劉井巖

摘 要：隨著我國(guó)企業(yè)信息化工作的開展，以系統(tǒng)化的管理思想為核心的企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning）（以下簡(jiǎn)稱“ERP”）在企業(yè)中得到了推廣和應(yīng)用。我們可以充分利用這一系統(tǒng)，借助信息化手段實(shí)施內(nèi)控，提高控制效率，加強(qiáng)控制效果，促進(jìn)內(nèi)控工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制；利弊；信息技術(shù)

1 在現(xiàn)代企業(yè)中，僅僅依靠傳統(tǒng)的手段無法滿足內(nèi)控的要求，其存在的局限主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

（一）難以實(shí)施全業(yè)務(wù)范圍的內(nèi)部控制。有內(nèi)控制度的企業(yè)很多，但全面范圍實(shí)施的卻不多，一般都只局限于部分業(yè)務(wù)范圍比如物資管理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)，而且各系統(tǒng)平臺(tái)之間彼此分離、各自為政，信息和數(shù)據(jù)無法共享，資源重復(fù)建設(shè)，造成浪費(fèi)。

（二）實(shí)施全業(yè)務(wù)過程的內(nèi)部控制難度很大。傳統(tǒng)的內(nèi)控制度一般只重點(diǎn)事中控制和事后控制，而忽視事前控制。因?yàn)樵S多業(yè)務(wù)過程時(shí)間漫長(zhǎng)，沒有計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)輔助，事前控制無法與事中、事后控制配合發(fā)揮應(yīng)有作用。

（三）受人員的素質(zhì)影響大。現(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”、“人性化管理”等管理理念，因此在制度的制訂和執(zhí)行過程中不能忽視人性的弱點(diǎn)。而通過人工進(jìn)行內(nèi)控難以完全逾越人情障礙。在對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制中，難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子”、“躲不開人情”而喪失原則的情況。同時(shí)，員工在執(zhí)行內(nèi)控過程中，也易受熟悉程度、心理壓力、責(zé)任心等因素的影響而發(fā)生錯(cuò)誤或疏漏。

（四）內(nèi)部控制效率低下?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境復(fù)雜，經(jīng)營(yíng)內(nèi)容廣泛，地理分布遼闊，在相互牽制、相互核對(duì)以及檢查監(jiān)督等重要內(nèi)控措施的實(shí)施過程中，有大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作要做。如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢，多費(fèi)周折，而且管理人員在控制點(diǎn)上容易對(duì)具體細(xì)則產(chǎn)生模糊，如要通過直觀判斷進(jìn)行確認(rèn)比較困難，容易造成審批時(shí)間長(zhǎng)，效率低下，即使有錯(cuò)誤的審批也一時(shí)難以發(fā)現(xiàn)。

由此可見，企業(yè)要實(shí)施全面有效的內(nèi)控，僅僅依靠傳統(tǒng)的手段是難以達(dá)到的。隨著我國(guó)企業(yè)信息化工作的開展，以系統(tǒng)化的管理思想為核心的企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning）（以下簡(jiǎn)稱“ERP”）在企業(yè)中得到了推廣和應(yīng)用。我們可以充分利用這一系統(tǒng)，借助信息化手段實(shí)施內(nèi)控，提高控制效率，加強(qiáng)控制效果，促進(jìn)內(nèi)控工作的順利開展。

2 企業(yè)內(nèi)部控制與ERP的關(guān)系

（一）ERP是內(nèi)部控制的工具手段之一

內(nèi)部控制內(nèi)控的目標(biāo)基本涵蓋了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，而ERP作為信息系統(tǒng)，是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)服務(wù)的。ERP實(shí)施前要求有關(guān)組織重新設(shè)計(jì)和改進(jìn)其業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改造，再造后的流程成為組織必須遵循的共同標(biāo)準(zhǔn)。所以在ERP的流程再造的設(shè)計(jì)過程中，可以把相關(guān)的部分內(nèi)部控制要求加以考慮，以致這些要求最終成為組織內(nèi)部所共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）ERP本身是內(nèi)部控制的客體

ERP是有主觀意識(shí)的人設(shè)計(jì)和進(jìn)行具體操作的，其最前端輸入的數(shù)據(jù)決定其產(chǎn)出產(chǎn)品的質(zhì)量，若輸入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，其影響也一樣會(huì)遍及企業(yè)整個(gè)范圍和相關(guān)角落，最終可能導(dǎo)致嚴(yán)重的管理決策錯(cuò)誤，而該數(shù)據(jù)原則有人控制著，具有一定的主觀性。

3 從筆者所在單位的實(shí)踐來看，利用ERP系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)控，其優(yōu)勢(shì)在于

（一）利用ERP系統(tǒng)可全業(yè)務(wù)范圍實(shí)施內(nèi)控

ERP系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全業(yè)務(wù)范圍的集成系統(tǒng)，它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下，整合企業(yè)內(nèi)部主要或所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，包括財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、項(xiàng)目、生產(chǎn)維護(hù)、采購(gòu)、物料、人力資源等等，達(dá)成了高效化的經(jīng)營(yíng)。利用ERP系統(tǒng)可以對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)采取措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物的全面控制，從而避免了企業(yè)要利用多個(gè)平臺(tái)才能實(shí)施內(nèi)控的不足。

