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提高企業(yè)采購(gòu)交貨期準(zhǔn)確性的對(duì)策研究

2016-07-10 20:39歐邦才
經(jīng)濟(jì)師 2016年8期
關(guān)鍵詞:交貨期影響因素對(duì)策

摘 要:文章提出了依據(jù)影響主體、管理方式和影響過(guò)程的交貨期分類方法,然后站在采購(gòu)商的立場(chǎng),基于交貨期影響的過(guò)程,把交貨期的影響因素劃分為事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核三個(gè)階段,分析了各階段的影響因素,提出了提高交貨期準(zhǔn)確性的相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞:交貨期 過(guò)程分析 影響因素 對(duì)策

中圖分類號(hào):F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2016)08-074-02

一、引言

供應(yīng)商交貨期的準(zhǔn)確性對(duì)采購(gòu)企業(yè)的生產(chǎn)組織、經(jīng)營(yíng)管理、競(jìng)爭(zhēng)力和客戶滿意度都有直接而重要的影響。交貨期是企業(yè)決策過(guò)程重要的影響因素(劉春林,2001)、對(duì)企業(yè)生產(chǎn)調(diào)度過(guò)程具有重要約束(李淑娟,2005)、能夠產(chǎn)生巨大的時(shí)間價(jià)值(倪鋼,2013)、也影響到市場(chǎng)需求(Li L,1994;Zhao M,2007),從而對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力也有重大影響(林勇,2007;周穎,2011)。因此,必須重視對(duì)交貨期管理以不斷提高交貨的準(zhǔn)確性。

二、交貨期影響過(guò)程及其因素分析

一般而言,從交貨期的影響主體上看,主要有供應(yīng)商、物流服務(wù)提供商和采購(gòu)方三個(gè)主體;從交貨期管理方式的角度上看,主要有基于合同條款約定的交貨期管理與基于快速交貨的交貨期管理兩種;從交貨期影響過(guò)程的角度上看,可以分為采購(gòu)合同前的準(zhǔn)備階段、采購(gòu)合同執(zhí)行階段與合同執(zhí)行后的評(píng)價(jià)與反饋階段。

本文主要是站在采購(gòu)商的立場(chǎng),從交貨期的影響過(guò)程階段角度來(lái)研究如何提高交貨期的準(zhǔn)確性。根據(jù)對(duì)交貨期影響的過(guò)程性因素,可以把交貨期的影響因素劃分為事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核三個(gè)階段進(jìn)行識(shí)別,交貨期具體的影響因素見(jiàn)圖1所示。

三、提高交貨期準(zhǔn)確性的對(duì)策

根據(jù)上述對(duì)交貨期影響因素的分析,分別從三個(gè)階段提出提高交貨期準(zhǔn)確性的對(duì)策。

1.事前規(guī)劃對(duì)策。事前是指訂購(gòu)之前。事前計(jì)劃的科學(xué)性與嚴(yán)密性,對(duì)將來(lái)的交貨期的準(zhǔn)確性有重要影響。具體對(duì)策包括如下。

(1)準(zhǔn)確的需求定義與品項(xiàng)分類。采購(gòu)人員應(yīng)熟悉企業(yè)所需采購(gòu)產(chǎn)品需求定義,并依據(jù)采購(gòu)支出水平與供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)要素把企業(yè)所需采購(gòu)的商品或材料按照常規(guī)品項(xiàng)、杠桿品項(xiàng)、瓶頸品項(xiàng)和關(guān)鍵品項(xiàng)分類,掌握不同類型商品采購(gòu)過(guò)程中所需關(guān)注的重點(diǎn)與差別及其適用的不同采購(gòu)方法。

(2)搜尋與評(píng)估備選供應(yīng)商。采購(gòu)人員根據(jù)所需采購(gòu)的不同商品,通過(guò)供應(yīng)市場(chǎng)調(diào)研,熟悉不同供應(yīng)商的質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)等主要指標(biāo)與其他指標(biāo)情況并對(duì)備選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),甄別出不同商品的備選供應(yīng)商與優(yōu)選供應(yīng)商,以備采購(gòu)時(shí)與相應(yīng)供應(yīng)商進(jìn)行談判并與最優(yōu)的一個(gè)或多個(gè)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同,對(duì)于長(zhǎng)期合作的優(yōu)秀供應(yīng)商可與之建議戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

