北京海泰石油新技術開發(fā)中心　何小璉

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淺議企業(yè)往來賬管理的問題與對策

北京海泰石油新技術開發(fā)中心何小璉

摘 要：企業(yè)往來賬款是企業(yè)在經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的、有現(xiàn)實取得權利與支付義務的債權、債務類款項，包括應收賬款、應付賬款、預付賬款、預收賬款、其他應收款、其他應付款。它們是資產(chǎn)負債表中的重要組成部分，反映了企業(yè)的經(jīng)營狀況，也深刻影響著企業(yè)的資金占用以及運營成本。雖然適度合理的往來賬款能促進企業(yè)打開市場或節(jié)約資金，但是，掛賬金額巨大、賬齡長的往來賬款卻會侵蝕企業(yè)的利潤、損害信譽，使企業(yè)喪失抵御風險的能力。因此作為企業(yè)，既要在瞬息萬變的市場中，使出渾身解數(shù)擴大銷量占領市場，又要保證資金安全，想辦法使公司避開貨款無法收回、資金流斷裂的危險境地。面對這一矛盾，企業(yè)的往來賬款起起伏伏。往來賬的管理由于其本身的矛盾性，以及長期以來的觀念淡薄，致使這一企業(yè)管理的基本環(huán)節(jié)常常成為企業(yè)經(jīng)營中的短板，無論是上層決策者還是中層管理者與基層的執(zhí)行者，都缺乏行之有效的方法來解決這一難題。本文試圖通過對企業(yè)往來賬管理中存在的問題進行層級分析，探究往來賬管理困難的原因以及解決的辦法，希望對此類工作有所幫助。

關鍵詞：往來賬 存在的問題 對策

1　企業(yè)往來賬管理的含義

企業(yè)往來賬款是企業(yè)在經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的有現(xiàn)實取得權利與支付義務的債權、債務類款項，包括應收賬款、應付賬款、預付賬款、預收賬款、其他應收款、其他應付款。它們是資產(chǎn)負債表中的重要組成部分，反映著企業(yè)的經(jīng)營狀況。雖然債權類往來掛賬意味著在收入增加的同時資金占用增加，債務類往來掛賬意味著占用對方資金，節(jié)約本單位成本。但這并不代表應收越小越好，應付越大越好，而是應該將往來賬款控制在適度的范圍內(nèi)。往來賬管理就要求通過一系列措施，層層配合，加快清收、回籠資金、合理安排付款，降低企業(yè)資金風險和法律風險。

2　企業(yè)往來賬管理中存在的問題及原因

現(xiàn)階段，企業(yè)的往來賬管理普遍存在以下幾個問題。

2.1決策層重業(yè)績輕往來，不重視往來賬管理

往來賬體現(xiàn)著企業(yè)財務狀況，對它的重視程度卻不如營業(yè)收入、經(jīng)營成本、利潤這些指標。這是因為，第一，對企業(yè)決策者、經(jīng)理人的考核指標偏重于銷售量和毛利、利潤等經(jīng)營指標。企業(yè)生存要拼業(yè)績，只有銷量上升、利潤增加才能生存下去。收入、毛利指標直觀且較易核算。而企業(yè)往來賬對企業(yè)的影響不如銷售業(yè)績那樣立竿見影、容易核算。往來賬滲透于采購款、銷售款、費用、工程款等絕大多數(shù)資金收付活動中，應收類款項實際意味著對方單位對企業(yè)資金的占有，有時間價值和機會成本，而這些并不容易計算或者即使通過財務費用計算也很難對具體經(jīng)營項目產(chǎn)生的資占費進行劃分。往來賬考核與銷售量的負相關性，以及往來占資考核技術的復雜性，使決策層對它的關注度大大降低。第二，往來賬基數(shù)大、歷時長，往來款通常從業(yè)務開展初期就產(chǎn)生了，尤其生產(chǎn)類企業(yè)由于使用押一付二、上線結算、加權結算等方式，采購款并不是掛賬多少就付款多少，付款時并不是對應每筆訂單支付，而是余額累計、滾動結算產(chǎn)生。新任管理者受“新人不理舊賬”思想的影響，并不愿意動用現(xiàn)有的人、財、物去清理前任或者更早的往來賬。這就使一些款項掛賬時間長，常常得不到解決。第三，許多企業(yè)年初就確立了年度經(jīng)營指標，以此作為考核兌現(xiàn)的依據(jù)。當年虧損或利潤低沒有達到經(jīng)營指標，就會影響員工與經(jīng)營者當年兌現(xiàn)獎，而超額完成任務又可能使指標下達者加碼來年的任務量。出于隱藏或粉飾業(yè)績的考量，個別企業(yè)通過往來賬人為操縱成本、收入，這既增加了核對的難度，又使經(jīng)營者清理往來賬的意愿降低。

