文/吳曉茹 張 歡 Wu Xiao-ru Zhang Huan

構(gòu)建校友檔案信息化管理新模式

文/吳曉茹 張 歡 Wu Xiao-ru Zhang Huan

A New Information Management Mode of the Alumni Archives

高校校友是學(xué)校的寶貴財(cái)富，高校檔案館保管校友的原始檔案，建立高校校友檔案，為校友服務(wù)的同時(shí)，調(diào)動(dòng)廣大校友積極性，使其更好地為高校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。本文從高校校友檔案的內(nèi)容出發(fā)，分析了目前校友檔案管理工作存在的問題，并探索了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下校友檔案管理新模式，使校友檔案管理工作邁上新臺(tái)階，為校友查詢利用個(gè)人檔案，享受學(xué)校福利設(shè)施，與同學(xué)、母校間的交流及參與學(xué)?；顒?dòng)等方面提供更好的服務(wù)。

校友；檔案管理；信息化

高校檔案館擁有校友在校時(shí)的各種活動(dòng)記錄，為建立校友檔案、開發(fā)校友資源提供保證。因此，研究高校校友檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理新模式，在服務(wù)校友以扶持校友更好地立足于社會(huì)，增進(jìn)校友對(duì)母校的情懷，促使校友回報(bào)母校，展現(xiàn)高校檔案館的更大價(jià)值等方面具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校校友檔案管理工作中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)到師生普遍認(rèn)識(shí)不足，校友檔案材料參差不齊

1. 高校校友檔案的建設(shè)工作起步晚，基礎(chǔ)弱。高校接受的校友中學(xué)檔案沒有統(tǒng)一格式，有的省份保管的只是簡(jiǎn)單的一張中學(xué)學(xué)籍卡片或光盤。高校檔案部門僅保留校友的“老四樣”檔案，即學(xué)生的高考錄取表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)名冊(cè)和黨團(tuán)組織方面的材料，內(nèi)容過于簡(jiǎn)單，缺少反映校友精神面貌的材料。此外，由于文化大革命等歷史原因，部分院校1977-1980年校友的學(xué)籍檔案歸檔不全，給校友檔案的建立帶來不便。

2. 高校缺乏對(duì)在校生檔案意識(shí)的培養(yǎng)，導(dǎo)致在校生對(duì)自身檔案的內(nèi)容、功能、管理、投遞認(rèn)識(shí)不清［1］，學(xué)生畢業(yè)后忽視了對(duì)檔案的管理，有的棄置學(xué)校，有的交由人才交流服務(wù)中心代管，出現(xiàn)了大量的“棄檔”或“死檔”，制約了校友檔案材料的更新，甚至導(dǎo)致校友檔案丟失，對(duì)校友日后的檔案審查、組織提拔、職稱評(píng)定、考核獎(jiǎng)懲等帶來難以彌補(bǔ)的損失。

（二）校友檔案的管理和運(yùn)用不夠全面、科學(xué)

一方面，高校缺乏完善的校友檔案管理制度。現(xiàn)有的國家檔案法律法規(guī)中缺少校友檔案的相關(guān)內(nèi)容，各高校檔案部門在校友檔案收集范圍、收集方法、校友檔案更新途徑等方面人云亦云，制度落實(shí)起來比較困難。另一方面，很多高校校友資料僅限于簡(jiǎn)單的記錄，校友檔案數(shù)據(jù)庫尚未建立或者不夠完善，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和新媒體手段沒有得到充分利用，校友檔案信息管理方式越來越不適應(yīng)校友流動(dòng)速率不斷提升的新形勢(shì)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校校友檔案管理新模式

（一）以高校學(xué)生檔案為來源，形成校友檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫

通過需求分析得知，高校校友檔案管理系統(tǒng)的核心內(nèi)容是高校校友檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，其數(shù)據(jù)主要來源于校友在校時(shí)的學(xué)籍信息、畢業(yè)信息和畢業(yè)生檔案投遞信息，其中，學(xué)籍信息管理包括高考錄取表、入學(xué)登記表、大學(xué)成績(jī)表、英語四、六級(jí)考試證書、獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)籍變動(dòng)等信息；畢業(yè)信息管理包括畢業(yè)名冊(cè)、就業(yè)信息、畢業(yè)班合影等；畢業(yè)生檔案投遞管理可讓校友實(shí)時(shí)查看自己的人事檔案去向。

（二）以校友交流合作為導(dǎo)向，豐富校友檔案管理系統(tǒng)

