徐華妹

摘 要 目前，我們?nèi)匀灰詸n案作為歷史最真實(shí)的記錄，檔案不僅具有參考作用，而且具有憑證的作用。怎樣進(jìn)行檔案的保護(hù)，從而更好地延長(zhǎng)檔案的壽命是擺在我們面前必須要解決的問(wèn)題。文章以當(dāng)前檔案工作的實(shí)際問(wèn)題作為主要的出發(fā)點(diǎn)，以紙質(zhì)檔案保護(hù)中的相關(guān)問(wèn)題為側(cè)重點(diǎn)，對(duì)紙質(zhì)檔案保護(hù)中的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出解決的方案。

關(guān)鍵詞 紙質(zhì)檔案 保護(hù) 問(wèn)題

檔案工作當(dāng)中最為重要的就是進(jìn)行檔案保護(hù)，盡量保持檔案本來(lái)的面貌和保持檔案的安全和完整是我們?cè)跈n案保護(hù)工作中面臨的主要問(wèn)題。檔案本身真實(shí)地對(duì)歷史進(jìn)行了記錄，而且其具有參考以及憑證的作用，具有極高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。目前，我們對(duì)于紙質(zhì)檔案的保護(hù)主要從兩個(gè)部分來(lái)進(jìn)行。第一，對(duì)于檔案在動(dòng)態(tài)過(guò)程當(dāng)中的保護(hù)。具體包括檔案在入庫(kù)之前的檢查與登記，檔案在使用過(guò)程中的保護(hù)，檔案在著錄和整理過(guò)程當(dāng)中的保護(hù)以及檔案在使用過(guò)程當(dāng)中的保護(hù)等。文章主要針對(duì)在動(dòng)態(tài)過(guò)程當(dāng)中保護(hù)紙質(zhì)檔案相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探析，并提出解決的策略。另外，我們需要加強(qiáng)對(duì)于紙質(zhì)檔案有意識(shí)破壞行為的防范，尤其是對(duì)于涉及國(guó)家的機(jī)密以及技術(shù)機(jī)密的相關(guān)檔案文件更應(yīng)該加強(qiáng)保護(hù)，從根本上杜絕不法分子對(duì)于相關(guān)紙質(zhì)檔案進(jìn)行破壞或者竊取。由于紙質(zhì)檔案本身具有特殊性，一旦損毀，可能會(huì)導(dǎo)致合同關(guān)系的解除，如果是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的檔案還可能會(huì)導(dǎo)致建筑官網(wǎng)圖紙的確實(shí)，這對(duì)于建筑物的后期維護(hù)將會(huì)極大地增加難度，從而給建筑安全造成損害，甚至可能會(huì)造成國(guó)家資源的浪費(fèi)。

一、紙質(zhì)檔案保護(hù)過(guò)程當(dāng)中的問(wèn)題

（一）丟失

紙質(zhì)檔案的丟失主要集中在檔案從庫(kù)房當(dāng)中調(diào)出以后在展覽、著錄以及修復(fù)和利用的過(guò)程當(dāng)中。由于紙質(zhì)檔案本身具有詳細(xì)的記錄，而且平時(shí)主要在庫(kù)房的按架上進(jìn)行擺放，因此在靜態(tài)的過(guò)程中很難產(chǎn)生丟失的現(xiàn)象。此外，由于庫(kù)房本身具有嚴(yán)密的安保措施，更能夠?qū)τ诩堎|(zhì)檔案起到良好的保護(hù)作用。但是，如果紙質(zhì)檔案處于動(dòng)態(tài)的過(guò)程，則會(huì)受到其他因素的影響，如工作人員自身的責(zé)任心以及檔案利用者的覺(jué)悟等問(wèn)題。而且，由于檔案本身具有較強(qiáng)的特殊性，可能最終會(huì)導(dǎo)致丟失的現(xiàn)象。檔案通常只有一份，一旦丟失可能會(huì)引發(fā)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

（二）人為的損壞

人為因素在紙質(zhì)檔案的破壞過(guò)程當(dāng)中主要包含有意識(shí)的破壞以及無(wú)意識(shí)的破壞兩種。例如，在檔案使用的過(guò)程當(dāng)中，因?yàn)闄n案使用人在使用檔案時(shí)粗心大意或者其他不可抗拒的因素導(dǎo)致的檔案破壞我們稱(chēng)之為無(wú)意識(shí)的破壞行為；而在檔案的使用過(guò)程當(dāng)中人為靠外力對(duì)于檔案造成破壞，如采用油跡或者墨跡來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行破壞，或者對(duì)檔案的紙張進(jìn)行撕裂導(dǎo)致的檔案損壞，我們稱(chēng)之為有意識(shí)的檔案破壞行為。對(duì)于有意識(shí)的檔案破壞行為，我們通過(guò)進(jìn)行安全教育可以起到一定的改善作用，甚至可能會(huì)杜絕檔案的破壞行為。

