李良春

摘要：隨著改革的不斷深入，財(cái)務(wù)總監(jiān)管理中心的各項(xiàng)工作不斷完善，其中預(yù)算管理工作進(jìn)一步細(xì)化。在針對(duì)預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行編制的過(guò)程中，就會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，而且這些資料都是以電子化的形式存在。但是，在預(yù)算檔案管理上，很多的部門(mén)并沒(méi)有建立專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范，甚至出現(xiàn)了檔案資料丟失的現(xiàn)象。本文針對(duì)加強(qiáng)部門(mén)預(yù)算檔案管理工作進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：預(yù)算；檔案管理；思考

財(cái)務(wù)總監(jiān)管理中心的部門(mén)預(yù)算是重要的工作內(nèi)容。作為相對(duì)獨(dú)立管理部門(mén)，主要承擔(dān)各項(xiàng)預(yù)算工作，也因此而產(chǎn)生各種檔案資料。雖然部門(mén)預(yù)算所產(chǎn)生的資料會(huì)有資料管理人員統(tǒng)一管理，但是，由于這些管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，所以對(duì)于預(yù)算檔案資料的管理缺乏科學(xué)性，使得這些資料的服務(wù)功能難以充分地發(fā)揮出來(lái)。為了強(qiáng)化部門(mén)預(yù)算大難管理工作，就要針對(duì)部門(mén)預(yù)算檔案管理的重要性充分認(rèn)識(shí)，針對(duì)預(yù)算檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，并具有針對(duì)性地提出有效對(duì)策。

一、加強(qiáng)部門(mén)預(yù)算檔案管理的重要性

（一）做好部門(mén)預(yù)算檔案管理工作有助于預(yù)算工作的順利展開(kāi)

預(yù)算管理工作內(nèi)容復(fù)雜，多于財(cái)務(wù)管理有關(guān)。由于預(yù)算部門(mén)內(nèi)部的每一名員工都有本職工作，包括銷售預(yù)算、采購(gòu)預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等等，所以，幾乎每年的預(yù)算管理目標(biāo)都是由管理層決定，然后將目標(biāo)下派到相應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行預(yù)算編制工作。在預(yù)算的一系列工作中，會(huì)產(chǎn)生各種資料作為預(yù)算管理流程的憑證。如果這些資料丟失，就會(huì)對(duì)預(yù)算工作的順利展開(kāi)造成不良影響。因此，預(yù)算部門(mén)要做好檔案管理工作。當(dāng)預(yù)算工作進(jìn)入到執(zhí)行階段的時(shí)候，很有可能存在預(yù)算與實(shí)際差距。這就需要對(duì)預(yù)算作出調(diào)整，并對(duì)實(shí)際運(yùn)行成本采取有效的控制措施，由此而達(dá)到成本控制管理的目的。

（二）做好部門(mén)預(yù)算檔案管理工作有助于預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

預(yù)算不是簡(jiǎn)單地將預(yù)算作為財(cái)務(wù)金額的反映，而是對(duì)資源進(jìn)行有效分配，做到有計(jì)劃地投入，最大限度地產(chǎn)出，因此，預(yù)算關(guān)乎資源分配的計(jì)劃性和有效性。通過(guò)編制預(yù)算，以使得各項(xiàng)收支得到有效控制。做好預(yù)算檔案管理工作，各項(xiàng)資料都規(guī)范整理。當(dāng)進(jìn)行預(yù)算管理的時(shí)候，就可以查閱相關(guān)檔案資料對(duì)預(yù)算管理工作做出調(diào)整，以促使預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（三）做好部門(mén)預(yù)算檔案管理工作可以提高預(yù)算工作的成效

