馮 洲（深圳市寶安區(qū)建設(shè)檔案室，廣東深圳518100）

淺析檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

馮 洲（深圳市寶安區(qū)建設(shè)檔案室，廣東深圳518100）

目前我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)實(shí)現(xiàn)巨大飛躍，并且充分促進(jìn)各行各業(yè)不斷發(fā)展。檔案在各行各業(yè)的作用越來越突出，因而需要充分落實(shí)檔案方面管理。然而目前檔案管理仍然存在一定滯后性，不能緊跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。如果一味運(yùn)用人工方式進(jìn)行管理，不僅管理效率比較低下，而且相對(duì)來說可能會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。本文針對(duì)檔案管理存在問題進(jìn)行研究，并闡述相關(guān)對(duì)策。

檔案信息；現(xiàn)代化；途徑；管理

檔案在學(xué)業(yè)以及事業(yè)中起到十分重要的作用，因而需要充分落實(shí)這方面管理。但是部分檔案人員在管理的過程中，管理方式相對(duì)比較落后，不能充分符合現(xiàn)代化實(shí)際要求，在效率方面也相對(duì)難以充分保障。很多檔案人員實(shí)際進(jìn)行工作的過程中，甚至可能會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的差錯(cuò)，大大影響了辦事效率。目前新興技術(shù)不斷發(fā)展，這也為檔案管理帶來了巨大的機(jī)遇。而如果運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，將大大提升檔案管理效率，并且利于各項(xiàng)事業(yè)不斷發(fā)展。

1 加強(qiáng)檔案管理所具有的意義

1.1 通過加強(qiáng)檔案管理，社會(huì)實(shí)現(xiàn)更加良好發(fā)展

目前社會(huì)得以不斷進(jìn)步，各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)較為良好發(fā)展。因而加強(qiáng)檔案方面工作，也顯得越來越關(guān)鍵[1]。應(yīng)基于總體，不斷提升我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)。利用檔案信息資料，形成一定程度借鑒參考。從事檔案工作的相關(guān)機(jī)構(gòu)，資料應(yīng)該較為及時(shí)并且全面。但是存在一些單位，檔案方面仍然難以實(shí)現(xiàn)有效管理，現(xiàn)代化水平相對(duì)而言不高，管理方法也比較單一落后，導(dǎo)致檔案字跡不夠清楚，或者紙張出現(xiàn)一定程度破損，檔案難以實(shí)現(xiàn)合理保存，同時(shí)也不能交流傳遞。為了解決上述實(shí)際問題，需要改革檔案管理，朝著現(xiàn)代化前進(jìn)。

1.2 通過加強(qiáng)檔案管理，利于科技不斷發(fā)展

從20世紀(jì)開始，知識(shí)經(jīng)濟(jì)逐漸到來，新興技術(shù)手段不斷涌現(xiàn)，廣泛得到發(fā)展應(yīng)用，并且大大方便各項(xiàng)社會(huì)生活。對(duì)于目前辦公，逐漸開始實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以及無紙化。新載體檔案資料等，大量在工作生活中涌現(xiàn)[2]。尤其是對(duì)于這些新型檔案，更加需要做好文件各項(xiàng)收集，并且需要進(jìn)行合理整理歸檔。身為檔案工作者，應(yīng)該更新自身觀念，并且需要不斷更新管理模式，才能利于檔案有效管理，并且適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代步伐，利于科技方面不斷發(fā)展。

1.3 通過加強(qiáng)檔案管理，自身能夠得到發(fā)展

對(duì)于我國(guó)檔案事業(yè)，盡管已經(jīng)有了較為顯著發(fā)展，然而由于社會(huì)仍然處于不斷改革之中，無論是檔案保護(hù)方面條件，還是相應(yīng)管理手段，普遍逐漸顯現(xiàn)出一系列不足。抽樣調(diào)查顯示，在建國(guó)的相應(yīng)初期，不僅載體材料質(zhì)量不高，而且保存手段落后，目前20%比例檔案，已經(jīng)逐漸產(chǎn)生褪變問題。甚至褪變相對(duì)比較嚴(yán)重的，產(chǎn)生無字檔案。科技目前仍然不斷進(jìn)步，檔案無論數(shù)量還是種類，普遍處于日益增長(zhǎng)之中。同時(shí)社會(huì)各個(gè)方面，檔案信息普遍面臨大量需求。

1.4 通過加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)檔案工作更有質(zhì)量

以往人工管理模式，不僅勞動(dòng)強(qiáng)度高，而且工作相對(duì)來說比較復(fù)雜繁瑣，可能產(chǎn)生錯(cuò)誤等。加強(qiáng)檔案工作方面各項(xiàng)管理，能夠有效凸顯網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，無論查全率還是查準(zhǔn)率方面，能夠?qū)崿F(xiàn)較高，有效減少人工操作，讓大量檔案人員，能夠充分避免較為繁重人工操作，能夠真正得到解放，并且擁有更多的時(shí)間，檔案業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)較為良好建設(shè)。

