戴婷婷

淺談高職院校的檔案信息化保障體系建設(shè)

戴婷婷

高職院校的檔案信息化建設(shè)是一項需要投入大量人力、財力、物力的系統(tǒng)工程。因此，從檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息化、檔案管理工作信息化兩個方面提出檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、安全保障體系建設(shè)兩個方面構(gòu)建出高職院校檔案信息化保障體系。

高職院校；檔案管理；信息化；保障體系；建設(shè)

近年來，高職院校OA辦公系統(tǒng)的建立、電子文件和計算機軟件的大量使用，使數(shù)字檔案越來越多，因而，其檔案信息化建設(shè)受到更多人的重視。[1]但目前，高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并不容樂觀，一方面，檔案信息化建設(shè)滯后于檔案其他業(yè)務(wù)工作，與辦公自動化不能同步協(xié)調(diào)發(fā)展；另一方面，檔案信息化建設(shè)的過程中理論與實際相脫節(jié)，使用的檔案信息化管理系統(tǒng)不夠全面，不能滿足不同角度、不同層次、不同方面申請者的使用需求。如何在新形勢下實現(xiàn)檔案信息化，更快更有效的滿足用戶的信息需求，體現(xiàn)檔案本身應(yīng)該具有的服務(wù)價值，是擺在我們面前的重要課題。

一、高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

高職院校檔案信息化建設(shè)，是根據(jù)學(xué)校的實際情況，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，室藏檔案數(shù)字化及日常電子文件管理為重點，開展檔案收集、整理、保管、編研利用的現(xiàn)代化管理過程。[2]

（一）高職院校檔案管理需要順應(yīng)時代發(fā)展要求

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在日常辦公工作中的應(yīng)用，檔案的收集、歸檔已逐步走向自動化?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展不僅改變了檔案的產(chǎn)生模式、管理手法，也改變了利用方式。申請者對檔案的利用需求，不只是紙質(zhì)的，而是更為方便快捷的數(shù)字化檔案信息資源。從這個意義上講，高職院校檔案管理要適應(yīng)數(shù)字化校園建設(shè)的新要求，適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，必須加快信息化建設(shè)步伐。

（二）高職院校檔案信息化建設(shè)能充分發(fā)揮檔案的利用價值

檔案信息資源具有非常大的潛在利用價值，將現(xiàn)有的檔案進行數(shù)字化處理，利用先進的設(shè)施和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，學(xué)校各部門利用者便可直接通過校園網(wǎng)查到自己想要的檔案信息，免除了翻閱、查找實體檔案的繁瑣。[3]而且，校園網(wǎng)上檔案信息可方便多人在不同領(lǐng)域同時訪問、查看，同一份檔案信息可同時為不同的利用者使用，擴大了檔案的利用范圍，提高了利用效率，從而實現(xiàn)了信息資源共享。

（三）高職院校檔案信息化建設(shè)能提高辦公效率

學(xué)校文書檔案、教學(xué)檔案、會計檔案等與日俱增，單靠日常整理，往往時間耗費比較多，而且需要更多的櫥柜來放置。實行檔案信息化建設(shè)，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺上，檔案管理者可通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用，提高了檔案管理整體水平，而且降低了紙質(zhì)檔案的利用率，實現(xiàn)了對原件的保護。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息化建設(shè)

1.檔案數(shù)字化加工與處理。檔案數(shù)字化是指采用現(xiàn)代化設(shè)備對現(xiàn)有的室藏檔案進行數(shù)字化加工，以統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)化為存儲于磁盤、光盤等載體上，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀處理的過程。[4]在數(shù)字化加工前，要對學(xué)校所有檔案進行認(rèn)真分類，依據(jù)檔案的具體利用價值，確定數(shù)字化加工范圍。而后，學(xué)校要制定檔案數(shù)字化統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別是要規(guī)范數(shù)字化加工過程中的管理，在掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入等流程上嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行。

2.建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是信息系統(tǒng)的核心和基礎(chǔ)。學(xué)校對以往的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，照片、錄音錄像檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，建立相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫。在檔案數(shù)據(jù)處理上先完成重要的、利用率高的檔案，再做一般的檔案，逐步推進檔案全文信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。另外，還須加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完成室藏檔案文件級、案卷級目錄的錄入，全部檔案門類100%建立電子目錄。同時，制定電子文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)流程，實施部門立卷信息化管理，最終實現(xiàn)全部室藏檔案目錄計算機檢索和管理。