在編制預(yù)算的過(guò)程中，要將預(yù)算目標(biāo)具體化，就需要分解預(yù)算指標(biāo)，并將預(yù)算指標(biāo)落實(shí)到個(gè)人，做到責(zé)任到位。當(dāng)進(jìn)入到實(shí)際行動(dòng)中，預(yù)算編制就成為了成本控制標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)有效地控制成本達(dá)到預(yù)算目標(biāo)，其中，做好預(yù)算檔案管理工作是關(guān)鍵的內(nèi)容。當(dāng)預(yù)算編制工作進(jìn)入到執(zhí)行環(huán)節(jié)，需要控制的內(nèi)容有很多，包括材料的采購(gòu)、銷售等等，都屬于預(yù)算范疇，可以對(duì)各項(xiàng)工作運(yùn)行中所產(chǎn)生的出來(lái)變化呈現(xiàn)出來(lái)。因此，要做好部門(mén)預(yù)算檔案管理工作，使得預(yù)算工作效率有所提高。

二、部門(mén)預(yù)算檔案管理工作中所存在的問(wèn)題及做法

（一）對(duì)預(yù)算檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視

如果在預(yù)算檔案管理工作中沒(méi)得到單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，就會(huì)在人財(cái)物上難以調(diào)配導(dǎo)致預(yù)算檔案管理工作中存在很多問(wèn)題。即便是預(yù)算檔案管理人員有心提高工作質(zhì)量，但是，財(cái)力不足，設(shè)備運(yùn)行不良或者面對(duì)量大而繁瑣的預(yù)算檔案管理工作而人員不足，就會(huì)影響預(yù)算檔案管理質(zhì)量和管理效率。

（二）沒(méi)有按照制度要求執(zhí)行預(yù)算檔案管理工作

預(yù)算檔案管理工作中，由于沒(méi)有完善的管理制度，所以，檔案管理人員在履行職責(zé)的過(guò)程中，就不會(huì)嚴(yán)格要求自己。雖然一些單位已經(jīng)將預(yù)算檔案管理制度構(gòu)建起來(lái)，但是，在具體的執(zhí)行中，就不會(huì)嚴(yán)格按照制度完成檔案管理工作，而是將制度虛設(shè)。比如，在預(yù)算檔案管理工作中，對(duì)預(yù)算檔案資料沒(méi)有及時(shí)地收集、分類整理，沒(méi)有及時(shí)而規(guī)范地對(duì)預(yù)算檔案資料進(jìn)行立卷和裝訂。在檔案資料的保管中、資料的移交中，都沒(méi)有認(rèn)真履行程序，在借閱檔案預(yù)算檔案資料和銷毀檔案資料的時(shí)候，沒(méi)有在專門(mén)的管理人員的監(jiān)督下執(zhí)行，導(dǎo)致預(yù)算檔案資料丟失。特別是預(yù)算檔案管理工作中進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)檔案隨著人員的調(diào)走而流失的現(xiàn)象，或者部分預(yù)算檔案資料出現(xiàn)隨意打開(kāi)封裝袋或者損壞的問(wèn)題。

（三）預(yù)算檔案管理工作中存在設(shè)備落后的現(xiàn)象

一些單位雖然執(zhí)行了預(yù)算檔案管理，但是沒(méi)有建立專業(yè)的資料庫(kù)，檔案管理設(shè)備更是落后，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法按照規(guī)定展開(kāi)。部門(mén)預(yù)算檔案資料甚至存儲(chǔ)在預(yù)算部門(mén)，而沒(méi)有存儲(chǔ)在檔案櫥柜中。

三、部門(mén)預(yù)算檔案管理工作的思路及對(duì)策

針對(duì)部門(mén)預(yù)算檔案管理工作所存在的問(wèn)題，就需要采取集中管理辦法，包括相關(guān)的管理制度、檔案管理設(shè)備以及檔案管理人員都需要強(qiáng)化管理。

