王毅 楊龍霞 張雪芹

摘 要：學(xué)籍管理是成人高等教育管理的重要組成部分。文章根據(jù)高等教育學(xué)籍管理的新特點和管理要求，探索新形式下成人高等教育學(xué)籍管理的信息化建設(shè)新思路，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，將管理和信息研究相結(jié)合，合理設(shè)計并開發(fā)學(xué)籍學(xué)歷的動態(tài)化過程管理，加強制度和信息化建設(shè)；提高學(xué)籍管理水平和效率。

關(guān)鍵詞： 成人教育；學(xué)籍注冊；學(xué)籍異動；畢業(yè)資格審核

中圖分類號：G724 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、課題背景和意義

目前，我國成人高等教育伴隨著高等教育的跨越式發(fā)展發(fā)生了深刻的變革，成人高等教育的大眾化、普及化，給更多社會人員提供了業(yè)余學(xué)習(xí)機會。隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，生源及辦學(xué)層次多樣化、管理制度的人性化，導(dǎo)致原有傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)有的辦學(xué)規(guī)模和層次要求，創(chuàng)新學(xué)籍管理模式勢在必行。按照教育部推行的《普通高等學(xué)校管理規(guī)定》《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》等一系列學(xué)籍學(xué)歷管理制度的要求，創(chuàng)新管理理念、梳理學(xué)籍管理制度、對學(xué)籍管理過程進(jìn)行科學(xué)的信息化開發(fā)建設(shè)工作，將有效提高成人學(xué)籍管理水平和效率。

通過建設(shè)良好的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，合理規(guī)劃學(xué)籍管理各個模塊，嚴(yán)把入學(xué)資格審核入口關(guān)；完善在籍學(xué)生的學(xué)籍異動并實時更新學(xué)信網(wǎng)；做好畢業(yè)資格審核和學(xué)位資格審核，嚴(yán)把出口關(guān)。為配合上級主管部門的各類數(shù)據(jù)申報，并保證管理數(shù)據(jù)一致性，建設(shè)高校的數(shù)據(jù)接口模型，可以有效解決多個信息庫的數(shù)據(jù)差異問題，減少管理人員手工制作環(huán)節(jié)，將員工從繁雜的事務(wù)當(dāng)中解脫出來，從而有效地提高員工的工作效率。

二、學(xué)籍管理過程和特點

學(xué)籍管理主要過程是對學(xué)生在校學(xué)歷的管理，管理內(nèi)容包括入學(xué)資格審查、在籍注冊、學(xué)業(yè)成績管理、學(xué)籍異動、畢業(yè)資格審查、學(xué)位授予資格審查等環(huán)節(jié)。建立良好的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，完善督查機制，確保學(xué)籍檔案的真實性、規(guī)范性，對學(xué)籍管理的效率提升有著極其重要的意義。同時可以確保學(xué)院管理模式與上級管理部門的數(shù)據(jù)保持一致性。

特點一：復(fù)雜性。成人高等教育的學(xué)籍管理表現(xiàn)在成人學(xué)生與學(xué)校之間的臨時隸屬管理，是對成人學(xué)生從入學(xué)之日到畢業(yè)時的全過程記載和管理。對培養(yǎng)高層次合格人才，維護(hù)學(xué)校的正常教學(xué)秩序具有重要的意義。由于成人學(xué)生的來源單位不同，涉及到的學(xué)科及專業(yè)門類較多，且年齡層次跨度大，文化水平、個人素質(zhì)、學(xué)習(xí)動機都有著較大的差異，學(xué)生維權(quán)意識比較強。根據(jù)成人特色，合理設(shè)計和規(guī)范學(xué)籍制度，采用信息化手段，建立完善的信息化流程，有效規(guī)范學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)行為和學(xué)習(xí)記錄，為學(xué)生能順利畢業(yè)奠定良好的基礎(chǔ)。

特點二：變動性。成人學(xué)生有別于普通高等教育入學(xué)的學(xué)生，在學(xué)習(xí)過程中經(jīng)常因為工作單位的變更或者家庭住址的遷移要求學(xué)籍變動，可能會涉及到休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)或者更換專業(yè)等等要求，如果沒有相關(guān)的信息化管理，僅靠人工記錄，容易發(fā)生丟失、出錯或者重復(fù)等等與學(xué)籍信息的不匹配現(xiàn)象。

