馬妙儀

（廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心，廣東廣州　510033）

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干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核和專(zhuān)項(xiàng)清理工作中的問(wèn)題及其對(duì)策探究

馬妙儀

（廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心，廣東廣州510033）

摘要：人事檔案是了解、考察、提升任用干部的依據(jù)，干部的基本信息、政治思想情況、工作經(jīng)歷、日常表現(xiàn)均記錄在案。其中的“三齡二歷一身份”是干部人事檔案的重要內(nèi)容，在專(zhuān)項(xiàng)審核和清理干部檔案的工作中，“三齡二歷一身份”也是重點(diǎn)檢查的內(nèi)容。就檔案審核清理工作中的“三齡二歷一身份”進(jìn)行認(rèn)定，介紹了檔案審核清理中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。希望可以有助于檔案審核清理工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；“三齡二歷一身份”；審核

近年來(lái)政府部門(mén)十分重視對(duì)官員的人事檔案審查，究其原因是干部檔案存在造假問(wèn)題，尤其是對(duì)“三齡二歷一身份”的審核，成為了檔案審查的重點(diǎn)。

1　“三齡二歷一身份”的認(rèn)定

1.1“三齡二歷一身份”的界定

在干部的人事檔案中，“三齡”指的是年齡、工齡、黨齡，“二歷”指的是學(xué)歷、工作經(jīng)歷，“一身份”指的是干部身份。它們是檔案管理的核心，也是選拔人才的重要依據(jù)［1］。

1.2對(duì)“三齡”的認(rèn)定

1.2.1年齡

對(duì)年齡的認(rèn)定主要是依據(jù)檔案中最早記載的出生年月。在檔案中材料齊全且有組織批復(fù)的，直接按照檔案中的出生日期給予認(rèn)定。對(duì)于材料不齊全、沒(méi)有按程序批復(fù)的情況，就以最早的記錄為主。對(duì)于公農(nóng)歷生日的記載，早前就有規(guī)定要按公歷生日為準(zhǔn)，農(nóng)歷生日可換算為公歷生日。組織審查的個(gè)人出生日期，要由干部本人認(rèn)定。若出現(xiàn)異議，本人可提供相關(guān)原始材料，按程序申請(qǐng)重新審核。

1.2.2工齡

對(duì)工齡的認(rèn)定主要依靠的是參加工作時(shí)間的記錄，包括檔案中的入伍登記表、招工表、政審表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表等材料的記載進(jìn)行審查認(rèn)定［2］。

1.2.3黨齡

對(duì)于入黨時(shí)間的認(rèn)定是以開(kāi)支部大會(huì)確定為預(yù)備黨員后計(jì)算的，而黨齡則是從轉(zhuǎn)正之后算起，預(yù)備期須滿(mǎn)一年才可轉(zhuǎn)正，不可因個(gè)人情況提前轉(zhuǎn)正。

1.3對(duì)“二歷”的認(rèn)定

1.3.1學(xué)歷

干部的學(xué)歷的認(rèn)定要以教育部規(guī)定的相關(guān)學(xué)歷、學(xué)位管理政策為主。其中包括全日制教育與在職教育兩種。全日制學(xué)歷是按國(guó)家招生政策錄取的，教育部認(rèn)可的在校學(xué)習(xí)形式，包括九年義務(wù)教育、高中教育、職高、大學(xué)、研究生等不同層次的教育形式。在職教育是邊工作邊學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)方式，包括自考、成考、在職研究生等。

干部的學(xué)歷認(rèn)定材料要齊全，入學(xué)、在學(xué)、畢業(yè)的各種材料都需審查。其中包括各階段成績(jī)單、入學(xué)登記表、畢業(yè)登記表、畢業(yè)論文、畢業(yè)證、學(xué)位證等材料。對(duì)于2001年以后畢業(yè)的干部，各種學(xué)歷材料要在學(xué)信網(wǎng)上可查詢(xún)。自考、成考等非全日制的學(xué)習(xí)方式，個(gè)人要到省教育廳學(xué)歷認(rèn)證中心開(kāi)具證明認(rèn)證學(xué)歷的真實(shí)性。政府規(guī)定要嚴(yán)格對(duì)學(xué)歷的審核，避免出現(xiàn)材料不真實(shí)、偽造學(xué)歷學(xué)位的情況。

