宋夏南/浙江省余姚市文化廣電新聞出版局

文化藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和文化藝術(shù)工作者在文化交流、文化研究、社會(huì)文化、藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究等工作和活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的記錄。創(chuàng)新縣級(jí)文化藝術(shù)檔案管理模式，通過一定方式將文化藝術(shù)檔案整合成為一個(gè)整體，確保文化藝術(shù)檔案的完整和安全，使其能夠全面、完整地反映各類文化藝術(shù)活動(dòng)，并給相關(guān)單位與社會(huì)公眾查考與利用檔案帶來極大便利，從而為繁榮我國(guó)文化事業(yè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，這是在當(dāng)前建設(shè)文化強(qiáng)省的時(shí)代背景下，縣級(jí)黨委、政府面臨的重要而緊迫的任務(wù)。

1 縣級(jí)文化藝術(shù)檔案管理模式的問題分析

1983年，文化部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布《藝術(shù)檔案工作暫行辦法》，明確規(guī)定將藝術(shù)檔案管理工作納入文化部門的職能范圍之中，但同時(shí)規(guī)定文化部門的藝術(shù)檔案管理范圍僅限于文化系統(tǒng)所產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；2002年，文化部和國(guó)家檔案局又聯(lián)合發(fā)布《藝術(shù)檔案管理辦法》，對(duì)《藝術(shù)檔案工作暫行辦法》中的相關(guān)條目進(jìn)行了補(bǔ)充與完善，然而其中第三條明確規(guī)定“文化部負(fù)責(zé)對(duì)全國(guó)文化系統(tǒng)藝術(shù)檔案工作的指導(dǎo)和管理”，由此可見，“升級(jí)”之后的《辦法》仍將文化部門藝術(shù)檔案管理范圍局限在文化系統(tǒng)所產(chǎn)生的藝術(shù)檔案之中，這就使得文化部門履行管理藝術(shù)檔案的職能受到極大限制。

1.1 管理范圍有很大局限

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，文化藝術(shù)創(chuàng)作和活動(dòng)進(jìn)入了前所未有的發(fā)展繁榮時(shí)期，各種文藝協(xié)會(huì)、民間文化組織、文化社團(tuán)如雨后春筍般出現(xiàn)并快速發(fā)展，越來越多的民間文化人士活躍在文藝舞臺(tái)上，這些機(jī)構(gòu)和個(gè)人在開展豐富多彩的文化藝術(shù)活動(dòng)中形成了大量檔案。然而由于這些機(jī)構(gòu)和個(gè)人不屬于政府文化系統(tǒng)，因此其在各種文化活動(dòng)過程中形成的文化藝術(shù)檔案也不屬于文化部門的管轄范疇。實(shí)際上，大量檔案分散保管在有關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中，其完整性、安全性都得不到有效保障，其作用發(fā)揮更是難以得到保證。以余姚市為例可知，全市只有8個(gè)國(guó)有文化事業(yè)單位和21個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道文化站形成的文化藝術(shù)檔案被納入市文化部門檔案管理體系中，此外，文聯(lián)、25個(gè)文化社團(tuán)、45家民辦文化組織、29家民間職業(yè)劇團(tuán)、70余位民間文化研究者形成的文化藝術(shù)檔案均不在市文化部門的管理范圍內(nèi)。

1.2 檔案全宗號(hào)分配復(fù)雜

其一，有檔案部門分配全宗號(hào)、且屬于文化系統(tǒng)的單位。如，文化部門下屬的文化館、專業(yè)劇團(tuán)以及圖書館、博物館等單位，這些單位往往具有較高的檔案意識(shí)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)，能夠按照檔案整理的一般規(guī)范要求、結(jié)合文化藝術(shù)檔案整理的具體規(guī)則，有序開展檔案整理并確保檔案安全和提供利用。以余姚市為例，市文化系統(tǒng)單位的文化藝術(shù)檔案管理工作，在建立規(guī)章制度、安排專人負(fù)責(zé)方面做得比較好，開展工作的規(guī)范化程度比較高，這些單位每年都會(huì)形成大量?jī)?nèi)容豐富、種類多樣的文化藝術(shù)檔案。

其二，有檔案全宗號(hào)、但不屬于文化系統(tǒng)的單位。這些單位對(duì)做好本單位文化藝術(shù)檔案工作的重要性有一定認(rèn)識(shí)，但囿于較少得到本地區(qū)文化部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，往往在開展檔案工作時(shí)不知從何下手，有些單位按照文書檔案工作要求整理文化藝術(shù)檔案，使得很多有價(jià)值的文化藝術(shù)檔案材料沒有得到及時(shí)收集和整理，單位文化藝術(shù)檔案的完整性、系統(tǒng)性都體現(xiàn)不出來。比如，公開出版期刊上刊登的文藝作品底稿、總工會(huì)舉辦的全市職工書畫比賽獲獎(jiǎng)作品原件等都沒有被收集歸檔，這顯然是十分可惜的。

其三，沒有全宗號(hào)、也不屬于文化系統(tǒng)的單位。如，文聯(lián)下屬的協(xié)會(huì)、民間文化社團(tuán)等單位，這些單位往往認(rèn)識(shí)不到做好檔案工作的重要意義，更缺乏開展檔案工作的人員。這些單位在開展文化藝術(shù)活動(dòng)過程中形成的有價(jià)值的材料，不在縣級(jí)文化部門的管理范圍之中，平時(shí)只是作為一般資料無序堆積在櫥柜或抽屜里，既沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理，也沒有予以安全保管，安全狀況堪憂。

