王少姝

摘 要：隨著近幾年來我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室檔案管理模式也就無法適應(yīng)當下的時代。而檔案管理效果如果無法有效滿足實際工作需求，并將對我國辦公室的檔案管理工作效率造成非常嚴重的影響。不管是哪一家單位，其自身運營過程中，辦公室一直以來都具有著非常重要的作用，辦公室檔案管理水平的高低會對單位自身的整體管理水平造成直接性影響。因此，當下我國企業(yè)單位想要得到更加穩(wěn)定的發(fā)展，就必須對自身辦公室檔案管理工作效率進行有效提升。本文通過分析當下我國辦公室檔案管理中所存在的問題，在此基礎(chǔ)上對提升辦公室檔案管理工作效率的有效措施進行深入探討。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；有效策略

0.引言

在辦公室工作中，檔案管理作為其重要構(gòu)成部分之一，能夠有效確保相關(guān)工作的可持續(xù)發(fā)展帶。隨著當下社會經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，在市場經(jīng)濟體系下，辦公室檔案管理工作只有做到不斷創(chuàng)新和改革，緊跟時代的腳步，從而才能讓其作用得到充分發(fā)揮，讓辦公人員查詢和檢索信息能夠更加方便、快捷，讓辦公室整體工作效率得到有效提升。而想要實現(xiàn)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，讓辦公室管理建設(shè)得到加強，就必須對檔案管理工作中所存在的問題進行深入分析，從而才能找到有效解決措施，讓辦公室檔案管理工作的作用得以充分發(fā)揮。

1 當下我國辦公室檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足

就目前而言，我國很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒有重視起自身企業(yè)的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關(guān)資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業(yè)務(wù)資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)遭受到嚴重損失。

1.2 辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

當下我國雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有價值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因為相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結(jié)構(gòu)和檔案管理素質(zhì)存在嚴重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類結(jié)構(gòu)，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴重浪費，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識，因此也就致使相關(guān)管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障

由于當下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數(shù)據(jù)信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關(guān)檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴重忽視，此外又因為相關(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟遭受到嚴重損失[3]。另外，很多企業(yè)由于缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識，這就造成計算機檔案管理中，存在非常嚴重的安全隱患問題。

1.4 辦公室檔案管理缺乏相應(yīng)的信息化辦公手段

雖然當下很多企業(yè)管理制度都開始對傳統(tǒng)的紙張辦公方法進行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業(yè)在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒有實現(xiàn)信息化，對企業(yè)中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。

2 提升辦公室檔案管理工作效率相應(yīng)對策

2.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度

如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對辦公室檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部人員對辦公室檔案管理工作的認識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認識程度得到加強，定期組織培訓，向相關(guān)檔案管理人員傳輸相應(yīng)的檔案管理知識的同時，重點講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關(guān)大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認真的認識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個統(tǒng)一的檔案管理認識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

2.2 對檔案管理人員的專業(yè)性進行提升

首先，企業(yè)應(yīng)該重視起對相關(guān)檔案管理人員的培訓工作，定期的舉行相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識的培訓工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓，對在職的老員工，應(yīng)該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)知識為主，來對其進行相應(yīng)的培訓，如：教導這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員，則應(yīng)該以檔案管理基礎(chǔ)理論知識為主，重點傳授他們專業(yè)性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓，促使他們能夠在最短的時間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當下市場經(jīng)濟化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來有效推動作用。

2.3 增強辦公室檔案管理的安全性

辦公室檔案管理對現(xiàn)代企業(yè)來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現(xiàn)。首先將相應(yīng)的保密制度建立起來，以此來對相關(guān)的檔案管理人員進行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業(yè)應(yīng)該積極額普及計算機知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。

2.4 運用集成化信息管理體系

企業(yè)在實施檔案管理工作的過程中，應(yīng)該讓實物檔案資料管理和計算機檔案管理相結(jié)合的管理模式得以形成。在對企業(yè)檔案進行計算機化管理的過程中，積極的運用集成化信息管理方法，通過計算機嚴格、詳細的分類號檔案信息，并結(jié)合企業(yè)中每個部門的實際情況和信息性質(zhì)來讓檔案分類更加科學化、規(guī)范化。

3 總結(jié)

總而言之，辦公室檔案管理工作和企業(yè)單位中其他工作都有著直接或間接的聯(lián)系，規(guī)范化、合理化的辦公室檔案管理工作時確保單位能夠正常運行的重要基礎(chǔ)，為了讓我國現(xiàn)階段辦公室檔案管理中所存在的諸多問題得到有效解決，單位中各個部門應(yīng)該彼此合作，共同采取有效措施，讓辦公室檔案管理工作效率得到進一步提升，從而才能讓自身的正常穩(wěn)定運行得到有效保障。

參考文獻

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，05：171-172.

[2]梁珍，丁寧寧.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，23：205-206.

[3]孫霞.關(guān)于提升文化館檔案管理工作質(zhì)量的思考[J].經(jīng)營管理者，2014，35：353.

[4]閆思明.實施檔案規(guī)范化管理提升辦公室檔案管理效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，05：66.

[5]劉奇.淺析如何做好當前單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，05：286.