2.2管理層內(nèi)控體系不夠嚴謹，缺乏完善的往來賬管理制度

企業(yè)往來賬管理不僅面臨領導不重視的尷尬環(huán)境，各部門之間也缺乏有效地配合聯(lián)動與風險責任劃分，沒有一套行之有效的風險管控體系。有些單位在項目選擇時，只要有利潤點就做，對合作方的經(jīng)營資質(zhì)、信用記錄、還款壓力、業(yè)內(nèi)口碑缺乏認真考察；在合同簽訂時，由于經(jīng)驗不足，通常只關注業(yè)務標的物、單價、數(shù)量是否正確，而對合同條款中的貨款結算方式、運費承擔方、違約條款、擔保條款不摳細節(jié)；在績效考核時，指標不全、對業(yè)務部門只考核當年的經(jīng)營收入和毛利，缺乏風險追責。結果就是業(yè)務部門只沖產(chǎn)值，而短期內(nèi)擴大銷量只能通過放寬授信額度和降低授信門檻，以應收賬款大幅上升為代價。財務部門追在屁股后面催款，合同管理、經(jīng)營管理、人事部門完全不插手。這一方面造成了財務疲于追賬、效果不佳，業(yè)財兩部門關系緊張。另一方面，由于信息不對稱、流程設計缺陷，相關部門沒有簽字審核職責設置，給權力尋租提供了空間。個別人受利益驅(qū)動，又鉆了沒有回款責任、監(jiān)管責任的空子，有意在立項選擇、合同簽訂條款、績效開核指標、人事考核中減少對往來賬的關注，間接侵蝕了本單位的利益，造成惡性循環(huán)。

2.3技術層面財務基礎工作不規(guī)范，財務部門往來賬管理技能欠缺

打鐵還需自身硬，財務部門管理著企業(yè)的資金流動，對往來賬管理天然承擔著更多的職責。但由于體制、能力的限制，往來管理也粗枝大葉，缺乏應收賬款清理的財務制度、財務制度約束不力。

第一，由于每天的工作繁雜，要處理合同會審、資金審批、匯劃、部門協(xié)調(diào)、內(nèi)部管理諸多事宜，財務領導對往來賬的關注也常常局限于月末、季末、年末的階段性關注。資金支付時，對支付條件、采購款對應的貨款回籠情況并未深入研究，只要一把手簽字，業(yè)務付款成功的可能性就基本成立。

第二，財務部門崗位分工的模式以及頻繁調(diào)換也給財務人員的往來管理帶來困難。有些單位設置了收入會計、成本會計、費用會計、資金會計分別核算，核算項目均涉及往來，卻沒有明確對往來賬款的責任。這使得財務部門內(nèi)部各崗位會計認為自己的工作不能涵蓋往來賬務管理的重點，發(fā)生往來管理職責落實的推諉情況。由于每個人做賬習慣不同，且缺乏統(tǒng)一的賬務處理規(guī)范，導致往來掛賬隨意性很大。例如，A單位既是供應商又是客戶，收入會計根據(jù)發(fā)票等原始單據(jù)記入應收賬款借方、成本會計根據(jù)進項發(fā)票等記入應付賬款貸方，收到A單位一筆款項后，資金會計通常會放在預收賬款或其他應付款下。而頻繁的換崗，原來的做賬習慣又延續(xù)到了新業(yè)務中。這樣，賬面上就會出現(xiàn)一家單位對應若干往來賬目，同是銷售發(fā)票，既可能掛賬應收借方，也可能直接銷應付，增加了對賬的難度。

第三，會計基礎薄弱還體現(xiàn)在掛賬的原始單據(jù)不完備。應收賬款掛賬時只有銷項發(fā)票，銷售合同、出庫單都沒有；應付賬款掛賬只有進項發(fā)票，沒有采購合同、入庫單；其他應收款、其他應付款明細科目掛賬缺乏一一對應，一些含糊的業(yè)務統(tǒng)統(tǒng)掛在“其他”科目下，摘要編寫也不明晰。

