陶　陶（南京市房產(chǎn)檔案館，江蘇南京，21100002299）

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紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理方式的弊端及解決途徑

陶陶
（南京市房產(chǎn)檔案館，江蘇南京，21100002299）

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房地產(chǎn)權(quán)屬工作中，直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等歷史記錄，是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。紙質(zhì)房產(chǎn)檔案具有唯一性和不可再生性，整理立卷是整個(gè)檔案管理活動(dòng)的基礎(chǔ)。隨著紙質(zhì)房產(chǎn)檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)原有和現(xiàn)行整理方式的弊端越來(lái)越明顯，不利于充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用。本文在闡述紙質(zhì)房產(chǎn)檔案原有和現(xiàn)行整理方式弊端的基礎(chǔ)上，結(jié)合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提出改革和創(chuàng)新紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理方式的初步設(shè)想。

一、原有紙質(zhì)檔案整理立卷方式及其缺點(diǎn)

原有的紙質(zhì)檔案整理立卷方式是2004年前采用的按丘立卷，即將一丘內(nèi)所有房產(chǎn)登記材料按一定順序合訂為一卷，匯總成目錄，在目錄上反映房產(chǎn)權(quán)屬變更情況，丘號(hào)作為檔案號(hào)，檔案按丘號(hào)大小順序排列。此種整理方式優(yōu)點(diǎn)是一丘內(nèi)房產(chǎn)權(quán)屬變化來(lái)龍去脈清楚，材料集中于一卷便于人工檢索，查找檔案方便。這種方式存在的缺點(diǎn)主要有：一是檔案拆裝頻繁，檔案損壞嚴(yán)重；二是隨著行政區(qū)劃的不斷調(diào)整，丘號(hào)也不斷調(diào)整，易產(chǎn)生重號(hào)，從而使案件無(wú)法整理裝訂；三是保密性差，檔案調(diào)閱利用時(shí)同一丘號(hào)卷內(nèi)其他所有權(quán)人的檔案材料無(wú)法得到保密。

二、現(xiàn)行紙質(zhì)檔案整理立卷方式及其缺點(diǎn)

從2004年開(kāi)始，根據(jù)建設(shè)部《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理方法》第十五條“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷”的規(guī)定，紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理立卷采用以丘為基礎(chǔ)的登記材料按戶(hù)立卷，即以一個(gè)權(quán)屬單元（產(chǎn)權(quán)人）立卷，采用“丘號(hào)—權(quán)號(hào)”和“丘號(hào)—多權(quán)號(hào)—戶(hù)號(hào)”兩種為檔案號(hào)，一個(gè)權(quán)屬單元發(fā)生的權(quán)屬變動(dòng)材料均歸并為一卷。在館藏量相對(duì)較少時(shí)，這種立卷模式的優(yōu)勢(shì)較明顯，主要在于：一是一戶(hù)單元房發(fā)生的所有權(quán)屬變更情況形成的檔案卷宗更直觀、完整；二是在利用紙質(zhì)檔案時(shí)，其它權(quán)屬單元權(quán)利人的檔案得到保密；三是不再因頻繁拆裝而使檔案受損。

隨著紙質(zhì)房產(chǎn)檔案的不斷增加，它的缺點(diǎn)也顯現(xiàn)出來(lái)。一是整理立卷費(fèi)時(shí)費(fèi)力，整理人員整理材料花費(fèi)大量時(shí)間，工作效率低下。二是浪費(fèi)儲(chǔ)存空間。首先是檔案盒的空間浪費(fèi)，一份檔案的平均厚度為0.3cm左右，但一個(gè)檔案盒的寬度為1cm，且一盒內(nèi)常常只有一份檔案。再者是檔案排列上架是根據(jù)各行政區(qū)域內(nèi)丘號(hào)的大小順序排列，各丘入庫(kù)檔案數(shù)量不確定，上架的檔案位置也不固定，所以需預(yù)留位置，浪費(fèi)了相當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)空間。三是檔案的保密和安全性不高。由于每年要完成大量檔案整理裝訂歸檔工作，庫(kù)房人員有限，調(diào)檔頻率高，整理人員到庫(kù)房調(diào)檔無(wú)法做到完備登記手續(xù)。一旦檔案泄密或丟失便無(wú)法找到責(zé)任人追究責(zé)任，極不利于檔案的保護(hù)。四是整理歸檔的錯(cuò)誤率高，檔案盒上的丘號(hào)章易蓋錯(cuò)。五是隨著案卷數(shù)量的增加，檔案的管理成本加大，我館在整理裝訂上的人占全館人數(shù)的三分之一，同時(shí)還增加了庫(kù)房人員，使得人力成本加大。

三、改進(jìn)房產(chǎn)紙質(zhì)檔案整理方式的設(shè)想

現(xiàn)有整理方式的缺點(diǎn)顯而易見(jiàn)，已成為提升紙質(zhì)檔案管理水平的障礙。改革和創(chuàng)新紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理方式刻不容緩，本文借鑒計(jì)算機(jī)信息編碼技術(shù)，提出了新的整理立卷方式。

立卷時(shí)按分類(lèi)流水編號(hào)，即檔案號(hào)以每卷檔案的類(lèi)別和整理的順序編號(hào)，由“類(lèi)別號(hào)+年份+月份+流水號(hào)”組成，以永久性保存檔案、過(guò)程性檔案為類(lèi)別，可以用字母或數(shù)字表示，如“Y2015060001”“G2015060002”。其特點(diǎn)是:編碼簡(jiǎn)單，直觀明了，易于檢索查找。

采用這種整理方式的優(yōu)勢(shì)在于：一是計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成編碼，準(zhǔn)確性高，便于檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)；二是檔案的整理速度加快，工作效率得到進(jìn)一步提高；三是多個(gè)卷宗檔案裝成一盒，檔案盒可順序上架排列，大大節(jié)約了儲(chǔ)存空間；四是檔案類(lèi)別的有效區(qū)分，既便于對(duì)永久性權(quán)屬檔案的安全保護(hù)，又方便過(guò)程性檔案的鑒定、銷(xiāo)毀；五是保障檔案的安全，檔案整理人員不再入庫(kù)房調(diào)檔，真正做到整理裝訂與庫(kù)房保管相對(duì)分開(kāi)，減少了檔案經(jīng)手的人次，既保證了檔案的安全，又分清了檔案整理人員與庫(kù)房管理人員的職責(zé)；六是檔案的管理成本得到進(jìn)一步下降。

近幾年，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理部門(mén)得到了廣泛運(yùn)用，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已具備現(xiàn)實(shí)條件。房產(chǎn)登記的每一個(gè)環(huán)節(jié)均已實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)信息管理，電子檔案已得到逐步完善，無(wú)論是房產(chǎn)登記的審核還是檔案的對(duì)外利用，都更加依賴(lài)電子檔案，電子檔案利用便捷，利用率高。房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理以檔案管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)、掃描儀、條碼打印機(jī)等設(shè)備為配套硬件，建立每份檔案的流水檔案號(hào)，以計(jì)算機(jī)智能檢索為工具，實(shí)現(xiàn)每戶(hù)所有變更卷宗的關(guān)聯(lián)，建立丘號(hào)卷與流水號(hào)卷檔案的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案的專(zhuān)題檢索。

參考文獻(xiàn)

［1］房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程.

［2］城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案管理辦法.