王嬌嬌

摘 要：檔案工作是檔案室或檔案館以一套科學(xué)的管理方法圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，包含了檔案的收集、檔案的整理、檔案的編目、檔案的檢索、檔案的保管以及檔案的提供利用?？茖W(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。規(guī)范高效的管理檔案，是衡量一個(gè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與工作能力的基本標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；安全規(guī)范

近年，在高新科技的推動(dòng)下，全球信息化迅猛發(fā)展，信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素和無形資產(chǎn)，在國家和地區(qū)間的競爭中發(fā)揮著越來越重要的作用。而檔案材料作為一種重要的信息資源，也受到了人們更多的重視。一份重要的檔案是記載歷史、傳承文明、資鑒后人的原始憑證，不論在政治、商業(yè)、文化領(lǐng)域，都起著至關(guān)重要的作用。

隨著人類文明不斷發(fā)展，社會(huì)文明程度不斷提高，人們對檔案信息的需求也在不斷增加。如今的檔案資料在量與質(zhì)上都有著日異月更的變化，檔案資源的利用也越來越深入的滲透到人類生活的方方面面。檔案的管理工作不再只是一個(gè)保守陳舊、重復(fù)不變的操作，大多數(shù)人們認(rèn)為的沒有技術(shù)性、不需要?jiǎng)?chuàng)新，僅具有初級文化水平的人便可勝任的時(shí)代已不復(fù)存在。新時(shí)期檔案工作者面臨著嚴(yán)峻的形式，肩負(fù)著光榮的任務(wù)。

1 檔案管理的基本職責(zé)

一個(gè)檔案管理部門最基本的職責(zé)就是要收集、整編、保管好檔案。這也是檔案工作人員最主要的工作部分。首先，應(yīng)該認(rèn)真貫徹國家相關(guān)方針政策，結(jié)合各個(gè)部門的工作實(shí)際，制定完善的檔案管理制度；其次，嚴(yán)格按照檔案管理辦法的要求，堅(jiān)持執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，切實(shí)做到各種門類與載體檔案的按時(shí)收集，保證檔案的原始性、真實(shí)性、完整性；最后，對收集的檔案進(jìn)行細(xì)致的整理編目入庫，科學(xué)嚴(yán)密的保管，嚴(yán)控溫濕度，做好庫房的防火防水、防照防潮、防盜、防塵等工作，確保檔案有序安全。

在檔案的收集過程中，檔案專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)常深入基層進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，協(xié)助各級單位和部門按時(shí)進(jìn)行檔案的收集整理，協(xié)調(diào)好單位和部門之間的關(guān)系，提高歸檔人員嚴(yán)格遵守組卷制度的意識(shí)，從根源上保證檔案資料的規(guī)范性和完整性，使檔案工作有序順利的開展。在檔案的整編過程中，檔案人員應(yīng)當(dāng)做到認(rèn)真細(xì)致，準(zhǔn)確高效。加大對檔案的審查、編排力度。及時(shí)解決移交檔案中存在的裝訂不規(guī)范、頁碼不齊全、卷號混亂、卷內(nèi)目錄未編寫、卷脊信息不完整等問題。嚴(yán)格遵守制度規(guī)范，不因特殊情況而降低標(biāo)準(zhǔn)。對整編完成的檔案進(jìn)行科學(xué)有序的排列，合理的安排庫存位置，制作詳細(xì)系統(tǒng)的檔案目錄。在檔案的保管過程中，嚴(yán)格遵循檔案安全保密制度。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)進(jìn)行庫存檔案以及庫房安全的檢查，仔細(xì)檢查檔案編號位置，避免錯(cuò)位遺漏，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，查看存儲(chǔ)設(shè)備，杜絕因庫存條件不達(dá)標(biāo)造成的檔案泄密或損壞。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的安全責(zé)任制度，細(xì)致的對整個(gè)檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備、崗位及各個(gè)工作環(huán)節(jié)做出明確的規(guī)范，落實(shí)到每一個(gè)管理人員，實(shí)施全方位、全過程的監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)消除隱患，確保檔案資料的絕對安全。

檔案部門最大的優(yōu)勢就在于擁有豐富的檔案資源。因此，檔案的提供利用是檔案管理部門另一個(gè)重要的工作。作為檔案資料的保管者，我們是最應(yīng)當(dāng)清楚檔案內(nèi)容、發(fā)揮其價(jià)值的人員。檔案工作應(yīng)該從被動(dòng)的保存管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的信息服務(wù)。

讓寶貴的資料信息充分發(fā)揮其能效作用是檔案管理人員應(yīng)盡的責(zé)任。我們可以從兩個(gè)方面去提高檔案的利用率。一方面是從利用者出發(fā)，加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，強(qiáng)化社會(huì)檔案意識(shí)。讓大家清楚有什么樣的檔案資源，自己可以從中得到什么樣的檔案信息，從而積極的參與到檔案利用中來。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)造出便捷的利用平臺(tái)，采用高效的利用方式，主動(dòng)了解檔案利用者的需求，根據(jù)需求提供出有參考價(jià)值的信息。另一方面是從檔案資料出發(fā)，加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭做到檔案的門類、載體齊全完整，在保證資料信息豐富齊全的條件下創(chuàng)造出高質(zhì)量的檔案資源。為已有檔案配備完善的檢索工具，將庫存檔案的信息科學(xué)系統(tǒng)的體現(xiàn)，讓自己成為檔案的開發(fā)者，最大程度的展現(xiàn)出檔案信息的價(jià)值。

