李曉彬

摘 要：辦公室工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，其工作性質(zhì)較為特殊，與企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營聯(lián)系緊密。辦公室工作內(nèi)容較多，涉及的工作人員較多，同時工作責任重要，一旦出現(xiàn)工作失誤就會影響企業(yè)的辦事效率。當前，精細化是辦公室工作的發(fā)展方向，精細化辦公可以提高工作效率，實現(xiàn)企業(yè)高速高效運轉，從而有效提高企業(yè)經(jīng)濟效益。本文以辦公室工作精細化管理作為研究切入點，分析了管理工作的難點，并提出了相應的管理策略。

關鍵詞：辦公室工作；精細化管理；難點和對策

精細化管理是一種高效的運行方式，也是社會分工最優(yōu)化的工作方式，在辦公室工作中，精細化管理可以明確崗位職責，正確設定工作流程，提高辦公室工作效率，有效避免了不同部門之間出現(xiàn)的工作掣肘問題，從而推動企業(yè)競爭力的提升。

1.辦公室工作精細化管理必要性

辦公室管理工作直接影響了高層領導和中層領導的決策發(fā)布，良好的辦公室管理工作可以實現(xiàn)不同部門的協(xié)同合作，并保持的信息交流的暢通，實現(xiàn)了各個部門之間的合理配合。辦公室工作精細化管理保證了企業(yè)決策的即時性和科學性，從而讓企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)先機，提升企業(yè)的綜合能力。再者精細化管理明確了辦公室崗位職責，協(xié)調(diào)不同部門工作交接順利進行，每一個工作人員在崗位上努力工作，避免出現(xiàn)工作相互掣肘的現(xiàn)象，加速辦公室工作優(yōu)化升級。此外工作精細化管理有助于構建和諧的企業(yè)文化，辦公室工作人員管理是管理工作的重要部分，精細化管理保證崗位工作公平性，避免糾紛和沖突的發(fā)生，從而使人際關系更加和諧，在構建良好管理文化的同時也逐步提升管理工作的精準性與有效性。

2.辦公室工作精細化管理難點分析

2.1 崗位職責不明確

辦公室崗位設置較多，同時不同崗位之間沒有明確彼此的職責，有的崗位職責交叉重疊，而有的崗位則出現(xiàn)職責真空，這種工作安排容易造成員工互相推諉責任，降低工作效率。這就需要對辦公室工作模式進行精細化管理。職責劃分是精細化管理的重要基礎，在實際的運行中，由于管理工作規(guī)范性不強，辦公室崗位職責劃分不清，造成工作交流不暢通，員工的工作協(xié)調(diào)受到很大影響，因此建立一個明確崗位職責、消除崗位空白的管理模式勢在必行。

2.2辦公室工作人員對精細化管理認識不足

精細化管理是當前辦公室工作的發(fā)展趨勢，但是精細化管理理念在企業(yè)中不能徹底貫徹，辦公室人員對精細化管理認知不足，從而影響了精細化管理理念的推行。辦公室工作人應當樹立細節(jié)決定工作的意識，在工作中注重細節(jié)的把握，才能保證工作效果，將注重細節(jié)作為職業(yè)道德的標準，強化自身責任意識，但是很多辦公室工作人員并沒有樹立服務意識，對于安排的工作不注重細節(jié)，從而影響了辦公質(zhì)量。

2.3辦公室管理制度缺失，應對措施不建全

辦公室工作具有工作復雜、責任重大的特點，同時辦公室工作性質(zhì)突發(fā)性較強，需要工作人員及時應對，這就要求辦公室要維持有序的管理制度。但是當前我國辦公室工作經(jīng)常呈現(xiàn)出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態(tài)，尤其是很多辦公室管理制度缺失，一旦遇到應急情況，辦公室工作人員很難進行應對，甚至很多辦公室人員遇到事情容易慌忙，更談不上按照規(guī)章制度辦事，從而造成辦公室工作雜亂無章。

3.辦公室工作精細化管理策略

3.1增強認知、落實工作細節(jié)