（一）完善檔案管理設(shè)施以部門(mén)做好預(yù)算檔案安全管理工作

部門(mén)預(yù)算管理部門(mén)有必要將專門(mén)的檔案管理部門(mén)設(shè)立起來(lái)，建立預(yù)算檔案管理庫(kù)房，根據(jù)預(yù)算工作以及檔案管理工作實(shí)際將專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)構(gòu)建起來(lái)，并完善管理制度。首先，要將預(yù)算檔案票據(jù)管理部門(mén)建立起來(lái)，設(shè)置兩個(gè)編制人員對(duì)預(yù)算檔案資料實(shí)施專業(yè)化管理，除了對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行管理之外，還要對(duì)相關(guān)的檔案資料和各種空白票據(jù)進(jìn)行管理。其次，需要將專門(mén)的預(yù)算檔案資料庫(kù)房構(gòu)建起來(lái)。庫(kù)房的各種安全設(shè)施要齊全以保證檔案資料的安全。所需要配置的安全設(shè)施包括防火設(shè)施、防潮設(shè)施、防塵設(shè)施、防盜設(shè)施，還要做好防蟲(chóng)、防鼠管理工作。為了避免預(yù)算檔案資料在庫(kù)房中遭到損壞，還要安裝現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，諸如空調(diào)設(shè)備、密集架設(shè)備、除濕機(jī)以及計(jì)算機(jī)等等。

（二）完善檔案管理制度以對(duì)部門(mén)預(yù)算檔案管理工作形成約束

完善檔案管理制度，就是要將預(yù)算檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都制度化，形成約束機(jī)制，包括預(yù)算檔案的移交、立卷、歸檔；檔案資料的保管、調(diào)閱；檔案資料的銷毀等等，都要按照具體的制度執(zhí)行，同時(shí)還要做好檔案保密工作。針對(duì)檔案管理制度是否落實(shí)到位的問(wèn)題，不要有關(guān)管理人員定期考核，作為工作崗位責(zé)任是否履行到位的依據(jù)，并將考核的結(jié)果指標(biāo)化。對(duì)預(yù)算檔案管理工作要采用現(xiàn)代化管理措施，實(shí)施信息化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施預(yù)算檔案管理，包括預(yù)算檔案資料的目錄以及資料檢索工具等等，都可以在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)預(yù)算檔案自理哦的共享。有關(guān)部門(mén)和個(gè)人登錄到指定的檔案管理平臺(tái)，就可以對(duì)所需要的預(yù)算檔案資料進(jìn)行檢索，并履行監(jiān)督職能。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程強(qiáng)化檔案管理控制工作

檔案管理工作中，檔案資料的移交是嚴(yán)格重要的環(huán)節(jié)。預(yù)算檔案需要移交到檔案管理部門(mén)，預(yù)算部門(mén)就要按照相關(guān)規(guī)定在“檔案移交清冊(cè)”中做好記錄，按照規(guī)定填寫(xiě)并有管理部門(mén)審查并蓋章后才可以向檔案管理部門(mén)移交。預(yù)算檔案的調(diào)閱手續(xù)要嚴(yán)格管理。預(yù)算檔案要做好財(cái)政歸口管理工作。當(dāng)進(jìn)行調(diào)閱預(yù)算檔案的時(shí)候，要求預(yù)算管理人員必須陪同，提供單位提供的借閱證明才能夠準(zhǔn)許調(diào)閱。預(yù)算檔案中，除了規(guī)定長(zhǎng)期保存的檔案資料之后，其他的預(yù)算檔案資料都是有期限的。預(yù)算檔案資料的保留期限到期后，就要進(jìn)行銷毀工作。由于檔案資料關(guān)乎預(yù)算工作的歷史，對(duì)后續(xù)的工作具有重要的參考價(jià)值。在進(jìn)行“檔案銷毀清冊(cè)”的時(shí)候，要嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，填制檔案銷毀清冊(cè)并報(bào)歸口管理部門(mén)，經(jīng)過(guò)審查蓋章后才可以進(jìn)行銷毀處理。在預(yù)算檔案資料銷毀的時(shí)候，要按照規(guī)定在有關(guān)人員的監(jiān)督下銷毀。

總結(jié)

綜上所述，預(yù)算檔案管理中，由于預(yù)算檔案管理設(shè)施不足，加之有關(guān)管理人員對(duì)預(yù)算檔案管理沒(méi)有基于高度的重視，特別是沒(méi)有專業(yè)的預(yù)算檔案管理人員執(zhí)行相關(guān)的工作，導(dǎo)致預(yù)算檔案管理工作中存在一些問(wèn)題。具有針對(duì)性地提出有效策略，以強(qiáng)化部門(mén)預(yù)算檔案管理工作，卻倒預(yù)算工作順利展開(kāi)并獲得成效。

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