秦立珍，陳榮軍

(1.常州工學院教育與人文學院，江蘇常州213002；2.常州工學院數(shù)理與化工學院，江蘇常州213002)

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二級學院教務秘書工作及量化管理
——以常州工學院為例

秦立珍1，陳榮軍2

(1.常州工學院教育與人文學院，江蘇常州213002；2.常州工學院數(shù)理與化工學院，江蘇常州213002)

摘要：闡述了二級學院教務秘書崗位的重要性，探討了教務秘書工作分類及特點，在此基礎上建立工作量化考核方案，并以算例進行演示。

關鍵詞：高校管理；教務秘書；量化管理

二級學院是高校人才培養(yǎng)主體功能的具體實施部門，教務秘書在二級學院人才培養(yǎng)過程中，特別在教學管理中扮演著不可或缺的角色。隨著高校二級管理制度的深入，二級學院辦學自主性增強，教務秘書在二級學院教務管理中的作用和重要性愈顯突出。其作用主要體現(xiàn)在以下三方面。

1)教務秘書是學校層面與二級學院之間開展教務交流的紐帶。學校通過教務處將教學任務、教務管理要求等下達至二級學院，二級學院通過教務秘書將任務或要求傳達至各系部或教師；二級學院通過教務秘書將教師教學成果、教務信息匯總后，上報至學校教務處。因此，教務秘書是高校實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標、二級學院實施教學方案的縱向紐帶，起著承上啟下的作用。

2)教務秘書是各二級學院之間開展教務合作的紐帶。人才培養(yǎng)工作特別是教學工作需要各二級學院之間密切配合，通力合作完成。這些教務合作的具體工作主要是由各二級學院教務秘書完成。因此，教務秘書是各二級學院之間教學合作及聯(lián)系的重要橋梁，起著互聯(lián)互通的作用。

3)教務秘書是二級學院內部開展教學活動的紐帶。二級學院開展教學活動，主要由教務秘書統(tǒng)一發(fā)布與匯總，二級學院各系部及教師之間的工作協(xié)調，也主要通過教務秘書實施完成。因此，教務秘書是二級學院內部教學管理的核心紐帶，起著上傳下達的作用。因此，教務秘書工作直接影響著學校的教務管理質量。

歷年來，高校教務管理一直是高校教育工作者們關注與研究的熱點。有關文獻資料層出不窮，近年來的研究成果大致可以分為兩大類。一類是關于管理制度、管理方式的研究。比如：李文華[1]結合高校教務檔案工作實際，論述了高校教務檔案的五大職能，提出規(guī)范教務檔案管理工作的3點建議；彭賓[2]引入工程技術領域的界面分析，建立高校教學管理的溝通平臺，以提高教學管理水平；王青[3]從教師和學生兩方面出發(fā)，提出建立人性化的教學管理機制，以促進人的全面發(fā)展；魏小琳[4]提出高校要根據(jù)學科專業(yè)生成和發(fā)展規(guī)律，轉變教學管理范式，從“專業(yè)管理”轉向“課程管理”，即將專業(yè)作為課程的組織形式，通過課程組合的變化實現(xiàn)靈活、自主的人才培養(yǎng)；屈波等[5]分析了高校教學管理執(zhí)行力體系的架構特征，提出了高校教學管理執(zhí)行力的設計思路和實現(xiàn)途徑；王占可[6]分析了高校教學檔案管理目前的現(xiàn)狀、面臨的機遇與挑戰(zhàn)，從管理分類、管理思路、管理技術及管理機構上提出了創(chuàng)新管理模式；王志鳳[7]在剖析高校教學管理存在問題的基礎上，提出加強教學管理研究、加快教學管理發(fā)展，優(yōu)化教學管理隊伍、提高教學管理水平，建立教學管理反饋系統(tǒng)、搭建良好的溝通平臺，構建合理的評價體系、促進教學管理良性循環(huán)等改進策略。這類成果還有很多，限于篇幅，不再贅述。另一類是關于教學管理隊伍的研究。如：逯忠華[8]在分析高校教學秘書隊伍現(xiàn)狀的基礎上，從加強教學秘書隊伍思想建設、培養(yǎng)服務意識、全面提高綜合能力、建立激勵約束機制等方面闡述培養(yǎng)教學秘書的策略方法；馮方盛等[9]從教學管理隊伍及其專業(yè)化建設的基本內涵和相關理論出發(fā)，提出從轉變觀念、優(yōu)化結構、加強培訓、完善機制、優(yōu)化環(huán)境等方面進行地方高校教學管理隊伍專業(yè)化建設的建議；王金萍[10]從管理層面和教學秘書自身角度出發(fā)，探討了建設高素質的教學秘書隊伍的主要措施。

