文/金俊蘭 Jin Jun-lan

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檔案數(shù)據(jù)災難種類及高校檔案數(shù)據(jù)備份探討

文/金俊蘭 Jin Jun-lan

摘要：在高校的日常教學和科研活動中，產(chǎn)生了大量的檔案與數(shù)據(jù)。由于受到諸多因素的影響，存在一定的問題，并可能會導致各種檔案數(shù)據(jù)災難的出現(xiàn)，為提高高校檔案管理水平，應積極地做好相應的數(shù)據(jù)備份工作。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；檔案數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)災難是指受到多種因素的影響，在網(wǎng)絡(luò)運行和維護過程中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者丟失的現(xiàn)象。由于軟、硬件故障，病毒、人為破壞、自然災害等原因，數(shù)據(jù)災難在發(fā)生，因信息丟失而造成的損失更是不可估量。隨著信息技術(shù)的進步與發(fā)展，高校的檔案建設(shè)水平也不斷提高，并逐漸向著數(shù)字化的方向發(fā)展著。以傳統(tǒng)方式保存的文字、圖紙、聲像等形式的高校檔案如今逐步被數(shù)字化，數(shù)字化使高校檔案的保管和利用變得更加簡單和方便，而一旦遭到破壞，將會給高校檔案建設(shè)帶來重大的損失。為此，做好相應的數(shù)據(jù)備份工作至關(guān)重要。

一、高校檔案災難種類及數(shù)據(jù)災難的影響

高校檔案數(shù)據(jù)災難主要分為兩種類型，一種是不可抗拒的災難。包括因為各種自然和社會因素以及政治原因?qū)е碌臑碾y，例如戰(zhàn)爭、洪水和火災、臺風以及包括地震、恐怖襲擊等。另一種則是人為因素導致的災難類型，包括在日常檔案管理等工作過程中存在的各種危害，例如工作人員的各種人為操作失誤和硬件設(shè)備過時，以及網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊、軟件錯誤等。而高校的檔案中保存有學校、學科、教師和學生的重要信息，這些信息如果發(fā)生丟失，對于高校來說，損失是不可想像的。而且，除了數(shù)據(jù)庫信息外，檔案館系統(tǒng)中還有很多以文件形式保存的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，它們也必須得到保護。同時，如果因為種種原因，而造成檔案館系統(tǒng)宕機，無法對外提供服務，也將影響到檔案館的正常運轉(zhuǎn)。為有效防止上述數(shù)據(jù)災難帶來的損失，保證高校檔案工作正常開展和對外服務，面對信息系統(tǒng)外來襲擊的壓力和頻發(fā)的自然災害，高校檔案數(shù)據(jù)備份顯得尤為緊迫。盡快實施高校檔案備份，確保緊急狀態(tài)下及時提供高校檔案，對保障高校檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，促進高校自身發(fā)展水平具有十分重要的意義。［1］

二、消解數(shù)據(jù)災難的應對策略

（一）合理備份

為了消解數(shù)據(jù)災難，可以積極的采用數(shù)據(jù)備份的方式。通過上文的分析，我們了解到當前高校的檔案工作面臨著各種數(shù)據(jù)災難的影響，因此，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行備份，以避免各種數(shù)據(jù)的損壞和缺失，維持正常的高效檔案工作秩序至關(guān)重要。［2］現(xiàn)如今，很多高校都認識到檔案數(shù)據(jù)備份的重要性和現(xiàn)實意義，并積極地通過多種方式進行檔案數(shù)據(jù)備份。數(shù)據(jù)備份可以按照不同的方式分為多種類型，具體分類情況見表1。

手工備份、自動備份（其中，自動備份包括按照備份時間計劃的定時自動備份和滿足備份條件的自動備份）

備份的方式應該根據(jù)具體情況而定，可以采用本地備份、異地備份、本地備份+異地保存、遠程異地備份、遠程站點熱備份、差量備份、完全備份、增量備份、定期備份，具體如何備份，可根據(jù)數(shù)據(jù)性質(zhì)以及實際能力進行選擇。

表1 數(shù)據(jù)備份分類情況

（二）合理選擇備份介質(zhì)