1.3.2工作經(jīng)歷

干部的工作經(jīng)歷要根據(jù)檔案中的工作證明材料進(jìn)行認(rèn)定，包括個(gè)人履歷表、審批表等。尤其是有工作單位變動(dòng)的干部，要對(duì)每一段工作經(jīng)歷進(jìn)行核實(shí)。

1.4對(duì)“一身份”的認(rèn)定

干部身份的確認(rèn)，主要是看成為干部的時(shí)間、相關(guān)材料的記錄等，要對(duì)其提干的資格、材料、程序是否真實(shí)進(jìn)行認(rèn)定。對(duì)于工人轉(zhuǎn)干、軍人轉(zhuǎn)干、單位提干等不同情況轉(zhuǎn)入干部隊(duì)伍的個(gè)人，需根據(jù)個(gè)人具體工作情況提供實(shí)際的相關(guān)材料證明。

2　人事檔案審核清理中存在的問(wèn)題

2.1個(gè)人信息不準(zhǔn)確

對(duì)于干部身份的確認(rèn)，個(gè)人信息的審核是其中重要的組成部分。然而，在實(shí)際的工作中，有些干部不重視信息的填寫(xiě)，有時(shí)填寫(xiě)公歷日期，有時(shí)填寫(xiě)農(nóng)歷日期，出現(xiàn)出生日期不一致的情況。更有甚者填寫(xiě)不認(rèn)真，出現(xiàn)錯(cuò)別字情況或字跡太過(guò)潦草看不清年月日的問(wèn)題。

在實(shí)際工作中，我們常常會(huì)遇到檔案年齡與自身年齡不符的情況，究其原因還是因?yàn)閭€(gè)人利益，如入學(xué)、招聘有年齡限制，個(gè)人未達(dá)到年齡要求時(shí)，很多人都會(huì)修改出生日期，將年齡報(bào)大一些以滿(mǎn)足入學(xué)、招工要求。還有的遇到退休、升職的年齡限制時(shí)，又會(huì)出現(xiàn)將年齡填小的情況［3］。

2.2單位管理的問(wèn)題

各單位對(duì)于檔案的管理不上心，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)工作漏洞，造成材料短缺，信息不符的情況。

2.2.1材料不齊全

有些干部同志在參加工作時(shí)，原始的檔案材料不齊全，尤其是入黨的相關(guān)證明沒(méi)有放入檔案中，無(wú)法準(zhǔn)確認(rèn)定其黨齡。還有的大學(xué)畢業(yè)后，沒(méi)有將報(bào)到證及時(shí)存入單位，需要認(rèn)定工作時(shí)間時(shí)缺少工作報(bào)道日期的依據(jù)。還有一些臨時(shí)工轉(zhuǎn)正檔案不齊全，在后期工作中無(wú)法確定具體工齡的狀況。

2.2.2檔案管理不規(guī)范

正規(guī)的單位都設(shè)有檔案管理員，負(fù)責(zé)管理單位員工的全部檔案。但一般單位只有一兩個(gè)檔案管理員，他們?nèi)粘５墓ぷ髁看?、人手不足，并不能及時(shí)將全部檔案歸類(lèi)整理校對(duì)，使許多檔案都未來(lái)得及審核其真實(shí)性［4］。

此外，檔案管理方式落后，大多單位依然采取原始的管理方式，制約了檔案管理的有效率，才使得檔案堆積越來(lái)越多，管理工作出現(xiàn)漏洞。

2.2.3檔案轉(zhuǎn)移管理不嚴(yán)格

隨著我國(guó)政策的改革，各級(jí)干部開(kāi)展互相借調(diào)學(xué)習(xí)，在跨地區(qū)、跨行業(yè)的交流中，需要將原始的檔案整理好轉(zhuǎn)移到新的工作地。就在這轉(zhuǎn)移檔案的過(guò)程中，很容易出現(xiàn)各種問(wèn)題，比如有的檔案轉(zhuǎn)移不及時(shí)，還停留在原始單位，隨著單位的改革，原始單位合并取消，這就很容易出現(xiàn)檔案找不到的情況。