2 創(chuàng)新文化藝術(shù)檔案管理模式的若干建議

2.1 建立縣級(jí)文化藝術(shù)檔案館

現(xiàn)有的文化藝術(shù)檔案資源管理模式，已經(jīng)難以滿足事業(yè)發(fā)展的客觀需求，必須創(chuàng)新管理理念與手段，樹立“大文化藝術(shù)檔案”理念，打破現(xiàn)有管理模式的局限，建立縣級(jí)文化藝術(shù)檔案館。可根據(jù)《檔案法》和文化部《藝術(shù)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，由縣級(jí)文化藝術(shù)檔案館負(fù)責(zé)全縣文化藝術(shù)檔案資料的接收、征集和保管工作?？h級(jí)文化藝術(shù)檔案館不僅是縣域文化藝術(shù)檔案的聚集地，也是當(dāng)?shù)靥厣幕恼故緢?chǎng)所，更是地域文化研究機(jī)構(gòu)和開展鄉(xiāng)土教育的重要課堂?？h級(jí)文化藝術(shù)檔案館屬于專門檔案館，可作為縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館的分館存在，接受本地區(qū)檔案行政管理部門和文化部門的監(jiān)督指導(dǎo)。

2.2 開展多部門的相互協(xié)作

要在建立縣級(jí)文化藝術(shù)檔案館的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)多部門的相互協(xié)作。就余姚市而言，筆者建議由市分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組建余姚市文化藝術(shù)檔案工作協(xié)調(diào)委員會(huì)，委員會(huì)由市檔案部門、文化部門、文聯(lián)、民政部門、工會(huì)等組成，各部門分別開展工作。其中，檔案部門負(fù)責(zé)開展業(yè)務(wù)工作監(jiān)管指導(dǎo)，如確定檔案收集范圍，并為所涉單位分配檔案全宗號(hào)；文化部門負(fù)責(zé)管理下屬文化單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道文化站的檔案工作，這些單位的檔案工作意識(shí)較高、檔案工作基礎(chǔ)較好，應(yīng)繼續(xù)確保其良好工作態(tài)勢(shì)，并定期對(duì)相關(guān)工作成效進(jìn)行總結(jié)和宣傳，提供可復(fù)制、可推廣的經(jīng)驗(yàn)，幫助其他單位提升檔案管理水平；文聯(lián)負(fù)責(zé)管理作家協(xié)會(huì)、戲劇家協(xié)會(huì)、音樂家協(xié)會(huì)、舞蹈家協(xié)會(huì)、美術(shù)家協(xié)會(huì)、書法家協(xié)會(huì)、民間文藝家協(xié)會(huì)、收藏家協(xié)會(huì)、鄉(xiāng)賢研究會(huì)等所轄協(xié)會(huì)的檔案工作；民政部門負(fù)責(zé)管理全市登記在冊(cè)的民辦文化組織和社團(tuán)的檔案管理工作，這些組織和社團(tuán)包括藍(lán)溪文藝研究院、東海城市文化研究院、龍山文化藝術(shù)館、歷史名城文化研究會(huì)、姚劇研究會(huì)、姚江文化研究會(huì)等等。委員會(huì)定期將上述單位、部門、協(xié)會(huì)、民間文化團(tuán)體形成的檔案進(jìn)行匯總后移送文化藝術(shù)檔案館進(jìn)行保管，還可利用文化藝術(shù)檔案館這一平臺(tái)，積極舉辦文化藝術(shù)檔案主題展覽以及組織專家學(xué)者開展學(xué)術(shù)研討等各類活動(dòng)。

2.3 做好民間文化人士、民間文化工作者形成檔案的管理工作

民間文化人士、民間文化工作者包括非物質(zhì)文化遺產(chǎn)傳承人、自由作家、獨(dú)立文化研究者、文化名人等，他們或來自民間的文化團(tuán)體，或自行開展文化工作，具有較強(qiáng)的獨(dú)立性。他們?cè)诙嗄甑墓ぷ鲗?shí)踐中，形成了大量的具有重要價(jià)值的檔案，但長(zhǎng)期以來，這些檔案缺乏有效管理，檔案作用無法發(fā)揮，檔案保管現(xiàn)狀堪憂。為此，縣文化部門須鼓勵(lì)民間文化人士、民間文化工作者按時(shí)移交形成的檔案材料，由縣文化部門對(duì)這些檔案材料進(jìn)行妥善保管并及時(shí)數(shù)字化。當(dāng)然，應(yīng)尊重檔案形成者自行保管檔案的權(quán)利，不能強(qiáng)求統(tǒng)一管理。對(duì)那些愿意自行保管檔案的民間文化人士，縣文化部門應(yīng)積極有效地提升他們的檔案意識(shí)，使他們懂得如何保管好檔案。

2.4 建立并完善工作保障機(jī)制

把相關(guān)工作經(jīng)費(fèi)列入地方年度財(cái)政預(yù)算中，確保工作經(jīng)費(fèi)落到實(shí)處；建立培訓(xùn)交流制度，針對(duì)相關(guān)單位、部門和民間文化人士，由縣檔案部門舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與再教育活動(dòng)。新入職的檔案工作人員或從未接觸過檔案工作的民間文化人士，要著重提升其檔案工作意識(shí)、培訓(xùn)基本的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能；對(duì)于具備一定工作經(jīng)驗(yàn)的檔案工作人員和已接受過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的民間文化人士，應(yīng)著重講授前瞻工作理論和業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，使他們盡快適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案工作需要；加強(qiáng)考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，制定詳細(xì)的考核規(guī)程、設(shè)定細(xì)致的量化指標(biāo)，針對(duì)相關(guān)單位、部門開展檔案工作年度考核，對(duì)取得出色工作成績(jī)、做出突出貢獻(xiàn)的單位或個(gè)人予以表彰并進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，并及時(shí)總結(jié)推廣工作經(jīng)驗(yàn)和成效。