何玉良（常州市公安局檔案處，江蘇常州，21133000000）

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新形勢下推進公安檔案工作的思考

何玉良
（常州市公安局檔案處，江蘇常州，21133000000）

參加全省檔案業(yè)務(wù)競賽現(xiàn)場

公安檔案工作是公安工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。做好公安檔案管理工作對提高公安機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量有著重要意義。當前，常州市公安檔案管理還存在一些亟待改進的地方，本文對這些問題進行具體分析并提出對策，以適應(yīng)新形勢下公安檔案管理工作的發(fā)展。

一、常州市公安檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，全局共有8家市局、轄市局、分區(qū)級檔案庫房（室），其中五星級（省級）檔案室6家，四星級（市級）1家；92家基層派出所檔案室（不含專業(yè)分局派出所）。2004年，我局檔案工作經(jīng)省市檔案局和省公安廳聯(lián)合考評和復(fù)查，被評為“五星級”單位，率先跨入省先進檔案工作行列。

多年來，我局檔案部門立足新起點，瞄準新目標，以檔案服務(wù)中心工作為主線，緊緊圍繞平安創(chuàng)建、基層實戰(zhàn)和民生警務(wù)，以加快公安檔案信息化建設(shè)為抓手，著力推進全市公安機關(guān)檔案工作規(guī)范化，取得明顯成效。率先在全省完成“檔案數(shù)字化加工在公安基層派出所的應(yīng)用”這一任務(wù)，著眼公安工作加快發(fā)展及長效發(fā)展的新理念、新要求，深化改革，不斷創(chuàng)新，逐步實現(xiàn)了公安檔案基礎(chǔ)牢、信息化強的架構(gòu)，做到了公安檔案專線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。目前庫藏總量已達225.236萬卷（件），其中紙質(zhì)檔案48.6721萬卷、5.2217萬件，錄音錄像檔案298盒，照片檔案48冊5253張，電子檔案（光盤）249張，實物檔案988件。全市檔案數(shù)據(jù)（機關(guān)、基層）共計有1297.4885萬條，加載的掃描電子文件682.8396萬份，公安檔案年度績效工作始終位于全省公安第一方陣。

二、常州市公安檔案管理工作存在的問題

新形勢對公安檔案工作提出了新的要求。筆者通過在基層開展問卷調(diào)研、組織警營懇談等，了解基層單位和民警的所思所需，分析存在問題及成因。

1.隊伍保障機制欠缺。檔案民警有別于警（探）長、法制和科管員等，崗位缺乏吸引力，缺少激勵機制，警力的不足造成了檔案民警的配制偏少。近年來，由于提拔、調(diào)任等因素，專業(yè)人員及檔案人才離任較多。上半年符合省廳抽考條件的檔案民警僅12人；個別單位只有管理民警，沒有實際操作民警，具體工作均由輔助人員開展，并且檔案人員隊伍老化問題嚴重，缺乏檔案專業(yè)管理人才。由于檔案工作見效慢，成效不明顯，部分領(lǐng)導缺乏檔案意識，對檔案管理工作重要性的認識不夠，檔案管理工作存在上級部門檢查時應(yīng)付一下，以及“三年不歸，一歸三年”的現(xiàn)象。

2.業(yè)務(wù)能力參差不齊。公安檔案工作涵蓋公安工作全領(lǐng)域，要求全面掌握和規(guī)范操作，公安檔案管理員需要具備一定的專業(yè)功底。由于機制保障等諸多因素，部分單位領(lǐng)導不重視檔案管理工作，將個體能力較弱或工作年限較短的民警設(shè)置在檔案工作崗位上，有的是兼職民警，自身業(yè)務(wù)不如輔助人員，更談不上指導其他民警規(guī)范歸檔和用檔；部分派出所的檔案員缺乏必要的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)勝任能力，檔案意識淡薄，加之檔案業(yè)務(wù)在全年績效考核中不占分值，民警在檔案工作中缺乏激情和動力，使得公安檔案工作處于被動狀態(tài)。

3.知識更新不夠及時。受專業(yè)知識的限制和管理水平的制約，基層公安檔案管理員業(yè)務(wù)操作能力不高，難以達到新形勢下檔案管理工作的新要求。檔案工作非兼職民警主業(yè)，缺少專業(yè)性，個性化操作模式明顯。管理人員因未接受專業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)訓練，對檔案新政策、新要求敏感性不強，在實際業(yè)務(wù)操作中，常會出現(xiàn)對上級新要求存在認知上的誤區(qū)，直到實際檢查考核時，才發(fā)現(xiàn)存在執(zhí)行偏差，規(guī)范操作水平偏低。

4.監(jiān)督指導保障不強?；鶎庸ぷ鞴芾硭酱志€條，主管部門及責任民警監(jiān)督不嚴，造成部分歸檔材料存在瑕疵。加上檔案工作面廣量大，全靠市局直接指導到基層單位不現(xiàn)實，出現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)上面強、中間弱、基層亂的現(xiàn)象。

