鄧福玲

摘 要：檔案管理工作對于檔案的保存和整理來說具有非常重要的作用，隨著我國多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸趨向于信息化方向發(fā)展。就目前我國的檔案管理工作而言，還是缺少一定的信息化程度，使得檔案管理工作進(jìn)展不太順利，本文主要通過對檔案管理信息化中檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)進(jìn)行分析，提出針對性的對策來提高檔案管理工作的進(jìn)程，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，為我國檔案管理相關(guān)組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供建設(shè)性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 檔案管理員 專業(yè)素質(zhì)

一、檔案管理人員應(yīng)該具備基本業(yè)務(wù)能力

1.業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前我國很多檔案管理組織機(jī)構(gòu)對檔案管理人員的錄入并沒有嚴(yán)格按照檔案管理要求，管理人員具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)達(dá)不到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，使得我國檔案管理組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展跟不上時代的發(fā)展步伐。檔案管理工作對管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有較高的要求，特別是對于信息化下的檔案管理工作來說，工作人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案的管理有極大的影響和作用，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守管理制度，對于一些私密性的檔案信息做到完整的保存和整理，并且不把檔案信息泄露給別人。在管理檔案的期間，工作人員要保證檔案的完整性，紙質(zhì)檔案的保存應(yīng)該有合適的儲存空間和條件，避免潮濕環(huán)境下紙質(zhì)檔案的損壞，對于紙質(zhì)檔案和電子檔案來說，都要做好足夠的保護(hù)措施以防信息的丟失。

2.學(xué)習(xí)能力。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)持續(xù)了很長時間，要將紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案的管理對于工作人員來說是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理人員需要快速掌握對電子檔案的管理方法。在信息時代的背景下，檔案管理已經(jīng)向智能化和信息化方向發(fā)展，長期對檔案進(jìn)行紙質(zhì)整理的管理人員需要學(xué)會如何用電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行較好的管理，這就要求管理人員具有一定的學(xué)習(xí)能力，要對電子信息技術(shù)進(jìn)行相關(guān)的操作以及數(shù)字化管理，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上提高工作效率。

3.創(chuàng)新能力。在信息化時代，任何行業(yè)的工作都在不斷發(fā)生形式上的變化，所以檔案管理工作人員也要具備一定的創(chuàng)新能力，以適應(yīng)這種變化的需求。檔案管理工作的進(jìn)步主要在于對管理方式的創(chuàng)新，在現(xiàn)有的管理體制下，社會也正需要創(chuàng)新型人才，檔案管理人員需要在工作過程中不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，然后在現(xiàn)有的管理方式上進(jìn)行一定的創(chuàng)新，這樣才能解決在檔案管理中出現(xiàn)的問題，并且優(yōu)化管理方法，提高檔案管理工作的進(jìn)程。

二、檔案管理人員應(yīng)該具備正確的價值觀

1.樹立正確的人生價值觀。檔案管理工作要求管理人員具備較強(qiáng)的管理意識和一定的人生價值觀，人生價值觀是管理人員在工作過程中責(zé)任心的體現(xiàn)，也是其對工作的奉獻(xiàn)精神的表現(xiàn)。人生價值觀的正確樹立能夠讓管理人員積極面對工作中的問題并且努力尋找解決方式，這對于檔案管理工作的提升來說具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

2.具備足夠的責(zé)任心。檔案管理工作人員責(zé)任心的體現(xiàn)主要表現(xiàn)在對檔案管理工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以及對私密文件的保密處理。檔案管理人員掌握著相關(guān)單位和企業(yè)的人員基本信息以及一些企業(yè)機(jī)密性文件，基本信息的管理要求管理人員明確自身的職責(zé)，對基本信息進(jìn)行整理，若相關(guān)人員需要查詢信息則能夠在第一時間找到，對于企業(yè)的保密性文件而言，管理人員需要具備很強(qiáng)的責(zé)任感和保密意識，不能讓文件信息泄露，以防對企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

3.提升工作成就感。檔案管理人員價值觀的體現(xiàn)還在于對管理工作的成就感。就檔案管理的性質(zhì)來說，它是一個相對比較枯燥、乏味的工作，管理人員需要對自己有較高的要求，很多單位的檔案管理人員離職率都比較高，很大程度上是由于忍受不了管理工作的重復(fù)機(jī)械性，這給管理工作帶來了一定的困難。所以管理工作人員需要具備正確的人生價值觀，用正確的眼光和態(tài)度對待檔案管理工作，讓自己在管理工作中得到自我提升，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而提升工作成就感。

