楊兆龍

煙臺經(jīng)濟(jì)學(xué)校

信息時代中等職業(yè)學(xué)校檔案的開發(fā)與利用

楊兆龍

煙臺經(jīng)濟(jì)學(xué)校

中等職業(yè)學(xué)校檔案的管理工作對學(xué)校發(fā)展的歷史進(jìn)行了真實的記載，其具有較高的準(zhǔn)確性。檔案管理水平和學(xué)校綜合管理水平有著明確的關(guān)系。在中等職業(yè)學(xué)校管理工作中，檔案管理是其中一個重要的部分。其在教學(xué)科研和管理服務(wù)中發(fā)揮著重要的作用，并日益被人們重視。本文闡釋了中等職業(yè)學(xué)校檔案信息資源管理利用存在的問題，并提出了解決的策略。

信息時代；中等職業(yè)學(xué)校；檔案開發(fā)；利用

在學(xué)校管理工作中，檔案管理是其中一個重要的工作。通過檔案管理，可以充分表現(xiàn)出一個學(xué)校的發(fā)展軌跡、辦學(xué)特色等。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校檔案的開發(fā)和利用具有重大的意義。學(xué)校檔案的內(nèi)涵比較豐富，是學(xué)校一筆重要的財富，因此，要采取有效的措施，不斷推進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校檔案的開發(fā)和利用。

一.中等職業(yè)學(xué)校檔案信息資源的管理現(xiàn)狀

目前，在中等職業(yè)學(xué)校中，通常都會設(shè)有專門的綜合檔案管理室，從而可以對教學(xué)設(shè)備、會計、基建等檔案進(jìn)行管理，并不斷完善管理制度等。因此，要想加強(qiáng)對檔案資料的管理，中等職業(yè)學(xué)校實行了統(tǒng)一的管理模式，并配備專門的管理人員，還在一些相關(guān)的科室設(shè)置了兼職檔案工作人員，他們對檔案文件進(jìn)行篩選、歸檔等，從而形成一個統(tǒng)一的管理模式，即由校領(lǐng)導(dǎo)直接進(jìn)行分管，校辦公室主任負(fù)責(zé)，各個科室和專業(yè)、兼職檔案人員負(fù)責(zé)直接管理，從而有利于促進(jìn)學(xué)校檔案資料的完整性。

目前，在中等職業(yè)學(xué)校中，檔案信息資源比較豐富，而且具有較多的種類，當(dāng)學(xué)校在進(jìn)行各種活動時，逐漸形成了具有一定保存價值的文字、圖像等資料，并將其收錄。其中，這些資料的內(nèi)容主要是：文書檔案室關(guān)于學(xué)校行政管理方面的資料，其包含了較多的材料，而且涉及的范圍比較廣泛；而教學(xué)檔案可以對教學(xué)活動進(jìn)行真實、系統(tǒng)的反映；科技檔案室關(guān)于學(xué)校教學(xué)設(shè)備以及科研成果的資料；實物檔案主要包括實體的榮譽(yù)等，比如錦旗、獎杯等；會計檔案可以包括財務(wù)報表、憑證等。近年來，我國在檔案管理中，資金投入的力度逐漸加大，而且在硬件上也進(jìn)行了改善，因此，檔案管理服務(wù)工作也取得了較快的發(fā)展，其中可以表現(xiàn)在幾個方面：第一，可以給師生更多的證明服務(wù)，比如畢業(yè)生出國留學(xué)等。第二，可以為畢業(yè)生提供一些查證服務(wù)，一些學(xué)生由于沒有妥善保管，從而導(dǎo)致畢業(yè)證的丟失，因此，可以為他們提供查證服務(wù)，為他們提供相應(yīng)的證明；第三，可以為本校的建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)。特別是在學(xué)校改革發(fā)展、校史編寫等方面，充分利用目前的檔案資源，對檔案信息進(jìn)行查閱。

二.中等職業(yè)學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

目前，在中等職業(yè)學(xué)校中，沒有對檔案管理工作引起足夠的重視，檔案管理的意識淡薄，而且觀念比較落后，這些方面影響了檔案檔案管理工作的開展。而且，很多學(xué)校的檔案管理工作水平不高，仍然按照傳統(tǒng)的建檔、管檔等流程，從而影響了檔案信息資源的開發(fā)和利用水平的提高。