（二）利用ERP系統(tǒng)可全業(yè)務(wù)過程實(shí)施內(nèi)控

ERP系統(tǒng)還是一個(gè)業(yè)務(wù)全過程控制的平臺(tái)。業(yè)務(wù)發(fā)生前，預(yù)算控制將企業(yè)的整體目標(biāo)中分解為具體的控制項(xiàng)目和明確的控制標(biāo)準(zhǔn)，并落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任單位或責(zé)任人；授權(quán)控制，根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任，設(shè)置每個(gè)員工對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對(duì)信息的查詢范圍。業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)操作控制自動(dòng)拒絕不符合規(guī)范的操作步驟，并將實(shí)際情況與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較，對(duì)不符合目標(biāo)的業(yè)務(wù)操作進(jìn)行否決或提請(qǐng)授權(quán)機(jī)構(gòu)決策。業(yè)務(wù)發(fā)生后，數(shù)據(jù)分析控制可自動(dòng)核對(duì)內(nèi)部外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，并把異常情況及時(shí)提交給相關(guān)的監(jiān)控部門，可定期將企業(yè)的實(shí)際績(jī)效與計(jì)劃目標(biāo)相比較，分析各項(xiàng)具體工作的進(jìn)展情況及其變動(dòng)趨勢(shì)是否符合要求。

（三）利用ERP系統(tǒng)可以彌補(bǔ)人工控制的缺陷

一方面，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理和傳輸工作，可以極大地提高工作效率；另一方面，通過軟件系統(tǒng)實(shí)施控制，可以克服人為因素的干擾，做到一絲不茍、鐵面無私。同時(shí)，由于系統(tǒng)能夠留下每次操作的痕跡，借此還可以對(duì)內(nèi)控管理人員實(shí)施再監(jiān)督。

（四）利用ERP系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)控高效快捷

ERP系統(tǒng)構(gòu)建的統(tǒng)一的平臺(tái)，為內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)的提取、傳輸和校驗(yàn)等工作提供了方便，提高了工作效率。統(tǒng)一的操作流程和量化的控制目標(biāo)，讓管理人員在控制點(diǎn)上判斷客觀直接，可操作性加強(qiáng)。整個(gè)操作流程公開公平，有錯(cuò)誤或舞弊也能一目了然，并有據(jù)可查。

4 當(dāng)然，ERP系統(tǒng)僅是內(nèi)部控制的一種輔助手段，它為企業(yè)實(shí)施內(nèi)控提供了便捷，而其本身也還存在一些問題。

（一）安全性問題

計(jì)算機(jī)功能強(qiáng)大，但又很脆弱，且網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的環(huán)境，不可避免地會(huì)受到來自系統(tǒng)內(nèi)外的惡意侵入，以致造成很大損失。為此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化信息安全意識(shí)，對(duì)員工加強(qiáng)信息安全教育，完善系統(tǒng)的安全管理，對(duì)操作人員加強(qiáng)必要的監(jiān)督，嚴(yán)格規(guī)定系統(tǒng)維護(hù)人員不得參與審批，定期對(duì)系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行檢查，關(guān)鍵用戶的密碼要定期更換，切實(shí)保證系統(tǒng)的安全性。

（二）控制成本問題

利用INFOR系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)部控制，其控制成本會(huì)有所提高。由于企業(yè)內(nèi)控會(huì)隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)內(nèi)外環(huán)境的變化而做出相應(yīng)的調(diào)整。這就需要對(duì)ERP系統(tǒng)中的設(shè)置及時(shí)進(jìn)行更新，這無疑又會(huì)增加企業(yè)實(shí)施內(nèi)控的成本。但為了保證內(nèi)控全面有效的實(shí)施，合理的成本支出也是必要的。

（三）與原有資源接口問題

一般企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施之前都已有其他的信息系統(tǒng)，為了將企業(yè)原有的資源和數(shù)據(jù)都利用起來，ERP系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的接口是實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的必需。這些位于不同系統(tǒng)之間的接口是一個(gè)重要的風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域。由于不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式可能完全不同，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞，就需要進(jìn)行一系列的轉(zhuǎn)換。

（四）局限性問題

ERP系統(tǒng)功能強(qiáng)大，但不是萬能的。企業(yè)的控制目標(biāo)很多，并不是所有的控制目標(biāo)都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通過計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行模擬。僅憑EPP系統(tǒng)不能保證萬無一失。全面、有效的內(nèi)控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。

綜上所述，利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制管理有利有弊，但總體而言，相對(duì)于傳統(tǒng)人工控制優(yōu)勢(shì)明顯，將對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生廣泛而深遠(yuǎn)的影響，是企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步完善的標(biāo)志。企業(yè)在應(yīng)用這一系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該注意權(quán)衡上述各項(xiàng)利弊得失，根據(jù)環(huán)境條件的變化對(duì)ERP系統(tǒng)適時(shí)進(jìn)行調(diào)整，使其成為企業(yè)規(guī)范管理、健康成長(zhǎng)的有力保障。