2 檔案工作的務(wù)實(shí)創(chuàng)新

檔案事業(yè)并不是一個(gè)轟轟烈烈的行業(yè)，檔案工作的成效也并非能夠立竿見影，平淡的業(yè)績很難體現(xiàn)檔案工作者平日的辛勞和勤懇。急于求成，求功心切的心態(tài)很容易讓大家忘記檔案工作的本質(zhì)意義。作為檔案工作者，一定要具備足夠的職業(yè)素養(yǎng)以及塌實(shí)的敬業(yè)精神，本著干一行愛一行的信念，把全身的熱情投入到所選擇的事業(yè)中去。在工作過程中，一定要認(rèn)真細(xì)致，做到自我監(jiān)督、自我檢查，甘于默默無聞、堅(jiān)持終始如一，用謹(jǐn)慎的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)要求自己。

隨著時(shí)代的發(fā)展和需要，檔案資料的表現(xiàn)形式以及檔案資源的利用方式都有著日異月更的變化。檔案工作者業(yè)務(wù)水平的高低，直接影響著檔案的利用效果。在樹立正確工作態(tài)度的同時(shí)，檔案工作者也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)提升自己的專業(yè)知識(shí)，提高工作能力。如何貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，適應(yīng)新形勢發(fā)展需要，是擺在當(dāng)今檔案工作者面前的一項(xiàng)重要責(zé)任和義務(wù)。

新時(shí)期的檔案工作者在打牢檔案工作的基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，還要通過不斷的學(xué)習(xí)創(chuàng)新增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。自覺做到勤于學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，樹立不斷學(xué)習(xí)，終身學(xué)習(xí)的思想動(dòng)力。創(chuàng)新學(xué)習(xí)不僅是學(xué)習(xí)知識(shí)，更要學(xué)習(xí)應(yīng)用知識(shí)的能力，要從理論和實(shí)踐的結(jié)合上完善自我。達(dá)到學(xué)習(xí)和工作相互促進(jìn)，良性循環(huán)，使學(xué)習(xí)工作化，工作學(xué)習(xí)化。要勇于面對時(shí)代的挑戰(zhàn)，抓住歷史的機(jī)遇，提高自己的本領(lǐng)；要通過艱苦的歷練和不懈的追求，擁有樂于實(shí)踐、敢于吃苦、善于反思的精神，去承擔(dān)重任、破解難題；要不斷汲取先進(jìn)的管理理念，培養(yǎng)自己的世紀(jì)眼光和廣闊胸懷；要有創(chuàng)新的思維和勇敢的探索精神，樹立創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)造性地開展工作。

3 加快檔案信息化建設(shè)

在如今高速運(yùn)轉(zhuǎn)的信息時(shí)代，人們對電子產(chǎn)品的依賴日益增長，對電子材料的利用概率也逐步趕超了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料。檔案要實(shí)現(xiàn)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，就必須增強(qiáng)創(chuàng)新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)形勢和時(shí)代要求。檔案管理信息化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。因此，加快檔案資源的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)利用平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化是目前大多檔案管理部門首當(dāng)其沖的任務(wù)。

當(dāng)今時(shí)代的檔案工作者必須充分了解檔案信息化知識(shí)及現(xiàn)代化管理知識(shí)，熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及檔案管理軟件，努力適應(yīng)新形式對檔案工作者提出的新要求，順應(yīng)新時(shí)代的檔案發(fā)展，利用先進(jìn)的管理設(shè)備提高檔案利用的效率，不斷創(chuàng)新服務(wù)手段和服務(wù)方式。

檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。檔案信息化的核心是電子文件的管理，在電子文件的收集上一定要保證電子文件的真實(shí)性、有效性和完整性，盡量做到文件格式的統(tǒng)一性，需要特殊載體的電子文件要連同載體一并保存，確保存放檔案資料的硬件設(shè)備及軟件設(shè)施的安全規(guī)范性。同時(shí)要做好備份工作，重要的檔案資料應(yīng)該做到異地備份。

檔案資源是寶貴的，是需要小心保管的，要確保檔案資料的完好無損，正確處理好檔案的保密與利用的關(guān)系。安全的管理與合理的利用是檔案工作的核心所在。對于一些特殊檔案，更是要提高保密意識(shí)和法律意識(shí)，做到不濫用、不泄露、不遺失。在實(shí)現(xiàn)高效的網(wǎng)絡(luò)信息化同時(shí)，必須杜絕因?yàn)槭褂镁W(wǎng)絡(luò)可能產(chǎn)生的安全隱患。要建立完善規(guī)范的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，各種檔案材料的查詢和利用也一定要具備齊全標(biāo)準(zhǔn)的利用手續(xù)，秘密電子文件嚴(yán)禁連網(wǎng)。要嚴(yán)格遵守檔案保密制度，時(shí)刻以高度的責(zé)任心對檔案信息的流向進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)消除隱患，確保檔案資料的絕對安全。

檔案管理是一個(gè)需要有靜得下心、甘于奉獻(xiàn)、樂于鉆研、耐心細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度才能勝任的工作。奮斗在新時(shí)期的檔案工作者，應(yīng)當(dāng)具備積極的工作態(tài)度，靈巧的學(xué)習(xí)方式，高效率的業(yè)務(wù)能力，在偉大的實(shí)踐中勇面磨礪，開拓進(jìn)取，不懈追求，用自己的力量讓檔案發(fā)揮價(jià)值，創(chuàng)效社會(huì)。