（二）案管理工作信息化建設(shè)

1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。檔案管理系統(tǒng)是學(xué)校用于對檔案信息資源和實體檔案進行輔助管理的一種計算機檔案管理應(yīng)用軟件，它具備檔案的綜合管理功能，涵蓋了檔案管理活動中需要用計算機進行管理的所有環(huán)節(jié)。[5]因此，學(xué)校根據(jù)自身情況配備一套實用的檔案管理系統(tǒng)是非常必要的?？紤]到人員和技術(shù)等方面的因素，學(xué)校最好借助外力，直接購買成熟的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，再根據(jù)本校實際情況，推進檔案管理系統(tǒng)與校園OA系統(tǒng)對接與整合，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的自動收集、交換、歸檔、管理和利用，為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

2.檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。近年來，各高職院校都建立了比較完善的校園網(wǎng)絡(luò)，并實現(xiàn)了檔案管理軟件輔助管理。高職院校檔案信息化建設(shè)，需要將檔案管理系統(tǒng)同校園網(wǎng)絡(luò)合并起來，實現(xiàn)密集存儲和快速檢索，為檔案信息資源開發(fā)利用提供最大便利。建立檔案信息服務(wù)網(wǎng)頁，針對本校服務(wù)的對象、性質(zhì)和目的設(shè)立專用的宣傳窗口，其內(nèi)容一般包括檔案情況介紹、檔案規(guī)章制度、檔案管理系統(tǒng)軟件、電子文件全文索引、用戶指南，等等。對系統(tǒng)管理員授權(quán)管理，賦予不同職務(wù)的工作人員不同的訪問權(quán)限，充分發(fā)揮檔案的作用。

三、高職院校檔案信息化保障體系建設(shè)

（一）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

學(xué)校檔案信息化建設(shè)要嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，包括檔案系統(tǒng)的管理、電子文件整理歸檔、檔案數(shù)字化等各個環(huán)節(jié)，保證檔案信息資源的真實性、完整性和有效性。此外，還要制定嚴(yán)格的安全保密制度，按照《檔案法》和《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，加強對各部門兼職檔案員的指導(dǎo)，逐個簽署檔案信息安全承諾書和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全責(zé)任保證書。

（二）檔案信息化安全保障體系建設(shè)

1.安裝防病毒軟件。在檔案信息系統(tǒng)安全保障體系建設(shè)中，計算機病毒防護是非常重要和關(guān)鍵的，在安裝有檔案信息系統(tǒng)的計算機上下載高性能的殺毒軟件，讓殺毒軟件保持每日開機即運行，時刻防護，以確保該計算機無任何病毒。

2.配置防火墻系統(tǒng)。防火墻系統(tǒng)能幫助保護檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)全面啟動前，就應(yīng)在相關(guān)的計算機上配置防火墻系統(tǒng)。它能有效控制不經(jīng)授權(quán)的用戶隨意進入檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，確保高職院校檔案數(shù)字信息系統(tǒng)的安全。

3.采用漏洞掃描技術(shù)。漏洞自動掃描技術(shù)能根據(jù)掃描結(jié)果及時向系統(tǒng)管理員提供安全性分析報告，提醒系統(tǒng)管理員及時安裝補丁，減少漏洞，提高系統(tǒng)安全水平。

4.做好檔案數(shù)據(jù)備份。學(xué)校檔案部門要定期對全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)進行備份管理，確保電子檔案的完整性、安全性。對重要的檔案要采用多套備份、異地備份，實現(xiàn)檔案的安全保存。

總之，檔案信息化保障體系建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作任務(wù)，高職院校應(yīng)正確分析具體情況，建立符合實際的科學(xué)的信息化目標(biāo)，采用行之有效的方法開展信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008.

[2]王曉珠,袁洪.高校檔案管理探索[M].昆明:云南大學(xué)出版社，2011.

[3]李君.從重藏輕用到藏用皆重——當(dāng)前信息化時代高校檔案館職能的轉(zhuǎn)變[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（1）：81.

[4]孟世恩,王穎,何芳.對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2004（5）：:29-32.

[5]張曉,湯莉華.問題與對策:論高校檔案網(wǎng)站建設(shè)[J].中國高教研究，2006（3）:72-73.

[責(zé)任編輯秦濤]

戴婷婷，女，江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院助理館員，主要研究方向為檔案管理。

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