田宇

摘 要：檔案是組織和個人參與社會活動以某種形式形成的用于服務(wù)后來發(fā)展需要的歷史記錄，可以幫助人們了解事物形成發(fā)展的具體過程。有效的檔案工作能夠?yàn)槲覈黜?xiàng)事業(yè)發(fā)展提供支持和依據(jù)。要想做好我國當(dāng)前的檔案工作，首先必須了解我國古代、近代以及現(xiàn)代的檔案以及檔案工作的發(fā)展歷程。

關(guān)鍵詞：檔案；歷史；發(fā)展

檔案是組織和個人在過去和現(xiàn)在通過參與社會活動，直接形成的、具有保存價值的、能夠作為原始記錄保存起來的，以備今后考查的文字、圖表、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄；是各種有現(xiàn)實(shí)價值的相關(guān)資料，通過整理甄選后被保存下來，并通過各種途徑方式服務(wù)于后來的發(fā)展需要。檔案可以幫助人們在最短的時間內(nèi)了解組織、個人以及事物形成發(fā)展的具體內(nèi)容、特點(diǎn)和規(guī)律，從而促進(jìn)人們更好地開展工作，提高工作效率。然而，要想在實(shí)際工作中做好檔案工作，首先要了解我國檔案及檔案工作的發(fā)展歷程。

1 我國古代檔案工作

檔案是隨著人類社會的不斷進(jìn)步而逐漸產(chǎn)生并發(fā)展起來的。文字的出現(xiàn)、社會分工日益多樣化、社會管理活動的不斷活躍等等，都為檔案的產(chǎn)生創(chuàng)造了充分的條件。曾有學(xué)者認(rèn)為，結(jié)繩和刻契的記錄方式是出現(xiàn)最早、最原始的文書檔案，通過這種方式記錄歷史、傳遞信息，然而，這僅僅是一種幫助人類記憶的輔助性方式，并不具有特定、準(zhǔn)確、固定的含義。目前，我國公認(rèn)的最早出現(xiàn)的檔案是甲骨檔案，距現(xiàn)今3500年，產(chǎn)生于殷商時期。甲骨檔案被認(rèn)定為最早的檔案，原因有三：第一，甲骨檔案具有檔案最重要的特點(diǎn)之一，即真實(shí)、客觀地記錄并反映了歷史的真實(shí)情況。記錄了前后273年包括狩獵、祭祀、征伐等社會歷史活動，內(nèi)容廣泛豐富，種類數(shù)量眾多。第二，甲骨文作為現(xiàn)存的中國王朝最古老的成熟文字，其所形成的甲骨檔案是可以辨認(rèn)識別的。在10萬余片的甲骨檔案中有4500余個甲骨文字，其中有2000多個字是可以辨認(rèn)的。第三，甲骨檔案具備現(xiàn)代檔案的特點(diǎn)，即經(jīng)過人們有意識地收集、整理并保存，有專人在固定場所對其進(jìn)行保管。甲骨檔案產(chǎn)生于殷商時期，由當(dāng)時的卜官對甲骨文書進(jìn)行制作，制作程序和文書結(jié)構(gòu)都與現(xiàn)代檔案相類似，且在程序結(jié)構(gòu)上有著嚴(yán)格的規(guī)定。而處理完畢的甲骨文書會按一定規(guī)律進(jìn)行集中、整理、分類并存放，同時，由專人在特定地點(diǎn)進(jìn)行保管。我國古代很重視對檔案的管理工作，早在《尚書·多方》中就有記載：“惟殷先人，有典有冊”。說明的是，要想將祖先的光榮傳統(tǒng)發(fā)揚(yáng)廣大，就要通過文獻(xiàn)資料來記錄。

隨后，春秋戰(zhàn)國時期，由于青銅、簡牘、縑帛等物質(zhì)媒介的出現(xiàn)，檔案工作得到了進(jìn)一步發(fā)展，檔案載體的形式變得更加多樣化，文書種類也不斷增多，格式、用語和使用范圍也逐漸成形。各國都設(shè)有專門的官員，從事撰寫文書、保管檔案的工作。史料記載，老子就曾專門負(fù)責(zé)檔案的保管。我國的第一部檔案文件匯編《尚書》就是由孔子根據(jù)收集到的文書檔案編撰而成的，收錄了59篇公文之多，屬于我國最早的公文史料，是后來我國學(xué)者對公文的起源、形式、作用進(jìn)行研究的重要依據(jù)，也是檔案研究工作的經(jīng)典范例。

