劉俊杰

摘 要：人事檔案是高校檔案工作的重要組成部分，在高校人才政策制定和人才引進(jìn)培養(yǎng)方面具有舉足輕重的作用，本文探討了高校人事檔案管理的重要性，提出了高校在人事檔案管理中存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題提出了構(gòu)建高校人事檔案管理的新路徑和改進(jìn)的措施。

關(guān)鍵詞：高等院校；人事檔案；管理

檔案管理是高校管理中一項(xiàng)非常重要的工作，而人事檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。人才管理工作的好壞直接影響著學(xué)校的人才選拔和任用，影響著學(xué)校教學(xué)和科研水平的提升。因此，在各個(gè)高校實(shí)施人才強(qiáng)校的大環(huán)境下，如何加強(qiáng)高校人事檔案管理工作，是研究高校檔案工作科學(xué)管理的重要課題。

一、高校人事檔案管理的重要性

（1）教師信息的記錄和保存。人事檔案是學(xué)校人才基本信息的載體，記錄和保存教職員工的年齡、學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、身體健康等情況，還反映了工資、獎(jiǎng)懲情況、科研成果、職務(wù)變動(dòng)情況，這些信息為教職員工職稱(chēng)評(píng)聘和行政職務(wù)的任命提供了基本信息，學(xué)校的人事部門(mén)、組織部門(mén)、教務(wù)科研部門(mén)都需要查閱人事檔案，了解和掌握全體教職工的情況，為學(xué)校在人才政策制定和人才引進(jìn)培養(yǎng)方面提供重要依據(jù)。（2）教職工身份和素質(zhì)的證明。高校招聘教師，尤其是一些高精尖的人才，當(dāng)人員尚未到崗，無(wú)法確定專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)時(shí)，可以通過(guò)檔案來(lái)進(jìn)行分析和評(píng)估，因?yàn)橐粋€(gè)人才是否具備所需的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，是否有很強(qiáng)的事業(yè)心，僅僅通過(guò)面試和考試是很難完全確定的，但是我們就可以從他的人事檔案中的考核情況、獎(jiǎng)懲情況、任職情況、科研成果記錄，甚至從他填寫(xiě)相關(guān)材料的字跡認(rèn)真程度，就可以看的出他的敬業(yè)精神和責(zé)任感程度，所以說(shuō)人事檔案資料在高校人才招聘、職稱(chēng)評(píng)聘、職務(wù)任職等方面發(fā)現(xiàn)和選拔人才都具有重要的作用。（3）人事信息的核實(shí)和糾正。在高校管理中，高校在開(kāi)展關(guān)乎教職工切身利益的事務(wù)時(shí)，有些人對(duì)自己的有些信息記憶不準(zhǔn)確，再加上檔案的保密性，使得不少高校出現(xiàn)了年齡、職稱(chēng)、學(xué)歷、工齡、科研成果等信息和實(shí)際不相符，甚至出現(xiàn)了一些虛假的信息，這些虛假的信息給學(xué)校的管理帶來(lái)了不少困難，但我們可以通過(guò)人事檔案工作，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行核查、比較、鑒別等，為學(xué)校相關(guān)部門(mén)提供準(zhǔn)確的信息。

二、高校人事檔案存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施

（1）檔案管理不規(guī)范，歸檔材料不及時(shí)不完整。隨著近幾年來(lái)辦公自動(dòng)化在各個(gè)單位公司使用，生成大量的檔案材料是使用A4紙張，按照現(xiàn)行檔案整理規(guī)范，現(xiàn)在的干部檔案資料統(tǒng)一用A4紙張，如果不經(jīng)過(guò)處理，將紙張大小不同的檔案資料裝訂到一起，給整理和立卷的工作的人員帶來(lái)不便，增加工作量。人事部門(mén)事務(wù)繁雜，有些高校的沒(méi)有專(zhuān)職的人事檔案管理員，有些高校人事檔案管理人頻繁變動(dòng)，導(dǎo)致多年收集的檔案資料不能及時(shí)歸檔，所以我們應(yīng)加大人事檔案人力物力投入，加強(qiáng)人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。（2）檔案管理方法待提高，信息資源難整合。目前，傳統(tǒng)的手工操作依然是很多高校的人事檔案管理的主要方式。大量的人事檔案還停留在紙質(zhì)檔案，沒(méi)有進(jìn)行人事檔案的全文掃描和錄入，沒(méi)有建立本單位的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢信息時(shí)還停留在人工翻閱原始檔案，這種落后的檔案管理方式容易的查閱檔案中出現(xiàn)差錯(cuò)，也容易在翻閱過(guò)程損傷原始檔案，檔案信息資源難以整合，重復(fù)查閱工作太多，影響工作效率。隨著信息化的不斷發(fā)展，各高校都在開(kāi)展數(shù)字化校園，人事檔案管理信息迫在眉睫。高?？梢哉细鱾€(gè)部門(mén)調(diào)整信息資源，進(jìn)行有效的整合，建立可集成的高校人事信息管理系統(tǒng)，利用校園網(wǎng)和校內(nèi)其他管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，最大限度的實(shí)現(xiàn)人事信息的收、管、用。（3）人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后，科學(xué)化管理程度較差。

目前，大部分高校從事人事檔案管理的都是以兼職為主，即便有專(zhuān)職人員，不論從職稱(chēng)還是學(xué)歷來(lái)說(shuō)都比較低，檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的更是少之更少。無(wú)論是兼職還是專(zhuān)職檔案人員，從事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)的人很少，缺乏檔案管理的基本理論知道，有的甚至不會(huì)操作電腦，無(wú)法使用掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，難以開(kāi)展數(shù)字化檔案工作。嚴(yán)重阻礙高校檔案信息化建設(shè)，影響人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，同時(shí)也要積極引進(jìn)一些檔案專(zhuān)業(yè)人才，鼓勵(lì)精通計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的人才從事檔案管理工作，注重加強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)踐培養(yǎng)和鍛煉，探索檔案管理的新理論、新技術(shù)、新手段，提高人事檔案的管理水平。

人事檔案的管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，安全保障體系建設(shè)，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和技能水平，才能更好的適應(yīng)信息時(shí)代的人才管理發(fā)展的需要。