張宇

摘 要：檔案信息在眾多的信息中有著它獨特的地位，實施電子化檔案管理有利于實現(xiàn)檔案信息的高效性。在檔案信息管理中，計算機信息技術(shù)有著存儲量大、可靠性高、有效性長等優(yōu)點，這些優(yōu)點讓檔案得到了更為科學(xué)的管理。檔案信息技術(shù)要更好的為企業(yè)服務(wù)，就必須不斷提高檔案信息的應(yīng)用水平。本文分析了電子信息在檔案建設(shè)中的重要作用，闡述了電子信息在檔案建設(shè)中的應(yīng)用措施

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案；建設(shè)；應(yīng)用

隨著電子信息的快速發(fā)展，電子信息與計算機技術(shù)得到了快速的普及。以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)的檔案管理已成為企事業(yè)現(xiàn)代化管理的一種先進的方式。電子信息技術(shù)的出現(xiàn)更是大大地提高了人們獲取信息的效率及信息資源的利用率，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。

1 電子信息在檔案建設(shè)中的重要作用

1.1 提高工作效率

電子信息便于檢索，檔案將信息存儲在上面使用起來更方面。因計算機具有強大的信息處理能力，解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息不完整、漏抄等問題，使得人們在進行檔案管理的時候按照資料的分類進行統(tǒng)計和查閱。檔案管理員工便可不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地進行檔案的編研工作，從而提高職能部門的工作效率。

1.2 提高技術(shù)水平

實現(xiàn)檔案工作的信息化能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境，檔案的收集需要管理人員進行分類，如果沒有一個好的管理平臺檔案的收集和整編只能不完整的，實現(xiàn)了檔案管理信息化，技術(shù)人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，同時也便于技術(shù)人員的二次利用和開發(fā)，提高了工作競爭力。

1.3 利于節(jié)省資源

電子信息易于保管，與紙質(zhì)載體相比，電子檔案能夠防止蟲蛀、防潮，而且還解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案占用的空間小且操作簡單，具有存儲時間長，不易受損和易于保管等優(yōu)點。

1.4 實現(xiàn)了資源共享

過去的手工操作使各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，檔案的閑置和在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，并擴展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。 檔案管理實現(xiàn)了交流共享，促使同級部門之間增強了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

1.5 提高了檔案傳輸?shù)陌踩?/p>

檔案傳輸靠人力難免出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且也不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

2 電子信息在檔案建設(shè)中的應(yīng)用措施

2.1 改進管理方式

檔案信息化建設(shè)需要科學(xué)高效的檔案管理為前提。制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度有利于提高工程檔案管理水平，首先要拓寬檔案信息管理思路，管理人員要堅持檔案為社會大眾服務(wù)的思想，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代化檔案管理工作需要實現(xiàn)從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；其次是提高檔案信息管理水平，隨著計算機管理軟件的不斷進步，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化轉(zhuǎn)變，檔案電子文件要實現(xiàn)安全可靠地管理是一個不可回避的現(xiàn)實。

2.2 實現(xiàn)安全控制

安全管理是強調(diào)數(shù)字檔案信息的安全風(fēng)險降至可接受的程度，從而保證系統(tǒng)的安全運行和使用。首先是要定期進行風(fēng)險評估，通過定期對信息系統(tǒng)進行風(fēng)險評估來綜合考慮信息系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險、威脅造成的潛在影響和發(fā)生的可能性等因素，利用信息安全的信任體系有效預(yù)防、最大限度地消除各類突發(fā)事件的危害和影響。其次是制定安全保密策略，通過有效的信息安全技術(shù)增強安全防護能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力， 確保數(shù)字檔案達到數(shù)字檔案安全級別。其次是開展數(shù)字檔案信息安全培訓(xùn)工作，數(shù)字檔案信息安全管理對數(shù)字檔案信息的安全起著重要作用。一是要加強檔案人員的安全意識，強化對檔案人員信息技術(shù)的應(yīng)用能力培訓(xùn)， 提高檔案工作者運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。二是對檔案人員進行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)， 尤其是安全策略修改以加強安全策略的有效性。

2.3 重視人才培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案信息化關(guān)鍵在人才，必須充分利用人才為數(shù)字檔案信息建設(shè)服務(wù)。建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)貯備機制， 完善人才建設(shè)的工作機制，加快創(chuàng)造有利于培養(yǎng)人才成長的工作環(huán)境，有計劃有步驟地組織在職檔案人員學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，盡快使檔案人員逐步成為既熟悉計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識。在信息系統(tǒng)運行的任何狀態(tài)下都有失泄密的可能，所以，電子檔案信息必須運用多種手段， 不斷建立起完善的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)安全保障體系， 從而保障檔案信息化建設(shè)的順利進行。

2.4 建立數(shù)字檔案信息存取制度

數(shù)字檔案信息要保持?jǐn)?shù)據(jù)的不可更改性。首先要確保載體的安全性，數(shù)字化檔案存儲載體對外界環(huán)境很敏感，技術(shù)壽命越短的存儲介質(zhì)其數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險也越大。數(shù)字化檔案的存儲介質(zhì)達到相關(guān)工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的存儲介質(zhì)；其次是轉(zhuǎn)換策略，轉(zhuǎn)換的目的是實現(xiàn)不同介質(zhì)之間信息內(nèi)容的保存。但是轉(zhuǎn)換有可能在內(nèi)容等方面出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，從而使用戶對數(shù)字信息的可靠性產(chǎn)生質(zhì)疑；再次是遷移策略，遷移是數(shù)字信息長期保存中的主要技術(shù)手段，從計算機發(fā)展趨勢來看，數(shù)字信息的可獲得性與可用性能夠要使用不同的硬件環(huán)境，在數(shù)字信息的長期保存過程中，有效的遷移將避免信息的嚴(yán)重丟失。為了防止數(shù)字信息的丟失，在存貯過程中要尋找能保證數(shù)字檔案館長期運行的數(shù)字信息歸檔系統(tǒng)的模式。數(shù)字信息的長期保存在數(shù)字檔案信息的形成、積累、保管和利用等各個環(huán)節(jié)上制定管理制度，并對保證數(shù)字記錄真實性、完整性與有效性提出強制性要求。

參考文獻

[1]陳紅宇.淺析現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新思考[J].科技資訊，2009（6）.

[2]丁開銀.關(guān)于現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新的思考[J].中國科技博覽，2010（17）.

[3]劉天龍，張影.論檔案管理創(chuàng)新與現(xiàn)代信息技術(shù)融合[J].現(xiàn)代商業(yè)，2010，（6）.

[4]翁詩穗.電子信息技術(shù)與教學(xué)檔案管理[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2009，（03）.