為方便校友交流、合作，在校友檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，加入多元化指導(dǎo)思想，進(jìn)一步拓展校友檔案管理系統(tǒng)的功能，主要包括班級(jí)管理、通知公告、校友風(fēng)采、校友捐贈(zèng)、校友論壇等模塊。校友注冊(cè)成為會(huì)員，并申請(qǐng)加入自己班級(jí)后，可以瀏覽班級(jí)動(dòng)態(tài)、班級(jí)相冊(cè)、發(fā)表留言、查找班級(jí)同學(xué)、上傳/下載班級(jí)共享信息；還可以更新個(gè)人資料、瀏覽其他校友的風(fēng)采、學(xué)校校友活動(dòng)的通知公告、校友捐贈(zèng)、在線交流等。

（三）校友檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的建設(shè)平臺(tái)

高校校友檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)主要采用B/S結(jié)構(gòu)和三層架構(gòu)SSH技術(shù)實(shí)現(xiàn)，該系統(tǒng)的整體架構(gòu)技術(shù)包括：后臺(tái)數(shù)據(jù)庫層、Web容器層、核心數(shù)據(jù)層、應(yīng)用模型層、頁面展現(xiàn)層等層次模型。［2］

三、高校校友檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式實(shí)現(xiàn)的保障條件

（一）成立專門的組織機(jī)構(gòu)，制定校友檔案管理制度。一方面，高校檔案部門應(yīng)設(shè)置專門科室，由專業(yè)檔案人員負(fù)責(zé)收集校友檔案。另一方面，學(xué)校成立的校友辦公室主要負(fù)責(zé)籌建各地區(qū)校友分會(huì)、接待校友來訪、來電等工作，是與校友聯(lián)系最緊密、最易掌握校友新情況的機(jī)構(gòu)，因此，高?？沙闪⑿Ｓ褭n案分室，由校友辦兼管。機(jī)構(gòu)成立后，高校應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理模式和體制，制定校友檔案歸檔整理實(shí)施細(xì)則，明確校友檔案的收集范圍、整理方法、移交時(shí)間等內(nèi)容，從源頭上嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。［3］

（二）做好校友檔案的收集工作及跟蹤服務(wù)工作。首先，高校應(yīng)重視學(xué)生類檔案管理工作，形成以院系為主要?dú)w檔單位，學(xué)生處、教務(wù)處等單位相結(jié)合的工作網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)做好學(xué)生檔案的歸檔移交工作。其次，高?？赏ㄟ^開設(shè)“畢業(yè)生檔案管理”選修課，召開畢業(yè)生檔案專題培訓(xùn)會(huì)等途徑［1］，加強(qiáng)校友在校期間自身檔案觀念與意識(shí)的培養(yǎng)，做好校友畢業(yè)時(shí)檔案的托管工作。最后，學(xué)?？赏ㄟ^建立校友志愿者服務(wù)、校友獎(jiǎng)勵(lì)等制度激勵(lì)校友做好校友檔案跟蹤聯(lián)系工作。

（三）高校檔案館應(yīng)聯(lián)合校友辦，通過舉辦形式多樣的活動(dòng)，靈活收集校友檔案。如開展校友口述檔案征集活動(dòng)，邀請(qǐng)校友回校參觀座談，組織校友聚會(huì)等等。還可在校慶、院慶之際，加強(qiáng)校友檔案歸檔的宣傳力度，讓廣大校友認(rèn)識(shí)校友檔案的重要性，增強(qiáng)校友主動(dòng)歸檔的積極性。

高校應(yīng)利用當(dāng)前國家推進(jìn)世界一流大學(xué)建設(shè)以及高等教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化的時(shí)機(jī)，徹底改變傳統(tǒng)校友檔案管理模式，建立校友檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，為校友提供畢業(yè)生檔案在線答疑、校友進(jìn)修深造、學(xué)歷認(rèn)證等檔案服務(wù)的同時(shí)，還為校友提供校友福利、溝通交流、校友創(chuàng)業(yè)合作的平臺(tái)，增進(jìn)校友與母校的情感，推動(dòng)高校吸引校友捐贈(zèng)等方面具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（本文系西安建筑科技大學(xué)青年科技基金項(xiàng)目“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校校友檔案管理模式的探索”的研究成果，項(xiàng)目編號(hào)：QN1449）

（責(zé)任編輯：無盡藏）

［1］ 姜獻(xiàn)群.高校畢業(yè)生檔案代理問題初探［J］.檔案學(xué)通訊，2015，（1）.

［2］ 倪維志.基于輕量級(jí)構(gòu)架技術(shù)的校友網(wǎng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.上海：華東師范大學(xué)碩士論文，2010.

［3］ 劉琳玲.高校校友檔案芻議［J］.檔案時(shí)空，2011，（6）.

G275.9

A

1005-9652（2016）04-0073-02

吳曉茹（1986—），女，山西運(yùn)城人，西安建筑科技大學(xué)檔案館館員，碩士。

張 歡（1973—），女，吉林市人，西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室副研究館員，學(xué)士。