高校在進行介質(zhì)選擇的時候，需要從自身實際情況從發(fā)，盡可能的選擇那些耐用性較好的介質(zhì)，以保證各種檔案數(shù)據(jù)可以得到妥善的保存，并具有較好的可讀性。目前，實際在數(shù)據(jù)備份過程中應用較為廣泛的備份介質(zhì)為光盤和移動硬盤。其中，光盤具有價格低廉以及可靠性高、存儲容量大等特點，且存儲速度快，所存儲的數(shù)據(jù)信息不容易被輕易改變。在對光盤進行管理和保存的時候，操作也十分簡單。因此，現(xiàn)在很多學校在進行檔案數(shù)據(jù)備份的時候，都會選擇光盤作為重要的備份介質(zhì)。另外，移動硬盤也是一種常用的備份介質(zhì)，具有讀取速度快以及存儲量大等特點。但是，不同的備份介質(zhì)受到自身材質(zhì)以及保存條件等因素的影響，在具體的使用壽命方面存在一定的限制。為此，為了保證不同備份材質(zhì)在當前技術(shù)條件下得到盡可能長時間的讀取，可以積極的綜合使用多種備份介質(zhì)，以避免其中某一種介質(zhì)出現(xiàn)問題而導致檔案數(shù)據(jù)信息的丟失或者損壞。

（三）科學安排備份時間

高校的日常教學和科研等活動在時間方面存在一定的特點，也導致其檔案管理等工作呈現(xiàn)出一定的時間變化特點。因此，在對相應的檔案數(shù)據(jù)進行備份的時候，也要注意科學的進行時間安排，合理的選擇備份時間。例如，受到高校檔案工作周期性強這一特點的影響，可以在每個學期的期末階段進行檔案數(shù)據(jù)的完全備份。對很多高校而言，在每年的暑假、寒假前夕，都會對上一年度的相關(guān)檔案進行整理。而且，所涉及導致的各種檔案的錄入工作都需要在本次假期結(jié)束之前完成，以免影響到常規(guī)學期教學和科研活動的正常進行。而在工作結(jié)束之后，相關(guān)內(nèi)容會處于相對穩(wěn)定的狀態(tài)，不會發(fā)生改變。因此，在每年的暑假、寒假前夕進行檔案數(shù)據(jù)備份是一個十分合理的時間，可以對本校整個學期的檔案數(shù)據(jù)進行整理并予以完整的保存，另外還可以有效的避開學校的檔案查詢高峰期。

（四）做好對重要檔案的備份工作

在高校的檔案建設(shè)和管理過程中，涉及到大量重要的檔案材料。在實際的檔案數(shù)據(jù)備份過程中，對這些重要檔案也要注意提高重視程度，做好相應的備份工作。例如，在對重要檔案進行異地備份的過程中，應加強與對方的聯(lián)系，對備份庫、檔案保管設(shè)施、環(huán)境和電子檔案數(shù)據(jù)備份移交方式等內(nèi)容進行協(xié)商溝通。在進行異地備份檔案交接的過程中，雙方應簽訂重要檔案異地備份協(xié)議書，明確雙方的責任和義務；工作人員應按照異地異質(zhì)備份檔案清單進行認真核查、登記并及時入庫。重要異地備份檔案目錄、清單、登記表等應由專人妥善保管，不同介質(zhì)的備份檔案均采用封存方式進行保管。未經(jīng)對方批準，工作人員不得以任何方式查看和使用對方檔案。凡擅自提供利用和借出造成泄密或丟失的，將追究相關(guān)法律責任。

（五）定期進行數(shù)據(jù)備份檢查

在完成數(shù)據(jù)備份相關(guān)工作之后，還需要做好相應的后期管理工作，定期對數(shù)據(jù)備份情況進行檢查，以保證數(shù)據(jù)信息的可讀性等，并及時發(fā)現(xiàn)問題，予以解決?，F(xiàn)如今，各種信息技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)的存儲和保存也不斷發(fā)生著變化。通過定期對備份的相關(guān)數(shù)據(jù)進行讀取和還原，可以及時掌握不同數(shù)據(jù)信息的可讀性和完整性等。一旦出現(xiàn)問題，還可以及時地予以處理和修復等。另外，還要定期做好數(shù)據(jù)備份相關(guān)方面的技術(shù)自查工作。自查內(nèi)容主要包括各項網(wǎng)絡(luò)安全制度的落實情況，各服務器、計算機終端的技術(shù)安全防護措施是否到位，涉密移動存儲介質(zhì)的使用情況，重要數(shù)據(jù)的安全備份情況，應急處置預案的演練情況，全員信息安全意識情況等。通過逐項梳理，深入查找其中存在的問題，并及時整改到位，進一步提升了局（館）網(wǎng)絡(luò)與信息安全的管理水平，確保了局（館）網(wǎng)絡(luò)與信息安全。

（六）完善檔案備份安全保障體系建設(shè)

