崔萬有

【摘要】本文對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中存在的問題以及檔案信息化管理的重要性進(jìn)行詳細(xì)的分析，并提出信息化檔案的開展對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；信息化建設(shè)；重要價(jià)值；問題

隨著信息技術(shù)在檔案管理中的不斷推廣，各地的房產(chǎn)檔案都開始采用信息化模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，雖然這種檔案管理方式極大地提升了管理工作的效率，但是在開展的過程中還是存在資源利用不充分以及管理意識(shí)不足等問題，這些都對(duì)房產(chǎn)檔案的管理與利用造成了一定的影響，因此，想要更好地對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，必須要對(duì)存在的弊端進(jìn)行深入地分析，同時(shí)思考出有效的解決方案，確保檔案信息化建設(shè)的有效開展，從而提升房產(chǎn)檔案管理效率，使之能夠符合檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

一、實(shí)施信息化檔案的重要價(jià)值

（一）提高檔案管理工作效率。實(shí)施信息化檔案建設(shè)，能夠有效地改善以往檔案管理中存在的一些問題，并能打破原有工作地點(diǎn)以及其他因素對(duì)檔案工作的限制，使該項(xiàng)工作能夠向科學(xué)、高效的方向進(jìn)行發(fā)展，從而提升該項(xiàng)工作的服務(wù)質(zhì)量與效率。

（二）幫助檔案工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與普及，信息化辦公已經(jīng)成為今后社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理工作自然也不例外，無論是在檔案管理的理念上，還是管理、保存方式上都與以往有所不同，檔案管理系統(tǒng)也在不斷進(jìn)行著改進(jìn)與完善。房產(chǎn)檔案管理部門只有全面、詳細(xì)地認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性，才會(huì)使檔案相關(guān)的各方面工作得到有效提升，使其能夠與時(shí)代的發(fā)展相符，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

（三）開發(fā)出新的管理功能。建立信息化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)檔案的信息進(jìn)行科學(xué)的分析、整理，在管理方面具有諸多新的功能：

1.數(shù)據(jù)預(yù)警功能。這種功能其實(shí)就是對(duì)房產(chǎn)的交易數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，能夠使政府有關(guān)部門以此為根據(jù)，并使其與房產(chǎn)市場(chǎng)的實(shí)際情況與發(fā)展前景相結(jié)合，從而對(duì)市場(chǎng)的房?jī)r(jià)做出宏觀的調(diào)控，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)市場(chǎng)的平穩(wěn)發(fā)展。

2.信息分析功能。就是管理者在對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)，會(huì)建立數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，電腦系統(tǒng)能夠自動(dòng)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理，相關(guān)部門人員可以根據(jù)分析的結(jié)果對(duì)本地的房產(chǎn)開發(fā)作出正確的決策，從而有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

二、實(shí)施檔案信息化存在的問題

（一）檔案信息資源整理方面的問題。歸納起來主要有如下幾點(diǎn)：

1.信息歸檔完整性較低。房產(chǎn)檔案涉及的內(nèi)容與部門較多，信息的來源較為分散，很難保證信息歸檔的完整性，雖然各部門之間也建立了信息傳輸系統(tǒng)，但使用率并不高，人們還是更加傾向使用傳統(tǒng)的歸檔手段。

2.檔案整理存在一定的難度。建立一份完整的房產(chǎn)檔案需要與多部門之間進(jìn)行聯(lián)合，這些部門之間都是獨(dú)立的，因此在進(jìn)行信息傳輸時(shí)很容易出現(xiàn)信息遺落以及重復(fù)的情況，這些都對(duì)檔案的管理造成了一定的阻礙，對(duì)于檔案信息化的開展產(chǎn)生了一定的負(fù)面影響。

3.對(duì)檔案資源的再利用效率較低。目前相關(guān)部門對(duì)于房產(chǎn)檔案的信息數(shù)據(jù)并沒有進(jìn)行深層次的發(fā)掘，只是將其當(dāng)成是房產(chǎn)依據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，導(dǎo)致很多檔案都處于閑置的狀態(tài)，并沒有對(duì)這些信息進(jìn)行開發(fā)、再利用，導(dǎo)致檔案真正的價(jià)值并沒有被充分體現(xiàn)出來。

（二）對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)并不全面。雖然電子檔案的使用已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間，但是一些檔案管理人員對(duì)于信息化管理模式的認(rèn)知并不全面，單純地認(rèn)為信息化管理僅是對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)，實(shí)際上對(duì)檔案進(jìn)行電子化儲(chǔ)存只是信息化管理模式中的功能之一，想要將這種管理模式的功能全面發(fā)揮出來就需要建立一個(gè)完整的檔案管理體系，并要對(duì)信息化管理進(jìn)行全面的了解與認(rèn)知。

（三）對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度不足。導(dǎo)致相關(guān)人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)重視程度不足的原因主要有兩個(gè)方面，一方面，一些檔案管理機(jī)構(gòu)并沒有設(shè)置一套較為成熟的信息安全防御機(jī)制，致使一些檔案管理人員并沒有對(duì)信息安全進(jìn)行正確的認(rèn)知，在檔案管理和檢查方面也沒有進(jìn)行高度的重視。另一方面，就是技術(shù)方面的問題，主要就是檔案信息安全方面的問題，由于一些檔案人員并沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過計(jì)算機(jī)安全防御技術(shù)，因此無法為電腦安裝殺毒、防御系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息保存的安全性存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，而部分檔案管理人員對(duì)于安全防御問題并沒有給予足夠的重視，這些都會(huì)導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞等情況的發(fā)生。

