申玉蓉

摘要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各類方面的文書檔案管理工作顯得日趨重要，本文就文書檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行闡述，然后在信息化背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理存在的弊端有哪些，還有文書檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在，以及加強(qiáng)文書檔案管理的策略等進(jìn)行詳細(xì)討論與分析。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；文書檔案；管理

在不斷發(fā)展的信息化技術(shù)的新時(shí)代里面，越來越多的單位與企業(yè)都非常注重對(duì)自身內(nèi)部的文書檔案管理工作的開展與技能的提高。傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)出現(xiàn)了許多的弊端與瓶頸，這就需要我們調(diào)整思維，運(yùn)用科學(xué)合理的方法去提升與創(chuàng)新新環(huán)境下的信息化技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域里面的運(yùn)用與調(diào)配了。

一、文書檔案管理的特點(diǎn)

檔案的管理是由文書工作產(chǎn)生的， 文書工作包括文件的收集、運(yùn)轉(zhuǎn)、承轉(zhuǎn)、催辦以及文件的整理、立卷、歸檔等等。文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文書工作的全過程也是檔案工作的形成。而檔案工作是一個(gè)單位各級(jí)黨政和經(jīng)濟(jì)管理工作的重要內(nèi)容。也是單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，是一項(xiàng)嚴(yán)密復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作。

二、傳統(tǒng)文書檔案管理的存在的弊端

許多傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質(zhì)載體為主，很多檔案存放的年代久遠(yuǎn)，在查閱管理中容易破損，使得它們不能很好地保存下來。于是許多的檔案資料都選用了電子檔案來規(guī)整保存。

文書檔案的管理過程都比較紛繁復(fù)雜，文書檔案一般都包括了一個(gè)單位里面所有保密性跟有價(jià)值的各種資料，在收集、歸檔、編目、上架的過程中，會(huì)涉及各個(gè)部門的相關(guān)人員，這些工作比較零散復(fù)雜，有時(shí)工作量會(huì)比較大，而且人員操作容易出差錯(cuò)。

另外，由于一個(gè)單位里面的文書檔案工作比較繁多復(fù)雜，使得許多的任務(wù)都交由大量的工作人員進(jìn)行完成，這些人工操作使得單位的文書出現(xiàn)管理流程不暢，運(yùn)行機(jī)制不完善等等，特別是對(duì)先進(jìn)的管理設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)用不夠，提高工作人員的管理素質(zhì)可以確保文書檔案管理工作的順利有序開展。

三、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案的查閱速度

隨著近幾年的互聯(lián)網(wǎng)信息化數(shù)字時(shí)代的到來，在各個(gè)單位里面的文書檔案管理工作也被升級(jí)到一個(gè)新的高度，許多的文書資料都運(yùn)用電子版的形式佐以存在，然后在需要有人進(jìn)行檔案與資料的查閱時(shí)，只需要在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞就好，既節(jié)省了時(shí)間，又安排好了各種檔案的存放與網(wǎng)上即時(shí)查閱。實(shí)現(xiàn)了信息資源的最大化利用程度，在方便閱讀的同時(shí)又提高了文書檔案的閱讀量。

（二）提高檔案管理的工作效率

文書檔案管理工作針對(duì)一個(gè)單位里面的各方面的真實(shí)記載與反映，它從人事管理、行政管理以及財(cái)政管理等方面都是一種體現(xiàn)。它將各方面的管理工作中所產(chǎn)生的各類文檔、資料、音頻、影像等進(jìn)行有效整合與歸納，然后再進(jìn)行貼標(biāo)簽，把它們重新收集、整合、歸檔、立卷等，使得文檔的管理不再那樣復(fù)雜，并且同時(shí)提高其準(zhǔn)確性。將整個(gè)檔案管理的工作效率都得到提高。

四、加強(qiáng)文書檔案管理信息化的策略

（一）深化對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新信息化管理理念

思想意識(shí)對(duì)于人的行動(dòng)起到非常重要的引導(dǎo)作用，所以說實(shí)行文書檔案信息化管理是非常具有時(shí)代意義的，在一些單位中開展以互聯(lián)網(wǎng)為依托的文書檔案信息化管理，是科學(xué)管理資料文檔的有效手段，它將各類重要檔案進(jìn)行電子化管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的迅捷與先進(jìn)的方式優(yōu)化各種信息資源，深化對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代文書檔案管理的重要性，堅(jiān)持創(chuàng)新信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理思想，利用新型創(chuàng)新信息化管理文書檔案的科學(xué)手段進(jìn)行優(yōu)化各種資源，實(shí)現(xiàn)合理簡(jiǎn)化各種文書、檔案資源的分類與整理，逐步將文書與檔案管理推進(jìn)數(shù)字化與信息化的軌道上面。

（二）搭建科學(xué)信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理資源共享

努力搭建科學(xué)的信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)文書與檔案管理的資源共享。檔案管理的最終目的是為了達(dá)成各種資源信息的共享與有效利用。針對(duì)原始資源與信息進(jìn)行合理的簡(jiǎn)化與收集，然后運(yùn)用信息化管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)的使用與閱覽。把各類信息進(jìn)行數(shù)字化處理在整合在一起，運(yùn)用多元媒體來收藏與呈現(xiàn)出來，在“收、存、管、用”等方面進(jìn)行科學(xué)管理，通過文件管理、預(yù)歸檔管理、檔案管理（涵蓋了檔案業(yè)務(wù)中的建立文檔庫(kù)、數(shù)據(jù)錄入、信息采集、移交歸檔、實(shí)物借閱、在線借閱與庫(kù)房管理等基本檔案管理技能）為大家的及時(shí)閱取都提供了大大的便利。

（三）建設(shè)高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，提高管理人員的專業(yè)水平

在文書檔案管理的工作中，單位與企業(yè)需要建設(shè)一批高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，用來提高企業(yè)內(nèi)的檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)管理的工作效率的提升。從而確保文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性與高效開發(fā)，要求一批文書檔案管理人員需要有互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)營(yíng)思維去維護(hù)與開展檔案管理工作，切實(shí)把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到日常的文書檔案管理工作中去，讓它們成為單位與企業(yè)里面的檔案管理技術(shù)的軟實(shí)力，體現(xiàn)出企業(yè)的精神價(jià)值與物質(zhì)基礎(chǔ)所在。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文以簡(jiǎn)潔的方式進(jìn)行論述文書檔案管理工作在各類單位與企業(yè)中所處的得到位置與作用，它們具有哪些特點(diǎn)與傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在哪些弊端，如何去改進(jìn)與加強(qiáng)新時(shí)代下，信息化技術(shù)來引導(dǎo)文書檔案管理工作的開展與運(yùn)籌帷幄。在反思中我們學(xué)會(huì)從哪些方面去著手，想出哪些策略來實(shí)現(xiàn)技術(shù)革命的新老交替的完美過渡。信息化技術(shù)的全面運(yùn)用與覆蓋，是文書檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，是文書檔案管理工作的必由之路。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹建波.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].蘭臺(tái)世界，2014，S6（05）：1+4.