陳　陽(yáng)

中共商丘市委黨校，河南　商丘　476000

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大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館與檔案數(shù)字化建設(shè)研討

陳陽(yáng)

中共商丘市委黨校，河南商丘476000

摘要：隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和延伸，人們的生活已發(fā)生翻天覆地的變化。在數(shù)字技術(shù)的推動(dòng)下，當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)背景下，人們的生活方式、工作方式和思維方式都已發(fā)生了改變，而對(duì)傳統(tǒng)檔案館來(lái)說(shuō)，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案館以及建設(shè)檔案數(shù)字化，也將隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，成為未來(lái)檔案館的發(fā)展方向。本文對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館與檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)行探討和研究，并提出行之有效的建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)；數(shù)字；檔案館；檔案；數(shù)字化

早在2002年，我國(guó)就頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的內(nèi)容，對(duì)我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)制定了明確的目標(biāo)，即建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)，以完善的安全管理體系為保障，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程利用的數(shù)字檔案體系。雖然不少省級(jí)以上的檔案館已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了這一目標(biāo)，但是由于受工作性質(zhì)、管理體制落后等因素的影響，還有許多檔案館在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，未能跟上時(shí)代的步伐。要完全實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)以及完善數(shù)字檔案館體系，還需要加快發(fā)展建設(shè)步伐，推動(dòng)各級(jí)檔案館的數(shù)字化建設(shè)速度，并且對(duì)已經(jīng)建成的數(shù)字檔案館體系進(jìn)行鞏固和完善。

一、信息資料數(shù)字化

(一)明確檔案信息資源

明確檔案信息資源是建設(shè)數(shù)字化檔案館的第一步，想要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先要有檔案信息資源，然后再將這些檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，變?cè)跀?shù)字化的檔案。而數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)來(lái)源，是以傳統(tǒng)檔案館中的館藏檔案以及電子文件為主的。而數(shù)字化檔案的建設(shè)，是利用先進(jìn)的科技手術(shù)，將以紙、聲像、縮微膠片等為介質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化為能夠被計(jì)算同識(shí)別處理，以及具有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案。擁有了數(shù)字化的檔案后，才能組建成數(shù)字檔案信息資源庫(kù)，最終構(gòu)成龐大的數(shù)字化檔案館。因此檔案信息資源庫(kù)的建立，是建立數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，如果沒(méi)有檔案信息資源庫(kù)，那么就無(wú)法實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)中傳遞檔案數(shù)據(jù)，檔案數(shù)字化也就成為一紙空談。而明確的確定檔案信息資源，找到檔案信息資源的來(lái)源，則是建立檔案信息資源庫(kù)的基礎(chǔ)，是整個(gè)數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化建設(shè)工作基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。

(二)檔案信息資源數(shù)字化過(guò)程中需要具備的三個(gè)要點(diǎn)

首先，檔案數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程必須具備科學(xué)性和合理性，而不是單純的將檔案信息導(dǎo)向?yàn)殡娮訑?shù)據(jù)，而是要建立依據(jù)檔案題名，通過(guò)目錄進(jìn)行檢索的模式，使檔案數(shù)字化后，更便于人們查閱和使用。除了檢索模式需要科學(xué)劃分外，對(duì)檔案是進(jìn)行全部數(shù)字化，還是部分?jǐn)?shù)字化，以及文件類(lèi)型的區(qū)分等等，都需要依據(jù)科學(xué)性和合理性進(jìn)行統(tǒng)籌劃分和指導(dǎo)。

其次，是系統(tǒng)性，檔案數(shù)字化建設(shè)并不是將傳統(tǒng)的檔案變成電子檔案、數(shù)字檔案就可以的，而是要對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的、連續(xù)的數(shù)字化，才能發(fā)揮出數(shù)字化檔案的最大作用。