第四，出于人數(shù)控制考慮，一些企業(yè)經(jīng)營者認為財務部門不產(chǎn)生利潤，設定的財務人員很少，一人多崗，缺乏專職往來崗，造成往來管理不細致，應收贓款管理辦法要么過于簡單，要么訂立時間太早，已不適應新的經(jīng)濟形勢；往來分析還局限于金額、賬齡，缺少與貸款、財務費用、資產(chǎn)負債率的深入分析；對賬不及時、清賬有畏難情緒，而且缺乏對賬技巧。

3　解決往來賬管理難題的對策

3.1決策層從觀念上重視往來賬的管理

凡事預則立，不預則不立。往來賬管理關系到企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展，必須要從上到下對它有足夠的認識。首先要有風控意識，債權金額過大、時間過長，會使企業(yè)在銷量增加的情況下，后勁不足，反而錯失發(fā)展良機。債務過大會使未來資金流出壓力過大，聲譽受損，也會引發(fā)訴訟風險。其次，也要有紅線意識，剛性執(zhí)行。往來賬既非應收越小應付越大就越好，也不是放任不管。而是在公司戰(zhàn)略發(fā)展范圍內(nèi)，制定本企業(yè)的資金安全警戒線，設置合理的往來賬款掛賬條件、金額和賬齡。安全范圍內(nèi)積極營銷、穩(wěn)步收付款，盡量先收后付，減少、縮短資金占用時間。超出紅線范圍，決策者要堅決制止。遇特殊情況必須召開領導層會議，按重大決策事項流程進行集體決議，并要尋找控制往來基數(shù)的解決辦法。對于歷史遺留的往來賬，也不能置之不理，而是設立清欠小組，安排專人清理。

3.2管理層加強內(nèi)控體系建設，從制度架構上為往來賬管理提供支持

往來賬涉及企業(yè)管理的各個方面，在全流程、精細化管理的要求下，要控制往來賬規(guī)模與異常變化，就應從項目選擇、立項審議、合同簽訂、制定采購計劃、入庫、生產(chǎn)、銷售、出庫、資金支付、合同臺賬登記、業(yè)務臺賬登記、回款納入績效考核的各個環(huán)節(jié)，制定內(nèi)控流程，減少尋租空間與途徑，分清往來管理職責，尤其將應收賬款的問責不能只限定在業(yè)財兩部門，不能只有財務部門的應收應付規(guī)模、期限，還要有各部門的往來監(jiān)管責任與監(jiān)管手段、獎懲措施的配套。每個部門在內(nèi)控流程賦予的職責范圍內(nèi)進行檢驗、批復、追蹤記錄。

完善往來賬管理制度，各部門從合作對象資質(zhì)要求、業(yè)務開展模式、授信額度、結算方式、財務掛賬、往來函證、貨款回收、計提壞賬、核銷等諸多方面要有對應的往來賬管理辦法，公司整體的往來賬管理制度既要有長效機制，又不能太陳舊，跟不上企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀。

在全流程管理下，建立信用評價平臺。事前，業(yè)務部門對自己意向的合作項目要提供一個客戶資信、業(yè)務現(xiàn)狀、業(yè)務占資量、回款周期的詳細調(diào)研報告并出具切實的證明材料。合同管理部門要對業(yè)務部門提供的各項資質(zhì)進行公開的、多方面的信息核查。在合同審理中對標的物、貨物交割方式、地點、時間與貨款支付方式是否配比，違約責任條款是否會給企業(yè)帶來巨大不確定風險等事項進行審核。財務部門在簽合同時要檢查合作單位掛賬情況以及資金收付條款與企業(yè)制定的貨款結算方式有無偏離。

事中，在資金支付環(huán)節(jié)要設計較全面的資金審批制度。業(yè)務經(jīng)辦人、業(yè)務部門主管、業(yè)務經(jīng)理、合同部門主管、財務部門主管、財務經(jīng)理、單位負責人一并會簽。業(yè)務部門要建立完整的購銷臺賬，完整登記；支付貨款時，業(yè)務部門要提供該筆業(yè)務對應的上下家全程資料，要有采購合同、采購訂單、進項發(fā)票、入庫單、銷售合同、銷貨單、出庫單、銷售發(fā)票、下家到貨證明以及上家已付款和下家應付款的憑證復印件。業(yè)務經(jīng)辦人簽字后業(yè)務部門領導確認，合同部門對合同執(zhí)行情況進行簽字確認并附合同履行確認表；財務部門先由對口會計對往來掛賬審核確認，再由財務科長簽字后交財務經(jīng)理簽字，最后是一把手簽字。避免出現(xiàn)一把手簽字順序前置的情況發(fā)生。

