陳濤

（云南民族大學(xué),云南 昆明 650031）

云南民族大學(xué)圖書館與學(xué)院資料室共建探索

陳濤

（云南民族大學(xué),云南 昆明 650031）

以云南民族大學(xué)為樣本，探討圖書館與資料室在當下文獻共享建設(shè)中面臨的困難與挑戰(zhàn)，探究解決途徑，指出圖書館與資料室共建是符合高校實際的文獻資源建設(shè)與利用模式，并對如何進一步開展相關(guān)工作進行討論。

圖書館;資料室;共建

云南民族大學(xué)圖書館與學(xué)院資料室在行政關(guān)系上互不隸屬，如何在文獻資源建設(shè)與利用過程中做到優(yōu)勢互補、協(xié)調(diào)發(fā)展，使學(xué)校文獻信息資源能夠共建、共享，一直是學(xué)校關(guān)注的問題。在近些年的實踐過程中圖書館與資料室雙方都作了大量有益嘗試?，F(xiàn)將此探討，以求教方家。

1 圖書館與學(xué)院資料室文獻資源概況

截至2016年，云南民族大學(xué)圖書館文獻資源總量已達250萬余冊，紙質(zhì)圖書總量為130萬余冊，數(shù)字圖書120萬余冊。擁有中外文期刊5千余種，各種電子數(shù)據(jù)庫33個。在少數(shù)民族語言文學(xué)，民族學(xué)、文化人類學(xué)、民族地方文獻等領(lǐng)域具有館藏優(yōu)勢，形成門類齊全、特色鮮明的館藏體系。

云南民族大學(xué)學(xué)院資料室總數(shù)隨著院系的合并與裁撤變動，截至2016年共有資料室20個，紙質(zhì)圖書總量20萬冊，中外文期刊4000余種，電子數(shù)據(jù)庫4個，收藏圖書多以教學(xué)參考書、相關(guān)專業(yè)學(xué)術(shù)前沿文獻為主。

2 存在的問題

2.1 服務(wù)讀者對象尚未統(tǒng)一，文獻利用率低

根據(jù)《普通高校學(xué)校圖書館規(guī)程》要求，學(xué)院資料室應(yīng)受圖書館領(lǐng)導(dǎo)，面向全校師生開放。然而在學(xué)院資料室實際開放過程中，因場地限制、人力資源不足等問題制約，往往只針對本院師生開放；資料室大多實行行政坐班制度，一周只服務(wù)5天，平均40小時。存在文獻受眾面較窄，服務(wù)時間不能滿足讀者需求等問題，導(dǎo)致資料室文獻利用率降低。

此外，資料室大都設(shè)置于院系教學(xué)樓便于教師在上課之余借閱圖書、查找資料，客觀造成教師去圖書館獲取文獻資源的意愿減弱，入館率下降。圖書館大量教學(xué)、科研類圖書閑置，形成新的資源浪費。

2.2 管理手段不同步，制約發(fā)展

在圖書館與學(xué)院資料室共建之前，各資料室仍沿用傳統(tǒng)的手工借閱模式，對圖書的分類、排架沒有統(tǒng)一標準，相較圖書館用戶體驗差，讀者借閱興趣不高。資料室缺乏行之有效的文獻資源統(tǒng)計與宣傳手段，對文獻揭示不夠，缺乏檢索圖書的途徑，發(fā)展遇到瓶頸。

2.3 文獻資源未合理配置，重復(fù)率高

在學(xué)校進行的資產(chǎn)摸底清查中發(fā)現(xiàn)，圖書館與資料室在購買文獻資源上沒有協(xié)作，文獻種類雷同、復(fù)本過大。以期刊為例，各資料室共有期刊4千余種，通過與圖書館期刊種類比對，除個別專業(yè)外文期刊外，均已被圖書館全部收錄；各資料室之間期刊的重復(fù)率也相對較高，大量期刊有5個以上復(fù)本。以紙質(zhì)圖書為例，由于各資料室沒有圖書查重系統(tǒng)，圖書購買又各自為政，缺乏統(tǒng)籌，圖書供應(yīng)商尚不統(tǒng)一，導(dǎo)致內(nèi)部查重與供應(yīng)商查重，兩條防止圖書重復(fù)購買的重要措施缺位，致使大批圖書復(fù)本居高不下。

2.4 資料室建設(shè)薄弱，人員素質(zhì)亟待提高

由于編制問題，學(xué)院資料室資料員大都由學(xué)院辦公室工作人員兼任，工作重心偏移、業(yè)務(wù)生疏，使他們服務(wù)讀者意愿較弱；與此同時，學(xué)校大批文獻資源建設(shè)經(jīng)費向圖書館傾斜，學(xué)院資料室經(jīng)費被一再壓縮，據(jù)筆者調(diào)查個別學(xué)院除訂購連續(xù)性期刊外，經(jīng)費所剩寥寥無幾，已連續(xù)幾年未進新書。服務(wù)與資源均未滿足讀者需求，使資料室門可羅雀，日常運行舉步維艱，有被邊緣化的趨勢。