最后是特色性。即便是檔案進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，每個(gè)檔案館在數(shù)字化建設(shè)完成后，也要各有各的特色，這是為了避免信息的重復(fù)。數(shù)字化檔案館的建設(shè)，就如同一個(gè)有差別的市場(chǎng)一般，每個(gè)數(shù)字化檔案館都有其獨(dú)特的特點(diǎn)，比如某一檔案為該館獨(dú)有，或該館在某一方面的檔案資料最全面、最權(quán)威等等，各個(gè)檔案館各有所長(zhǎng)，有利于數(shù)字化檔案館之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也為在進(jìn)入數(shù)字化后，實(shí)現(xiàn)信息資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和資源共享打下了基礎(chǔ)，開(kāi)辟了道路。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)要高科技化

人們提出檔案數(shù)字化的理念，就是因?yàn)榭萍嫉陌l(fā)展大幅度的改變了人們的生活、工作和思維模式，因此在數(shù)字化檔案館及檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，自然也是離不開(kāi)高科技技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。

首先，要將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)、聲像、縮微膠片為介質(zhì)的數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化化可壓縮并能存放于計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享、傳遞、儲(chǔ)存等功能的數(shù)字化數(shù)據(jù)，就離不開(kāi)數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的支持，甚至語(yǔ)音輸入等軟件的支持，對(duì)于數(shù)字化檔案建設(shè)都是至關(guān)重要的。

其次，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化以及資源共享，不僅需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，還需要通信技術(shù)的支持。以寬帶為通道，實(shí)現(xiàn)高速網(wǎng)絡(luò)化，使檔案信息不再受到空間和地域的約束，更為廣泛的傳播和共享，就要加大網(wǎng)絡(luò)和通信建設(shè)，如局域網(wǎng)的建設(shè)、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建、維護(hù)等等，這些都是當(dāng)今社會(huì)的尖端和前沿技術(shù)，數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化體系的建設(shè)，需要這些技術(shù)的大力支持。

第三，如何保證數(shù)字檔案的安全，也離不開(kāi)高科技技術(shù)。如為了保障檔案的原始性，不被非法篡改，那么就需要最基本的網(wǎng)絡(luò)密鑰等加密技術(shù)的支持和幫助。此外還有對(duì)用戶(hù)的身份驗(yàn)證技術(shù)、局域網(wǎng)與外網(wǎng)之間的防火墻技術(shù)、防非法改寫(xiě)技術(shù)、防非法訪(fǎng)問(wèn)技術(shù)等等，這些技術(shù)不僅對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行了保護(hù)，也降低了發(fā)生法律糾紛的概率。

最后，新的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，會(huì)使數(shù)字檔案館以及檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)工作變得更加簡(jiǎn)便，但相應(yīng)的體系和功能卻會(huì)更加詳細(xì)和完善。既減輕了工作人員在建設(shè)過(guò)程中的工作量和建設(shè)成本，更方便了用戶(hù)，使用戶(hù)能夠以更便捷的方式，獲得更多的所需信息。

三、數(shù)字化檔案館管理方式

雖然傳統(tǒng)的檔案管理模式存在已久，但在新的環(huán)境下，面對(duì)數(shù)字化檔案館，這種傳統(tǒng)的管理模式有許多弊端和漏洞，已無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)及發(fā)展。

第一，任何事物都是不斷變化、向前發(fā)展的，管理模式也是如此。隨著傳統(tǒng)的檔案館變?yōu)閿?shù)字化檔案館，檔案的收藏、儲(chǔ)存、編輯、整理、檢索方式、分類(lèi)方法等都將隨著檔案的數(shù)字化而發(fā)生改變，這些改變必然是以傳統(tǒng)模式完全不同的，此時(shí)再以傳統(tǒng)的檔案管理方式來(lái)管理數(shù)字檔案，就顯得不合時(shí)宜了。因此，隨著數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)，對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行變革也是必需的。一個(gè)全新的、符合大數(shù)據(jù)背景、符合數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化建設(shè)的全新的管理方式必將被隨著數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)而建立。