有的干部因?yàn)閷W(xué)習(xí)和工作的需要，將學(xué)習(xí)時(shí)期的檔案與工作檔案分開(kāi)放置，分散保存，在單位統(tǒng)計(jì)干部情況時(shí)造成檔案不完整現(xiàn)象。國(guó)家規(guī)定個(gè)人不得隨意帶走、更改檔案內(nèi)容，但有的同志完全不了解政策情況，單位管理也不嚴(yán)格，任由個(gè)人帶走檔案，隨意拆封修改信息，破壞了檔案的真實(shí)性［5］。

2.2.4單位對(duì)干部材料審核把關(guān)不嚴(yán)

干部個(gè)人對(duì)檔案的重視程度不夠，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種填寫(xiě)錯(cuò)誤問(wèn)題。但很多單位也沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)干部檔案材料的審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)一些問(wèn)題。干部自身填寫(xiě)基本情況后，單位相關(guān)人員沒(méi)有及時(shí)檢查填寫(xiě)情況，使材料出現(xiàn)很多未填寫(xiě)的空白。此外，對(duì)于材料的歸檔要有單位蓋章認(rèn)證，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字才可生效，很多單位沒(méi)有及時(shí)辦完手續(xù)，疏忽了歸檔工作，影響了檔案管理審核的效率。

2.3其他問(wèn)題

2.3.1檔案員自身問(wèn)題

對(duì)于檔案管理員自身而言，許多人沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，就直接從事了檔案管理的工作。在后期的工作中，單位沒(méi)有及時(shí)開(kāi)展培訓(xùn)教育，檔案管理員自己也缺乏對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使得觀念落后，不會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的知識(shí)、科學(xué)的管理手段開(kāi)展工作，造成工作效率低的問(wèn)題。

2.3.2信息不一致問(wèn)題

由于干部個(gè)人的真實(shí)信息與檔案管理員所掌握的檔案信息不同，有時(shí)會(huì)造成信息不一致的情況。在干部的個(gè)人信息專(zhuān)項(xiàng)審核中，常常出現(xiàn)個(gè)人工作經(jīng)歷、出生日期、工齡等情況與人事部記載不一致的問(wèn)題。這種問(wèn)題的出現(xiàn)，給干部的專(zhuān)項(xiàng)審核工作添加了麻煩，增加了認(rèn)定的程序過(guò)程。

3　改進(jìn)干部人事檔案管理的措施

對(duì)于干部人事檔案的審核與清理工作，主要還是要圍繞“三齡二歷一身份”進(jìn)行認(rèn)定，改進(jìn)檔案管理的工作方法，全面審核檔案材料的真實(shí)性。

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

檔案記載了每個(gè)職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、思想情況、個(gè)人業(yè)績(jī)等方方面面的內(nèi)容，是聘用、選拔干部的重要依據(jù)，需要個(gè)人和單位高度認(rèn)識(shí)其重要性。正規(guī)單位的每個(gè)人都應(yīng)有相應(yīng)的檔案記錄，個(gè)人成長(zhǎng)與經(jīng)歷在檔案中都可查詢(xún)，不論提干或轉(zhuǎn)業(yè)都可隨時(shí)審查個(gè)人的日常表現(xiàn)情況。檔案是對(duì)過(guò)去經(jīng)歷的記錄，一般都由個(gè)人親自填寫(xiě)相關(guān)信息，再由單位人事部人員進(jìn)行校對(duì)、整理，以避免出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的情況。

檔案記載具有一定的權(quán)威性，是組織審查干部的重要手段。單位和個(gè)人都要高度重視人事檔案的管理，保持檔案記載的真實(shí)性與可靠性，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，才能更好地開(kāi)展干部的選拔、聘用工作。

3.2把檔案管理工作落到實(shí)處

各級(jí)單位要在思想上高度認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的效率，把檔案管理工作落到實(shí)處。檔案管理員要利用先進(jìn)的信息系統(tǒng)和科學(xué)的管理手段加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。制定檔案管理規(guī)章制度，確認(rèn)檔案的齊全、完整、真實(shí)?？朔n案管理的各種難題，規(guī)范檔案管理的秩序，把檔案編號(hào)記錄在信息系統(tǒng)中，可使相關(guān)人員隨時(shí)找到需要審核的檔案。

