孫剛

【摘 要】檔案是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會的重要手段。機關(guān)事業(yè)單位檔案室所保存的文書、科技、會計、照片、聲像等檔案資料，都將成為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位；檔案；工作

檔案是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會的重要手段。機關(guān)事業(yè)單位檔案室所保存的文書、科技、會計、照片、聲像等檔案資料，都將成為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。檔案管理人員應(yīng)意識到當(dāng)前檔案工作的重要性，切實將檔案工作收齊、管好、用活，為維護本地歷史真貌和今后的發(fā)展作出新的更大的貢獻。下面就檔案現(xiàn)代化管理的必要手段及如何做好機關(guān)事業(yè)單位檔案工作做以淺要分析。

一、檔案現(xiàn)代化管理的必要手段

隨著社會的日益發(fā)展，國家日益昌盛，在給人們帶來了幸福生活的同時，也給檔案管理帶來了許多亟待解決的問題，如檔案數(shù)量越來越多，量的積累給保管和提供利用帶來質(zhì)的困難。在這種情況下，管理方法的改善成為檔案管理人員需要注意的首要因素。

（一）增強服務(wù)意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。一個單位無論什么工作，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能取得重要成效，檔案工作也是如此，只有提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認識程度，才能決定檔案工作的發(fā)展。因此，檔案工作人員要充分發(fā)揮工作主動性，以實際行動影響和提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，其根本在于缺乏檔案管理意識，認為檔案工作在一個單位中是無關(guān)緊要的。因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強有關(guān)檔案方面的宣傳是搞好檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員把管理的文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)審查，使檔案留給領(lǐng)導(dǎo)深刻印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，這些資料很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應(yīng)用，在應(yīng)用中理解檔案工作的重要性。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作，最后提出對檔案管理工作的建議。

（二）加強職業(yè)道德，增強責(zé)任感。檔案管理不僅僅需要專業(yè)的工作水平，更要有熟練的工作經(jīng)驗。管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，優(yōu)秀的職業(yè)道德，嚴(yán)謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，誠懇的工作熱情，又要有先進的檔案管理的方法和管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有廣泛涉獵相應(yīng)的專業(yè)知識，提高自身視界，豐富知識體系，提升綜合素質(zhì)，才能做好步入新時代的檔案管理工作。

（三）學(xué)習(xí)先進技術(shù)方法，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。但隨著大數(shù)據(jù)時代到來，隨著電子計算機步入了人類生活，在檔案管理中運用計算機科學(xué)技術(shù)，可以將文件的起草、修改、刪減乃至于定稿打印，傳閱，整理，歸檔等一系列工作一氣呵成。學(xué)習(xí)這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，是檔案管理人員正迫切需要進行的。檔案管理數(shù)字化、信息化都是大數(shù)據(jù)時代對檔案工作的要求，也是檔案工作者注定要進入的領(lǐng)域。所以，檔案管理工作者要在自己的工作進程中，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，也要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為具備計算機科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)文化的現(xiàn)代型檔案管理人才。

（四）充分利用現(xiàn)有資源，提高檔案質(zhì)量。檔案中記載著大量的指示，也蘊藏著豐富的信息，這使得檔案成為一種重要的信息資源。盡管檔案的整理工作繁瑣，機械的勞動量偏多，勞動強度偏大。在人工立卷時，立卷人往往依照自己的理解對文件進行分類，即使擁有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人都存在主觀的理解因素，同一個文件難免會出現(xiàn)在不同的分類，由此產(chǎn)生了難以避免的分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，這不僅影響案卷的質(zhì)量，也給其他工作人員利用檔案進行工作帶來不便。但利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，就可以有效改善檔案管理人員以往面臨的難題。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

二、加強學(xué)習(xí)，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，面對新時代檔案管理工作的需要，檔案工作人員的首要任務(wù)是發(fā)揮其主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高自身的知識水平以及管理能力。在設(shè)備的現(xiàn)代化，先進化，檔案種類和載體的多樣化的同時，更要不斷改革管理方法。正因如此，我們對于檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。曾經(jīng)屢試不爽的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識與工作方法，很難再適應(yīng)新的時代，對檔案人員加強繼續(xù)教育至關(guān)重要，我們必須盡快盡好地培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的新型人才，這樣才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

（一）提高認識水平，加強繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育面臨的問題繁雜多樣，首先，要解決檔案工作人員思想認識問題。要讓他們充分認識到自身進行繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的未來發(fā)展即檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，啟動檔案人才工程，培養(yǎng)時代新人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。

（二）完善管理制度，建立獎勵機制。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和完善繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和獎勵機制。如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性。這種機制同時也可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，明白自身所面臨的處境，明白繼續(xù)教育對于自身的意義，主動地參加定期的繼續(xù)教育，將知識更新?lián)Q代，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（三）加強培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。應(yīng)從實際出發(fā)，立足于崗位要求、劃分教育層次、利用多種渠道、進行多形式的繼續(xù)教育培訓(xùn)。要堅持“學(xué)以致用，學(xué)無止境，求取新知”的方針，切實遵守溫故知新的原則。第一要對檔案專業(yè)人員進行全面系統(tǒng)有關(guān)于檔案管理方面的教育，使檔案專業(yè)人員擁有吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會，彌補過去教育的不足與缺失，有效地提高其專業(yè)水平。第二要普及相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作包含了許多相關(guān)學(xué)科的知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，因此檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新。第三要強化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)，并學(xué)以致用將其運用到實際工作之中。

三、獎罰分明，細化考核監(jiān)管

要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要求我們通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到進行有效的檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，也要求檔案管理人員增強其自覺性，同時還要求我們把檔案材料的管理工作納入到責(zé)任制，法律制，要建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強檔案管理人員對檔案材料的積累、收集，不斷提高檔案管理工作水平并使相關(guān)人員進行檢查考核，做到獎罰分明，為其提高效率創(chuàng)造有利條件。