摘 要：公文是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在公務活動中所形成的具有法定效力和規(guī)范格式的公務文書。公文處理是檔案工作中的一個重要環(huán)節(jié)，檔案資料大多來源于公文，因此要做好公文處理與檔案管理的銜接處理。本文分析了公文處理與檔案管理銜接中存在的問題，并對這些問題的解決提出了有效措施。

關(guān)鍵詞：公文處理；檔案管理；銜接處理

公文是一個單位對外聯(lián)系、溝通的媒介，檔案是信息材料的重要載體。雖然公文處理與檔案管理的工作任務不同，具有相對的獨立性，但是兩者之間也存在著重要的聯(lián)系，公文處理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，對檔案管理工作質(zhì)量的提高起著舉足輕重的作用。當前公文處理與檔案管理的銜接處理方面仍存在很多問題，影響著行政機關(guān)和企事業(yè)單位的工作效率與管理水平，成為目前行政管理工作中一個亟待解決的問題。

1 公文處理與檔案管理銜接中存在的問題

1.對公文處理與檔案管理的銜接意識不強

在實際對公文處理與檔案管理工作，實行的是分塊管理，檔案管理人員和文秘并不是由同一個人擔任的，公文的生成發(fā)布到歸檔管理，需要不同工作人員協(xié)同工作。雖然這種工作方式比較便捷、有效，但是由于公文處理人員缺乏檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化意識，檔案管理人員不了解公文處理工作，導致公文處理與檔案管理工作在銜接中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，且工作人員對公文處理與檔案管理的銜接意識不強，影響工作進程。

2.公文處理與檔案管理的銜接制度不完善

在公文處理工作中，國家制定了公文處理條例和辦法來規(guī)范公文處理工作；在檔案管理工作中，也制訂了檔案管理制度來保障檔案管理工作的順利進行。但是在公文處理與檔案管理的銜接中缺乏完善的管理制度，導致公文處理人員和檔案管理人員之間溝通工作不到位，配合度不高，影響了公文處理與檔案管理的銜接。

3.公文處理和檔案管理缺乏規(guī)范質(zhì)量不高

雖然制定了公文處理條例和辦法，但是有些單位的公文處理并沒有嚴格依照相關(guān)規(guī)定進行公文與檔案格式的規(guī)范操作。例如，國家規(guī)定公文用紙型號為國際通用的A4 型，裝訂要求左側(cè)裝訂，但是仍有一些單位公文用紙不符合要求，裝訂不規(guī)范；公文文種多達十幾種，許多單位在使用時經(jīng)常錯用文種，給公文受理機關(guān)帶來不便，影響公文效率，同時也給檔案管理帶來不便；公文打印、排版都有格式要求，不規(guī)范會影響檔案的整理，使得公文無法立卷歸檔；公文附件不規(guī)范等問題。因此，對公文處理和檔案管理工作要做到規(guī)范化、標準化。

4.工作人員工作能力和素質(zhì)不高

在公文處理和檔案管理工作中，有的工作人員的工作能力和素質(zhì)不高，缺乏責任心。一些工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識和技能的培訓，對工作流程不熟悉，沒有主動學習的意識，對新的知識技能沒有掌握，導致工作能力不高，影響了公文處理和檔案管理工作。再加上工作人員的責任心不強，在進行公文材料與檔案管理工作銜接時，沒有認真記錄與整理相關(guān)的文件，導致檔案文件缺失，文件材料的來源不明確，文件材料的真實性難以辨別，使檔案的真實性和利用價值降低，影響公文處理與檔案管理的銜接工作的順利進行。

2 做好公文處理與檔案管理銜接的有效措施

1.增強公文處理與檔案管理的銜接意識

要想做好公文處理與檔案管理的銜接工作，首先要增強工作人員的銜接意識。在日常工作中，要提升工作人員對公文處理與檔案管理銜接的認識，轉(zhuǎn)變其工作理念，建立公文與檔案管理一體化模式，對相關(guān)工作人員進行培訓教育，讓其意識到公文處理與檔案管理銜接的重要性。加強公文處理人員和檔案管理人員的溝通聯(lián)系，端正他們的工作態(tài)度，轉(zhuǎn)變工作人員的管理理念，保證公文歸檔的準確及時性。