我國檔案工作發(fā)展真正起源于秦漢時期，是檔案工作發(fā)展的初期。秦朝時，首次由最高統(tǒng)治者對公文的各類文種使用范圍進(jìn)行了明確、細(xì)致地規(guī)定。秦代公文種類包括“奏”、“詔”、“制”等。秦始皇統(tǒng)一六國后，設(shè)專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)所有公文的接收以及詔令的發(fā)布，設(shè)立特定的官職負(fù)責(zé)文書、檔案的管理工作。這些方法都成為后來檔案工作的效仿對象，為檔案工作的規(guī)范發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。漢朝時，大量檔案新文種紛紛出現(xiàn)，檔案工作又實(shí)現(xiàn)了新的發(fā)展，如“章”、“表”、“策書”等。漢朝的檔案工作基本沿襲了秦朝的檔案制度。在中央和地方均設(shè)有專門機(jī)構(gòu)和官職負(fù)責(zé)所轄范圍內(nèi)的文書工作，如文書的接收、拆閱、審批、起草、辦理等工作。漢朝所設(shè)有的“蘭臺”等專門機(jī)構(gòu)是我國最早出現(xiàn)的國家檔案館，是負(fù)責(zé)保存檔案的庫房。

在唐宋時期，檔案工作又得到了進(jìn)一步發(fā)展。隋唐時期，形成了三省共管制，即由中書制定命令、門下對其進(jìn)行審議、尚書進(jìn)行執(zhí)行落實(shí)。中唐時期，封建統(tǒng)治者更加注重檔案工作，由此檔案工作也更加規(guī)范、合理。例如，詔令起草工作由翰林學(xué)士完成；對記載統(tǒng)治者言行的材料有了更加嚴(yán)格、明確的規(guī)定；戶籍檔案、官員任免檔案等內(nèi)容的完整程度和豐富化都大大增加了；同時，還從法律層面對文書檔案工作進(jìn)行了要求和闡述。到了宋朝，盡管在檔案制度上沿襲了唐朝的管理方法，但由于國家機(jī)構(gòu)的繁冗復(fù)雜使得檔案的數(shù)量急劇增加。在中央、各部門以及各地都設(shè)有貯存文書檔案的文書庫，在各部門保存到一定年限后，需要統(tǒng)一移交給專門貯藏檔案的機(jī)構(gòu)。

經(jīng)過了元朝，明朝建立伊始，通過對元朝政府檔案工作的借鑒，明朝的文書管理機(jī)構(gòu)更加科學(xué)完善，對分工進(jìn)行了明確劃分。對文書的書寫、辦理、機(jī)密文書的處理、收發(fā)文、檔案保管等都有明確的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。明嘉靖十三年（公元1534年），修建了“皇史宬”，是專門用于保存皇族檔案的庫房。該庫房采用“石室金匱”的保管設(shè)計理念，全部以磚石建成，至今保存完好，是我國古代檔案建筑的經(jīng)典。隨著明朝后期文牘主義盛行，加之政治腐敗，文書種類日趨繁多，行文制度愈加復(fù)雜，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。

清朝時期的檔案工作也有一定發(fā)展。在制度上，基本沿襲了明朝的檔案管理制度。分別有專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收發(fā)奏折、管理文書檔案、外省公文等工作。雍正時期成立了“軍機(jī)處”，負(fù)責(zé)擬定或辦理皇帝的諭旨或批奏。清朝檔案制度管理的非常嚴(yán)格，在文書的格式要求、辦理程序、回避政策、保密制度以及檔案的接收、保管、利用等方面都有著細(xì)致入微的規(guī)定。

2 我國近代檔案工作

辛亥革命后，南京臨時政府開始對清朝的文書檔案工作進(jìn)行改革。出臺了《公文程式令》，對各種公文的名稱和使用范圍進(jìn)行了新的規(guī)定，同時對公文辦理制度進(jìn)行了優(yōu)化，廢棄了公文中帶有的封建色彩，采用公元紀(jì)年。同時，在總統(tǒng)府內(nèi)設(shè)有秘書處，秘書處下設(shè)有總務(wù)、收發(fā)等科室，分別對應(yīng)文書管理工作的各個環(huán)節(jié)。一些部門頒布了有關(guān)文書、檔案工作的規(guī)章制度，如《外交部編檔辦法》等。明確區(qū)別了“文書”和“檔案”的概念，即公文是指處理公事的文件，檔案是指經(jīng)過篩選編輯、化繁為簡后形成的“專檔”。endprint

隨后，袁世凱對南京臨時政府公文改革取得的有效成果進(jìn)行了致命性的破壞。不僅對封建公文進(jìn)行了恢復(fù)，還大肆破壞一些重要的文書檔案，四年里兩次下令燒毀檔案。北洋軍閥時期，為了解決經(jīng)費(fèi)緊張問題，更是對大量檔案進(jìn)行變賣，致使許多檔案資料散失或銷毀。

