廖添慧

摘 要：檔案管理工作是單位各項(xiàng)工作中必不可少的條件性和服務(wù)性工作?；鶎訂挝黄毡榇嬖谌恕⒇?cái)、物嚴(yán)重缺乏等多方面問(wèn)題，在這樣的現(xiàn)實(shí)中要做好檔案管理工作，應(yīng)做到對(duì)自身崗位有正確認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確定位；調(diào)整好心態(tài)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、精通業(yè)務(wù)、高效開(kāi)展業(yè)務(wù)工作；善于整合資源、利用現(xiàn)代科技設(shè)備為本職工作服務(wù)；加強(qiáng)溝通、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持等多措并舉，努力做好本職工作，讓單位檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用、更好的為單位發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；調(diào)整心態(tài)；加強(qiáng)學(xué)習(xí)；整合資源；加強(qiáng)溝通

檔案管理工作是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。檔案管理是在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，統(tǒng)一管理各門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

1 調(diào)整心態(tài)、對(duì)自身崗位要有正確認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確定位

從事檔案管理工作是一項(xiàng)比較枯燥、寂寞的工作，每天面對(duì)的都是文件紙張或單位的榮譽(yù)證書(shū)、舊印章等看起來(lái)毫無(wú)“生氣的東西”。要想做好檔案管理工作，首先得調(diào)整好自己的心態(tài)，要做到心平氣和、不急不躁、沉得住心、耐得住寂寞，時(shí)刻提醒自己要甘于平淡、默默奉獻(xiàn)，能以這樣的心態(tài)面對(duì)檔案管理工作才能把工作處理得有條不謹(jǐn)，得心應(yīng)手。

當(dāng)然，光憑一時(shí)的干勁是不可能把檔案管理工作做好的。要真正做好檔案管理工作還得對(duì)檔案的價(jià)值有正確的認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確定位。檔案是歷史的真實(shí)記錄，這是它的價(jià)值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件?，F(xiàn)代學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對(duì)于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價(jià)值。西漢司馬遷的《史記》和東漢班固的《漢書(shū)》這兩部我國(guó)古代的名著，編修時(shí)都大量地利用了檔案史料。檔案又是國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、外交、文化教育等的重要憑證。我國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)以及民間數(shù)量巨大的檔案是我們民族的財(cái)富，檔案記載了許許多多的歷史事件和社會(huì)現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。我國(guó)是世界上四大文明古國(guó)之一，文化古跡遍及全國(guó)，成為中外游客觀光游覽的勝地，而這些古跡每屆修繕和陳列展覽，也都要利用大量歷史檔案。以上所列無(wú)不說(shuō)明檔案管理工作的重要性，而這些都與我們從古到今每一位檔案管理工作人員的辛勤付出密不可分。從這個(gè)層面上理解，也可以說(shuō)，今天的檔案管理員就是明天記錄歷史的功臣。

2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)、精通業(yè)務(wù)，高效率開(kāi)展好本職工作

隨著社會(huì)的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難，管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)、精通業(yè)務(wù)、做到與時(shí)俱進(jìn)才能高效率做好本職工作。

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)的意識(shí)。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。而如今電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

3 整合資源、善于利用現(xiàn)代科技設(shè)備為檔案工作服務(wù)

當(dāng)前，社會(huì)在飛速發(fā)展，各行各業(yè)都在一定程度上融會(huì)貫通，實(shí)現(xiàn)了資源的合理整合，提高工作效率。其中，互聯(lián)網(wǎng)和各種專(zhuān)業(yè)軟件的開(kāi)發(fā)與利用更是讓我們的日常工作如虎添翼。檔案管理工作也不例外，需要整合現(xiàn)有的各項(xiàng)資源、高效利用好現(xiàn)代科技設(shè)備服務(wù)日常管理工作。

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類(lèi)，因此不可避免的產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。

4 加強(qiáng)溝通、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持

檔案工作是很重要的專(zhuān)業(yè)事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，開(kāi)展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件，而且是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。因此充分的發(fā)揮檔案的作用，為兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)具有十分重要的意義。

目前基層單位在檔案工作中存在的主要問(wèn)題有以下幾方面：一是庫(kù)房問(wèn)題。大多數(shù)基層單位檔案房簡(jiǎn)陋、潮濕，致使檔案材料因長(zhǎng)期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊，或是檔案遭受蟲(chóng)蛀、鼠咬；二是人員問(wèn)題，有的單位檔案無(wú)人管理，或是只派些老、弱、病、殘應(yīng)付，這些單位不注意留存檔案，也不想利用檔案，存在有“只要機(jī)器轉(zhuǎn)，什么檔案不檔案”的錯(cuò)誤思想；三是有的由于管理不科學(xué)，致使魚(yú)龍混雜，玉石不分，用時(shí)查找不到，使一些“真材”沒(méi)有“用武之地”，躺在卷柜“睡大覺(jué)”；四是不少人還不了解檔案在整個(gè)社會(huì)中的重大作用。目前在我們基層單位的工作人員，還沒(méi)有更多的便利條件，像到圖書(shū)館那樣到檔案館去利用檔案為自己的日常工作服務(wù)，有的還沒(méi)有養(yǎng)成利用檔案的習(xí)慣等等。這些問(wèn)題的存在與我們進(jìn)入21世紀(jì)的今天是不相適應(yīng)的。因此，就需要我們廣大基層單位各檔案管理工作人員積極、耐心地宣傳檔案的重要性，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，盡快改變當(dāng)前檔案工作中存在的落后狀況，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

現(xiàn)實(shí)的基層工作經(jīng)歷告訴我們，要做好當(dāng)前在看起來(lái)“不起眼”的檔案管理工作，必須尋找更多適當(dāng)時(shí)機(jī)向單位分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔管工作。在努力做好本職工作的同時(shí)，積極發(fā)揮檔案材料給單位做出重大決策、解決疑難問(wèn)題等關(guān)鍵時(shí)候，提供明確思路和有效參考，用事實(shí)改變單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。在基層單位，能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，今后我們的檔案管理工作將會(huì)事半功倍。

總而言之，基層檔案管理工作是一個(gè)平凡、單調(diào)、枯燥的繁雜工作。要做好基層單位檔案管理工作需要每一個(gè)檔案管理人員細(xì)心、耐心、清心、用心，在平凡的崗位上用良好的心態(tài)和不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取的精神做好本職工作，讓單位檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，更好的為本單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。