事后，月度結束，經(jīng)營考核部門要協(xié)調(diào)業(yè)務、財務、合同管理、考核部門一起對賬。確認業(yè)務開展情況與財務掛賬情況是否一致，有無特殊事項。多方核對無誤后，考核部門依據(jù)銷售量、往來掛賬情況等打分，將考核分數(shù)由各部門和領導簽認后交人事部門，作為計算獎金發(fā)放與扣款的依據(jù)。

3.3財務部門規(guī)范財務基礎工作，加大往來賬核對、清理的力度

往來管理雖然要深入企業(yè)的各主要部門，但收付款的落腳點還是在財務部門。財務部門要與各部門協(xié)調(diào)先擬訂往來掛賬金額、賬齡的上限標準，上報領導層，經(jīng)領導班子決議確定后確定往來紅線，逾期款項堅決清理，不再對逾期單位支付款項。

推進往來管理，往來會計非常重要，財務部門要充分認識此項工作，選拔有經(jīng)驗、能力強的財務人員擔任往來崗會計，往來掛賬單位多、掛賬金額大、賬齡長的企業(yè)最好指定專職往來會計。同時，加強財務隊伍建設，專職往來崗也不能不輪崗。通過設立AB崗以及組織培訓、內(nèi)部周會使財務人員進行全面的專業(yè)知識、內(nèi)控知識、風險管控意識的培養(yǎng)，一個梯隊化的學習型財務隊伍有利于財務基礎工作的規(guī)范，也利于往來賬的管理。

細化、更新往來賬款管理辦法，設計往來賬分析表格，深入分析往來掛賬對收入、財務費用、資產(chǎn)負債率的影響，對往來款項尤其逾期款項進行動態(tài)追蹤。

及時對賬，同時靈活使用對賬方法。內(nèi)部對賬須每月一次，月結后，往來會計即時將分部門分項目的往來掛賬情況與業(yè)務部門核對，設定核對期限。外部對賬要有財務與往來單位財務直接核對，不能不接觸對方財務，只有本單位業(yè)務提供蓋章的詢證函。對一些零星小額非經(jīng)常性經(jīng)營掛賬年度對賬即可，同時做好備查登記。對于既是客戶又是供應商且業(yè)務持續(xù)、滾動結算的往來單位分批對賬。對于金額非常巨大的單位每月對賬。核對前，雙方要統(tǒng)一時間范圍。與對方單位對賬過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時查找憑證，報告領導，核對一致后雙方編制調(diào)節(jié)表，簽字蓋章。對賬中找到的調(diào)節(jié)項要及時做調(diào)賬處理。

規(guī)范會計科目，尤其是明細科目的使用。新增合作單位在進票、開票時業(yè)務部門就要申請在會計核算系統(tǒng)中添加往來單位，不應在財務做賬時才發(fā)現(xiàn)沒有對應的往來單位編碼而臨時掛在其他單位下面。后面忘記調(diào)賬增加錯誤率和對賬難度。往來會計進行賬齡分析，每周、每月向財務領導上報往來賬款變動情況，對檢查中發(fā)現(xiàn)的賬務處理錯誤即時通知相關會計調(diào)賬。

歷史遺留的賬款，往來會計要配合清欠小組。另外，在單位領導同意、部門間協(xié)調(diào)的前提下建立往來賬款激勵措施，加大清欠、降本增效獎勵力度。對往來管理效果增強，逾期清理完成任務的人員進行獎勵，調(diào)動清收的積極性。

4　結語

往來賬是企業(yè)資產(chǎn)負債表的主要組成部分，體現(xiàn)著經(jīng)營狀況，往來賬的管理關系著資金周轉(zhuǎn)速度、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展程度。企業(yè)的往來賬管理是一個長期的過程。因此，要多管齊下，重視往來的基礎上積極尋找改善的方法。

參考文獻

［1］ 宮鴻雁.如何加強企業(yè)往來賬管理［J］.資治文摘（管理版），2010（2）.

［2］ 劉靖.試論往來賬項在企業(yè)管理中的重要性［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2013（22）.

中圖分類號：F406.7

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298（2016）04（c）-010-03