措施，才能保證加工過順暢，質(zhì)量得到保證。

3. 在“收尾”階段，保證“質(zhì)檢驗收”到位。一個項目的完成，質(zhì)檢驗收是其中一大核心工作。對于收尾階段，成立專人驗收小組是一個重要的舉措，專人質(zhì)檢、科學驗收，從而保證項目的順利完工。在項目實施合約中，科學制定驗收標準是保證項目完成的關鍵。首先必須確定質(zhì)檢驗收項目內(nèi)容應包括：掃描圖片效果、掛接情況、裝訂質(zhì)量、還庫檔案情況四個主要方面。其次是確定驗收方式是采取抽檢還是普檢，或是兩者相結(jié)合。對于不同的高校，可根據(jù)自身的人力條件，可采取不同的驗收方式。針對大批量的數(shù)字化加工，普遍采用抽檢驗收，各個高?？筛鶕?jù)自身情況分類設定不同的質(zhì)檢比例。在數(shù)字化加工過程中，還原裝檔、還庫出現(xiàn)差錯時有發(fā)生。而保證原始檔案材料的齊全完整，是檔案管理重點，也是數(shù)字化后電子檔案有效的事實依據(jù)，因此，在驗收中，檔案還原裝訂以及還庫情況是質(zhì)檢的重中之重。只有保證質(zhì)檢驗收到位，才能保證檔案數(shù)字化建設的順利完工，才能保證數(shù)字化檔案館建設取得階段性成果。

（責任編輯：閻海燕）

參考文獻：

［1］黃麗華，宋華.規(guī)范管理 確保安全——《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》出臺［J］.中國檔案，2015，（2）.

中圖分類號：G275

文獻標識碼：A

文章編號：1005-9652（2016）03-0125-03

作者簡介：

趙清秀（1976—），女，四川瀘州人，西南民族大學檔案館館員，碩士。

岳 曉（1985—），男，四川巴中人，西南民族大學檔案館助理館員，碩士。

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