1.5 通過加強(qiáng)檔案管理，能夠落實(shí)各項(xiàng)法律法規(guī)

對(duì)于檔案方面的管理，盡管我國(guó)法律具有相應(yīng)的明文規(guī)定，但是很多情況下沒有按照實(shí)際進(jìn)行較為有效的實(shí)施。而通過加強(qiáng)檔案管理，能夠按照法律的實(shí)際實(shí)行，不僅能夠遵循相關(guān)的法律法規(guī)，而且能夠利于實(shí)際的檔案管理更加具有效率，充分發(fā)揮檔案管理的作用。

2 實(shí)際開展檔案管理階段，存在何種問題

2.1 管理基礎(chǔ)薄弱

對(duì)于檔案方面管理，相對(duì)來說基礎(chǔ)工作比較薄弱。在設(shè)備方面，不僅老套陳舊，而且比較缺乏較為完備目錄，部分企業(yè)內(nèi)部科技檔案，未進(jìn)行卡片登記。通常為了制作上述卡片，需要借助于大量人工進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。一方面費(fèi)時(shí)費(fèi)力，消耗一系列人力，另一方面不能充分符合統(tǒng)一的規(guī)范。

2.2 檔案匯編問題

通常檔案匯編過程中，周期相對(duì)比較長(zhǎng)，效率也相對(duì)比較低下。檔案管理方面有關(guān)實(shí)際工作，目前未引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)。對(duì)于目標(biāo)以及索引編制，仍然通過人工進(jìn)行，不僅工作時(shí)間相對(duì)來說較長(zhǎng)，而且在實(shí)際效率上也比較低下[3]。完成一次相應(yīng)的匯編，對(duì)于全部相關(guān)檔案，遵循從頭到尾原則進(jìn)行翻閱，將浪費(fèi)大量時(shí)間。

2.3 檢索方面問題

在實(shí)際進(jìn)行檢索階段，面臨諸多實(shí)際問題。很多檔案方面的管理，沒有真正落實(shí)現(xiàn)代化，因而對(duì)于相關(guān)科技人員，實(shí)際進(jìn)行查詢文獻(xiàn)資料階段，通常將浪費(fèi)大量時(shí)間。實(shí)際工作比較被動(dòng)，如果一味采用此種檢索手段，一定將出現(xiàn)漏查，甚至引起科技檔案難以實(shí)現(xiàn)充分利用。

2.4 計(jì)算機(jī)軟件落后

企業(yè)內(nèi)部很多計(jì)算機(jī)軟件，普遍趕不上現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展。通常來說，檔案要想真正實(shí)現(xiàn)較為高效管理，需要注重加強(qiáng)軟件科學(xué)研制。但是對(duì)于實(shí)際的開發(fā)工作，通常需要本單位人員進(jìn)行[4]。但是這些相關(guān)技術(shù)人員，檔案專業(yè)知識(shí)方面掌握不足。在實(shí)際進(jìn)行編制階段，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)難以形成科學(xué)有效管理，同時(shí)系統(tǒng)不夠完善，難以真正服務(wù)于整個(gè)檔案，管理難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

2.5 檔案信息難以錄入

對(duì)于一些較為重要檔案信息，在實(shí)際進(jìn)行錄入過程中同樣存在問題。通過計(jì)算機(jī)控制檔案，在實(shí)際工作的前期需要加強(qiáng)各方面處理，因而工作比較復(fù)雜。檔案管理著錄階段，著錄項(xiàng)目不夠科學(xué)，甚至重復(fù)進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目著錄。對(duì)于著錄相關(guān)信息，要想實(shí)現(xiàn)較為充分錄入，需要首先加強(qiáng)存儲(chǔ)。有限時(shí)間之內(nèi)，如果采用人工方法要想完成錄入，很難真正實(shí)現(xiàn)。

2.6 專業(yè)人才不足

為了實(shí)現(xiàn)良好的檔案管理，真正朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，專業(yè)人才尤其重要。但是人才數(shù)量目前出現(xiàn)嚴(yán)重不足[5]?，F(xiàn)階段檔案管理相關(guān)部門，復(fù)合型人才數(shù)量匱乏，要么計(jì)算機(jī)知識(shí)不足，要么檔案管理方面知識(shí)缺乏。檔案管理方面的實(shí)際工作，本身工作量較大，但是人員方面又少，所以很難抽取較為足夠時(shí)間開展相關(guān)教育。

