藍芬

【摘要】中學教育教學實力的發(fā)展是一項綜合性的工程，不僅僅需要提高師資力量，提高教學水平，還需要提升各項管理和硬件水平。而中學的檔案管理作為學校對各項工作和個人的原始資源和發(fā)展信息進行記錄的重要工具，不僅可以反映高職院校在不同時期的發(fā)展狀況，也是個人在此期間的行為和信息。而計算機技術的飛速發(fā)展也為檔案管理工作帶來了巨大的推動作用，讓檔案管理變得更加高效和準確，同時也使得計算機在檔案管理的應用變得尤為重要。據此，本文從計算機技術在中學檔案管理中的具體應用為出發(fā)點，分析了開展中學檔案管理計算機技術應用的方式。

【關鍵詞】計算機 中學 檔案管理

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）10-0222-01

現代技術的發(fā)展為社會生產力帶來了巨大的促進作用，同時也對各大高校在計算機技術的應用能力提出了較高的要求。因為當下中學檔案管理已經很大程度的實現了計算機管理，以計算機技術和網絡技術為工具，基本上實現了自動或半自動化的管理模式。計算機檔案管理發(fā)展到今天，人們通過計算機與網絡技術對檔案進行查詢和搜索，但同時這也要求中學在技術的應用過程中提高要求，改變過去的管理認識和資源配置，不斷強化?，F代計算機技術為學校教育和管理帶來了前所未有的活力和生機，但實際的檔案管理過程中還需要更多的努力。

一、計算機技術在中學檔案管理中的實際應用

（一）對現存的檔案進行信息化建設

這一應用已經在多數的中學檔案中得到了普遍應用，主要是通過相應的掃描儀器實現紙質檔案的數字化，并以數字化的形式錄入到光盤、磁盤以及云盤等存儲容器之中。這也是目前比較常見的一種傳統(tǒng)檔案管理超計算機管理模式過渡的方式，不僅可以加深計算機管理的深度，還能夠提升檔案數據信息的安全性。

（二）應用檔案管理軟件，建立起固定的、封閉的傳統(tǒng)檔案庫房

目前檔案管理軟件主要通過多個工作站運行，只需要保持主機是運行狀態(tài)，各個站點就可以對檔案中的資料數據信息進行檔案案卷目錄、卷內目錄、文件匯編、參考資料等不同類型文字數據的錄入、瀏覽、修改、檢索、統(tǒng)計、輸出、打印、借閱登記、系統(tǒng)維護等工作?，F階段，大多數的中學都可以通過檔案室、校長室、辦公室以及教導處等學校主要部門來構建站點，方便學校的管理層對檔案信息進行迅速的查閱和使用，提高學校的管理效率。

（三）利用校園網對未達到歸檔要求的文件資料建立移動、開放的信息資源庫

目前，學校門戶網站，往往包括了學校大多數的部門和管理工作室，主要包括了校長室、辦公室、教研處、德育處、教務處、總務處；而教學科目的調研小組就包括了語文、數學、英語、政治、歷史、地理、物理、化學、生物、體藝、心理等等，各個單位之間都存在相應的差異和自有空間，通過門戶網站的瀏覽可以輕松進行訪問和查詢，而這便是檔案管理在門戶網站中的開放性體現。這樣一來，有需求的用戶就可以高效準確的對相應的信息進行查閱和了解。因此，具有開放性價值和必要的檔案資料，不僅通過存儲設備存放在學校內，也通過門戶網站向所有學校、師生進行開放，只需要在其中規(guī)范版權說明和界定。

（四）使用專門軟件進行記載和提供查閱

目前，大多數中學的校園網絡以及能夠實現成熟運用了。這不僅使得計算機技術應用后的檔案管理可以在穩(wěn)定的網絡環(huán)境中運行，也為后續(xù)更多的檔案管理功能的實現提供了基礎。因此，用戶在進行文件整理和錄入的過程中需要把握相應的文件內容和格式，應當按照文號、題名、密級、作者、時間等要素進行檔案的編寫和管理，保障檔案信息的檢索變得更加快捷和穩(wěn)定，并且也通過這種模式實現文件類別的自動分類，實現了跨門類的檢索功能，例如：文字、圖像、Word文件、Excel文件等。同時也便于各學校之間、學校與教育系統(tǒng)之間的互傳、互換信息。

二、計算機技術在中學檔案管理中的應用策略

（一）提升檔案管理的認識和理解

中學的檔案管理雖然已經實現初步的應用，大多數中學師生也具備了使用計算機檔案管理的能力，具備基礎性的常識，這主要還是由于各個教職員工和學生在日常的學習和工作中進行了使用。為了保障用戶對檔案管理認識的不斷提升，需要對各個教職員工進行引導，幫助其對各自工作中具有價值的資料進行保存和收集，并且整理歸類之后再上傳到專職檔案管理人員所指定的存儲設備上，為今后的教學服務提供良好的參照。除此之外，還需要幫助各中學構建相應的校園內網，不斷提高教學和辦公中對網絡的應用，強化對檔案資源的運用能力，改善教學問題。

（二）要注意數字化檔案的收集和保管

數字化檔案的收集和保管工作不同紙質檔案的管理，由于數字檔案載體具有一定的特殊性，其在保管和收集的過程中也需要引起足夠的重視。數字化檔案資料的收集主要是通過計算機和網絡來完成，鑒于目前中學已經形成了成熟的校園網絡，教師應當積極的去應用這種便利的工具，對日常中具有價值的檔案資料進行及時的上傳，保障學校其他的各部門可以及時通過檔案管理系統(tǒng)進行資料的查詢。然而，數字檔案的保管工作主要集中在數字檔案設備安全和信息安全兩個方面。所謂設備安全主要是針對檔案資料和信息的存儲設備，保障這類設備免于自然災害和突發(fā)事件的影響，同時也要建立足夠的災后恢復機制，將損失降至最低。而信息安全則是通過一套完整的保障體系來實現，主要是防止信息丟失和信息被非法篡改，提高信息保密等級。

（三）要建立成熟的檔案人員隊伍

將計算機技術融入到中學檔案管理體系之中，不僅僅需要完備的硬件設施，還需要具有相應的素質和技能的綜合性人才。因為檔案計算機管理是一項綜合性較高的工程，不僅僅需要對檔案數據的管理和應用經驗和指數，還需要具有計算機應用技術，對系統(tǒng)的運行和維護擁有豐富的經驗。然而，無論檔案管理人員的技能水平如何，一旦被錄用之后就需要強化其思想道德素養(yǎng)，尤其需要具備政治覺悟，可以認真的履行自身的責任和衣服，用良好的服務態(tài)度和能力去幫助師生完成對檔案資料的用。除此之外，在今后的檔案管理工作中，還需要工作人員積極相應學校的培訓工作，強化對自身的能力的培養(yǎng)，不斷提高自身的技能水平，更好的為檔案管理工作服務。

三、結束語

中學的檔案管理不是一項簡單工作，對于學校教學活動的開展和今后的發(fā)展都具有重要的作用。因此，將計算機技術應用到中學的檔案管理工作之中，不僅可以強化管理的效率和準確性，還能夠提高學校的綜合實力，加強學校之間的信息交流和共享。因此，計算機在中學檔案管理中的應用具有相當的實踐意義，需要引起高度的重視。

參考文獻：

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