三、學(xué)籍管理信息化實施方案

學(xué)籍管理信息化是一個系統(tǒng)的工程，涉及到很多方面的建設(shè)工作。在確定目標(biāo)后應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，避免學(xué)籍管理信息化重復(fù)建設(shè)。同時配合上級主管部門的三大主要信息平臺，教育部高等教育學(xué)生信息網(wǎng)平臺（http：//www.chsi.com.cn）、上海大學(xué)生信息服務(wù)系統(tǒng)（http：//116.236.218.75）、中國學(xué)位與研究生教育信息網(wǎng)（http：//www.chinadegrees.com. cn/），做好與三大平臺的數(shù)據(jù)接口開發(fā)工作。

（一）嚴(yán)把生源入口關(guān)，建立完善的學(xué)籍電子檔案

學(xué)生經(jīng)過成人高考錄取后，在學(xué)信網(wǎng)上已經(jīng)提供錄取下載功能。接下來，高校要對新生學(xué)籍進(jìn)行注冊，根據(jù)新生報道反饋結(jié)果，完成新生在線學(xué)籍注冊。學(xué)籍電子注冊和學(xué)歷電子注冊相銜接，只有經(jīng)過學(xué)籍電子注冊的學(xué)生獲得的畢業(yè)證書才能進(jìn)行學(xué)歷證書電子注冊。注冊信息主要包括考生號、學(xué)號、姓名、性別、出生年月、身份證號、政治面貌、專業(yè)名稱、專業(yè)代碼、學(xué)習(xí)層次、學(xué)習(xí)形式、學(xué)制、入學(xué)年份、預(yù)計畢業(yè)年份、電子檔案照片等。各學(xué)校通過招生管理模塊，將錄取信息及照片通過信息化手段導(dǎo)入到本校的學(xué)生信息庫中，并按照專業(yè)、層次、學(xué)制進(jìn)行編班編學(xué)號。在健全完新生信息庫后，按照學(xué)信網(wǎng)的要求，將實際報到注冊的學(xué)生上傳學(xué)信網(wǎng)。學(xué)校信息平臺可以根據(jù)不同條件設(shè)計快捷的學(xué)生學(xué)籍狀況查詢模塊，保證學(xué)生數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。

新生入學(xué)復(fù)查是學(xué)校開學(xué)后的重要工作，按照高校招生工作規(guī)定和學(xué)籍管理規(guī)定，嚴(yán)格復(fù)查新生入學(xué)資格，通過審核比對新生錄取名冊、電子檔案、照片、身份證等材料，及時發(fā)現(xiàn)問題；對于專升本學(xué)生，加強對其前置學(xué)歷的資格審核工作。對于不符合招生條件錄取的新生，在通知學(xué)生本人之后，立即取消其入學(xué)資格。

（二）健全管理制度，實行學(xué)籍動態(tài)信息化管理

做好新生的學(xué)籍手冊修訂和完善功能，使得學(xué)生對學(xué)校的管理制度和管理章程能進(jìn)行全面了解。在此基礎(chǔ)上，完善學(xué)院網(wǎng)站學(xué)籍管理的功能，對于在籍學(xué)生，其各類訴求或者申請有著明晰的流程圖提供給學(xué)生，指導(dǎo)學(xué)生按照指定流程辦事。

做好各類學(xué)籍異動的登記管理工作。成人學(xué)生由于工作或者個人原因提出學(xué)籍變更的情況比較多，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等，對此學(xué)校在嚴(yán)格按照學(xué)籍手冊的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)之外，同時按照上級主管部門的精神，在規(guī)定時間進(jìn)行報批，避免出現(xiàn)遺漏或者錯誤，強化學(xué)籍管理的剛性約束，不得擅自更愛、變動、刪減學(xué)籍信息為此，科學(xué)地開發(fā)學(xué)籍異動相關(guān)模塊，如確有信息修訂，做好學(xué)籍變動跟蹤記錄，提供實時查詢學(xué)籍狀態(tài)的功能，同時報批上級主管部門批準(zhǔn)，做到與中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）的數(shù)據(jù)與本校管理數(shù)據(jù)的完全匹配。