第二，全新的、數(shù)字化檔案的管理方法需要變得更加知識(shí)化，以知識(shí)管理，為用戶(hù)提供便加完美的服務(wù)。知識(shí)管理的過(guò)程主要用四個(gè)部分，即知識(shí)的創(chuàng)造、存貯、分配和應(yīng)用。其基礎(chǔ)是知識(shí)組織和應(yīng)用，其最終目的是體現(xiàn)出知識(shí)的價(jià)值。

在數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化建立后，信息的共享、傳輸都將不再成為問(wèn)題，但如何在浩瀚如同海洋的知識(shí)里，提取出自己想要的知識(shí)，將成為廣大用戶(hù)面臨的一道難題。要解決用戶(hù)的這一難題，就要對(duì)知識(shí)進(jìn)行深入的精簡(jiǎn)和挖掘，找出并提取出隱含在檔案信息中的關(guān)鍵，通過(guò)分析、歸納和整合之后，完美的表達(dá)出來(lái)。當(dāng)用戶(hù)需要某些知識(shí)而來(lái)查尋檔案時(shí)，就可以根據(jù)這些總結(jié)出來(lái)的關(guān)鍵，準(zhǔn)確的找到自己所需要的檔案，節(jié)省了用戶(hù)的精力和時(shí)間。

這便是知識(shí)管理的最大特色，不管是數(shù)字檔案的建設(shè)，還是管理，最終的目的都是服務(wù)于人，因此在管理方式的改革中，也不能偏離這一目標(biāo)。一切變革，都是以服務(wù)于人為核心的，一旦偏離這個(gè)核心，變革必定是不成功的。

四、人員素質(zhì)的復(fù)合化

無(wú)論何時(shí)，工作人員素質(zhì)的提高，都是極為重要的。數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，將是檔案管理體系歷史中的一次重大變革，將顛覆以前的檔案管理體制，改變?nèi)藗儗?duì)檔案館、檔案以及檔案管理等概念的認(rèn)知。此時(shí)，在這項(xiàng)工作的建設(shè)過(guò)程中，提高現(xiàn)有檔案工作人員的能力和素質(zhì)，將是必不可少的。

檔案工作人員的能力和素質(zhì)包括專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)、管理能力等等。提高工作人員的能力和素質(zhì)，主要是要對(duì)工作人員進(jìn)行跨學(xué)科和跨領(lǐng)域的培訓(xùn)。

傳統(tǒng)的檔案館體系單一，導(dǎo)致很多工作人員懂得檔案管理，卻不懂現(xiàn)代信息技術(shù)，而這一點(diǎn)，將成為對(duì)數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)工作的制約。因此培養(yǎng)復(fù)合型檔案工作人才，就成為數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)工作中必須要解決的一個(gè)難題，也是數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)工作對(duì)工作人員的要求。

要提高檔案工作人員的能力和素質(zhì)，使之成為大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下符合要求的復(fù)合型人才，主要有兩種方法，一是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括現(xiàn)代化知識(shí)培訓(xùn)、管理科學(xué)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)和外語(yǔ)培訓(xùn)等等，這是靜態(tài)的方法。動(dòng)態(tài)的方法是通過(guò)組織或參加學(xué)術(shù)界與檔案界之間的學(xué)術(shù)研討會(huì)，進(jìn)行研討和交流，促進(jìn)兩界的交流和溝通，達(dá)到互相推動(dòng)的效果。而這種“走出去”的方法，將帶來(lái)許多新的理念的思維，對(duì)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐、促進(jìn)數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展，將起到推動(dòng)作用。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著全球社會(huì)科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨是無(wú)法阻擋的，而在這種背景，數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)也是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。面對(duì)這種重大的改變，我們應(yīng)及時(shí)做好應(yīng)對(duì)措施和準(zhǔn)備，以便順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，促進(jìn)和推動(dòng)新制度的發(fā)展，從而促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，使人們?cè)谖磥?lái)的生活中，能夠享受到更加便利和快捷的服務(wù)。

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中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006-0049-(2016)14-0065-02