本文以常州工學院為例，研究高校二級學院教務秘書的工作及量化管理問題，這不僅關系到教務秘書的切身利益，也關系到高校教學管理建設。

1教務秘書工作內容

對二級學院教務秘書工作進行調研與實地走訪，將其日常工作內容大致分為以下7個大類和若干小類。

1.1教務管理

1)每學年專業(yè)培養(yǎng)計劃錄入教務系統(tǒng)及課程代碼更新。

2)每學期教學任務錄入教務系統(tǒng)，并核對。

3)每學期教學任務書、日課表打印，發(fā)放。

4)每學期教材征訂、匯總。

5)每學期教師調、停課管理。

6)每學年班級平時成績記載表制定和打印。

7)每學期教學資料存檔號編制與發(fā)布。

8)每學年教學項目、大學生實踐創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練計劃項目申報管理。

9)每學年講課比賽安排及成績統(tǒng)計匯總。

10)每學期各類專項(如，教學資料、課程、試卷庫、畢業(yè)設計等)評估與抽檢的接待工作。

11)每學期與其他二級學院關于教學、考務等的安排協(xié)調。

1.2考務管理

1)二級學院試卷庫管理和試卷抽取。

2)每學期二級學院課程期末考試安排。

3)每學期補考通知、準考證發(fā)放等。

4)每學期重修時間、地點安排。

5)每學年大學英語四、六級考試，計算機等級考試等監(jiān)考人員安排。

1.3學籍管理

1)每學年二級學院畢業(yè)生成績審核和畢業(yè)資格審核。

2)每學年在校生學籍異動管理(留級、休學、轉專業(yè)、復學等)。

1.4實踐教學

1)每學年畢業(yè)論文過程管理(進程管理、數(shù)據(jù)管理、成績導出等)。

2)每學期實驗室工作通知。

3)每學年實習基地協(xié)議等資料歸檔管理。

1.5檔案工作

1)每學期成績單收集，整理，上報，歸檔等。

2)每學期二級學院教師教學資料歸檔管理。

3)每學年校、二級學院各類教學文件歸檔管理。

4)每學期教學易耗品(聽課本、備課紙、教學資料袋、試卷封面、校歷等)領取與發(fā)放。

1.6學生工作

1)每學年大學英語四、六級考試，計算機等級考試，普通話等級考試報名。

2)每學年英語、計算機、普通話等證書發(fā)放。

3)每學期補考、重修通知。

4)每學期學生選修學分統(tǒng)計(包括公選課、輔修課、創(chuàng)新學分等)。

5)每學期學生評教通知。

1.7其他工作

1)每學年年終教師教學工作量核算。

2)新專業(yè)、平臺建設等申報管理。

3)二級學院領導布置的臨時工作(如，專項教學信息統(tǒng)計、臨時教學會議通知及準備工作等)。

2教務秘書工作特點

本文對教務秘書工作內容進行了分析，總結出教務秘書工作具有以下幾方面特點。

2.1工作種類多

7個大類工作涉及教務、考務、學籍、實踐、檔案、學生及其他工作：有關于教師的工作，也有關于學生的工作；有理論教學方面的工作，也有實踐教學方面的工作；有課程管理方面的工作，也有項目管理方面的工作；有關于結果管理的工作，也有過程管理的工作；有常規(guī)性的工作，也有臨時性的工作，等等?；旧夏依硕墝W院教學的方方方面。