（二）檔案管理工作存在“重收藏輕使用”的現(xiàn)象

目前，在中等職業(yè)學(xué)校中，檔案管理更加重視收藏和保管，但是卻相對忽略對它的利用，傳統(tǒng)的觀念根深蒂固。而且，部分檔案工作者只是重視檔案的不損壞，但是卻忽略了對檔案的開發(fā)和利用。

（三）館藏檔案不夠豐富而且結(jié)構(gòu)比較單一

在中等職業(yè)學(xué)校中，檔案管理工作缺乏規(guī)范性，而且未能形成比較齊全的制度，同時，科研檔案的形成具有較長的階段性，資源的收集種類也不完善。因此，對于一些收藏價值較高的檔案資料來說，未能進(jìn)行有效地收集和歸檔，從而未能對檔案信息資源進(jìn)行有效地開發(fā)和利用。

（四）檔案信息資源利用率較低

在中等職業(yè)學(xué)校中，檔案信息資源開發(fā)和利用的范圍有限，通常只為了應(yīng)付檢查，而且，廣大是師生對檔案工作缺乏了解，認(rèn)為檔案是學(xué)校的機(jī)密，因此，沒有充分認(rèn)識檔案信息的作用，也未能在工作中充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。另一方面，有關(guān)人員歸檔意識不夠，對于應(yīng)該提交的檔案沒有及時進(jìn)行移交，從而影響了檔案的收集。

（五）未能施行有效利用現(xiàn)代化的管理手段

目前，在中等職業(yè)學(xué)校中，大多數(shù)檔案室配備了計算機(jī)，而且，很多學(xué)校還使用了檔案管理軟件，但是很多學(xué)校也只是將檔案的目錄進(jìn)行簡單地管理，卻未能全面對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而影響了信息的共享。

三.信息時代中等職業(yè)學(xué)校檔案開發(fā)利用的措施

（一）更新檔案開發(fā)利用的觀念

在學(xué)校工作中，要重視檔案信息的開發(fā)和利用。第一，要加大對檔案管理工作的宣傳，組織師生學(xué)習(xí)相關(guān)的法律，并培養(yǎng)他們的責(zé)任意識，使他們重視檔案管理工作。第二，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，推動檔案的開發(fā)和利用。

（二）加大投入的力度，強(qiáng)化檔案館的建設(shè)

進(jìn)一步優(yōu)化學(xué)校檔案館的設(shè)備，并積極進(jìn)行檔案館庫的建設(shè)，從而保證檔案保管的安全性和有效性。隨著館藏檔案數(shù)量的增加，檔案館藏室的面積不足，而且很多設(shè)備老化，因此，影響了檔案的進(jìn)一步開發(fā)和利用。所以，要加大對學(xué)校檔案建設(shè)和投入，對檔案保管的條件進(jìn)行有效地改善，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提高。

（三）積極運(yùn)用信息技術(shù)，合理調(diào)整檔案信息的布局

隨著現(xiàn)代信息的發(fā)展，要不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，加強(qiáng)檔案的信息化發(fā)展，更要加強(qiáng)數(shù)字化檔案的收集、整理和利用，對檔案信息進(jìn)行合理的布局?？梢詫⑿@網(wǎng)和國際網(wǎng)進(jìn)行對接，擴(kuò)大檔案的利用的范圍，從而推進(jìn)信息的共享。

結(jié)語

隨著信息社會的發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校更加注重檔案的開發(fā)和利用。然而，在目前的檔案工作中，還存在著許多亟待解決的問題，因此，要不斷更新開發(fā)利用的觀念；加大投入的力度，強(qiáng)化檔案館的建設(shè)；積極運(yùn)用信息技術(shù)，合理調(diào)整檔案信息的布局等，從而推動檔案的開發(fā)和利用。

[1]林艷梅.信息時代中等職業(yè)學(xué)校檔案的開發(fā)與利用[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究,2014,03:38-40.

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[3]吳再美.探討職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)與利用[J].中國管理信息化,2015,16:211.