(3)訂購(gòu)運(yùn)行時(shí)間測(cè)算。訂購(gòu)運(yùn)行時(shí)間按照采購(gòu)流程來(lái)看包括采購(gòu)部的訂購(gòu)、下訂單、采購(gòu)、供應(yīng)商準(zhǔn)備與生產(chǎn)、運(yùn)輸、驗(yàn)收與入庫(kù)等過(guò)程各階段所發(fā)生的時(shí)間。要求企業(yè)采購(gòu)人員對(duì)上述內(nèi)部訂購(gòu)、下訂單、采購(gòu)、驗(yàn)收與入庫(kù)等環(huán)節(jié)的運(yùn)行時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析;對(duì)企業(yè)外部的不同供應(yīng)商準(zhǔn)備與生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)時(shí)間參數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,從而能夠比較準(zhǔn)確地測(cè)算出整個(gè)訂購(gòu)運(yùn)行時(shí)間,合理確定訂購(gòu)提前期。

(4)確定交貨數(shù)量。采購(gòu)部門首先要明確企業(yè)所需交貨數(shù)量,根據(jù)采購(gòu)數(shù)量大小,采購(gòu)部門需要做出兩個(gè)方面的決策,一是單一供應(yīng)商與多個(gè)供應(yīng)商的決策;二是一次性交貨與分批交貨的決策。在做前者決策時(shí)同時(shí)還需要根據(jù)供應(yīng)商現(xiàn)有庫(kù)存量與生產(chǎn)能力來(lái)決策是一次性交貨或分批交貨,使供應(yīng)商的供應(yīng)速率與企業(yè)的需求速率具有良好的匹配關(guān)系。

(5)確定交貨日期。交貨日期的確定首先考慮的是企業(yè)自身生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)所需時(shí)間點(diǎn),同時(shí)還需要綜合考慮訂購(gòu)運(yùn)行時(shí)間、供應(yīng)商生產(chǎn)與供應(yīng)物流時(shí)間,這樣才能提高交貨日期的可靠性。

(6)掌握供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率。生產(chǎn)設(shè)備利用率對(duì)供應(yīng)能力有直接影響,因此,采購(gòu)人員應(yīng)預(yù)先掌握,在保證企業(yè)所采購(gòu)的物資的數(shù)量、交期、品質(zhì)一致性的前提下,應(yīng)對(duì)訂單數(shù)量與交貨時(shí)間進(jìn)行有效分配。

(7)了解供應(yīng)商的柔性。供應(yīng)商柔性的高低與企業(yè)變更需求的滿足率之間有直接關(guān)聯(lián)。企業(yè)需求的變更涉及到產(chǎn)品、規(guī)格、質(zhì)量等級(jí)、數(shù)量、交貨期等方面,變更需求的滿足率與供應(yīng)商的新產(chǎn)品研發(fā)實(shí)力、質(zhì)量管理水平、生產(chǎn)能力大小、供應(yīng)物流和組織管理優(yōu)化等能力因素有關(guān),因此,在選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)預(yù)先考慮供應(yīng)商的上述能力。

(8)做好應(yīng)急方案。針對(duì)每一項(xiàng)采購(gòu),采購(gòu)人員應(yīng)針對(duì)不同的采購(gòu)商品做好備選供應(yīng)商與替代品的應(yīng)急方案,以預(yù)防原定供應(yīng)商供應(yīng)的意外中斷,防范供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。

2.事中執(zhí)行對(duì)策。事中是指采購(gòu)合同簽訂之后,從供應(yīng)商生產(chǎn)準(zhǔn)備階段到供應(yīng)物流的階段。本階段對(duì)交貨期的準(zhǔn)確性具有直接影響,相關(guān)對(duì)策如下。

(1)對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)技術(shù)支持。及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)工藝是否存在困難,如果有,則在力所能及的情況下為供應(yīng)商提供相應(yīng)的支持。

(2)了解并確保供應(yīng)商生產(chǎn)原材料供應(yīng)。了解供應(yīng)商生產(chǎn)所需原材料供應(yīng)是否有保障,若有困難,則及時(shí)為供應(yīng)商提供信息協(xié)助解決。

(3)跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)計(jì)劃與進(jìn)度。采購(gòu)企業(yè)的合同跟蹤人員應(yīng)及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)計(jì)劃與實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度,判斷其是否與本企業(yè)的交期進(jìn)度相吻合,如果不吻合,則必須及時(shí)與供應(yīng)商溝通并協(xié)商解決,如果存在難以協(xié)調(diào)的矛盾,則采購(gòu)人員及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急方案,確保采購(gòu)商品的及時(shí)供應(yīng),保證企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的平穩(wěn)性。

(4)及時(shí)的變更通知。首先,作為采購(gòu)方應(yīng)盡量避免采購(gòu)商品的交期或產(chǎn)品規(guī)格調(diào)整,以避免供應(yīng)商生產(chǎn)及交貨的混亂;其次,如果采購(gòu)方確需調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃,則必須及時(shí)通知供應(yīng)商并協(xié)調(diào)處理。