2.2工作量大

在上述7個大類工作中，許多小類工作的工作量相當大。例如，教務管理中的第2～4項、第9～10項，考務管理中的第1、2、4、5項，學籍管理中的第1項，實踐教學中的第1項，檔案工作中的第1、2項，學生工作中的第1、3項，其他工作中的第1項，這些工作不僅需要付出繁重的體力勞動，而且需要注意力高度集中。例如：教師工作量的核算，不僅要考慮合班課系數(shù)，還要考慮專業(yè)與公共課的區(qū)別，同時涉及不同類人員超工作量計算等等；再如，畢業(yè)成績審核，二級學院每個畢業(yè)生8個學期所有的成績都要逐一審核。這些工作涉及師生的切身利益，不能有絲毫差錯，工作量相當大，壓力也大。

2.3規(guī)律性強

上述7個大類的工作，幾乎每學期或者每學年都要重復進行，而且都要按時完成。例如，教學任務下發(fā)、教材征訂、各類考試安排、畢業(yè)成績審核、年終工作量統(tǒng)計，等等。這些工作有較強的時間相關性，要求在每學期或者每學年的規(guī)定時間內完成，且每年的工作內容相似，因此呈現(xiàn)出較強規(guī)律性。

2.4無量化考核標準

教師1年上了多少學時課，發(fā)表了多少篇論文，主持哪些課題，等等，都可以進行量化統(tǒng)計與考核，故能夠有效地激發(fā)教師的工作積極性。然而，對教務秘書的工作，卻沒有量化統(tǒng)計標準，無法進行有效考核，也無法有效地形成激勵機制以調動教務秘書的工作積極性。雖然教務秘書做了大量繁重的教學管理工作(有些工作甚至無法統(tǒng)計)，但常常被“忽視”，沒有得到應有的關注與重視。這對教務秘書隊伍的建設與管理極為不利。因此，對教務秘書工作的量化考核勢在必行。

3量化考核及應用

針對教務秘書工作特點與分類，本文提出如下的量化考核方案。

3.1得分、失分指標設置

根據(jù)工作內容的大類與各自的小類，設立各自的得分與失分指標。得分指標記為Ci=(Ci1,Ci2,…,Cini)，失分指標記為Wi=(Wi1,Wi2,…,Wini)，其中i(i=1,2,…,m)為大類指標，ni為第i大類的小類指標數(shù)。

3.2考核方式選取

3.3超工作量計算

超工作量計算公式=max{0,-∑iWi+f1+f2}，其中f1為額外教學工作量，f2為科研工作量。

算例某二級學院有3個專業(yè)，每屆4個班級，在校生600名左右，共有60名教師。表1列出該學院教務秘書工作內容及得分指標、失分指標，設置a=0.78，f1=70，f2=30。

表1　教務秘書工作內容及

表1(續(xù))

由此可得：(450-55)/450≈0.88，該指標說明該學院教務秘書考核合格，但未達到優(yōu)秀。此外，超工作量為-55+70+30=45。

需要說明的是，考核方案中大、小類劃分，得分、失分指標的設置，閾值a的選取，均可跟據(jù)學院實際情況自行動態(tài)調整。

4結語

文章闡述了教務秘書崗位工作的重要性，探討了教務秘書工作內容及特點，建立了工作量化考核方案并進行例證。文章對教務行政管理，乃至其他行政管理量化考核有著積極的借鑒意義。作為初期研究，提出的考核模型還不夠精細，得分、失分指標設置等還有待今后進一步研究。

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[10]王金萍.二級學院教學秘書隊伍建設探析[J].中國成人教育，2014(2)：135-136.

責任編輯：周澤民

Academic Secretaries′ Work at Secondary Schools and Its Quantitative Management—Taking Changzhou Institute of Technology as an Example

QIN Lizhen1,CHEN Rongjun2

(1.School of Education and Humanities,Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002;2.School of Sciences and Chemical Engineering,Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002)

Abstract：This paper expounds on the importance of academic secretaries′ work at secondary schools.Classification and characteristics of academic secretaries′ work are discussed.A quantitative assessment program is thus proposed and its validity is shown with an example.

Key words：university management;academic secretary;quantitative management

doi:10.3969/j.issn.1671- 0436.2016.02.017

收稿日期：2015- 10- 09

作者簡介：秦立珍(1973—)，女，實習研究員。

中圖分類號：G473

文獻標志碼：B

文章編號：1671- 0436(2016)02- 0077- 04