有條件的單位要為檔案管理的工作提供更好地放置環(huán)境，設(shè)置不同部門(mén)不同職位的人員檔案歸檔存放地，以便隨時(shí)查閱。

3.3健全人事檔案制度

一般單位都會(huì)建立人事檔案管理的制度，但隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、政策的改革，許多舊的制度無(wú)法跟上時(shí)代的需求，這就要求各單位要根據(jù)具體的工作情況，與時(shí)俱進(jìn)的修改舊的制度，不斷創(chuàng)新健全新的人事檔案管理制度。嚴(yán)格規(guī)范檔案的借閱、復(fù)印、查看制度，根據(jù)不同時(shí)期的需求及時(shí)更新新的制度，加強(qiáng)檔案的管理。

3.4提高檔案管理員個(gè)人素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技術(shù)

隨著科技的進(jìn)步，各單位對(duì)專(zhuān)業(yè)性人才的需求越來(lái)越重視。各個(gè)崗位都應(yīng)設(shè)置專(zhuān)業(yè)性的高素質(zhì)人才，不論生產(chǎn)技術(shù)崗、財(cái)務(wù)管理崗還是檔案管理崗都應(yīng)如此。很多單位的檔案管理員個(gè)人素質(zhì)不高且不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理教育背景，缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，更不具備利用先進(jìn)設(shè)備的能力。面對(duì)這種問(wèn)題，各單位要高度重視對(duì)檔案管理員的培育工作，接收專(zhuān)業(yè)性的檔案管理工作者，并對(duì)老的管理員進(jìn)行定期專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)教育，使檔案管理員能夠更新舊觀念，學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)，提高個(gè)人素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，高效的開(kāi)展檔案管理工作［6］。

3.5進(jìn)一步落實(shí)個(gè)人檔案信息

對(duì)于個(gè)人的檔案信息，尤其是歷史性的檔案，常常會(huì)出現(xiàn)記錄模棱兩可的情況，面對(duì)這種問(wèn)題，各單位要組織專(zhuān)門(mén)的審查人員對(duì)材料進(jìn)行審核，可深入到個(gè)人的居住地、社區(qū)進(jìn)行實(shí)地了解。對(duì)于出現(xiàn)好幾個(gè)不同記錄的出生日期，或者陰陽(yáng)歷記錄不同的問(wèn)題，也應(yīng)派專(zhuān)人進(jìn)行核查，把材料上交上級(jí)部門(mén)，由上級(jí)部門(mén)認(rèn)定最終的干部信息，徹底核查清理不明確的檔案信息。

4　結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案的專(zhuān)項(xiàng)審核和專(zhuān)項(xiàng)清理工作是對(duì)各級(jí)干部自身情況的一次大檢閱，尤其是對(duì)干部“三齡二歷一身份”的認(rèn)定是近年來(lái)檢閱工作的重點(diǎn)。檔案審核清理的工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨的任務(wù)，需要各級(jí)相關(guān)人員不斷改進(jìn)舊有的落后觀念，更新新知識(shí)、新理念，與時(shí)俱進(jìn)的利用各種現(xiàn)代化管理手段開(kāi)展檔案管理工作。只有這樣，才能更好地為各級(jí)干部的任用、選拔提供最真實(shí)有效的憑證。

參考文獻(xiàn)：

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［2］王璇.干部“三齡二歷一身份”認(rèn)定過(guò)程中的重點(diǎn)及難點(diǎn)探討［J］.中小企業(yè)管理與科技，2015（6）.

［3］王治燕，邢珂.創(chuàng)新工作機(jī)制建立管用措施強(qiáng)化干部“三齡一歷”管理［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2010（1）.

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［5］計(jì)婷婷.干部檔案清理與“三齡二歷一身份”的審定［J］.檔案與建設(shè)，2014（11).

［6］任春霞.對(duì)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)清理的探討［J］.山西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（12）

作者簡(jiǎn)介：馬妙儀（1976-）,女，館員，本科，從事文書(shū)檔案和干部檔案管理、檔案信息化和檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用工作。