對高校而言，為提高檔案數(shù)據(jù)備份的水平，要積極地構(gòu)建完善的檔案備份安全保障體系。對相關(guān)工作人員，要做好相應的引導和教育工作，增強檔案數(shù)據(jù)備份安全意識等。其次，定期對工作人員進行培訓。指導大家學習并掌握更多最新的檔案數(shù)據(jù)備份的知識和技能，以更好的開展本職工作。另外，在相關(guān)專家的指導下，定期開展實戰(zhàn)演練。建立健全各項檔案安全保密制度，嚴格落實安全責任制。對擬開放檔案試行“開放檔案目錄”審批制度，嚴格劃控，確保檔案信息安全。積極爭取上級資金支持，改善檔案保管設(shè)施和檔案保管條件，筑牢檔案安全防線。切實做好重點珍貴檔案搶救和保護工作，改進提供利用方式，努力保護好重點檔案原件。

（七）做好檔案數(shù)據(jù)備份管理工作

高校要積極建立和完善檔案備份制度，建立檔案保護的長效機制。要積極做好檔案數(shù)據(jù)備份管理工作，通過建立有關(guān)高校檔案電子數(shù)據(jù)備份工作制度和崗位責任制，及時做好上機操作記錄，從制度上確保高校檔案電子數(shù)據(jù)的安全和完整，并加強統(tǒng)一管理，建立數(shù)字檔案室各項管理制度，將電子文件和業(yè)務數(shù)據(jù)的備份納入綜合檔案室集中統(tǒng)一管理的范圍。此外，要依靠先進的技術(shù)手段，如自己鋪設(shè)或租借專用線纜傳輸數(shù)據(jù)、訪問數(shù)據(jù)時進行身份認證、對不同崗位操作時采取適當?shù)氖跈?quán)、對電子數(shù)據(jù)進行加密并保管好加密鑰匙等，并定期維護檔案管理系統(tǒng)，定期備份、及時補充完善檔案信息。引導工作人員認真履行工作職責，做好備份檔案保管工作，工作人員調(diào)離時，必須辦完交接手續(xù)后，方可辦理調(diào)離手續(xù)，確保檔案備份的安全。例如，山東科技大學即下發(fā)《關(guān)于印發(fā)檔案工作規(guī)章制度的通知》，在修訂原有的15項規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，新增加了《檔案工作考核與責任追究制度》和《檔案信息資源異地異質(zhì)備份制度》。對本校的檔案管理和備份相關(guān)工作進行管理，以進一步明確各級崗位職責，提高檔案工作崗位責任意識和崗位任務落實力度，有效地保護和利用檔案。

（八）加快檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)

構(gòu)建以專業(yè)技術(shù)人員為主體、管理人員和基礎(chǔ)服務人員相結(jié)合的人員隊伍，為本校檔案數(shù)據(jù)備份打造強有力的隊伍，并注意加強工作業(yè)績考核，對工作人員的職業(yè)道德和專業(yè)技能等予以考核，以建立一支政治堅定、業(yè)務精通、勇于創(chuàng)新、勤政廉潔、求真務實、奮發(fā)有為、善于推動學校檔案事業(yè)科學發(fā)展的高素質(zhì)檔案人才隊伍，為檔案事業(yè)提供強力支撐。另外，通過集中學習、個人自學、培訓教育等方式，統(tǒng)籌抓好本校檔案人員的繼續(xù)教育和崗位培訓，舉辦檔案業(yè)務培訓班，不斷提高全縣檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)。

三、結(jié)語

因高校改革與發(fā)展工作需要，高校檔案建設(shè)和發(fā)展受到諸多因素的影響，多種情況會對高校檔案數(shù)據(jù)的安全性造成不同程度的影響，因此，面對種類繁多的數(shù)據(jù)災難，需要積極的做好相應的數(shù)據(jù)備份工作。對不同高校而言，要注意結(jié)合自身以及本地區(qū)的實際情況等，選擇合適的方式進行數(shù)據(jù)備份，以最大程度提高數(shù)據(jù)的安全性和完整性，保證自身檔案工作的順利開展。

（責任編輯：閻海燕）

參考文獻：

［1］吳登國，張永生.淺談高校檔案信息系統(tǒng)災難恢復建設(shè)［J］.檔案與建設(shè)，2010，（11）.

［2］劉加威.高校數(shù)字教學檔案安全現(xiàn)狀與存在問題的策略研究［J］.齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2013，34.

中圖分類號：G275

文獻標識碼：A

文章編號：1005-9652（2016）03-0034-03

作者簡介：

金俊蘭（1967—），女，湖北恩施人，湖北師范大學檔案館，副研究館員。

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