3 如何促進(jìn)檔案管理

3.1 完善計(jì)算機(jī)檢索程序

利用計(jì)算機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)較為有效檢索，系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮較為良好功能。把相關(guān)文件或者卷宗，無論內(nèi)容還是外部特點(diǎn)，保持格式較為統(tǒng)一，通過寫于輸入卡片，并且進(jìn)行輸入于計(jì)算機(jī)，能夠完善數(shù)據(jù)庫(kù)。一旦實(shí)際進(jìn)行需要，可以馬上開啟計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)快速檢索。

3.2 完善計(jì)算機(jī)編目體系

對(duì)于科技檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，每一道實(shí)際工序，均會(huì)接觸到一些實(shí)際文件。利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案材料予以存儲(chǔ)，并且輸入于工作人員計(jì)算機(jī)，形成較為有效儲(chǔ)存，完善對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而能夠隨時(shí)提供服務(wù)等。

3.3 完善統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

通過統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，能夠展開較為有效統(tǒng)計(jì)。尤其對(duì)于檔案管理各項(xiàng)工作，相對(duì)必不可少。系統(tǒng)主要內(nèi)容方面，對(duì)實(shí)際工作過程中出現(xiàn)問題，予以系統(tǒng)性調(diào)查，并能夠進(jìn)行有效的分析和監(jiān)督，開展量化管理。通過統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，檔案管理機(jī)構(gòu)信息，以及人員庫(kù)房等信息，能夠存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，然后再予以一定程度細(xì)化。概括講，實(shí)際需要的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，均應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)存儲(chǔ)。如果馬上有所需要，應(yīng)按照相關(guān)指令，制定出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

3.4 完善庫(kù)房管理系統(tǒng)

對(duì)于庫(kù)房的管理，同樣需要完善相關(guān)系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)程序，可以迅速掌握庫(kù)房的實(shí)際，了解變化情況，并且能夠反映出來。幫助檔案管理方面相關(guān)人員，能夠更加清楚檔案究竟如何進(jìn)行存放，掌握具體位置信息，對(duì)應(yīng)的實(shí)際數(shù)量，以及保管方面相關(guān)情況，方便工作人員進(jìn)行查詢。此外，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注庫(kù)房實(shí)際安全，并且需要確保設(shè)施齊備，爭(zhēng)取比較完好無損，隨時(shí)予以科學(xué)檢查，并且進(jìn)行較為良好維護(hù)。

3.5 注重科技檔案保密

對(duì)于科技檔案，應(yīng)該充分做好各項(xiàng)保密工作，保密意識(shí)應(yīng)該提高。不論是領(lǐng)導(dǎo)階層，或者廣大管理員工，對(duì)于有關(guān)科技檔案，清醒的認(rèn)識(shí)了解，提高自身保密方面意識(shí)，并且需要不斷強(qiáng)化保密策略。檔案管理方面員工，務(wù)必應(yīng)充分遵守規(guī)定，真正能夠做到認(rèn)真履行自身各項(xiàng)職能，保守科技方面有關(guān)秘密，從而能夠?qū)崿F(xiàn)更加安全。

3.6 不斷增強(qiáng)管理人員素質(zhì)

檔案管理方面相關(guān)人員，需要自身具備較為良好綜合素質(zhì)。所以應(yīng)對(duì)檔案人員，予以針對(duì)性專業(yè)教育。計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，才能盡快實(shí)現(xiàn)掌握，自身能力得到不斷提高。此外，應(yīng)該注重橫向之間展開交流，不斷開闊工作人員視野。力爭(zhēng)促進(jìn)管理現(xiàn)代化發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

本文針對(duì)檔案管理存在問題進(jìn)行研究，并闡述相關(guān)對(duì)策。目前檔案管理仍然存在一定滯后性，不能緊跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。為了充分加強(qiáng)檔案管理，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，對(duì)于檔案工作人員，需要注重自身素質(zhì)水平的不斷提升。身為領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)該注重自身思想觀念方面轉(zhuǎn)變，在我國(guó)檔案事業(yè)中，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，檔案資源才能得以科學(xué)利用。

[1]周子藝，李 娜.檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化研究[J].勞動(dòng)保障世界，2013，（20）：107.

[2]吳錦霞.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化[J].科技致富向?qū)В?013（6）：315.

[3]劉雪慧.強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作加速檔案管理現(xiàn)代化[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2012（6）：92.

[4]潘 昕，李名家.高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的實(shí)踐與思考——基于檔案管理現(xiàn)代化的視角[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013（2）：133～136.

[5]魏志紅.加快信息化建設(shè)提高檔案管理現(xiàn)代化水平[J].黑龍江史志，2011（18）：43～44.

G271

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2095-2066（2016）05-0207-02

2016-1-15

馮 洲（1978-），女，中級(jí)，?？?，主要從事工程檔案竣工資料驗(yàn)收等工作。