三、實(shí)施檔案信息化的應(yīng)用對(duì)策

（一）建立健全的檔案信息資源庫。房產(chǎn)檔案的信息數(shù)量規(guī)模極為龐大，想要建全建立的檔案信息資源庫并不是一朝一夕就能做到的事情，相關(guān)人員必須要投入足夠的耐心與決心，首先要對(duì)檔案的儲(chǔ)存系統(tǒng)進(jìn)行更新，可以選擇安全性能較強(qiáng)的“SAN”儲(chǔ)存系統(tǒng)，并要設(shè)立配套的光盤備份以及恢復(fù)體系，從而將現(xiàn)有的資源庫光盤復(fù)本保存下來。要設(shè)定自動(dòng)化備份功能，使系統(tǒng)能夠定期對(duì)制定的信息內(nèi)容進(jìn)行備份與恢復(fù)。除此之外，還要設(shè)置動(dòng)態(tài)的信息更換系統(tǒng)，此系統(tǒng)和靜態(tài)的檔案信息儲(chǔ)存系統(tǒng)并不相同，它并不是固定不變的，而是可以根據(jù)房產(chǎn)權(quán)屬的變化而隨之發(fā)生改變，是一項(xiàng)針對(duì)業(yè)務(wù)的檔案信息動(dòng)態(tài)機(jī)制。使用動(dòng)態(tài)的管理系統(tǒng)能夠使檔案信息隨著房產(chǎn)權(quán)屬的變動(dòng)而進(jìn)行更新，同時(shí)會(huì)將變更的信息傳輸?shù)较嚓P(guān)房產(chǎn)管理部門的電腦終端上，從而實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的在線實(shí)時(shí)更新，使檔案中產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)讓和變更以及查封等狀態(tài)與信息能夠與實(shí)際情況相符。

（二）提供強(qiáng)大的技術(shù)和資金支持。針對(duì)信息化管理模式推廣中存在的技術(shù)方面的問題，相關(guān)管理部門可以通過提供強(qiáng)大的技術(shù)支持與資金支持來幫助解決這一問題，可以從以下幾個(gè)方面入手：

1.加大對(duì)信息化檔案管理的投入資金數(shù)額。相關(guān)管理部門要提高對(duì)檔案管理的重視程度，建立專項(xiàng)的投入資金，并要按照實(shí)際的工作開展情況對(duì)資金進(jìn)行及時(shí)地調(diào)整。除此之外，還可以通過服務(wù)外包的方式，對(duì)檔案信息化建設(shè)體系進(jìn)行改革，要支持檔案管理部門對(duì)自身的管理技術(shù)進(jìn)行提高，從而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量管理的目標(biāo)。

2.優(yōu)化檔案管理軟件與硬件方面的設(shè)施。在得到足夠的資金支持之后，檔案管理部門就應(yīng)對(duì)自身的各種設(shè)施進(jìn)行詳細(xì)的檢查，并制定出適合的設(shè)施優(yōu)化方案，打造良好的信息化辦公環(huán)境。與此同時(shí)，要對(duì)電腦管理軟件進(jìn)行更新、升級(jí)，使管理軟件既能對(duì)房產(chǎn)市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)進(jìn)行追蹤，又能提升對(duì)檔案信息的管理效率，真正實(shí)現(xiàn)高速率檔案管理。

（三）規(guī)范檔案管理工作程序。想要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理工作，就需要規(guī)范檔案管理的工作程序，要對(duì)檔案建設(shè)與管理中的每一工作環(huán)節(jié)制定明確的操作標(biāo)準(zhǔn)，從而保證工作質(zhì)量，提升工作效率。因此信息化檔案需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或者文字錄入等，并將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，在這過程中如果工作人員的操作不當(dāng)都會(huì)造成檔案信息的失實(shí)，因此要對(duì)檔案接收以及人工輸入等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，并要保證嚴(yán)格按照相關(guān)條例進(jìn)行操作，保證檔案管理的高效性。

（四）提高對(duì)檔案信息安全的重視程度。檔案管理部門要加強(qiáng)檔案管理者對(duì)于信息安全的重視程度，并要對(duì)人員進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)，讓他們能夠?qū)π畔踩闹匾赃M(jìn)行全面的認(rèn)知，并要提升他們對(duì)于信息系統(tǒng)安全防御能力水平，使其能夠在工作時(shí)準(zhǔn)確判斷可能存在病毒的軟件與文件，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行正確的處理。

（五）設(shè)立健全的信息化檔案管理體系。僅憑檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行管理的力量畢竟有限，因此檔案管理部門要與房產(chǎn)管理相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合，建立檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)，對(duì)各部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。要對(duì)每一部門的信息管理與錄入制定明確的制度，保證信息能夠完整、準(zhǔn)確地傳輸?shù)綑n案管理部門，并要設(shè)定每一部門對(duì)于檔案查看與使用的權(quán)限，保證檔案信息的安全性與保密性。

四、結(jié)束語

鑒于房產(chǎn)檔案的重要性，相關(guān)檔案管理部門要對(duì)自身信息化管理工作存在的問題進(jìn)行深入地分析，并根據(jù)實(shí)際情況提出相應(yīng)的解決方案，促進(jìn)信息化管理工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理的工作效率，與此同時(shí)，相關(guān)部門要對(duì)檔案資源的價(jià)值進(jìn)行全面地認(rèn)知，將其具有的功能充分開發(fā)出來，從而更好地為民眾進(jìn)行服務(wù)。

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