摘要：隨著現(xiàn)代信息科技的不斷發(fā)展、新材料的廣泛利用，聲像檔案正逐步取代傳統(tǒng)檔案而成為利用率較高的檔案形式。通過(guò)對(duì)聲像檔案數(shù)字化處理模式的研究與分析，結(jié)合當(dāng)前檔案管理實(shí)際，引入先進(jìn)的聲像檔案數(shù)字化處理技術(shù)，并在此基礎(chǔ)上闡述和提出數(shù)字化處理的具體實(shí)施方法，旨在為聲像檔案更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和長(zhǎng)期保存提出建議。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；數(shù)字化處理；檔案保存；現(xiàn)代信息科技；檔案管理 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類(lèi)號(hào)：G272 文章編號(hào)：1009-2374（2016）09-0176-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.09.087

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和新材料的廣泛應(yīng)用，聲像檔案無(wú)論從數(shù)量還是種類(lèi)上都在不斷增加，人們對(duì)聲像檔案的依賴(lài)程度不斷提高，突出表現(xiàn)在聲像檔案的利用范圍不斷擴(kuò)大和利用頻率大大提高。聲像檔案不同于紙質(zhì)檔案，是一類(lèi)以照片、影片、音像資料和視頻資料為主體，以文字資料為輔助，將重大社會(huì)生活事件、科研發(fā)現(xiàn)、歷史地理等富有重要意義和保存價(jià)值的事件進(jìn)行記載的資料。

1 聲像檔案的管理和保存問(wèn)題

1.1 聲像檔案保存歸檔意識(shí)不強(qiáng)

聲像檔案的保存與歸檔工作是從攝錄環(huán)節(jié)就已經(jīng)正式啟動(dòng)，攝錄人員應(yīng)做好一定的檔案保存和歸檔工作。但因攝錄人員和檔案管理人員對(duì)聲像檔案性質(zhì)不夠了解、對(duì)聲像檔案的保存歸檔意識(shí)不強(qiáng)等原因，導(dǎo)致攝錄環(huán)節(jié)中聲像檔案大量流失。聲像檔案流失的主要途徑包括：其一，攝錄設(shè)備存儲(chǔ)空間有限，造成檔案資料存儲(chǔ)失敗、覆蓋和刪除。以DV攝錄為例，目前DV存儲(chǔ)卡以MMC卡、SD卡、XD卡、記憶棒和硬盤(pán)為主，其中SD卡體積較小、價(jià)格低廉，日益成為當(dāng)前聲像檔案存儲(chǔ)的主要媒介，硬盤(pán)存儲(chǔ)空間較大，但較為昂貴，是大數(shù)據(jù)、大容量聲像檔案存儲(chǔ)管理的重要媒介之一；其二，攝錄結(jié)束后沒(méi)有交予檔案管理人員進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)一管理，攝錄人員只有原始聲像信息而未加以記錄和說(shuō)明，造成日后檔案管理困難，在實(shí)際操作時(shí)，攝錄人員與檔案管理人員會(huì)因溝通問(wèn)題而產(chǎn)生分工有余而合作不足的現(xiàn)象；其三，攝錄人員和檔案管理人員流動(dòng)、檔案管理機(jī)構(gòu)的并撤等造成的聲像資料的流失和失控，而本質(zhì)原因還是歸結(jié)為聲像信息的記錄和說(shuō)明工作不到位。

1.2 聲像檔案保存條件和方法問(wèn)題

聲像檔案的載體形式多以高科技、新材料為主，保存條件和保存方法都異于且嚴(yán)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料，如底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13℃～15℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在35%～45%；照片庫(kù)溫應(yīng)保持在14℃～24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在37.5%～67.5%；錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持在18℃～24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在40%～60%；底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜等要求。由于資金的不足和意識(shí)的落后，導(dǎo)致部分檔案館、室的聲像檔案專(zhuān)柜都不具備保溫、控濕和消磁等要求，甚至個(gè)別檔案館、室壓根就沒(méi)有聲像檔案專(zhuān)柜。若聲像檔案未能在適宜的環(huán)境下保管，會(huì)造成檔案信息的失真、丟失甚至損毀。

1.3 聲像檔案特殊的歸檔要求問(wèn)題

聲像檔案的保存和歸檔具有較強(qiáng)的時(shí)效性和其他特殊要求，尤其是一些具有保存價(jià)值和特殊效用的聲像檔案必須及時(shí)歸檔，否則資料的具體時(shí)間無(wú)法確定，破壞資料信息的完整性。聲像檔案的閱讀必須憑借多媒體輸出設(shè)備，假如在做聲像檔案的歸檔工作時(shí)加以一定的文字輔助，會(huì)對(duì)日后的管理分類(lèi)工作帶來(lái)極大的便利。但目前，聲像檔案的歸檔工作多沒(méi)有適應(yīng)聲像檔案歸檔的特殊要求，給日后的管理工作帶來(lái)了極大的不便。