（三）檔案保管的條件無(wú)法保證

紙質(zhì)檔案最大的弊端是其在庫(kù)外進(jìn)行運(yùn)行的過(guò)程當(dāng)中，我們無(wú)法對(duì)其保管條件進(jìn)行保護(hù)。特殊的天氣，如高溫、雨雪、光照、高濕度、粉塵以及有害氣體等都可能會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞。例如，在雨雪天氣當(dāng)中，如果不對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善的保管，就可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的濕度增加，最終可能會(huì)導(dǎo)致檔案的發(fā)霉變質(zhì)，造成不可估量的損失。另外，如果紙質(zhì)檔案當(dāng)中含有水分過(guò)多就能會(huì)導(dǎo)致檔案文件吸水膨脹，也更容易沾上各種的污物，并且發(fā)生變形。此外，火也是紙質(zhì)檔案的天敵，在檔案的保管過(guò)程當(dāng)中需要注意因人為因素導(dǎo)致的火災(zāi)。因此，我們要不斷加強(qiáng)對(duì)于檔案室的保護(hù)，避免因?yàn)闄n案的損壞造成不可挽回的巨大損失。

（四）不正確的方式進(jìn)行檔案復(fù)制

在紙質(zhì)檔案的使用過(guò)程當(dāng)中，如果采用不當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行復(fù)制，就可能會(huì)給檔案帶來(lái)本不該有的損傷。檔案的復(fù)制本身是一項(xiàng)具有較高技術(shù)手段的行為，如果使用不當(dāng)就可能會(huì)造成檔案的損壞。例如，如果我們?cè)趶?fù)印過(guò)程當(dāng)中使用的原稿光燈亮度過(guò)高，就可能會(huì)導(dǎo)致檔案的使用壽命降低。因此，我們?cè)跈n案復(fù)印時(shí)應(yīng)該盡量減少采用檔案原稿進(jìn)行復(fù)印的次數(shù)，而更多地選用復(fù)印件來(lái)再次進(jìn)行復(fù)印。另外，我們?cè)谶M(jìn)行檔案復(fù)印的過(guò)程當(dāng)中，需要靈活地選取復(fù)印的措施，從根本上避免檔案的損傷。

二、解決紙質(zhì)檔案保存問(wèn)題的辦法以及措施

（一）建立有效而且合理的管理制度

合理的管理制度對(duì)于檔案管理工作的效率具有積極的幫助，能夠使得每一個(gè)檔案管理的步驟都有充足的依據(jù)。對(duì)于檔案的借、查、閱、用以及轉(zhuǎn)等程序進(jìn)行積極的規(guī)范，從而幫助檔案的利用者能夠更好地進(jìn)行檔案的保護(hù)。在檔案出庫(kù)和入庫(kù)時(shí)，要做好檔案室的濕度以及溫度的調(diào)節(jié)，尤其是檔案借出時(shí)的濕度和溫度，叮囑借閱人在使用過(guò)程當(dāng)中的注意事項(xiàng)，要求借閱人按時(shí)歸還檔案，在檔案查閱過(guò)程當(dāng)中注意保護(hù)檔案，并且注意借閱過(guò)程當(dāng)中的濕度和溫度。

（二）提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)

檔案保護(hù)的主體是人，同時(shí)檔案的損毀很大部分的因素也是因?yàn)槿?。我們?cè)谶M(jìn)行檔案保護(hù)的過(guò)程當(dāng)中，首先要加強(qiáng)檔案的保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)在檔案使用過(guò)程當(dāng)中的相關(guān)投入。在檔案的動(dòng)態(tài)使用過(guò)程當(dāng)中，很大一部分的損毀是人造成的，這部分因素只需要在檔案動(dòng)態(tài)使用的過(guò)程當(dāng)中引起足夠的重視，就能夠在最大程度上減少檔案的損壞。積極地對(duì)檔案使用過(guò)程當(dāng)中可能會(huì)對(duì)檔案造成破壞的相關(guān)因素進(jìn)行排除。在日常的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，要加強(qiáng)檔案保護(hù)的意識(shí)，并且在技術(shù)上進(jìn)行不斷的發(fā)展和更新，如注意防水、防火、防腐、防蟲(chóng)害等等。

（三）改善保管環(huán)境、控制好溫濕度

歷史的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，改善保管的物質(zhì)條件是社會(huì)發(fā)展的必然。在信息化社會(huì)，檔案的數(shù)量增長(zhǎng)快速，必須跟上現(xiàn)代化的保管設(shè)施、設(shè)備和裝具。好的場(chǎng)所保管環(huán)境能最大限度地保護(hù)檔案安全，減少檔案的損害。紙質(zhì)檔案在利用的過(guò)程中，一定要控制好環(huán)境的溫濕度，保持環(huán)境的清潔。塵土是霉菌的載體，如果空氣中存在過(guò)多的灰塵，就為霉菌生長(zhǎng)發(fā)育提供條件，從而滋生霉菌。要把紙質(zhì)檔案放在通風(fēng)及條件好的地方，利用完后迅速歸還，減少使用時(shí)間。

（四）充分利用檔案的文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化

文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化是減少人們?cè)跈n案利用過(guò)程中對(duì)檔案原件的直接利用，從而減少對(duì)檔案原件直接和潛在的損耗或損壞，來(lái)達(dá)到檔案保護(hù)的目標(biāo)。檔案原件在日常管理、利用中極易受損，而且一旦受損就很難恢復(fù)到和原來(lái)一樣的狀態(tài)。因此，我們要加大對(duì)檔案的縮微、復(fù)印、數(shù)字化力度，盡量減少原件的利用，最大限度地延長(zhǎng)檔案的原始?jí)勖?/p>

（作者單位為廣西壯族自治區(qū)國(guó)有三門(mén)江林場(chǎng)）

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