國民黨政府時期，對文書檔案進(jìn)行了一定的改進(jìn)。先后頒布了《公文程式條例》、《修正內(nèi)政部辦事細(xì)則》，分別對公文的種類、格式和處理程序進(jìn)行了規(guī)定，要求將收發(fā)文分成兩項(xiàng)工作來處理。同時，興建了一批專門的檔案機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)保管各級機(jī)關(guān)檔案，并通過出臺《檔案室辦事規(guī)則》等規(guī)章制度，從而約束并規(guī)范檔案工作。1933年，國民政府進(jìn)行了“行政效率改革”，要求公文撰寫辦理要一切從簡，有效提高了公務(wù)行政效率。隨后，逐步加強(qiáng)對文書檔案的改革，鼓勵使用白話文和新式標(biāo)點(diǎn)符號，開始重視對文書檔案人員的培訓(xùn)培養(yǎng)問題，分別開辦設(shè)立了檔案管理?？?、檔案管理職業(yè)培訓(xùn)班、文書檔案專修班等，專門用于檔案工作人員的培養(yǎng)。

20世紀(jì)30年代，部分學(xué)者開始關(guān)注對檔案的理論研究。通過總結(jié)我國歷代檔案工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合并引進(jìn)西方的檔案工作理論和分類方法，形成了一批檔案專著，如龍兆佛的《檔案管理法》（1940年）、傅振倫的《公文檔案管理法》（1946年）等。這些文獻(xiàn)都從不同方面對檔案的概念、作用、管理原則方法、保管以及檔案人員的選拔等問題進(jìn)行了研究，極大促進(jìn)了我國檔案理論研究的起步。

3 我國現(xiàn)代檔案工作

我黨始終對檔案工作給予了高度重視。建國前，就出臺了有關(guān)文書檔案工作的文件，即《文件處置辦法》，是我黨關(guān)于文書檔案工作最早的文件。其中，明確規(guī)定了文件的形成、處理以及檔案的分類、保管、銷毀等方法和規(guī)則。同時，要求如果可能，每件文件應(yīng)準(zhǔn)備兩份，即一份用于調(diào)閱，一份用于存檔，以備后人參考借鑒。在之后的各個歷史時期，我黨為了進(jìn)一步提高檔案工作水平，采取了一系列的有效措施，例如，制定新的公文格式、建立新的檔案規(guī)章制度等等。

建國成立之初，黨和國家對檔案工作進(jìn)一步加大了改革力度。1952年頒布了新中國成立后的第一個全國性的公文法規(guī)《公文處理暫行辦法》，標(biāo)志著封建公文和資產(chǎn)階級公文改革基本完成以及社會主義新公文制度的誕生。該辦法總結(jié)了黨在各個時期所進(jìn)行的公文改革，指出了改革的經(jīng)驗(yàn)和成果，明確了公文應(yīng)具有的性質(zhì)、地位、任務(wù)和作用，并對公文的文種、用途、格式、行文關(guān)系、寫作要求、集中管理機(jī)關(guān)檔案的原則進(jìn)行了重新規(guī)定。1954年，第一次全國檔案工作會議上，通過了《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》。同年10月，國務(wù)院審議通過了關(guān)于成立國家檔案局的決議。國家檔案局主要負(fù)責(zé)管理全國的檔案工作，該機(jī)構(gòu)的成立標(biāo)志著我國檔案工作的發(fā)展進(jìn)入了新的里程碑。隨著文書檔案工作的快速發(fā)展，有關(guān)其理論的研討、專業(yè)教育等事業(yè)也蓬勃發(fā)展。

文化大革命時期，檔案工作受到了嚴(yán)重摧殘，尤其是人事檔案工作受到了極大的沖擊和破壞。大量專業(yè)人員離崗、機(jī)構(gòu)縮減，多年積累的工作經(jīng)驗(yàn)和研究成果被批判否定，眾多珍貴檔案被毀。粉碎“四人幫”以后，檔案工作被全面整頓，重新走上了復(fù)蘇發(fā)展之路。

改革開放以來，我國檔案工作得到了迅猛發(fā)展，成果顯著。新時期的文書檔案工作具有以下特點(diǎn)：完善的規(guī)章制度、現(xiàn)代的技術(shù)手段、完備的專業(yè)隊(duì)伍和規(guī)范的流程方法。

縱觀歷史，我們可以看出，只有堅持與時俱進(jìn)的思想路線，不斷踐行科學(xué)發(fā)展觀，遵循檔案工作規(guī)律，運(yùn)用科學(xué)思維，采取現(xiàn)代化手段，我國的檔案工作才能夠得到充分的發(fā)展、取得長足的進(jìn)步，為社會主義各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)提供支持和依據(jù)。

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