5.安全狀況不容樂觀。2015年，市局檔案處對設(shè)有檔案庫房的各轄市局、分局及派出所共計100家單位，就庫房基本情況、安全狀況及設(shè)備配制、檔案民警及負責人等進行了全面調(diào)查。全局除2家派出所檔案庫房正在搬遷外，只有8家市局、轄市局和分局級單位及16家派出所檔案庫房安全情況達標，其它74家均存在不同程度的問題，問題率高達74﹪。經(jīng)前期調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層派出所在檔案管理工作中存在的問題較為突出，有的是管理缺失，有的是硬件設(shè)施不全，出現(xiàn)歸檔不及時，提檔不登記等問題。市局檔案處將匯總各類安全隱患，迅速匯報領(lǐng)導，指定專人負責，分類指導整改，實行網(wǎng)上掛圖督辦。

三、全面加強公安檔案管理工作的措施

1.完善組織機制，提供人員保障。各級黨委（支部）要為檔案業(yè)務(wù)管理部門依法履職提供必要條件。一是抓緊修訂和落實檔案警種序列專業(yè)編制，徹底解決檔案工作兼職管理的亂象，使縣級公安機關(guān)及城市公安分局以上建制單位健全檔案科（室）等部門，設(shè)立專職管理民警，基層派出所則至少設(shè)立1名專職檔案員或輔助人員，加強專門管理；二是提高對檔案管理工作的重視，為檔案員安心崗位、任職提升創(chuàng)造良好條件；三是設(shè)立檔案民警準入制，原則上檔案民警需具有從事3年以上（含）公安工作經(jīng)驗的民警擔任；四是對在編人數(shù)較少的單位，要探索以領(lǐng)導負責制下的兼職民警負責、專職輔助人員管理的基層公安檔案管理新模式；五是表彰業(yè)務(wù)能手及先進典型，讓更多的民警甘愿奉獻檔案事業(yè)，書寫蘭臺情懷，增強檔案民警的職業(yè)自豪感和工作積極性。

2.提升業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)高素質(zhì)人才。信息化時代和大數(shù)據(jù)時代的來臨，對公安檔案工作提出了新要求，海量的檔案資料及數(shù)據(jù)將為公安工作更好地服務(wù)人民、維護穩(wěn)定作貢獻。公安檔案已成為公安工作中保障力很強的一項基礎(chǔ)性內(nèi)容，如何留檔、建檔和用檔已成為每位民警之必需，必須樹立“人人都是檔案員”的理念，做到既懂又會，在履職中提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。為此，我們需加強業(yè)務(wù)培訓，以新警初任培訓，警銜晉升培訓，星級檔案、合格派出所檔案室創(chuàng)建、復(fù)查基層檔案員到市局輪值輪訓模式為抓手，根據(jù)不同層級、不同崗位檔案人員的職責任務(wù)和培訓需求，建立分層分級培訓機制，增強培訓的針對性和有效性。

3.規(guī)范績效考核，推進檔案工作標準化。要完善各項檔案管理制度，從制度上對檔案工作進行保障。建立檔案工作質(zhì)態(tài)檢查制度，進一步落實工作責任，實行責任倒查，做到誰指導、誰負責，誰接收、誰負責，聯(lián)系民警負全責，分管領(lǐng)導負總責，將檔案質(zhì)態(tài)與部門、個人工作績效掛鉤；將檔案安全列入考核，對檔案室發(fā)生火災(zāi)、滲水等事故造成檔案嚴重損毀的，檔案遺失、泄密造成嚴重后果的，沒有開展年度歸檔工作的，檔案保管存在重大安全隱患沒有得到整改的，視為檔案工作不合格，對檢查中發(fā)現(xiàn)的嚴重違反檔案法律法規(guī)的行為，要依法追究相關(guān)人員的責任。借鑒檔案業(yè)務(wù)考核競賽的相關(guān)做法，每年組織開展一次檔案工作質(zhì)態(tài)檢查，評估年度工作，通報檢查情況，推動和促進檔案工作各項目標任務(wù)落實到位。積極爭取將檔案工作納入全局工作績效考評，提高制度規(guī)范的執(zhí)行力。

4.加強檔案管理監(jiān)督，維護檔案工作秩序。推動機關(guān)部門落實歸檔工作主體責任，落實檔案領(lǐng)導負責制及責任民警“終身追責”制，完善上門指導、序時提醒、督導檢查等工作機制，加強歸檔工作的源頭控制，督促機關(guān)部門在提高歸檔率和整理質(zhì)量上下功夫。及時總結(jié)和發(fā)現(xiàn)工作中存在的具體問題，制訂和完善新的操作規(guī)范及要求，及時加強全局面上的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督，切實履行歸口管理同級檔案工作和指導監(jiān)督下級檔案工作的雙重職責。要建立工作例會制度，掌握情況、交流工作、研討問題，推廣好的經(jīng)驗做法。建立年度歸檔情況通報制度，對各部門歸檔的數(shù)量、質(zhì)量和完成時間等作出通報，做到有布置、有檢查、有總結(jié)。對歸檔量與業(yè)務(wù)工作量明顯不符的，要查明原因、落實整改，著力解決機關(guān)部門不歸檔、少歸檔、不按時歸檔和整理著錄不規(guī)范等問題，切實維護公安檔案工作秩序。