吳志博

山東棗建建設(shè)集團(tuán)有限公司

建筑工程電子文件檔案管理分析

吳志博

山東棗建建設(shè)集團(tuán)有限公司

隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建筑行業(yè)有了很大的進(jìn)步，同時隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

建筑工程；電子文件；檔案管理

1 建筑工程電子文檔建立的基本要求

①電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。由于工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，這就決定了建筑工程電子文件檔案的建立是一個較長而復(fù)雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，電子文件資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了建筑工程電子文件建立的難度，確保其真實性、完整性是十分重要的。因此，要對建筑工程電子文件的形成明確其基本要求。②應(yīng)明確規(guī)定建筑工程電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。③歸檔建筑工程電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致，也就是與圖紙實體的圖號盒相一致。④具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。⑤歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。

2 建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

2.1 電子文件歸檔不到位

采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。

2.2 電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊

在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計算機技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。

2.3 電子文件的真實性、可讀性較差

在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強。

3 建筑工程電子文件檔案管理策略研究

3.1 及時殺毒、分散儲存

計算機的使用和各種終端設(shè)備的使用都要注意一點，就是要及時進(jìn)行殺毒，何況關(guān)系安全和保密的建筑工程的電子文件檔案，因此在進(jìn)行文件的傳輸和文件的儲存時一定要有嚴(yán)格的保密措施，盡量不使用經(jīng)常帶來病毒的U盤。要對電腦定期不定期地進(jìn)行檢查和清理，如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)上出現(xiàn)漏洞、有木馬威脅時要及時處理，如果病毒擴大化不僅影響的是計算機的安全，而且影響的是整個電子文件檔案的安全，那樣會得不償失。同時在文件傳輸?shù)臅r候如果不是特殊情況，盡量使用郵箱的傳輸方式，在傳輸過程中一定要注意記錄傳輸時間和傳輸?shù)拇篌w內(nèi)容，有效保證文件傳輸?shù)陌踩头€(wěn)定。機密文件和重要文件要注意盡可能不用網(wǎng)絡(luò)在線傳輸，防止黑客入侵和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。建筑工程電子文件檔案管理的儲存要注意分散進(jìn)行儲存，因為過于集中的儲存是引起安全性和保密性問題的重要緣由之一。對于重要的資料和重要的文件應(yīng)該做好備份，并且要儲存在電腦的硬盤上，這樣就能減少病毒和黑客，對于需要存儲的內(nèi)容一定要做好標(biāo)注，同時要分散儲存在另一個U盤中，這樣就能防止惡意的篡改和刪除，即使篡改和刪除了，也能以最快速度發(fā)現(xiàn)并采取重要防護(hù)措施。

3.2 更加規(guī)范和科學(xué)地使用電子文檔

定期對辦公室的各種文件進(jìn)行收集、整理和備份，并且在此基礎(chǔ)上進(jìn)行安全儲存，這樣就能在一定程度上保證電子文檔檔案管理的安全。對于一些比較重要的文件，一定要按照文件的性質(zhì)和級別安裝安全性能較高的軟件，這種軟件從某種意義上講能有效避免病毒的進(jìn)入、木馬的形成和黑客的入侵，從而有效防止電子文件檔案的流失和損害，也有效地保證了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)安全和名譽安全。一些工程的報價和投標(biāo)方案是建筑工程部門和企業(yè)最重要的信息之一，因此必須采取更加嚴(yán)密的手段對匯總檔案進(jìn)行積極有效地處理，首先是不要使用在線傳輸，要對電腦進(jìn)行殺毒，可以多次進(jìn)行，同時一定要做好備份，防止意外流失。

3.3 引進(jìn)和培養(yǎng)更加專業(yè)的計算機人才

引進(jìn)和培養(yǎng)更多專業(yè)的計算機人才，要在現(xiàn)有條件下對員工進(jìn)行深造，為企業(yè)培養(yǎng)高精尖的計算機專業(yè)人才，讓他們既要掌握熟悉的計算機操作技術(shù)，也要有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。既要熱衷于電子文件檔案的管理工作，也有要嚴(yán)格的保密意識和安全意識。專業(yè)的計算機技術(shù)人才要會自己設(shè)計基本的程序，并能做好相關(guān)軟件的開放，要會自如地設(shè)計圖紙和進(jìn)行安全的儲存。要使自己的企業(yè)有一定的網(wǎng)絡(luò)空間，保證企業(yè)的安全性和穩(wěn)定性。企業(yè)不但要注意內(nèi)部培養(yǎng)，更要注意對人才的引進(jìn)，為建筑工程的發(fā)展和穩(wěn)定注入新鮮血液，在引進(jìn)過程中主要素質(zhì)和業(yè)務(wù)的結(jié)合，既要注重業(yè)務(wù)技能，更要注重道德素養(yǎng)。

結(jié)語

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準(zhǔn)確的記錄工程項目中的各項內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實。只有實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發(fā)展空間。

[1]高影，張艷萍.淺談建設(shè)工程電子文件編制與電子檔案接收管理系統(tǒng)應(yīng)具備的功能[J].城建檔案，2012，10：40-41.

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