3 相關(guān)改進舉措

圖書館與學(xué)院資料室存在的問題引起學(xué)校高度重視，采取以項目管理形式整合資源，完善組織架構(gòu)，形成以圖書館為主導(dǎo)，資料室為輔助的學(xué)校文獻資源配置與利用體系，選取相關(guān)措施提高文獻購置經(jīng)費使用效率，引導(dǎo)讀者合理利用全校文獻資源。

3.1 建立統(tǒng)一平臺，整合資源

首先，圖書館將所采用的圖書館管理系統(tǒng)完整移植至各學(xué)院資料室，為圖書的統(tǒng)一采訪、編目、檢索打下基礎(chǔ)；資料室則以此為契機，精心謀劃，摸清家底，精細造冊，與圖書館共享文獻相關(guān)數(shù)據(jù)。此外，打破以往資料室限制其他學(xué)院讀者進行借閱的藩籬，從資料室文獻總量與承載能力出發(fā)，制訂面向全校師生相對統(tǒng)一的資料室閱覽與借閱規(guī)定。

3.2 重視回溯工作，夯實資源共享基礎(chǔ)

文獻資源的回溯工作是資料室文獻能夠聯(lián)機檢索的重要前提。圖書館一方面安排專人負責(zé)指導(dǎo)資料室資料員進行圖書的回溯工作；另一方面，在資料室人力有限的情況下，還直接以任務(wù)指派的形式，直接安排圖書館采編人員參與回溯，加快工作進度。此外，圖書館還同資料室一道申請專項經(jīng)費，外包部分回溯業(yè)務(wù)，制訂易操作的工作流程與審校環(huán)節(jié)，使整個回溯工作井然有序進行。目前，絕大部分資料室文獻資源信息已錄入圖書館集成系統(tǒng)，具備圖書館與資料室聯(lián)機檢索的條件。

3.3 改進借閱手段，提供標準化服務(wù)

資料室在硬件設(shè)備投入的基礎(chǔ)上，逐步淘汰手工借閱模式，依靠圖書管理系統(tǒng)實行計算機借閱。圖書館則在統(tǒng)一掌握學(xué)校文獻資源情況下，根據(jù)實際修改、制訂新的館藏借閱規(guī)則，統(tǒng)一學(xué)院各資料室的文獻借閱規(guī)則，實行圖書館與資料室的規(guī)范化服務(wù)。例如，在原有讀者可借5冊圖書館圖書的基礎(chǔ)上修改為可額外借閱3冊其他資料室圖書；為加大資料室圖書的流動性，擴大文獻的受眾面，還縮短原來個別資料室圖書可借閱二個月至一學(xué)期的規(guī)定，執(zhí)行與圖書館一樣的借還期限；在條件允許的資料室，實行預(yù)約外借和通借通還制度。讀者不必到所借圖書的館藏地索取圖書，可選擇圖書館或資料室作為預(yù)約取書地點，還書時也可遵循就近原則，異地歸還圖書，節(jié)約讀者時間。這些舉措的實施提高了學(xué)校文獻資源整體的利用率，讀者對資料室的風(fēng)評有了極大改善。

3.4 統(tǒng)籌文獻采購，合理資源配置

學(xué)院資料室因購書經(jīng)費有限，購書折扣較圖書館偏高。圖書館與資料室整合資源后，可嘗試開展文獻資源的統(tǒng)一采購。首先，圖書館采編部定期收集資料室采購圖書書目信息，利用圖書館管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一查重，將與學(xué)院專業(yè)無關(guān)圖書、復(fù)本過大圖書的書目信息及時反饋給資料室，以便進行替換，盡量使資料室圖書與圖書館保持一定差異，做到圖書館圖書“大而全”，資料室圖書“小而精”。其次，解決資料室購書折扣過高問題，利用圖書館招標確定的圖書價格，替資料室選擇圖書供應(yīng)商，杜絕因采購金額過少，書商提高折扣。其三，統(tǒng)一報賬手續(xù)與售后服務(wù)，資料室不需與圖書供應(yīng)商簽訂合同，資料室憑借圖書館的購書合同報賬，并享有與圖書館一致的售后待遇，解決資料室圖書因數(shù)量少，圖書供應(yīng)商不愿承擔(dān)到館加工的后顧之憂，加快圖書上架速度。最后，統(tǒng)一期刊訂購，圖書館征訂一般性期刊與學(xué)術(shù)類核心期刊，資料室則以專業(yè)權(quán)威期刊與專業(yè)外文期刊為主，減少期刊的復(fù)本，增加期刊的種數(shù)，整體降低期刊的采購預(yù)算，以電子期刊的形式進行替代。