精細化管理是一項新穎的辦公室工作管理模式，符合當前辦公室工作管理趨勢，其應用全面提升了辦公室管理水平，并有效規(guī)范辦公室工作秩序，為辦公室工作人員提供良好的空間，從而提升辦公室人員的工作積極性。辦公室工作事務繁雜、被動性較強，員工要善于應對突發(fā)事件，并發(fā)揮工作認知，落實工作細節(jié)，避免由于工作疏忽造成不必要的麻煩。首先工作人員要增強責任意識，從全局把控工作，工作前思考，工作后總結，在工作中保持良好的責任意識，對職責內(nèi)的工作要精益求精，對于職責外的工作要保持關注，保證各項工作落實實處，實現(xiàn)辦公室工作零失誤。再者辦公室工作人員要增強細節(jié)意識，嚴格參照辦公室的工作流程，盡量注重細節(jié)，對文字工作要力爭做成美文，對會議安排要力爭做到各項工作圓滿，在整個工作中滴水不漏，在工作中彰顯細節(jié)處理。此外辦公室工作不但要實現(xiàn)精細化，同時也應當增強工作創(chuàng)新意識，從頭到尾梳理工作流程，從大局出發(fā)來控制每一項工作，探索一條積極有效、靈活多變的工作路徑。

3.2完善辦公室管理制度

工作精細化管理離不開管理制度的支撐，只有良好管理制度才能生成強制執(zhí)行力，保證精細化工作流程順利進行。首先要簡化辦公室工作專業(yè)化的崗位職責體系，重點解決崗位職責不清楚、分工不明確的問題，徹底消除辦公室工作的死角，保證每一項工作都順利進行，同時要對每一個工作崗位的權責進行重新歸屬，明確相應的考評機制，對工作評估要進行量化處理，讓考評工作有據(jù)可依，對工作性質(zhì)較為靈活的工作，應當根據(jù)工作人員個性態(tài)度和工作付出來評估考核結果，提升精細化管理工作效率。再者要建立健全辦公室工作制度，根據(jù)辦公室管理的目標和工作計劃對辦公室的各項相關工作制度進行確定，培養(yǎng)辦公室工作人員按照規(guī)則辦事，在遇到問題的時候能夠井然有序、忙中有序。

3.3健全精細化管理考評體系

精細化管理考評體系為工作開展提供動力，并保證管理工作的公平性，通常而言，管理工作開展和考評體系是相輔相成的，兩者構成一個完整的工作體系?？荚u體系建立和完善的目的是推動績效考核公平公正，并對工作人員的工作狀況進行量化表觀，在實際的工作中應當做到以下幾點：首先要端正考核理念，精細化管理要秉承精細、嚴謹、準確的管理原則，考評工作保證不出現(xiàn)有失偏頗、刻意偏袒的現(xiàn)象。再者精細化管理考評體系建立要明確工作目的，不以懲罰為目的，而是要鼓勵工作人員強化自身的工作能力，并積極融入到辦公室工作中，從而促進工作人員提升工作能力，這是建立考評體制的根本目的所在。此外要將考評結果與員工的績效獎勵和職務評定掛鉤，這樣能夠促使辦公室工作人員重視自身的工作，刺激工作人員的工作積極性，促進精細化管理的工作優(yōu)勢。

3.4精細化管理與企業(yè)文化建設同步

精細化管理和企業(yè)文化建設保持同步，把管理工作融入到文化建設中，從而提升企業(yè)的整體的凝聚力、向心力，形成一個無形的競爭力，促使所有員工自主、積極地提高自身綜合素質(zhì)。同時，也是提升辦公室整體管理水平的有效途徑，讓辦公室工作人員全面樹立起精細化管理的理念與精細化的工作習慣，再結合辦公室管理中的制度化、程序化則能更有效地、切實地推進精細管理的全面展開。再者企業(yè)文化建設關系著內(nèi)部工作氛圍的調(diào)整，良好的企業(yè)文化能夠調(diào)節(jié)工作人員的關系，形成共同的向心力，并在工作中注重關注企業(yè)發(fā)展前景，把公司利益和個人利益結合在一起，這樣有助于工作人員積極投身到精細化管理建設中。

4.結語

總而言之，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念和管理模式的發(fā)展，精細化管理逐漸成為辦公室工作的發(fā)展趨勢，精細化管理要明確的落實辦公室工作管理責任，明確辦公室工作職責，有利于辦公室工作管理責任的具體化和細致化。在開展精細化管理的過程中，要充分認識到當前辦公室工作中存在的主要問題，從意識強化、管理體制和考評體系等方面采取措施，合理安排辦公室工作，提高辦公室的工作效率，為企業(yè)整體競爭力的提高奠定堅實的基礎。（作者單位：陜西陜煤澄合礦業(yè)公司王村煤礦斜井）

參考文獻：

[1] 徐秀紅.精細化管理在辦公室工作中的難點和解決對策探討[J].企業(yè)管理，2012（33）.

[2] 王建坤.淺析新時期辦公室工作精細化管理[J].管理科學，2012（12）.