李建國(guó)

摘 要：文章以筆者所在單位的相關(guān)實(shí)際應(yīng)用建設(shè)為例，介紹了一種基于ERP的采購(gòu)綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)。該系統(tǒng)建設(shè)基于企業(yè)現(xiàn)有的ERP信息系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，通過系統(tǒng)集成方式，功能涵蓋了物資管理、備件管理、設(shè)備管理等系統(tǒng)的采購(gòu)招投標(biāo)、合同管理、采購(gòu)執(zhí)行等業(yè)務(wù)，并與預(yù)算系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、辦事公開系統(tǒng)形成關(guān)聯(lián)控制。

關(guān)鍵詞：ERP；采購(gòu)綜合管理；采購(gòu)過程管理；合同管理；辦事公開

中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2016）02-0008-02

2011年，行業(yè)進(jìn)一步加大“兩項(xiàng)工作”推進(jìn)力度，深入開展規(guī)范“工程投資、物資采購(gòu)、宣傳促銷”項(xiàng)目管理工作，扎實(shí)推進(jìn)辦事公開民主管理，要求各單位加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)的作用，梳理業(yè)務(wù)流程，通過信息化固化運(yùn)作程序，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目管理的約束力和監(jiān)管力度，進(jìn)而全面實(shí)現(xiàn)“三項(xiàng)業(yè)務(wù)”要網(wǎng)上辦公，并逐步建立行業(yè)“兩項(xiàng)工作”常態(tài)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的運(yùn)行機(jī)制。

1 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

1.1 總體架構(gòu)

系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)是利用現(xiàn)代化管理思想、技術(shù)和方法，結(jié)合我司的管理實(shí)際，對(duì)采購(gòu)管理及其活動(dòng)進(jìn)行總體控制和協(xié)調(diào)管理，優(yōu)化配置有限資源，規(guī)范采購(gòu)管理業(yè)務(wù)，促進(jìn)“兩項(xiàng)工作”深入開展，支撐公司戰(zhàn)略方針目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

在系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)時(shí)，為了保持企業(yè)信息化總體建設(shè)的連續(xù)性和一致性，就必須采用統(tǒng)一的集成應(yīng)用平臺(tái)，集中信息資源，協(xié)同業(yè)務(wù)運(yùn)作為設(shè)計(jì)思想，結(jié)合企業(yè)的管理制度和管理模式，建立基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)綜合管理流程。

整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)由項(xiàng)目管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)過程管理、輔助管理以及合同管理等功能模塊組成，并在各功能模塊環(huán)節(jié)上通過企業(yè)ERP系統(tǒng)與物資管理、備件管理、設(shè)備管理、預(yù)算管理、報(bào)銷管理、辦事公開管理等系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，形成多系統(tǒng)上下貫通、左右銜接的采購(gòu)綜合管理平臺(tái)，如圖1所示。

1.2 主要功能模塊設(shè)計(jì)

系統(tǒng)各組成模塊功能內(nèi)容如下所述。

1.2.1 項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)投資項(xiàng)目的計(jì)劃申報(bào)（擬建項(xiàng)目、新建項(xiàng)目、續(xù)建項(xiàng)目）、項(xiàng)目計(jì)劃初審和下達(dá)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的審批過程管理，并通過主子項(xiàng)目的維護(hù)，匯總后輸出數(shù)據(jù)為國(guó)家局投資管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持，也為企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃制定提供數(shù)據(jù)來源，形成企業(yè)的投資項(xiàng)目檔案庫(kù)。

1.2.2 采購(gòu)計(jì)劃管理

采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)承辦部門提報(bào)的反映其采購(gòu)需求及實(shí)施要求。采購(gòu)計(jì)劃實(shí)行按年度編制，分月實(shí)施的原則。采購(gòu)計(jì)劃管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)的整體采購(gòu)計(jì)劃庫(kù)，用于業(yè)務(wù)需求部門的年度計(jì)劃制定、匯總上報(bào)以及投資管理委員會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃的批復(fù)過程，系統(tǒng)設(shè)計(jì)引入了“主體”和“歸口”的概念，將企業(yè)本部、采購(gòu)、研發(fā)、營(yíng)銷等部門作為相對(duì)獨(dú)立的主體管理，且把企業(yè)本部作為頂級(jí)主體，采購(gòu)、營(yíng)銷、技術(shù)作為二級(jí)主體，實(shí)現(xiàn)主體的層級(jí)關(guān)系，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的原則，在各主體內(nèi)和主體間實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的歸口管理，按采購(gòu)業(yè)務(wù)的性質(zhì)、范圍來劃分職能管理歸口，進(jìn)行歸口的業(yè)務(wù)審批。采購(gòu)計(jì)劃功能模塊主要包含年度采購(gòu)計(jì)劃的編制、申請(qǐng)、歸口匯總、審批、調(diào)整，計(jì)劃變更，月度采購(gòu)計(jì)劃管理等內(nèi)容。