（三）嚴(yán)把出口關(guān)，審核學(xué)歷電子注冊信息

為維護(hù)國家學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性，保證高等學(xué)校及其畢業(yè)生的權(quán)益，打擊不法分子偽造、買賣學(xué)歷證書的行為，對于實施高等學(xué)歷教育的高等學(xué)校按照國家招生規(guī)定錄取的學(xué)生，參加學(xué)歷文憑考試入學(xué)的學(xué)生，在學(xué)校經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)之后，所獲得的學(xué)歷證書予以注冊。各高校對于完成學(xué)業(yè)的學(xué)生，在其即將畢業(yè)時，予以嚴(yán)肅審核。保證上報教育部數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。在學(xué)生畢業(yè)前，根據(jù)教學(xué)計劃比對學(xué)生成績，在沒有錯誤和疏漏的情況下，對照學(xué)信網(wǎng)上的“預(yù)計畢業(yè)生數(shù)據(jù)預(yù)審”功能，上傳本機數(shù)據(jù)的內(nèi)容，為畢業(yè)生學(xué)歷準(zhǔn)確注冊奠定基礎(chǔ)。如比對過程發(fā)生問題，則追蹤源頭，或者修訂本機數(shù)據(jù)，或者修訂學(xué)信網(wǎng)上學(xué)生信息，確保平臺數(shù)據(jù)與本機數(shù)據(jù)一致。平臺具有符合畢業(yè)條件學(xué)生畢業(yè)信息和學(xué)位信息查詢功能，該模塊既統(tǒng)計了畢業(yè)生比率和學(xué)位生比率，同時可以輸出符合畢業(yè)條件的畢業(yè)生個人信息表，以便為學(xué)信網(wǎng)的“預(yù)計畢業(yè)生資格預(yù)審核”提供接口數(shù)據(jù)。

（四）依據(jù)學(xué)位管理條例，開發(fā)學(xué)位自動審核功能

根據(jù)學(xué)籍管理條例，對符合畢業(yè)條件及學(xué)位初審條件的學(xué)生能自動識別并統(tǒng)計。為批量上報相關(guān)部門提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)報表。學(xué)校成人畢業(yè)生若需申請學(xué)士學(xué)位，必須滿足課程成績、英語成績及論文成績的三個基本要求，方可提出申請。依據(jù)學(xué)校學(xué)位管理條例，開發(fā)學(xué)位管理系統(tǒng)模塊，由系統(tǒng)自動甄別滿足初審條件的學(xué)生，根據(jù)教育部學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心要求，科學(xué)設(shè)計操作流程，開發(fā)學(xué)位資格審核報表及學(xué)位上傳數(shù)據(jù)報表，提高學(xué)籍管理水平。

四、技術(shù)平臺及實施效果

出于系統(tǒng)穩(wěn)定性的考慮，日常學(xué)籍管理界面采用C/S架構(gòu)開發(fā)，系統(tǒng)運行于Microsoft Windows 2003。網(wǎng)站采用B/S架構(gòu)，服務(wù)器選用Windows 2003自帶的iis6.0，asp.net版本為.net framework3.5，數(shù)據(jù)庫為Microsoft SQL Server2000，學(xué)院信息化建設(shè)在有關(guān)部門的配合下，完全實現(xiàn)了教學(xué)管理的信息化。

成人高等教育的學(xué)籍管理是整個教學(xué)管理過程中政策性強、復(fù)雜又繁瑣的環(huán)節(jié)，這就要求數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，確保成人學(xué)生的學(xué)籍和學(xué)歷信息真實、合法、公正。圍繞學(xué)生學(xué)籍管理過程的信息化建設(shè)有效解決了管理過程中手工操作模式，所有過程均由系統(tǒng)完成，徹底將員工從繁雜的手工勞動中解脫出來。因此，在成人高等教育中實施學(xué)籍管理的信息化，對學(xué)歷證書管理產(chǎn)生了積極的效果，維護(hù)了成人高等教育學(xué)歷證書的聲譽，同時也維護(hù)了高校的社會形象，在宏觀層面上保證了成人高等教育的質(zhì)量，對于成人高等教育事業(yè)的發(fā)展尤其重要的現(xiàn)實意義和深刻的社會效應(yīng)。

參考文獻(xiàn)

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