(5)品質(zhì)檢驗(yàn)的前置。對(duì)于杠桿類、瓶頸類和關(guān)鍵類產(chǎn)品采購(gòu),采購(gòu)方可以在采購(gòu)合同中注明,根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的緊迫性與重要性程度的不同,可以安排技術(shù)或質(zhì)檢員到供應(yīng)商企業(yè)進(jìn)行跟蹤、指導(dǎo)與品質(zhì)檢驗(yàn),以減少或消除表象上的按期交貨但卻因品質(zhì)缺陷導(dǎo)致的有效供應(yīng)不足而產(chǎn)生的實(shí)際延期交貨問(wèn)題。

(6)供應(yīng)物流的合理規(guī)劃。采購(gòu)合同應(yīng)明確界定供應(yīng)物流是由供需雙方誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé),無(wú)論是哪一方負(fù)責(zé),均可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況在自營(yíng)物流與外包物流之間進(jìn)行選擇。采購(gòu)方應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)物流服務(wù)提供方進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào),要求應(yīng)依據(jù)交貨商品類型與特點(diǎn)、數(shù)量、起止地點(diǎn)、送達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸方式、線路等因素提前合理規(guī)劃供應(yīng)物流方案,確保按照交貨期間準(zhǔn)時(shí)交貨。

3.事后考核對(duì)策。事后考核是指采購(gòu)合同執(zhí)行結(jié)束之后對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核。通過(guò)事后評(píng)價(jià)與考核,可發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀供應(yīng)商或發(fā)現(xiàn)運(yùn)作中的不足,以便積累經(jīng)驗(yàn)并不斷改進(jìn)從而提高交貨期的準(zhǔn)確性。

(1)對(duì)供應(yīng)商績(jī)效的評(píng)價(jià)與考核。采購(gòu)方事先制定對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效考核的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系與評(píng)價(jià)辦法,并把交貨期作為一個(gè)重要指標(biāo),對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效考核,同時(shí)把考核結(jié)果與對(duì)供應(yīng)商的激勵(lì)與約束機(jī)制關(guān)聯(lián)起來(lái)。

(2)客觀全面的延遲原因分析與改進(jìn)措施。若供應(yīng)有延遲,就事論事地對(duì)延遲原因從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行等不同階段進(jìn)行客觀分析,從采購(gòu)方、供應(yīng)商與供應(yīng)物流等三個(gè)角度提出相應(yīng)的改進(jìn)措施,積累經(jīng)驗(yàn),防止延遲再次發(fā)生。

(3)供應(yīng)商對(duì)比分析。包括兩方面的對(duì)比,一是同種產(chǎn)品的不同供應(yīng)商之間的對(duì)比分析;二是現(xiàn)有供應(yīng)商與潛在供應(yīng)商的對(duì)比分析。通過(guò)對(duì)比分析,可以區(qū)分出企業(yè)不同商品采購(gòu)的戰(zhàn)略供應(yīng)商、優(yōu)選供應(yīng)商與備選供應(yīng)商,為企業(yè)未來(lái)供應(yīng)商的正確選擇與確保供應(yīng)打下良好基礎(chǔ)。

(4)對(duì)供應(yīng)商的激勵(lì)與約束。當(dāng)一項(xiàng)采購(gòu)供應(yīng)結(jié)束,企業(yè)應(yīng)及時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)與對(duì)比分析,并對(duì)優(yōu)秀的供應(yīng)商可采取訂單增加、優(yōu)先付款、戰(zhàn)略合作等方面的激勵(lì);對(duì)于供應(yīng)績(jī)效不佳或不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商采取訂單減少、降級(jí)、甚至取消供應(yīng)資格的約束辦法。

四、結(jié)束語(yǔ)

交貨期準(zhǔn)確性對(duì)供應(yīng)商、采購(gòu)企業(yè)與企業(yè)客戶都具有重要的價(jià)值,因此,提高交貨期的準(zhǔn)確性具有重要意義。影響交貨期的因素眾多,當(dāng)分析的角度不同時(shí),其影響因素將有所區(qū)別,因此提高交貨期準(zhǔn)確性的對(duì)策將會(huì)有所不同。

[基金項(xiàng)目:江蘇省高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目“供應(yīng)鏈環(huán)境下采購(gòu)與供應(yīng)績(jī)效及庫(kù)存管理決策研究”(2012SJB630025);南京工程學(xué)院基金項(xiàng)目(KXJ08075);國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金資助項(xiàng)目(15BGL080)。]

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(作者單位:南京工程學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 江蘇南京 211167)

(作者簡(jiǎn)介:歐邦才,南京工程學(xué)院講師,博士在讀,從事物流管理專業(yè)建設(shè)與教學(xué)。)(責(zé)編:賈偉)

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