2 聲像檔案的數(shù)字化處理

2.1 數(shù)字化處理——聲像檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)

如前文所述，數(shù)字化的保管和收藏工作會(huì)對(duì)聲像檔案發(fā)揮能動(dòng)性、形象性和高效率的優(yōu)勢(shì)有直接影響。隨著聲像檔案利用范圍和使用頻率的不斷增加，傳統(tǒng)聲像檔案的缺點(diǎn)和劣勢(shì)也在不斷擴(kuò)大，引入采用新技術(shù)的聲像檔案成為迫在眉睫的工作。

傳統(tǒng)的聲像檔案是以模擬信號(hào)為信息載體的視音檔案資料，在數(shù)字技術(shù)還未登上歷史舞臺(tái)時(shí)，在聲像檔案的記錄和保存工作中發(fā)揮了重要作用。但隨著數(shù)字信息技術(shù)的高速發(fā)展，人類(lèi)迅速進(jìn)入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的多媒體時(shí)代。便攜式多媒體播放器、DV和錄音筆等數(shù)字化視音輸入輸出設(shè)備已經(jīng)取代了錄音機(jī)、錄像機(jī)和傳統(tǒng)攝像機(jī)?？梢哉f(shuō)，傳統(tǒng)模擬視聽(tīng)信息已經(jīng)退出了歷史舞臺(tái)，聲像檔案的數(shù)字化成為必然趨勢(shì)和潮流。以?shī)涞资行l(wèi)生學(xué)校為例，學(xué)校聲像檔案多由綜合檔案室負(fù)責(zé)管理和收藏，學(xué)校聲像檔案大部分多是由光盤(pán)、磁帶等傳統(tǒng)載體組成，借閱流程繁瑣、管理工作繁雜，學(xué)校管理各部門(mén)及教職工多因借、查閱不便等因素，造成聲像檔案并沒(méi)有很好地發(fā)揮其價(jià)值和利用作用。

2.2 聲像檔案數(shù)字化處理技術(shù)的引入

2.2.1 照片資料的數(shù)字化處理。目前，檔案館中的照片資料分為紙質(zhì)檔案和電子文檔形式保存的電子檔案。對(duì)于前者，若數(shù)量較多、內(nèi)容較豐富，可以使用電子掃描儀進(jìn)行分批掃描，并在第一時(shí)間對(duì)掃描文件進(jìn)行注釋說(shuō)明，將照片的時(shí)間、地點(diǎn)和照片的基本情況加以說(shuō)明，以便方便歸檔和分類(lèi)管理。對(duì)于后者，可以直接上傳至檔案管理軟件之中，通過(guò)軟件程序?qū)崿F(xiàn)檔案管理的全程自動(dòng)化。如想實(shí)現(xiàn)照片資料的輸出和借閱，用戶(hù)可以通過(guò)檢索程序?qū)ふ宜枵掌Y料，而后直接通過(guò)打印機(jī)隨時(shí)進(jìn)行照片的打印。另外，一些年代久遠(yuǎn)的照片會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、不清、磨損等情況，可以通過(guò)PS、美圖秀秀等軟件進(jìn)行修復(fù)，以便達(dá)到最佳的照片效果。

2.2.2 視音資料的數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換。所謂數(shù)字化的格式轉(zhuǎn)化，就是將模擬信息的連續(xù)性信號(hào)轉(zhuǎn)換成可供計(jì)算機(jī)識(shí)別的離散型信號(hào)。數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換多通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件，其中代表性的有WINDOWS WAVECN和A/D轉(zhuǎn)化器等。而對(duì)于視頻資料的數(shù)字化采集過(guò)程，則可以直接通過(guò)錄像機(jī)與計(jì)算機(jī)的連接，利用視頻采集卡將錄入的視頻資料直接存儲(chǔ)到電腦硬盤(pán)中，采集的過(guò)程就是視頻資料數(shù)字化的轉(zhuǎn)換過(guò)程。

2.2.3 數(shù)字化聲像檔案的統(tǒng)一管理。數(shù)字化的聲像資料也可以通過(guò)PREMIRE、COOLEDIT等計(jì)算機(jī)軟件程序進(jìn)行編輯壓縮處理。壓縮處理后，第一時(shí)間對(duì)每份文件進(jìn)行編制獨(dú)立分類(lèi)號(hào)、檔案號(hào)等工作，再進(jìn)行聲像檔案的搜索關(guān)鍵詞設(shè)定工作，方便用戶(hù)的同時(shí)，也大大提高了檔案管理人員的工作效率。