1.2.3 采購(gòu)過程管理

采購(gòu)過程管理根據(jù)年初董事會(huì)決議通過批復(fù)的采購(gòu)方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)等采購(gòu)流程的管理。首先，采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展源于月度采購(gòu)計(jì)劃，通過月度采購(gòu)計(jì)劃對(duì)年度采購(gòu)計(jì)劃的分解，實(shí)現(xiàn)三項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理，并根據(jù)年初董事會(huì)批復(fù)的采購(gòu)方式走不同的采購(gòu)過程管理。

在采購(gòu)過程管理中，不同的采購(gòu)方式流程有不同的過程環(huán)節(jié)支撐，前一個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)結(jié)束后才能開展下一個(gè)環(huán)節(jié)工作，做到規(guī)范管理與提高效率相結(jié)合，其過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)支持職能管理部門對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)實(shí)施全過程在線審批、決議及監(jiān)督，在采購(gòu)活動(dòng)重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵程序簽署相應(yīng)的審批和監(jiān)督意見，充分體現(xiàn)了采購(gòu)活動(dòng)遵循公開、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用的原則，體現(xiàn)了采購(gòu)活動(dòng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和規(guī)章制度，自覺接受有關(guān)行政監(jiān)督部門和上級(jí)主管部門依法進(jìn)行的監(jiān)督管理，此外，在每個(gè)流程都提供豐富的輔助決策查詢和支撐采購(gòu)過程的材料歸集。

1.2.4 輔助管理

為配合采購(gòu)過程管理，系統(tǒng)還配套設(shè)計(jì)了采購(gòu)輔助管理模塊，主要包括專家?guī)?、代理機(jī)構(gòu)庫(kù)管理，為采購(gòu)過程的業(yè)務(wù)開展提供代理機(jī)構(gòu)及專家支撐。專家?guī)鞂?duì)企業(yè)現(xiàn)有的專家進(jìn)行分類管理，并提供專家抽取、專家推薦、專家退出以及專家評(píng)價(jià)等功能；代理機(jī)構(gòu)庫(kù)管理對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并提供代理機(jī)構(gòu)抽取和評(píng)價(jià)等功能。

1.2.5 合同管理

合同管理在采購(gòu)過程確定成交供應(yīng)商及金額后，進(jìn)行合同的簽訂過程管理，實(shí)現(xiàn)合同的草擬、送審、會(huì)簽、生效處理。合同管理設(shè)計(jì)了合同范本庫(kù)的管理，為企業(yè)合同范本的規(guī)范化管理，為業(yè)務(wù)部門草擬合同的方便快捷提供了豐富的知識(shí)庫(kù)，同時(shí)，系統(tǒng)引入了強(qiáng)大的自定義審批流定義，并結(jié)合合同業(yè)務(wù)實(shí)際審批流程，設(shè)計(jì)滿足了多崗位、多角色在線審批的功能，大大提高了合同審批的效率，另外，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)合同文本的在線批注功能，為合同審查部門提供了方便。合同管理主要包括合同的范本建立、申報(bào)審批、變更處理、合同生效處理和統(tǒng)計(jì)分析等功能。

2 應(yīng)用效果

通過采購(gòu)綜合管理平臺(tái)將采購(gòu)計(jì)劃、立項(xiàng)、采購(gòu)、合同、審計(jì)和評(píng)價(jià)等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理過程有機(jī)聯(lián)系起來。建立覆蓋項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理、合同管理的一體化信息應(yīng)用平臺(tái)，有效支撐公司的經(jīng)營(yíng)管理運(yùn)作，規(guī)范采購(gòu)管理業(yè)務(wù)，促進(jìn)“兩項(xiàng)工作”深入開展。具體表現(xiàn)在以下方面。

2.1 實(shí)現(xiàn)制度和平臺(tái)建設(shè)相融合

相關(guān)職能管理部門根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)實(shí)際情況，一邊逐步對(duì)企業(yè)《采購(gòu)管理辦法》及《合同管理辦法》進(jìn)行修訂完善，一邊也逐步對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行了梳理優(yōu)化，為系統(tǒng)運(yùn)行提供了有力的制度保障。