4 今后需進一步加強完善的工作

4.1 加強數(shù)據(jù)庫資源的整合力度

個別學(xué)院利用項目經(jīng)費購買數(shù)據(jù)庫資源，將終端放置于資料室供本學(xué)院師生檢索利用。然而，數(shù)據(jù)庫大多以年為單位收取數(shù)據(jù)使用費，學(xué)院若干數(shù)據(jù)庫因經(jīng)費原因，難以為續(xù)。與此同時，圖書館則面臨大量電子文獻資源建設(shè)經(jīng)費如何利用的問題。圖書館可在此基礎(chǔ)上與學(xué)院合作，在科學(xué)評估數(shù)據(jù)庫資源在學(xué)院使用情況的基礎(chǔ)上，承擔(dān)后續(xù)費用，方便專業(yè)讀者利用文獻。如圖書館與經(jīng)濟學(xué)院達成協(xié)議，在經(jīng)濟學(xué)院購買國研網(wǎng)《統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫》時進行試點：即該數(shù)據(jù)庫在前兩年的使用過程中，如果利用效果好，可由圖書館負擔(dān)以后費用且升級擴大IP地址范圍，利用圖書館校外遠程訪問系統(tǒng)，使師生在家中、宿舍都可檢索利用相關(guān)資源，擺脫查找文獻必須去資料室的束縛。此舉一方面使圖書館避免在購買數(shù)據(jù)庫資源時由于采信數(shù)據(jù)庫廠商提供的虛假試用報告而造成的決策失誤；另一方面又可使圖書館做到有的放矢，真正將廣大師生利用率高的數(shù)據(jù)庫資源引入學(xué)校，值得推廣。

4.2 嘗試場所的整合，改進服務(wù)

云南民族大學(xué)圖書館呈貢校區(qū)于2010年正式投入使用，在設(shè)計規(guī)劃時曾預(yù)留六樓整個一層作為專家團隊研修室。但因?qū)W校專家在學(xué)院有專門的學(xué)術(shù)研究場所，導(dǎo)致研修室閑置，造成空間浪費。2012年圖書館嘗試與學(xué)院資料室合作，將東南亞語學(xué)院資料室整體搬遷至圖書館六樓，以降低館舍的空置率。這項舉措有三項益處：（1）可提高學(xué)院教工的到館率，教師在資料室借閱完畢后，往往會去圖書館書庫瀏覽，改變教師認為圖書館圖書與資料室文獻資源大同小異，找文獻只去資料室的慣性思維。（2）增加圖書館添加特藏文獻的機會。東南亞語學(xué)院資料室所藏泰文、緬甸文等國文獻均是期學(xué)院老師利用出差機會從當?shù)鼐艏氝x采買，符合師生研習(xí)所需，資料室設(shè)于圖書館可借此條件，將學(xué)院需要但無力承擔(dān)費用的外文文獻，收錄囊中，拓展購買外文文獻渠道，節(jié)約外文文獻走圖書進出口公司所付費用。（3）延長資料室服務(wù)時間。圖書館利用學(xué)院資料室在館現(xiàn)狀，與學(xué)院溝通保持資料室開館時間與圖書館一致。資料室資料員以上正常班為主，圖書館安排專人代管資料室夜間服務(wù)。從近三年的運營情況看，符合圖書館的預(yù)期，相關(guān)服務(wù)措施的改進受到讀者好評。圖書館已開始擴大試點范圍，邀請全校其他資料室入駐。

4.3 以圖書館為主導(dǎo)，加強資料室人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

因歷史原因，學(xué)院資料室工作人員專業(yè)背景多于圖情專業(yè)無關(guān)，對于服務(wù)讀者的方式方法、整理歸納文獻資源的能力均有待提高。圖書館應(yīng)以學(xué)校文獻資源配置與利用全局出發(fā)，提供機會，與學(xué)院共擔(dān)培訓(xùn)經(jīng)費，提高資料室人員綜合素質(zhì)。例如，圖書館加入的云南省圖書館協(xié)會與云南省高校圖書館聯(lián)盟每年都有若干免費、自費圖情培訓(xùn)項目，可留出一定名額給資料室，培訓(xùn)相關(guān)人員；作為CALIS成員館云南民族大學(xué)圖書館每年都享有春、秋兩次培訓(xùn)機會，可讓資料室資料員參與中、外文編目培訓(xùn)，熟悉整個編目流程，為以后審校資料室圖書數(shù)據(jù)打下基礎(chǔ)。

綜上所述，高校圖書館與資料室的共建項目，一方面可節(jié)約學(xué)校文獻購置經(jīng)費，另一方面可使資料室的管理與運行更加高效、規(guī)范，是學(xué)校利用圖書館發(fā)揮學(xué)校文獻信息中心作用，改善資料室軟硬件條件的捷徑；也有利于圖書館與資料室發(fā)揮各自優(yōu)勢，提升學(xué)校文獻資源建設(shè)水平與質(zhì)量，以待更好的為全校教學(xué)、科研服務(wù)。

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