3 數(shù)字化聲像檔案長(zhǎng)期保存的措施和對(duì)策

數(shù)字化聲像檔案資料不但有紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，而且在保真、保質(zhì)和高壓縮率方面也遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先于模擬聲像檔案資料。但數(shù)字化檔案資料所依靠的技術(shù)手段和運(yùn)行機(jī)制與其他檔案資料的特殊性和差異性，使得數(shù)字化聲像檔案在長(zhǎng)期保存方面面臨著諸多問(wèn)題。因而，今后數(shù)字化聲像檔案發(fā)展方向不但要關(guān)注機(jī)制體制的建設(shè)宏觀(guān)建設(shè)問(wèn)題，還要著力解決數(shù)字化檔案資料的可存、可取、可利用。

3.1 數(shù)字化聲像檔案的遷移風(fēng)險(xiǎn)控制

所謂遷移，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件對(duì)原始保存的數(shù)字化檔案資料格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，使之適應(yīng)用戶(hù)計(jì)算機(jī)配置，便于用戶(hù)閱覽的操作。在進(jìn)行遷移的過(guò)程中，電子文檔的完整性、整體性都易被破壞和危害。另外，格式轉(zhuǎn)換軟件程序千差萬(wàn)別、質(zhì)量參差不齊，假如沒(méi)有統(tǒng)一的格式規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加以限制，一旦程序消亡，則會(huì)造成整個(gè)檔案的不可讀和不可用。在日常管理實(shí)踐過(guò)程中，聲像檔案館在管理數(shù)字化聲像檔案的起步階段，可以借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家或先進(jìn)同行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確立和統(tǒng)一數(shù)字化聲像檔案的格式轉(zhuǎn)換工作，再在檔案載體的外部附上統(tǒng)一的文字性便簽，在管理歸檔工作中，可以充分利用大數(shù)據(jù)管理方法，利用大容量硬盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)等載體做好聲像檔案的備份工作。

3.2 數(shù)字化聲像檔案硬盤(pán)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)控制

目前，數(shù)字化聲像檔案資料多儲(chǔ)存至硬盤(pán)之中，因此硬盤(pán)的安全是聲像資料可讀、可取、可利用的前提和基礎(chǔ)，對(duì)硬盤(pán)存儲(chǔ)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制是必需工作?？梢圆扇∮脖P(pán)健康安全監(jiān)測(cè)技術(shù)，讓用戶(hù)在檢索、借閱檔案資料的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)硬盤(pán)運(yùn)轉(zhuǎn)工作情況的檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)硬盤(pán)出現(xiàn)老化、檢測(cè)數(shù)值出現(xiàn)偏低狀況時(shí)，要及時(shí)通知專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維修。另外，對(duì)聲像檔案進(jìn)行獨(dú)立式備份也是降低硬盤(pán)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)的有效工作之一。

3.3 數(shù)字化聲像檔案技術(shù)淘汰風(fēng)險(xiǎn)控制

數(shù)字化聲像檔案依托的是高科技、新材料，更新?lián)Q代頻率較高。而因相關(guān)技術(shù)淘汰而使得部分檔案資料丟失或不可用的現(xiàn)象也屢見(jiàn)不鮮。因此，我們?cè)谧⒅貙?duì)資料自身進(jìn)行收藏和保管的同時(shí)，對(duì)聲像檔案保管所依托的相關(guān)技術(shù)也要注意保存。目前，業(yè)內(nèi)常用的是復(fù)制拷貝、仿真和收藏舊技術(shù)三種措施，特別是仿真技術(shù)，是通過(guò)仿真軟件對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行模擬，具有適應(yīng)性強(qiáng)、占用空間小等特點(diǎn)，成為檔案技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)控制的主要措施。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，是實(shí)現(xiàn)聲像檔案長(zhǎng)期保存的主要措施和途徑之一，也是檔案管理發(fā)展的主流方向。在聲像檔案管理工作中引入數(shù)字化處理，不但要注意選用科學(xué)、有效的數(shù)字化處理軟件，還要注意對(duì)數(shù)字化處理過(guò)程中的遷移風(fēng)險(xiǎn)、硬盤(pán)安全風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)淘汰風(fēng)險(xiǎn)加以控制，只有這樣才能更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)聲像檔案的長(zhǎng)期保存。

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作者簡(jiǎn)介：吳暉（1974-），女，湖南冷水江人，婁底市衛(wèi)生學(xué)校經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）