2.完善公文處理與檔案管理的銜接制度

為做好公文處理與檔案管理的銜接工作，要完善公文處理與檔案管理的銜接制度。任何工作都離不開制度的約束，完善的制度使各項工作的進行都有據(jù)可依。因此，要構(gòu)建合理的公文處理與檔案管理的銜接制度，保證公文及檔案配合的規(guī)范性及密切性，實現(xiàn)公文與檔案管理一體化模式。建立完善獎懲制度，對工作到位、辦事得力的工作人員，給以表彰和獎勵；對于工作消極，出現(xiàn)較大失誤的工作人員，根據(jù)相關(guān)規(guī)定給予懲罰，獎賞分明才能提高工作人員的積極性。

3.實現(xiàn)公文處理與檔案管理銜接的規(guī)范化

為確保公文處理與檔案管理之間的有效銜接，實現(xiàn)公文處理與檔案管理銜接的規(guī)范化。首先，在公文處理的各個環(huán)節(jié)中，必須按照國家規(guī)范的公文格式和標準要求，規(guī)范操作。從公文用紙、公文裝訂、公文格式、公文附件、公文文種等細節(jié)入手，確保公文的信息準確、完整，公文格式規(guī)范化和標準化。其次，在檔案管理中要嚴格按照檔案管理制度的要求，對檔案的收集、整理、歸檔、保管的環(huán)節(jié)規(guī)范化和科學化管理，把公文處理和檔案管理有機結(jié)合，做好公文處理與檔案管理的銜接處理。

4.提高工作人員的素質(zhì)和工作能力

工作人員素質(zhì)和工作能力的高低直接影響工作的質(zhì)量。因此首先要注重人才的選拔，選擇具有較高的政治素養(yǎng)、責任心強、工作嚴謹、態(tài)度積極并且具有較高的專業(yè)知識和技能的工作人員。其次，要注重在職員工的思想政治素養(yǎng)、職業(yè)道德以及專業(yè)知識和技能的培訓。提高工作人員對工作流程的熟悉程度，增強其責任意識，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)、認真負責的工作態(tài)度。

5.完善公文處理和檔案管理信息化建設(shè)

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術(shù)被普遍應用到各行各業(yè)。傳統(tǒng)的工作方式需要大量的人力，工作過程中需要浪費時間和精力，同時也不利于資料的長期儲存和保管。利用電子信息技術(shù)，可以使工作更加方便快捷，節(jié)約人力、物力和財力，減少不必要的浪費。其次，電子信息技術(shù)在資料的保存上更具有優(yōu)勢。利用網(wǎng)絡保存資料，占用的空間小，儲存的資料多，而且能夠長久的保存資料，資料不易丟失。完善公文處理和檔案管理信息化建設(shè)，可以降低工作人員的工作強度，提高其工作效率。但需要注意網(wǎng)絡安全，防止資料泄露，造成不必要的損失。

3 結(jié)束語

在檔案管理工作中，公文處理是一個非常重要的環(huán)節(jié)，公文處理和檔案管理是相互影響、相輔相成的系統(tǒng)工作。公文是檔案的前身，檔案材料主要來源于公文，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，研究公文處理與檔案管理在銜接工作中存在的問題，可以有效提升公文處理的效率，提高檔案管理能力，為不同的行政管理工作帶來更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務。我們應該積極完善相關(guān)制度，改進工作模式，強化公文與檔案一體化的管理意識，提高工作質(zhì)量，不斷優(yōu)化公文處理與檔案管理的銜接處理。

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作者簡介

鄒靈潔（1990-），女，本科，助理館員，深圳市慢性病防治中心，研究方向：檔案管理。