2.2 實(shí)現(xiàn)采購(gòu)監(jiān)管全程化

系統(tǒng)從項(xiàng)目計(jì)劃申請(qǐng)，采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)、上報(bào)、審批，采購(gòu)過程管理，采購(gòu)供應(yīng)商確定，合同審核簽定，到后續(xù)報(bào)銷業(yè)務(wù)都進(jìn)行了控制。按照兩項(xiàng)工作的要求，將監(jiān)管、審計(jì)過程融入采購(gòu)活動(dòng)的相應(yīng)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)生命周期的監(jiān)管。

2.3 實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理流程規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

通過梳理和建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的采購(gòu)管理流程，將流程固化在系統(tǒng)中。使用系統(tǒng)的過程，就是規(guī)范業(yè)務(wù)的過程。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理、網(wǎng)上合同會(huì)審、網(wǎng)上采購(gòu)監(jiān)管、網(wǎng)上審批，推進(jìn)兩項(xiàng)工作管理流程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4 實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過程管理痕跡化和可控化

實(shí)現(xiàn)公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來源等采購(gòu)方式的全部采購(gòu)管理過程的痕跡化管理和控制，環(huán)環(huán)相扣，上一環(huán)節(jié)沒有通過進(jìn)入不了下一環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理過程的全程監(jiān)管和可追朔。系統(tǒng)作業(yè)流向清晰，控制管理嚴(yán)密，責(zé)任主體明確，信息操作痕跡化，便于監(jiān)察問責(zé)。根據(jù)制度要求，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了清晰的業(yè)務(wù)流程，把業(yè)務(wù)流程用圖標(biāo)形式展示在系統(tǒng)流程中心，實(shí)現(xiàn)流程的可視化；在業(yè)務(wù)流程方面，嚴(yán)格控制前一個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)結(jié)束后才能開展下一個(gè)環(huán)節(jié)工作，并結(jié)合系統(tǒng)的權(quán)限分配功能，為每個(gè)操作主體進(jìn)行授權(quán)，做到責(zé)任明確；在業(yè)務(wù)信息錄入、審批方面，系統(tǒng)自動(dòng)記錄信息錄入人、錄入時(shí)間、審批人、審批意見、審批時(shí)間等重要信息，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的痕跡化管理，便于職能管理部門的監(jiān)察、審計(jì)提供依據(jù)。

2.5 實(shí)現(xiàn)知識(shí)成果檔案化

建立采購(gòu)項(xiàng)目及活動(dòng)過程中的知識(shí)管理機(jī)制，獲取、吸收和整合各種知識(shí)，形成合同文本庫(kù)、專家?guī)?、代理機(jī)構(gòu)庫(kù)和合格供應(yīng)商名錄等各類規(guī)范知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，不斷提高企業(yè)管理水平，并對(duì)采購(gòu)過程及合同管理形成有力的支撐。系統(tǒng)還提供招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和評(píng)標(biāo)專家的隨機(jī)抽取功能，為招標(biāo)采購(gòu)的公開、公平性提供技術(shù)支撐。

2.6 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成自動(dòng)化

通過將采購(gòu)系統(tǒng)與合同管理、報(bào)銷管理、辦事公開、民主管理平臺(tái)及ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)（預(yù)算、設(shè)備、備件、物資）的有機(jī)集成和信息共享。形成計(jì)劃、采購(gòu)、合同、審計(jì)、付款及評(píng)價(jià)等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程的閉環(huán)管理，并通過辦事公開平臺(tái)形成各環(huán)節(jié)信息的公開和有效監(jiān)管。系統(tǒng)還集成了短信平臺(tái)、企業(yè)門戶。

3 結(jié) 語(yǔ)

本次采購(gòu)綜合管理平臺(tái)的建設(shè)滿足了行業(yè)“兩項(xiàng)工作”開展要求和全省采購(gòu)管理信息化建設(shè)需求。在系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容方面主要包括：項(xiàng)目管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、三項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、采購(gòu)過程管理、輔助管理、合同管理等幾個(gè)主要模塊；同時(shí)，在系統(tǒng)集成方面要充分考慮與全面預(yù)算及直屬企業(yè)自行建設(shè)的采購(gòu)綜合管理平臺(tái)項(xiàng)目的功能及數(shù)據(jù)整合要求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)順暢交互和共享。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了企業(yè)采購(gòu)管理的流程管理高效化、過程管理可控化、知識(shí)成果檔案化、系統(tǒng)集成自動(dòng)化。

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