三、提高檔案管理人員工作素質(zhì)的措施

1.系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)。檔案管理工作的進(jìn)行并不是只要管理人員對檔案進(jìn)行簡單的記錄和整理的，它是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，在管理人員對檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的整理的同時，還要求其具備一定的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效率。很多檔案管理組織機(jī)構(gòu)并沒有重視管理人員的專業(yè)化水平，在對管理人員進(jìn)行錄用時，也沒有對其進(jìn)行具體的相關(guān)檢測，使得我國檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)達(dá)不到要求。部分組織機(jī)構(gòu)雖然對工作人員有一定的培訓(xùn)，但是很少有涉及到檔案管理方法和技術(shù)的，這使得培訓(xùn)在一定程度上失去了作用，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該要根據(jù)檔案管理的性質(zhì)對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)，要求其系統(tǒng)地了解檔案管理方式，并且熟悉管理技術(shù)。在對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，要與管理人員進(jìn)行一定的交流，了解其在工作中遇到的難題并且進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，提升其工作熱情和興趣，還可以組織管理人員進(jìn)行小組交流，通過管理人員之間的交流促進(jìn)工作的開展，提高檔案管理工作效率。

2.有效的考核制度。雖然檔案管理工作對管理人員的要求是系統(tǒng)的，但是為了提高工作人員的工作熱情，組織機(jī)構(gòu)可以建立有效的考核制度，提升工作人員的競爭力度和工作壓力，進(jìn)而使其有足夠的動力去進(jìn)行工作，并且可以促進(jìn)管理人員在工作上的共同進(jìn)步。

3.優(yōu)化人才隊(duì)伍。上文提到，檔案管理工作缺少相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才，管理工作是屬于文體性質(zhì)的，所以大多管理工作人員都具備一定的文體知識，但是管理工作中缺少具備管理方式和技術(shù)的專業(yè)人才，使得檔案管理工作的開展很難得到質(zhì)的飛越。相關(guān)組織機(jī)構(gòu)要促進(jìn)管理人員專業(yè)技術(shù)的提高就要優(yōu)化技術(shù)隊(duì)伍，在檔案管理工作理念的基礎(chǔ)上推動人才建設(shè)，可以讓所有的檔案管理人員進(jìn)行工作上的交流并且分享自己的管理方法，然后將方法和技術(shù)進(jìn)行整合，拋棄陳舊的管理方式應(yīng)用現(xiàn)代化的新型管理技術(shù)，建設(shè)信息化檔案管理隊(duì)伍，推動檔案管理信息化的發(fā)展。

4.提升信息專業(yè)素質(zhì)。由于我國正向著現(xiàn)代信息化方向發(fā)展，檔案管理也越來越趨向于信息化，對于檔案管理人員的管理方式和技術(shù)提出了新的要求。信息化的時代發(fā)展要求管理人員熟知檔案管理工作中相關(guān)的信息化知識和手段，利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案的管理工作，但是目前我國檔案管理人員的信息化專業(yè)素質(zhì)還有待提高，管理人員要明確信息化管理在這種環(huán)境下的重要性，利用數(shù)字技術(shù)開展多方面的管理工作。信息化社會的發(fā)展要求管理人員能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)中的相關(guān)技術(shù)，了解網(wǎng)絡(luò)資源并且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，這樣才能讓檔案管理工作在信息化的環(huán)境下穩(wěn)定發(fā)展。

5.提升管理人員的創(chuàng)新意識。社會的不斷發(fā)展要求各行各業(yè)都具備一定的創(chuàng)新意識，這樣才能跟上時代的發(fā)展步伐。檔案管理工作所要求的創(chuàng)新主要是在信息化推動的作用下加快檔案管理工作的進(jìn)行并且提高工作效率。組織機(jī)構(gòu)要培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，讓其明白創(chuàng)新對管理工作發(fā)展的重要性，對于管理工作來說，創(chuàng)新意識的體現(xiàn)主要是對于檔案工作內(nèi)容的改變，因?yàn)樾畔⒒l(fā)展使得檔案工作內(nèi)容向信息技術(shù)化方向發(fā)展，所以工作內(nèi)容要根據(jù)信息化要求進(jìn)行相關(guān)的創(chuàng)新，通過對工作內(nèi)容的創(chuàng)新來提升管理人員的創(chuàng)新意識，進(jìn)而推動檔案管理的信息化發(fā)展。

四、結(jié)語

在檔案管理工作趨向于信息化方向發(fā)展的當(dāng)今時代，管理人員的素質(zhì)直接影響工作的進(jìn)行，作為檔案管理工作的主體，管理人員在管理意識上的提升能夠促進(jìn)管理工作的開展。組織機(jī)構(gòu)要對檔案管理人員進(jìn)行一定的技術(shù)培訓(xùn)并且要對技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，技術(shù)上的創(chuàng)新能夠使得管理工作加快開展進(jìn)程，總的來說，最重要的還是對管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，管理人員的素質(zhì)得到提升了，管理工作才能以更加快速的方式得到發(fā)展。

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