白潔

摘 要：檔案管理工作是一項非常重要的工作。信息不斷急劇的增加以及新型信息載體的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的管理方式帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何高效地管理、利用檔案信息已成為檔案管理工作者急需解決的問題。計算機(jī)管理技術(shù)的應(yīng)用將從根本上解決傳統(tǒng)管理方式的弊端，將發(fā)揮越來越重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計算機(jī)管理；信息管理

隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)方法正在發(fā)生變化，大量現(xiàn)代的技術(shù)手段和方法越來越多地應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域。而以計算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)，不僅促進(jìn)了檔案管理模式的改變，也促進(jìn)了檔案收集歸檔和管理利用等工作的現(xiàn)代化，極大地提高了檔案管理的應(yīng)用程度和利用效率，從而為社會的發(fā)展提供一個更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

1 檔案計算機(jī)管理的特性

我國檔案法規(guī)定“應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的自動化”。何謂檔案的自動化管理呢。檔案自動化管理即檔案的計算機(jī)管理，是檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和核心技術(shù)。電子計算機(jī)是現(xiàn)代科技所提供的從事信息處理的重要工具，它處理數(shù)據(jù)的速度極快，一瞬間即可完成加工過程；它計算精確，不會產(chǎn)生計算錯誤；它可以長時間不問斷工作，系統(tǒng)性和邏輯性強(qiáng)；它具有高密度存儲信息的巨大潛力；具備通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程登錄、訪問、數(shù)據(jù)共享等特點。把這些特點恰當(dāng)、合理地運(yùn)用到檔案管理之中去，可以實現(xiàn)檔案的自動化管理，使其工作效率成倍增加。計算機(jī)管理檔案可以解決以下難題：

1、文件數(shù)量激增。由于現(xiàn)在已進(jìn)入信息時代，各級政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作日益繁重，文件數(shù)量激增與庫房緊缺、人手不夠的矛盾日益突出。因此，自80年代以來，這已是擺在大家面前實實在在的亟待解決的迫切問題。檔案傳統(tǒng)管理方式的存貯、加工處理、提供利用的能力不足，造成了檔案保存和管理方面的諸多問題。

2、檔案利用者日益增多，工作任務(wù)日益繁重，這無疑又增加了檔案管理的難度。由于社會各項事業(yè)的發(fā)展特別是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，使得利用檔案的人越來越多，利用范圍不斷擴(kuò)大，利用要求日益提高，手工檢索已不能滿足這些要求。因此，傳統(tǒng)的管理方式已愈顯落后，要求加強(qiáng)檔案的整理和編目工作，提供現(xiàn)代化的利用服務(wù)條件，以滿足日益迫切的利用需求。

3、缺乏資金和工作人員，檔案工作難以開展?，F(xiàn)在國家壓縮財政，精減人員以求增效，這無不要求把有限的資金用在刀刃上，提高工作效率。當(dāng)然，在用計算機(jī)管理檔案初期，工作量可能會更大，但請記住這是轉(zhuǎn)型時期，一旦逾越了過渡期步入正軌，其優(yōu)越性則不言而喻。

4、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使檔案的記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢。目前，越來越多的社會活動不再采用傳統(tǒng)的紙張記錄形式，而以縮微型、機(jī)讀型等記錄方式而存在，它們需要特定的保管條件、保管技術(shù)和利用手段，這些都是傳統(tǒng)的檔案管理方式所無法相比的。

2 檔案管理現(xiàn)代化的保障措施

1、更新思想觀念

首先要提高檔案工作者的社會意識，然后提高整個社會的檔案意識，因為只有得到社會的支持和關(guān)注，才有利于檔案工作的開展，有利于提高檔案事業(yè)的地位。檔案作者由于長期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境，即使普遍具有勤懇工作、不畏辛苦、不求名利、默默奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，但也有不少人觀念陳舊保守、社會活動能力和社會協(xié)調(diào)能力較弱。改變這些現(xiàn)象的方法，一是要改變檔案工作長期的封閉局面，積極面向社會，參與社會活動，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的社會環(huán)境；二是要改良用人機(jī)制，提高檔案工作者的積極性，把檔案的作用充分發(fā)揮出來，并擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)造檔案工作的新局面，從而帶動檔案事業(yè)的全面發(fā)展；三是要強(qiáng)化訓(xùn)練，對檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍。

2、 注重人才的培養(yǎng)

當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。電子計算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。一些專家認(rèn)為：計算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用，就好像發(fā)明紙張一樣，其對人類科學(xué)文化的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的推動作用，機(jī)讀文件在文件載體形式中所占的比例將會越來越大，雖然不會完全取代紙張，但紙質(zhì)文件的數(shù)量必然會越來越少，電子文件將越來越廣泛地被使用，成為勢不可擋的歷史潮流。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案：工作者必須學(xué)會現(xiàn)代化檔案管理手段——檔案計算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就

要求每一個檔案工作者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案T作帶來的影響，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)，掌握與檔案信息處理有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化知識，能夠進(jìn)行檔案的自動編目和自動檢索，檔案自動（原文）存儲與檢索；檔案自動標(biāo)引；檔案資料的自動編輯、文檔一體化自動管理；檔案保管環(huán)境的自動控制；字跡退變檔案的恢復(fù)性處理。

3 檔案計算機(jī)管理優(yōu)點

如今計算機(jī)已應(yīng)用到檔案的編目、統(tǒng)計、鑒定、檢索等管理工作中，其應(yīng)用領(lǐng)域仍在不斷擴(kuò)大。

1、自動編目。編目工作是檔案管理工作的發(fā)展和提高，是開展各項業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)和必要條件。計算機(jī)通過相應(yīng)的軟件，可以對存貯在計算機(jī)中的檔案信息進(jìn)行分類、組卷、編號，然后按管理和使用的不同要求編制各種目錄，并打印輸出。計算機(jī)整理編目與手工整理編目相比，效率高，質(zhì)雖好，而且能自動進(jìn)行。

2、自動檢索。檔案自動檢索就是使用計算機(jī)自動地從存貯的內(nèi)容中找出用戶所需的檔案信息。現(xiàn)在能夠從檔號、標(biāo)題、作者、時間、分類號、主題詞等方面單條件或多條件組合進(jìn)行檢索。計算機(jī)自動檢索與手工查找相比，最突出的特點就是速度快、質(zhì)量高，并且能以各種形式提供檢索結(jié)果，從而滿足各類用戶對檔案的利用要求。

3、用于日常工作，如檔案利用者借閱、檢索檔案時，可利用計算機(jī)識別用戶的合法身份，辦理借閱、歸還等手續(xù)，同時自動計算出歸還的日期，如到期未還，還可自動打印催還通知。

4、利用計算機(jī)還可進(jìn)行自動統(tǒng)計和自動鑒定及檔案信息的光盤存貯等。

4 結(jié)束語

總之，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加。其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性，這就要求我們檔案管理人員必須全方位地積累和掌握多方面的知識和技能。既要懂檔案管理的基礎(chǔ)知識，又要懂計算機(jī)和自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識；既要懂國際標(biāo)準(zhǔn)化知識，又要懂相關(guān)外語知識。以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

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